掌握工作交接：有效交接的綜合指南

您是否注意到假期前的日子似乎加快了，並且很快就被緊急任務和截止日期擠滿了？ 最重要的是，你必須在混亂中抽出時間來準備細緻的交接工作，以確保在你缺席期間一切順利進行。

無論是假期、育兒假還是任何延長的休假，人們總是需要請假——這是理所當然的！ 然而，儘管人們經常休假，但實現有效交接的藝術似乎難以捉摸，而且往往變得比實際需要的更加複雜。

但不要害怕！ 通過我們的七步指南，我們將為您提供所需的一切，以促進更順利、更高效的交接，​​以便您可以真正享受您的假期，並知道您的項目和責任都在良好的照顧下。

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1. 建立文檔和有效的知識共享

嘗試養成定期（細緻地）記錄重複出現的工作流程和流程的習慣。 當您需要將任務委派給同事時，即使是在短時間內，這種詳細的文檔也非常有用。

同樣，維護文檔、檔案和其他信息的有序歸檔系統也至關重要，尤其是在準備移交時。

即使您的公司尚未實施統一的歸檔系統，您也應該保持文件邏輯有序且易於查找。 這樣做將使任何接替你的角色的人更容易完成最複雜的任務。

在創建全面的移交時，您還可以考慮提供視頻和屏幕錄製來補充您的文本指導。 例如，在解釋如何執行某些流程和使用特定工具時，視頻內容通常比單獨的文本有更多作用。

如果要涵蓋的內容很多，那麼提供短視頻通常比製作一個很長的視頻更好。 然而，向某人發送大量不同的視頻鏈接可能會造成混亂和不知所措。 這就是 Screencast Collections 的用武之地。

借助 Screencast Collections，您只需一個鏈接即可快速共享一組媒體。 您還可以設置一個集合，使團隊成員能夠向其中貢獻和上傳內容，這是鼓勵知識共享並在下次有人離開時保持內容最新的好方法。

2.給自己一個良好的開端

如果您計劃在假期前的最後一天，在趕回家收拾行李之前將所有工作委託給他人，那麼我們恐怕這不是最有效的交接策略。

分配足夠的時間來進行移交對於確保移交盡可能成功和無縫至關重要。 你需要多少時間準備？ 嗯，這取決於一些事情，包括：

• 您缺勤的持續時間
• 您的替代者對您的角色的熟悉程度
• 您離開期間到期的項目和任務

鑑於假期和計劃缺勤通常是提前安排的，因此應該始終有足夠的時間來確保順利（即使不是完美）的過渡。

雖然您應該在休假申請獲得批准的當天開始計劃或至少考慮交接事宜，但您還應該在假期前至少兩週與您的團隊或指定替補人員討論此事。 這將有助於確保每個人都為您的休假做好準備。

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3. 實施切換協議

對於您和接替您的人來說，移交協議將成為您新的最好的朋友。 這份相對簡單的文件應概述您要移交的最關鍵要素，包括：

• 正在進行的項目
• 待定的最後期限
• 主要聯繫人
• 獲取重要文件和手冊

這是一種工作進度清單，您可以在假期臨近時不斷更新。 這是一個簡單的概念，但它非常有價值，可以確保沒有任何事情被忽視或遺忘。

4.使用屏幕截圖和錄音

人們說一張圖片抵得上一千個文字，但說到交接，它們抵得上一千個小時！

與其花時間編寫冗長的描述來解釋任務和流程，不如考慮使用屏幕截圖和簡短的屏幕錄製。 視覺指示可以為您和您的替代者節省大量時間和精力。

視覺效果還為您的說明提供了額外的上下文和細微差別，而這些在基於文本的文檔中可能會被忽略。 雖然屏幕錄製非常適合解釋如何使用軟件或瀏覽網站，但屏幕截圖可以提供出色的分步說明。

使用 TechSmith 的 Snagit 等屏幕記錄器，您可以通過註釋、項目符號點和圖形來增強屏幕截圖。 Snagit 甚至可以讓您創建非正式的屏幕錄製，以便您演示典型的工作流程和流程。

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5. 選擇個人交接（並記錄下來！）

無論您是在辦公室操作還是遠程工作，都應在交接期間與您的替身直接交流。 與僅依賴數字指令和文檔的交談相比，通過視頻通話或在辦公室進行的面對面交談將實現更有效的交接。

您甚至可以考慮安排幾次短期約會，而不是一次冗長的會議。 這樣做可以防止疲勞（對於您和您的替代者而言），否則可能會導致重要細節被忽視。

如果您參與特別複雜的工作，那麼我們絕對建議您將移交工作分成可管理的部分，以便有時間回答問題並澄清任何不確定性。

如果您最終通過 Zoom 通話進行交接，請務必進行記錄！ 這將被證明是一種寶貴的資源，您的替身可以在您離開時在需要時參考。

6. 提前通知主要客戶和利益相關者您的缺席

在開始收拾行李之前，請務必告訴您的客戶（和重要的利益相關者）您將休息一段時間，並利用這個機會將他們介紹給您的替代者。

這不僅是一種專業禮貌，體現了對您的客戶和共事人員的考慮，還可以防止客戶方面出現任何不受歡迎的意外或困惑。

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7. 設置電子郵件和電話的外出通知

除了通知人們您將離開之外，您還需要安排您的外出 (OOO) 消息。

我們建議也提前寫下並安排好時間。 因為如果你把它留到最後一刻，你可能會完全忘記它！ 誰能責怪你呢？ 在辦公室的最後一天總是如旋風般，這就是為什麼最好儘早完成這項任務。

您的外出電子郵件和語音郵件還應提及一些關鍵信息，包括：

• 您缺席的時間
• 更換的聯繫信息

在您的消息發出之前，請務必對其進行校對。 您錯過的任何拼寫錯誤或錯誤都可能會讓注意到的人認為您不專業。

您可能會發現將您的號碼重定向到替換號碼或中央辦公室比設置 OOO 語音郵件更有用。 無論您將電話轉接到誰，請務必提前告知他們！

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工作移交的主要目標

很多人都會從良好的交接中受益，包括您、您的同事、您的公司和您的客戶。

將您的職責和項目交到安全、有能力的手中，您就可以在來之不易的休假期間高枕無憂。 在理想的情況下，您的客戶幾乎不會注意到您的缺席！

但最重要的是，您將在假期結束後回到有序的工作空間，不會錯過任何截止日期或停滯的項目。 畢竟，混亂而緊張的第一天回來會很快削弱假期的恢復效果——誰需要這樣呢？