Come ricevere avvisi solo per determinate e-mail in Outlook?

Pubblicato: 2020-08-11

Se configuri Outlook per recuperare e gestire la tua e-mail per diversi account e abilitare anche gli avvisi desktop per le nuove e-mail, riceverai sempre notifiche quando arrivano nuove e-mail e non importa se le nuove e-mail sono messaggi importanti o meno. Pertanto, se ad esempio gestisci un account di posta elettronica privato e aziendale in Outlook, ha senso dare la priorità ai messaggi per un account rispetto a quelli per l'altro.

In questa guida, intendiamo mostrarti come limitare le notifiche di Outlook solo alle e-mail importanti su Windows 10. Ad esempio, se utilizzi la tua e-mail privata per ricevere pubblicità e newsletter, puoi indicare a Outlook di interrompere la visualizzazione degli avvisi desktop per questo account perché le notifiche semplicemente non sono così importanti.

Come gestire gli avvisi di Outlook su un computer desktop

Ad essere onesti, un flusso costante di notifiche e-mail può interrompere il corso dei pensieri di chiunque. Se non desideri disattivare le notifiche per tutti i nuovi messaggi di posta elettronica in Outlook, soprattutto se devi continuare a visualizzare messaggi importanti di lavoro/azienda non appena arrivano, puoi configurare Outlook in modo che avvisi solo i messaggi di posta elettronica importanti.

Per quasi tutte le situazioni, ci sono procedure utili che puoi sfruttare per forzare Outlook a comportarsi in modo appropriato (come desideri).

Come disabilitare i nuovi avvisi di posta:

Se sei stanco di vedere nuovi messaggi e non desideri ricevere notifiche, puoi disabilitare i nuovi avvisi di posta. La mossa qui è estrema, però, e non la consigliamo.

  1. Queste sono le istruzioni che devi seguire per disabilitare i nuovi avvisi di posta:
  • Innanzitutto, devi aprire o eseguire l'app Outlook sul tuo computer.
  • Supponendo che la finestra di Outlook sia ora sullo schermo del tuo PC, devi fare clic sul menu File.
  • Dall'elenco presentato, fare clic su Opzioni.
  • Nella schermata Opzioni, è necessario controllare l'elenco nel riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.

Verrai indirizzato alla scheda Posta ora.

  • Ora devi individuare la sezione Arrivo del messaggio (scorri verso il basso se necessario).
  • Una volta visualizzato il parametro Visualizza un avviso desktop, è necessario fare clic sulla relativa casella di controllo per disabilitarlo.
  • Ora devi fare clic sul pulsante OK per confermare le cose e tornare alla schermata principale di Outlook.

Se hai fatto tutto correttamente, Outlook prenderà nota della nuova configurazione e smetterà di avvisarti di nuove e-mail.

  1. Come disabilitare gli avvisi per un account di posta elettronica specifico; come abilitare gli avvisi per tutti gli account e-mail tranne uno:

Se desideri che Outlook smetta di avvisarti di nuove e-mail in un account di posta elettronica specifico (ad esempio la tua e-mail privata), la procedura qui è per te.

Segui queste istruzioni per configurare Outlook in modo che non mostri più le notifiche per un account di posta elettronica specifico (consentendo le notifiche per altri account):

  • Innanzitutto, devi eseguire o aprire l'applicazione Outlook sul tuo PC.
  • Una volta visualizzata la finestra di Outlook sullo schermo, devi guardare il suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
  • Dall'elenco visualizzato, devi fare clic su Gestisci regole e avvisi.
  • Ora devi fare clic su Nuove regole.

Outlook visualizzerà la finestra Creazione guidata regole.

  • Qui, devi fare clic su Applica regola sui messaggi che ho ricevuto (uno dei modelli).
  • Ora devi passare a Condizione. Fare clic su Avanti.

Outlook visualizzerà un altro prompt ora.

  • Fare nuovamente clic sul pulsante Sì per continuare con l'attività.
  • Ora, nell'elenco Azioni, devi fare clic su Visualizza un avviso desktop.
  • Fare clic su Avanti.
  • Ora devi selezionare o specificare l'eccezione. Scegli Tranne tramite l'account specificato.
  • Qui, devi selezionare la parte inferiore della casella e fare clic sul collegamento Specificato lì.
  • E infine, devi fare clic su Fine per affermare le cose e attivare la nuova regola che hai appena creato.
  1. Come abilitare gli avvisi solo per determinati account e-mail:

Se desideri che Outlook invii notifiche per determinati account di posta elettronica, quelli che ritieni più importanti, puoi configurare il client di posta elettronica per fare esattamente questo. Se desideri visualizzare le notifiche solo per due o più account, questa procedura è pensata per te.

Segui questi passaggi per indicare a Outlook di mostrare solo le notifiche per account specifici:

  • Innanzitutto, devi eseguire o avviare l'applicazione Outlook sul tuo computer.
  • Una volta visualizzata la finestra del programma Outlook, devi controllarne l'angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
  • Ora, dal menu che si apre, devi cliccare su Nuove regole.

Outlook avvierà la finestra Creazione guidata regole.

  • Fare clic sulla regola Applica ai messaggi che ricevo modello per continuare.
  • Ora, supponendo che tu sia nella sezione Condizione, devi selezionare il parametro Attraverso l'account specificato.
  • Qui, nella parte inferiore della casella, è necessario fare clic sul collegamento Specificato.
  • Ora devi selezionare gli account per i quali desideri visualizzare gli avvisi.
  • Fare clic su Avanti.
  • Ora devi scegliere l'azione Visualizza un avviso desktop.
  • E infine, per affermare le cose e abilitare la regola che hai creato, devi fare clic su Fine.

