BCC Nedir ve Kullanmıyorsanız Neden Korkunç Bir İnsansınız?

Modern dijital iş akışında çok az olanak bu kadar yaygın olarak bulunur, ancak e-posta BCC işlevi kadar yaygın olarak göz ardı edilir (veya tamamen kötüye kullanılır). Gücünü kötüye kullanmaktan veya ihmal etmekten suçluysanız (ve olma ihtimaliniz yüksek), tövbe etme ve bu süreçte istenmeyen postaları azaltma ve arkadaşlarınızın ve ailenizin mahremiyetini koruma zamanı.

BCC Nedir ve Nereden Gelmiştir?

İLGİLİ: E-posta Gönderirken CC ve BCC Arasındaki Fark Nedir?

Her e-posta istemcisinde üç adres yuvası vardır: sırasıyla "[teslim]", "karbon kopya" ve "kör karbon kopya" anlamına gelen TO, CC ve BCC. Bu ifadeler, elektronik postadan önce gelen dünyadan kalmadır: fiziksel mektuplar ve notlar.

Örneğin, yüzyıl ortası iş notlarında, birincil alıcı için bir TO yuvası, iletişimde olması gereken ancak birincil alıcı olmayan kişiler için bir CC yuvası ve üçüncü bir yuva, BCC, için olurdu. iletişimde olması gereken ancak her ne sebeple olursa olsun kimlikleri TO ve CC adres yuvalarındaki alıcılara dağıtılan notlardan saklanacaktı.

Elektronik postanın ortaya çıkmasıyla birlikte, kağıt posta ve kısa notlarda kullanılan aynı gelenekler, hem alışılmışın dışında olduğu için hem de mesaj artık fiziksel olarak kopyalanıp iletilmemesine rağmen kullanışlı kaldıkları için kopyalandı.

Bu gelenekler e-postanın ortaya çıkışından on yıllar önce mevcutsa ve aradan geçen yarım yüzyılda da var olmaya devam ettiyse, o zaman sorun nerede ortaya çıkıyor? BCC'nin kötüye kullanımının iki biçimi vardır: pasif-agresif kör karbon kopyalama (sorunun kötü niyetli biçimi) ve gizliliği korumak için kör karbon kopyalamayı kullanmayı ihmal etme (cehaletten kaynaklanan sorun). Her birinden nasıl ve neden kaçınılacağına bir göz atalım.

Pasif-Agresif Kör Karbon Kopyalamaya Hayır Deyin

Kör karbon kopyanın en kötü kullanımı, bir iş arkadaşını pasif bir şekilde agresif bir şekilde tuzağa düşürmektir. Bu tür bir BCC kötüye kullanımı, çalışanlar BCC işlevini dolaylı olarak iş arkadaşlarına laf sokmak, patronlarına boyun eğmek veya başka bir şekilde işlevsiz işyeri hilelerine girişmek için kullanmaya başvurduklarında ortaya çıkar.

EC Comics'in izniyle.

Örneğin bir çalışan, patronunun diğer çalışanla iletişim kurduğunu veya diğer çalışanın bir tür yükümlülüğü yerine getirmediğini görmesi için başka bir çalışana gönderdiği bir e-postaya BCC muhatabı olarak patronunu koyabilir. son tarih. Bu tür gizli sincap iletişimi genellikle işyerinde hoş karşılanmaz ve küçük ve pasif agresif bir çalışma ortamını besleyen herhangi bir davranışı onaylamak üzere değiliz.

Bu konudaki tek tavsiyemiz şudur: Durdurun.

İK departmanınız veya patronunuz açıkça size gelmedikçe ve iletişimlerinizi BCC yapmanızı söylemedikçe, uygulamadan kaçınmalısınız.

Birincil iletişimin dışındaki kişilerin döngüde tutulması gerekiyorsa, hatta daha yükseklerde, en iyi uygulama onları CC muhatapları olarak dahil etmek ve TO muhataplarına kimlerin ve hangi nedenle dahil edildiğini bildirmektir.

