密件抄送是什麼，如果你不使用它，為什麼你是一個可怕的人

現代數字工作流程中很少有像電子郵件密件抄送功能那樣廣泛可用但被廣泛忽視（或徹底濫用）的便利設施。 如果您誤用或忽視了它的力量（而且很有可能），是時候悔改了，在此過程中，減少垃圾郵件並保護您朋友和家人的隱私。

什麼是密件抄送，它從何而來？

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每個電子郵件客戶端都有三個地址槽：TO、CC 和 BCC，分別代表“[投遞]”、“抄送”和“密件抄送”。 這些外延是電子郵件之前的世界的遺留物：物理信件和備忘錄。

例如，在本世紀中葉的商業備忘錄中，將有一個 TO 槽用於主要接收者，一個 CC 槽用於需要參與通信但不是主要接收者的個人，以及第三個槽 BCC，用於也需要參與通信的個人，但無論出於何種原因，他們的身份都將被保留在傳給 TO 和 CC 地址槽中的收件人的備忘錄中。

隨著電子郵件的出現，紙質郵件和備忘錄中使用的相同約定被複製，這既是出於熟悉，也是因為即使不再實際複製和傳遞消息，它們仍然有用。

如果這些約定在電子郵件出現之前已經存在了幾十年，並且在其間的半個世紀左右仍然存在，那麼問題出在哪裡？ 密件抄送的濫用有兩種形式：被動攻擊性的密件抄送（惡意形式的麻煩）和忽視使用密件抄送來保護隱私（由於無知而造成的麻煩）。 讓我們來看看如何以及為什麼要避免它們。

對被動進取的盲目複寫說不

盲目抄送最糟糕的用途是被動地、積極地誘捕同事。 當員工訴諸使用密件抄送功能作為間接誹謗同事、討好老闆或以其他方式參與功能失調的工作場所時，這種濫用密件抄送的行為就會出現。

圖片由 EC 漫畫公司提供。

例如，一名員工可能會將他們的老闆作為密件抄送收件人放在他們發送給另一名員工的電子郵件中，以便他們的老闆看到他們正在與另一名員工溝通，或者另一名員工未能履行某種義務或最後期限。 這種秘密松鼠式的交流在工作場所通常是不受歡迎的，我們不打算支持任何會滋生狹隘和被動攻擊性工作環境的行為。

我們對此事的唯一建議是：停止。

除非您的人力資源部門或您的老闆明確來找您並指示您密送您的通信，否則您應該避免這種做法。

如果需要讓主要交流之外的人保持知情，甚至是更高層，最佳做法是將他們包括為抄送收件人，並通知收件人收件人包括誰以及出於什麼原因。

這不僅可以在工作場所建立更成熟的對話，還可以幫助您避免特別尷尬的事件：如果您的老闆或其他密件抄送收件人使用全部回复功能，他們會有效地揭露自己並透露他們已經知道內容之前的電子郵件。 嘗試向您在飲水機處密謀反對的同事解釋這一點。

幸運的是，惡意使用密件抄送功能的人數很少，這導致我們找到了構成濫用大部分的人：不知情的人。

朋友不要抄襲朋友

如果大多數人沒有惡意使用密件抄送功能作為針對他們同事的心理戰活動的一部分，那麼我們將何去何從？ 它給我們留下了數以百萬計的人，他們一開始就不知不覺地忽略了使用密件抄送功能。

圖片由丹佛公共圖書館西方歷史收藏提供。

為什麼密件抄送功能如此重要？ 它使您可以向某人發送電子郵件，而該人不會看到其他收到電子郵件的人，從而有效地保護了他們的私人信息。 這是一個示例電子郵件轉發，從我們自己的電子郵件檔案中挑選出來：

上面隱私過濾圖像中的每個藍色模糊都是一個電子郵件地址。 在我們包含的轉發收件人列表中不僅有 40 多個電子郵件地址，而且在轉發的電子郵件（見上文）中有兩組剩餘的轉發塊，分別包括 13 個和 8 個電子郵件地址。 這意味著電子郵件的完整正文中有超過 60 個電子郵件地址。

