Ce este BCC și de ce ești o persoană groaznică dacă nu o folosești

Puține facilități din fluxul de lucru digital modern sunt atât de disponibile pe scară largă, dar atât de larg ignorate (sau complet abuzate) precum funcția BCC de e-mail. Dacă ești vinovat că ai folosit greșit sau ai neglijat puterea (și există șanse mari să fii), este timpul să te pocăiești și, în acest proces, să reduci spam-ul și să protejezi confidențialitatea prietenilor și familiei tale.

Ce este BCC și de unde a venit?

RELATE: Care este diferența dintre CC și BCC atunci când trimiteți un e-mail?

Există trei sloturi de adrese în fiecare client de e-mail: TO, CC și BCC, care înseamnă „[deliver] to”, „carbon copy” și, respectiv, „blind carbon copy”. Aceste denotații sunt un rest din lumea care a precedat poșta electronică: scrisori fizice și memorii.

În notele de afaceri de la mijlocul secolului, de exemplu, ar exista un slot TO pentru destinatarul principal, un slot CC pentru persoanele care trebuiau să participe la comunicare, dar care nu erau destinatarii principali și un al treilea slot, BCC, pentru persoane care trebuiau să participe și la comunicare, dar, indiferent de motiv, identitatea lor ar fi ascunsă din notele transmise destinatarilor în sloturile de adrese TO și CC.

Odată cu apariția poștei electronice, au fost copiate aceleași convenții folosite în corespondența pe hârtie și în notele, atât din familiaritate, cât și pentru că au rămas utile chiar dacă mesajul nu a mai fost copiat și livrat fizic.

Dacă aceste convenții au existat cu decenii înainte de apariția e-mailului și au continuat să existe în jumătatea de secol intermediară sau cam așa ceva, atunci de unde apare problema? Există două forme de utilizare greșită a BCC: copierea oarbă pasivă-agresivă (forma rău intenționată a problemei) și neglijarea utilizării copierii oarbe-carbon pentru a proteja confidențialitatea (problemă care apare din ignoranță). Să aruncăm o privire la cum și de ce să le evităm pe fiecare.

Spuneți nu copierii cu carbon oarbă pasiv-agresiv

Cea mai proastă utilizare a copiei oarbe este aceea de a capta pasiv și agresiv un coleg. Acest tip de abuz BCC apare atunci când angajații recurg la utilizarea funcției BCC ca o modalitate de a-și bate în mod indirect colegii de muncă, de a-și supune șeful sau de a se angaja în alte situații disfuncționale la locul de muncă.

Imagine prin amabilitatea EC Comics.

Un angajat, de exemplu, ar putea să-și pună șeful drept destinatar CCA pe un e-mail pe care îl trimite altui angajat, astfel încât șeful său să vadă că comunică cu celălalt angajat sau că celălalt angajat nu își îndeplinește un fel de obligație sau termen limita. Acest tip de comunicare secretă-veveriță este în general respins la locul de muncă și nu suntem pe cale să susținem niciun fel de comportament care generează un mediu de lucru meschin și pasiv agresiv.

Singurul nostru sfat în această privință este: opriți-l.

Cu excepția cazului în care departamentul de resurse umane sau șeful dvs. vine în mod explicit la dvs. și vă instruiește să vă BCC comunicările, ar trebui să evitați practica.

Dacă oamenii din afara comunicării primare trebuie ținuți la curent, chiar și cei mai înalți, cea mai bună practică este să îi includeți ca destinatari CC și să anunțați destinatarii TO cu privire la cine a fost inclus și pentru ce motiv.

Acest lucru nu numai că creează un dialog mai matur la locul de muncă, dar vă ajută și să evitați un eveniment deosebit de jenant: dacă șeful dvs. sau alt destinatar BCC utilizează funcția de răspuns la toate, se demasc efectiv și dezvăluie că au fost la curent cu conținutul. a e-mailului anterior. Încearcă să-i explici acel lucru colegului împotriva căruia ai conspirat la răcitorul de apă.

Din fericire, numărul de persoane care folosesc cu răutate funcția BCC este mic, ceea ce ne duce la cei care alcătuiesc cea mai mare parte a abuzului: cei fără să vrea.

Prietenii nu copiază carbon Prieteni

Dacă majoritatea oamenilor nu folosesc cu răutate funcția BCC ca parte a unei campanii de război psihologic împotriva colegilor lor, atunci unde ne lasă asta? Ne lasă cu milioanele de oameni care neglijează, fără să vrea, chiar să folosească funcția BCC în primul rând.

Imagine prin amabilitatea Bibliotecii Publice din Denver, Colecția de Istorie Occidentală.

De ce este atât de importantă funcția BCC? Vă permite să trimiteți un e-mail cuiva fără ca persoana respectivă să-i vadă pe toți ceilalți care primesc e-mailul, protejându-i în mod eficient informațiile private. Iată un exemplu de redirecționare a e-mailurilor, extras din propriile noastre arhive de e-mail:

Fiecare neclaritate albastră din imaginea filtrată de confidențialitate de mai sus este o adresă de e-mail. Nu numai că au fost peste 40 de adrese de e-mail în lista de destinatari în care am fost incluși, dar există două seturi de blocuri de redirecționare rămase în e-mailul redirecționat (văzut mai sus) care includ 13 și, respectiv, 8 adrese de e-mail. Aceasta înseamnă că există peste 60 de adrese de e-mail în corpul complet al e-mailului.