Bu, yalnızca işyerinde daha olgun bir diyalog oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda özellikle utanç verici bir olaydan kaçınmanıza da yardımcı olur: patronunuz veya diğer BCC alıcınız yanıtla işlevini kullanırsa, etkin bir şekilde maskelerini kaldırırlar ve içeriğe özel olduklarını ortaya çıkarırlar. önceki e-postanın. Bunu, su soğutucusunda komplo kurduğun iş arkadaşına açıklamaya çalış.

Neyse ki, BCC işlevini kötü niyetli olarak kullanan kişilerin sayısı azdır, bu da bizi kötüye kullanımın büyük kısmını oluşturanlara, yani farkında olmayanlara götürür.

Arkadaşlar Karbon Kopyası Yapmayın Arkadaşlar

İnsanların çoğu, iş arkadaşlarına karşı bir psikolojik savaş kampanyasının parçası olarak BCC işlevini kötü niyetle kullanmıyorsa, bu bizi nerede bırakıyor? En başta BCC işlevini kullanmayı bile bilmeden ihmal eden milyonlarca insanla karşı karşıyayız.

Görüntü Denver Halk Kütüphanesi, Batı Tarihi Koleksiyonu'nun izniyle.

BCC işlevi neden bu kadar önemli? Bu kişi, e-postayı alan herkesi görmeden, özel bilgilerini etkin bir şekilde koruyarak birine e-posta göndermenize olanak tanır. İşte kendi e-posta arşivlerimizden derlenen örnek bir e-posta yönlendirme:

Yukarıdaki gizlilik filtreli resimdeki her mavi bulanıklık bir e-posta adresidir. Dahil olduğumuz yönlendirme alıcıları listesinde yalnızca 40'tan fazla e-posta adresi yoktu, aynı zamanda iletilen e-postada (yukarıda görüldüğü gibi) sırasıyla 13 ve 8 e-posta adresi içeren iki grup artık yönlendirme bloğu var. Bu, e-postanın tüm gövdesinde 60'tan fazla e-posta adresi olduğu anlamına gelir.

Şimdi, kendinize soruyor olabilirsiniz “Peki ne? Ne önemi var?" Birkaç nedenden dolayı önemlidir. Her şeyden önce, basit bir mahremiyet sorunu vardır ve kişi listenizdeki kişilerin (arkadaş, aile veya iş ortağı olabilir) mahremiyetine saygılı davranmak. Düzinelerce arkadaşı ve iş arkadaşıyla doğrudan iletişim kuran ve toplu e-postalar gönderen kişilerin, bu düzinelerce alıcının her biriyle kişisel olarak iletişim kurmaya ve iletişim bilgilerinin diğer herkesle paylaşılmasını isteyip istemediklerini sormaya zaman ayırmadıklarını söylemeye gerek yok. muhatap listesi. Söz konusu kişinin izni olmadan iletişim bilgilerini paylaşmak kesinlikle saygısızlıktır.

İLGİLİ: Outlook 2010'da Gizli (Kör Karbon Kopya) Nasıl Kullanılır

E-posta gönderdiğiniz insan kalabalığı ne kadar çeşitli olursa, bu daha da saygısız ve zahmetli hale gelir. Küçük bir sivil toplum kuruluşunda birbirini tanıyan on kişiye e-posta gönderiyorsanız, sorun tartışmalı olabilir. Bir öğretmenseniz ve düzinelerce (yüzlerce değilse) öğrenciye bazı ek materyalleri e-posta ile gönderiyorsanız, birdenbire birçok insanın kişisel iletişim bilgilerini paylaşmak istemeyebilecekleri birçok başka insanla paylaşıyorsunuz demektir. .