現在，你可能會問自己“那又怎樣？ 有什麼關係？” 有幾個原因很重要。 首先，有一個簡單的隱私問題，尊重您的聯繫人列表中的人（無論是朋友、家人還是商業夥伴）的隱私。 毋庸置疑，與數十名朋友和同事發送轉發和群發電子郵件的人不會花時間親自聯繫這數十名收件人並詢問他們是否希望與其他人分享他們的聯繫信息收件人名單。 未經相關個人許可分享聯繫信息是完全不尊重的行為。

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您發送電子郵件的人群越多樣化，它就變得越不尊重和麻煩。 如果您要向一個小型公民組織中已經相互認識的十個人發送電子郵件，那麼這個問題可能沒有實際意義。 如果您是一名教師，並且您正在通過電子郵件向數十名（如果不是數百名）學生髮送一些補充材料，那麼您會突然將很多人的個人聯繫信息分享給他們可能不想分享的很多其他人.

更糟糕的是，如果有人不小心點擊了“全部回复”到您發送的任何帶有滿載 TO 和 CC 插槽的電子郵件，原始收件人列表中的每個人都會收到回复。 充其量，這相對無害，但肯定會浪費其他所有人的時間，因為他們打開電子郵件查看討論中的新內容。 在最壞的情況下，正如在世界各地的公司中多次發生的那樣，當數百名員工回复、爭論或以其他方式與電子郵件進行交互時，電子郵件可以擁有自己的生命。 這樣的回复-所有連鎖反應可以跨越數千封電子郵件，甚至可以引發激烈的戰爭（在 20 世紀後期，Tandem Computers 發生了一場持續多年的火焰戰爭）。

其次，對於那些不太關心良好的電子郵件禮儀和保護朋友隱私的人來說，這些更實際的問題是，這些批量電子郵件會無意中創建簡潔的電子郵件地址列表，以供惡意軟件和垃圾郵件發送者收集。 如果您的電子郵件地址最終出現在眾所周知的世界各地發送的巨大電子郵件轉發中，您可以放心，您最終會進入垃圾郵件列表。 更糟糕的是，如果最終將您轉發的電子郵件放在收件箱中的用戶中的一個最終受到惡意軟件的攻擊，該惡意軟件通過收件箱中的聯繫人列表和電子郵件地址進行複制，您最終可能會收到一封惡意電子郵件找到你的方式。

明智地使用密件抄送

如果您屬於後者，那些忽略密件抄送功能的人，您可能會問自己可以做些什麼來避免我們上面概述的隱私和安全失禮。 不用擔心，一旦您意識到忽略密件抄送功能是多麼可怕，那麼您需要做些什麼來洗去自己以前糟糕的電子郵件行為就變得很明顯了。

首先，最重要的是，您首先要問自己“我真的需要將這封電子郵件發送給我的聯繫人列表中的每個人嗎？ 三十個？ 任何一位？” 對於大多數電子郵件，這些問題的答案是：不。不，您不需要發送個人電子郵件或轉發給聯繫人列表中的每個人。

其次，當你發現自己有正當理由一次向一大群人發送電子郵件時。 例如，您要切換到新的電子郵件提供商，或者您想將新的郵寄地址發送給一百個朋友和親戚，唯一合適的做法是將他們的地址放在密件抄送槽中。 這可確保消除大量 TO/CC 電子郵件的所有弊端：所有收件人的電子郵件地址都是私密的，一個收件人計算機上的垃圾郵件機器人或惡意軟件不會獲取另一個收件人的電子郵件，並且如果他們中的任何一個人需要回复您以提出問題等，他們不會向其他人提出他們的問題或評論。

BCC 增加了隱私，提高了安全性，並減少了您的朋友和同事必須通過的收件箱垃圾。 絕對沒有理由避免使用它，因為這樣做就像將地址放在不同的地址槽中一樣簡單。