Acum, s-ar putea să vă întrebați „Și ce? Ce conteaza?" Contează din mai multe motive. În primul rând, există problema simplă a confidențialității și a tratarea vieții private a persoanelor de pe lista ta de contacte (fie ei prieteni, familie sau asociați de afaceri) cu respect. Este de la sine înțeles că oamenii care lansează redirecționări și e-mailuri în masă cu zeci de prieteni și asociați ai lor nu își fac timp să contacteze personal fiecare dintre acei zeci de destinatari și să întrebe dacă ar dori ca informațiile lor de contact să fie partajate cu toți ceilalți de pe internet. lista de destinatari. Este de-a dreptul lipsit de respect să distribui informații de contact fără permisiunea persoanei în cauză.

LEGATE: Cum să utilizați Bcc (Copie oarbă carbon) în Outlook 2010

Devine cu atât mai lipsit de respect și supărare cu cât mulțimea de oameni pe care îi trimiteți e-mail este mai diversă. Dacă trimiteți e-mail la zece persoane dintr-o organizație civică mică care se cunosc deja, problema ar putea fi discutabilă. Dacă sunteți profesor și trimiteți prin e-mail zeci (dacă nu sute) de studenți niște materiale suplimentare, deodată împărtășiți informațiile personale de contact ale multor persoane cu multe alte persoane cărora s-ar putea să nu doresc să le împărtășească .

Mai rău încă, dacă cineva lovește accidental „Răspunde tuturor” la oricare dintre e-mailurile pe care le trimiteți cu sloturi TO și CC complet încărcate, fiecare persoană din lista inițială de destinatari primește răspunsul. În cel mai bun caz, este relativ inofensiv, dar cu siguranță pierde timpul tuturor celorlalți, deoarece deschid e-mailul pentru a vedea ce este nou în discuție. În cel mai rău caz, așa cum s-a întâmplat de multe ori în corporațiile din întreaga lume, e-mailul poate căpăta o viață proprie, deoarece sute de angajați răspund, argumentează și interacționează altfel cu e-mailul. Un astfel de răspuns, toate reacțiile în lanț pot cuprinde mii de e-mailuri și chiar pot genera războaie cu flăcări (a existat un astfel de război cu flăcări la Tandem Computers la sfârșitul secolului al XX-lea, care a durat ani de zile).

În al doilea rând, și o preocupare mai practică pentru cei dintre voi cărora le-ar putea interesa mai puțin eticheta corectă a e-mailului și protejarea confidențialității prietenilor dvs., acest tip de e-mailuri în masă creează, din neatenție, liste mici de adrese de e-mail pe care software-ul rău intenționat și spammeri le pot colecta. Dacă adresa ta de e-mail se termină într-un e-mail uriaș trimis în lumea proverbială, poți fi sigur că undeva de-a lungul liniei vei ajunge pe o listă de spam. Mai rău încă, dacă unul dintre utilizatorii care ajunge cu e-mailul dvs. redirecționat în măruntaiele căsuței lor de e-mail ajunge să fie lovit de un program malware care se reproduce prin liste de contacte și adrese de e-mail găsite în căsuța de e-mail, probabil veți ajunge cu un e-mail rău intenționat. găsindu-și drumul către tine.

Folosind BCC cu înțelepciune

Dacă vă aflați în ultima tabără, cei care ignoră funcția BCC, probabil că vă întrebați ce puteți face pentru a evita falsurile de confidențialitate și securitate pe care le-am subliniat mai sus. Nu-ți face griji, odată ce ești conștient de cât de groaznic este să ignori funcția BCC, devine ușor evident ce trebuie să faci pentru a te spăla de comportamentele de e-mail slabe anterioare.

În primul rând, și mai presus de orice altceva, începeți prin a vă întreba „Chiar trebuie să trimit acest e-mail tuturor din lista mea de contacte? Treizeci dintre ei? Oricare dintre ei?" Răspunsul la aceste întrebări pentru majoritatea e-mailurilor este: Nu. Nu, nu trebuie să trimiteți un e-mail personal sau să redirecționați către toți cei din lista dvs. de contacte.

În al doilea rând, atunci când vă aflați cu un motiv legitim pentru a trimite e-mail la o mulțime de oameni deodată. De exemplu, cum treceți la un nou furnizor de e-mail sau doriți să trimiteți noua adresă de corespondență la o sută de prieteni și rude, singurul lucru potrivit este să le puneți adresele în slotul BCC. Acest lucru asigură eliminarea tuturor relelor e-mailurilor în masă către TO/CC: adresele de e-mail ale tuturor destinatarilor sunt păstrate private, nu există nicio șansă ca un robot spam sau un program malware de pe computerul unui destinatar să colecteze e-mailul altui destinatar și dacă vreunul dintre ei trebuie să vă răspundă pentru a pune o întrebare sau ceva de genul acesta, ei nu își vor renunța la întrebarea sau vor comenta oricarei alte persoane.

BCC mărește confidențialitatea, crește securitatea și reduce numărul de mesaje primite pe care prietenii și asociații tăi trebuie să treacă. Nu există absolut niciun motiv să evitați utilizarea acestuia atunci când faceți acest lucru este la fel de simplu ca să puneți adresele într-un alt slot de adrese.