Daha da kötüsü, birileri tamamen dolu TO ve CC yuvalarıyla gönderdiğiniz e-postalardan herhangi birine yanlışlıkla "Tümünü Yanıtla" düğmesine basarsa , orijinal alıcı listesindeki her bir kişi yanıtı alır. En iyi ihtimalle, bu nispeten zararsızdır, ancak tartışmadaki yenilikleri görmek için e-postayı açan diğer herkesin zamanını kesinlikle boşa harcar. En kötüsü, dünya çapındaki şirketlerde birçok kez olduğu gibi, yüzlerce çalışan yanıt verdiği, tartıştığı ve e-postayla başka şekilde etkileşime girdiği için e-posta kendi başına bir yaşam sürebilir. Böyle bir yanıt-tüm zincirleme tepkiler binlerce e-postaya yayılabilir ve hatta alev savaşlarını doğurabilir (20. yüzyılın sonlarında Tandem Bilgisayarlarda yıllarca süren böyle bir alev savaşı vardı).

İkincisi ve iyi e-posta görgü kurallarını ve arkadaşlarınızın gizliliğini korumayı daha az önemseyenleriniz için daha pratik bir endişe, bu tür toplu e-postalar, yanlışlıkla kötü amaçlı yazılımlar ve spam göndericilerin toplaması için küçük, düzgün e-posta adresleri listeleri oluşturur. E-posta adresiniz, meşhur dünyanın dört bir yanına gönderilen büyük bir e-posta ile sonuçlanırsa, hattın bir yerinde bir spam listesine gireceğinizden emin olabilirsiniz. Daha da kötüsü, iletilen e-postanızı gelen kutularının derinliklerinde tutan kullanıcılardan biri, gelen kutusunda bulunan kişi listeleri ve e-posta adresleri aracılığıyla çoğalan kötü amaçlı yazılımların saldırısına uğrarsa, muhtemelen kötü niyetli bir e-posta ile karşılaşırsınız. sana giden yolu bulmak.

BCC'yi Akıllıca Kullanmak

İkinci kamptaysanız, BCC işlevini görmezden gelenler, muhtemelen kendinize yukarıda özetlediğimiz gizlilik ve güvenlik hatalarından kaçınmak için ne yapabileceğinizi soruyorsunuzdur. Endişelenmeyin, BCC işlevini görmezden gelmenin ne kadar korkunç olduğunun farkına vardığınızda, önceki kötü e-posta davranışlarınızdan kurtulmak için ne yapmanız gerektiği kolayca anlaşılır.

İlk olarak ve her şeyden önce kendinize şunu sorarak başlayın: “Bu e-postayı gerçekten kişi listemdeki herkese göndermem gerekiyor mu? 30 tane mi? Herhangi biri?" Çoğu e-posta için bu soruların yanıtı şöyledir: Hayır. Hayır, kişisel bir e-posta göndermenize veya kişi listenizdeki herkese iletmenize gerek yoktur.

İkincisi, aynı anda birçok kişiye e-posta göndermek için meşru bir neden bulduğunuzda. Örneğin, yeni bir e-posta sağlayıcısına geçiş yapıyorsanız veya yeni posta adresinizi yüzlerce arkadaşınıza ve akrabanıza göndermek istiyorsanız, yapılacak tek uygun şey adreslerini BCC yuvasına koymaktır. Bu, toplu TO/CC e-postalarının tüm kötülüklerinin ortadan kaldırılmasını sağlar: tüm alıcıların e-posta adresleri gizli tutulur, bir alıcının bilgisayarında başka bir alıcının e-postasını toplayan bir spam botu veya kötü amaçlı yazılım parçası şansı yoktur ve herhangi birinin bir soru sormak için size cevap vermesi gerekiyorsa, sorularını veya yorumlarını diğer herkese patlatmazlar.

BCC, gizliliği artırır, güvenliği artırır ve arkadaşlarınızın ve iş arkadaşlarınızın geçmesi gereken gelen kutusunu azaltır. Adresleri farklı bir adres yuvasına yerleştirmek kadar basitken bunu kullanmaktan kaçınmak için kesinlikle hiçbir neden yoktur.