密件抄送是什么,如果你不使用它,为什么你是一个可怕的人
已发表: 2022-01-29现代数字工作流程中很少有像电子邮件密件抄送功能那样广泛可用但被广泛忽视(或彻底滥用)的便利设施。 如果您误用或忽视了它的力量(而且很有可能),是时候悔改了,在此过程中,减少垃圾邮件并保护您朋友和家人的隐私。
什么是密件抄送,它从何而来?
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每个电子邮件客户端都有三个地址槽:TO、CC 和 BCC,分别代表“[投递]”、“抄送”和“密件抄送”。 这些外延是电子邮件之前的世界的遗留物:物理信件和备忘录。例如,在本世纪中叶的商业备忘录中,将有一个 TO 槽用于主要接收者,一个 CC 槽用于需要参与通信但不是主要接收者的个人,以及第三个槽 BCC,用于也需要参与通信的个人,但无论出于何种原因,他们的身份都将在传给 TO 和 CC 地址槽中的收件人的备忘录中保留。
随着电子邮件的出现,纸质邮件和备忘录中使用的相同约定被复制,这既是出于熟悉,也是因为即使不再实际复制和传递消息,它们仍然有用。
如果这些约定在电子邮件出现之前已经存在了几十年,并且在其间的半个世纪左右仍然存在,那么问题出在哪里? 密件抄送的滥用有两种形式:被动攻击性的密件抄送(恶意形式的麻烦)和忽视使用密件抄送来保护隐私(由于无知而造成的麻烦)。 让我们来看看如何以及为什么要避免它们。
对被动进取的盲目复写说不
盲目抄送最糟糕的用途是被动地、积极地诱捕同事。 当员工诉诸使用密件抄送功能作为间接诽谤同事、讨好老板或以其他方式参与功能失调的工作场所时,这种滥用密件抄送的行为就会出现。
图片由 EC 漫画公司提供。
例如,一名员工可能会将他们的老板作为密件抄送收件人放在他们发送给另一名员工的电子邮件中,以便他们的老板看到他们正在与另一名员工沟通,或者另一名员工未能履行某种义务或最后期限。 这种秘密松鼠式的交流在工作场所通常是不受欢迎的,我们不打算支持任何会滋生狭隘和被动攻击性工作环境的行为。
我们对此事的唯一建议是:停止。
除非您的人力资源部门或您的老板明确来找您并指示您密送您的通信,否则您应该避免这种做法。
如果需要让主要交流之外的人保持知情,甚至是更高层,最佳做法是将他们包括为抄送收件人,并通知收件人收件人包括谁以及出于什么原因。
这不仅可以在工作场所建立更成熟的对话,还可以帮助您避免特别尴尬的事件:如果您的老板或其他密件抄送收件人使用全部回复功能,他们会有效地揭露自己并透露他们已经知道内容之前的电子邮件。 尝试向您在饮水机处密谋反对的同事解释这一点。
幸运的是,恶意使用密件抄送功能的人数很少,这导致我们找到了构成滥用大部分的人:不知情的人。
朋友不要抄袭朋友
如果大多数人没有恶意使用密件抄送功能作为针对他们同事的心理战活动的一部分,那么我们将何去何从? 它给我们留下了数以百万计的人,他们一开始就不知不觉地忽略了使用密件抄送功能。
图片由丹佛公共图书馆西方历史收藏提供。

为什么密件抄送功能如此重要? 它使您可以向某人发送电子邮件,而该人不会看到其他收到电子邮件的人,从而有效地保护了他们的私人信息。 这是一个示例电子邮件转发,从我们自己的电子邮件档案中挑选出来:
上面隐私过滤图像中的每个蓝色模糊都是一个电子邮件地址。 在我们包含的转发收件人列表中不仅有 40 多个电子邮件地址,而且在转发的电子邮件(见上文)中有两组剩余的转发块,分别包括 13 个和 8 个电子邮件地址。 这意味着电子邮件的完整正文中有超过 60 个电子邮件地址。
现在,你可能会问自己“那又怎样? 有什么关系?” 有几个原因很重要。 首先,有一个简单的隐私问题,尊重您的联系人列表中的人(无论是朋友、家人还是商业伙伴)的隐私。 毋庸置疑,与数十名朋友和同事发送转发和群发电子邮件的人不会花时间亲自联系这数十名收件人并询问他们是否希望与其他人分享他们的联系信息收件人名单。 未经相关个人许可分享联系信息是完全不尊重的行为。
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您发送电子邮件的人群越多样化,它就变得越不尊重和麻烦。 如果您要向一个小型公民组织中已经相互认识的十个人发送电子邮件,那么这个问题可能没有实际意义。 如果您是一名教师,并且您正在通过电子邮件向数十名(如果不是数百名)学生发送一些补充材料,那么您会突然将很多人的个人联系信息分享给他们可能不想分享的很多其他人.更糟糕的是,如果有人不小心点击了“全部回复”到您发送的任何带有满载 TO 和 CC 插槽的电子邮件,原始收件人列表中的每个人都会收到回复。 充其量,这相对无害,但肯定会浪费其他所有人的时间,因为他们打开电子邮件查看讨论中的新内容。 在最坏的情况下,正如在世界各地的公司中多次发生的那样,当数百名员工回复、争论或以其他方式与电子邮件进行交互时,电子邮件可以拥有自己的生命。 这样的回复链式反应可以跨越数千封电子邮件,甚至可以引发激烈的战争(在 20 世纪后期,Tandem Computers 曾发生过一场持续多年的火焰战争)。
其次,对于那些不太关心良好的电子邮件礼仪和保护朋友隐私的人来说,这些更实际的问题是,这些批量电子邮件会无意中创建简洁的电子邮件地址列表,以供恶意软件和垃圾邮件发送者收集。 如果您的电子邮件地址最终出现在众所周知的世界各地发送的巨大电子邮件转发中,您可以放心,您最终会进入垃圾邮件列表。 更糟糕的是,如果最终将您转发的电子邮件放在收件箱中的用户中的一个最终受到恶意软件的攻击,该恶意软件通过收件箱中的联系人列表和电子邮件地址进行复制,您最终可能会收到一封恶意电子邮件找到你的方式。
明智地使用密件抄送
如果您属于后者,那些忽略密件抄送功能的人,您可能会问自己可以做些什么来避免我们上面概述的隐私和安全失礼。 不用担心,一旦您意识到忽略密件抄送功能是多么可怕,那么您需要做些什么来洗去自己以前糟糕的电子邮件行为就变得很明显了。
首先,最重要的是,您首先要问自己“我真的需要将这封电子邮件发送给我的联系人列表中的每个人吗? 三十个? 任何一位?” 对于大多数电子邮件,这些问题的答案是:不。不,您不需要发送个人电子邮件或转发给联系人列表中的每个人。
其次,当你发现自己有正当理由一次向一大群人发送电子邮件时。 例如,您要切换到新的电子邮件提供商,或者您想将新的邮寄地址发送给一百个朋友和亲戚,唯一合适的做法是将他们的地址放在密件抄送槽中。 这可确保消除大量 TO/CC 电子邮件的所有弊端:所有收件人的电子邮件地址都是私密的,一个收件人计算机上的垃圾邮件机器人或恶意软件不会获取另一个收件人的电子邮件,并且如果他们中的任何一个人需要回复您以提出问题等,他们不会向其他人提出他们的问题或评论。
BCC 增加了隐私,提高了安全性,并减少了您的朋友和同事必须通过的收件箱垃圾。 绝对没有理由避免使用它,因为这样做就像将地址放在不同的地址槽中一样简单。