Se hai fatto tutto correttamente, riceverai avvisi solo per gli account e-mail che hai specificato (e nient'altro).

  1. Come ricevere notifiche di Outlook solo per e-mail importanti; come ricevere avvisi e-mail quando è coinvolto un mittente specifico:

Qui, intendiamo mostrarti come contrassegnare un'e-mail da un mittente specifico come importante e configurare Outlook per mostrare solo gli avvisi per i messaggi di questo mittente. La configurazione proposta è utile se non vuoi disturbarti con le email di altri mittenti o caselle di posta.

Segui queste istruzioni per forzare Outlook ad avvisarti solo quando un messaggio proviene da un mittente specifico:

  • Innanzitutto, devi avviare o aprire l'app Outlook sul tuo computer.
  • Una volta visualizzata la finestra di Outlook, devi passare al suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
  • Dal menu vicino all'angolo sinistro della finestra, devi fare clic su Opzioni.
  • Supponendo che tu sia ora nella schermata Opzioni di Outlook, devi controllare l'elenco vicino al riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.
  • Ora devi individuare la sezione Arrivo del messaggio. Lì, devi deselezionare tutti i parametri (fai clic sulle loro caselle di controllo, se necessario).
  • Fare clic sul pulsante OK (vicino alla parte inferiore della finestra).

Ora devi passare a creare una regola per le email importanti da un mittente specifico. Continua con queste istruzioni:

  • Supponendo che tu sia nella finestra dell'applicazione Outlook, devi fare clic su Regole (vicino alla parte superiore del display).
  • Dall'elenco visualizzato, devi fare clic su Gestisci regole e avvisi.

Outlook visualizzerà ora la finestra di dialogo o finestra Regole e avvisi.

  • Supponendo che tu sia nella scheda Regole e-mail (per impostazione predefinita), devi fare clic sul pulsante Nuova regola.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata regole.

  • Fai clic sulla casella per Riproduci un suono quando ricevo messaggi da qualcuno, se desideri questa funzione. Scegli una casella modello.
  • Ora devi fare clic sul link "persone o gruppo pubblico". Qui devi selezionare il mittente di cui desideri contrassegnare le email come importanti.
  • Fare clic su "riproduci un suono". Qui devi selezionare il suono che preferisci o di cui hai bisogno.
  • E infine, devi fare clic sul pulsante Fine.

Se si torna alla finestra di dialogo o alla finestra Regole e avvisi, è necessario fare clic sul pulsante OK lì (per salvare la regola appena creata).

Ora, se hai seguito correttamente i passaggi precedenti, riceverai solo avvisi per i messaggi dal mittente contrassegnato e verrà riprodotto il suono specificato.

  1. Come ricevere notifiche solo per messaggi importanti; come ricevere avvisi e-mail solo quando è coinvolto un argomento specifico:

Se desideri che Outlook mostri le notifiche per e-mail importanti in base a un argomento specifico, puoi configurare il client di posta elettronica per farlo esattamente. Qui, intendiamo mostrarti come contrassegnare determinate e-mail come importanti in base a un argomento noto e anche forzare Outlook a prendere nota delle cose.

Segui queste istruzioni per forzare Outlook a mostrare gli avvisi per i nuovi messaggi di posta elettronica in base a un argomento specifico:

  • Innanzitutto, devi avviare o eseguire l'app Outlook sul tuo computer.
  • Una volta visualizzata la finestra di Outlook, devi guardare il suo angolo in alto a sinistra e quindi fare clic su File.
  • Controlla il menu vicino all'angolo sinistro della finestra e quindi fai clic su Opzioni.
  • Una volta visualizzata la schermata Opzioni di Outlook, è necessario controllare l'elenco vicino al riquadro di sinistra e quindi fare clic su Posta.
  • Ora devi trovare la sezione Arrivo del messaggio. Lì, devi deselezionare tutti i parametri (fare clic sulle loro caselle di controllo, se è necessario rimuovere i segni).
  • Fare clic sul pulsante OK (nella parte inferiore della finestra).

A questo punto, devi passare alla creazione di una nuova regola che definisca determinate email – in base a un oggetto – come messaggi importanti per i quali devono essere visualizzate le notifiche. Continua con questi passaggi:

  • Qui, supponendo che tu sia tornato alla schermata principale di Outlook, devi fare clic su Regole (un'opzione vicino alla parte superiore del display).
  • Dall'elenco visualizzato, devi fare clic su Gestisci regole e avvisi.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo o finestra di dialogo Regole e avvisi.

  • Nella scheda Regole e-mail, devi fare clic sul pulsante Nuova regola.

Outlook visualizzerà ora la finestra di dialogo o finestra Creazione guidata regole.

  • In Inizia da una regola vuota, devi fare clic su Applica regola sui messaggi che ricevo.
  • Ora devi fare clic sul pulsante Avanti.
  • Supponendo che tu sia ora nella seconda finestra di dialogo o finestra della procedura guidata per le regole, devi farlo:
  1. Fare clic sulla casella Con parole specifiche nell'oggetto (per selezionare questo parametro).
  2. Fare clic sulla casella Parole specifiche (per selezionare questo parametro).
  3. Ora devi riempire la finestra di dialogo Cerca testo con parole o frasi specifiche per l'oggetto dell'email.
  4. Fare clic sul pulsante Aggiungi e quindi fare clic sul pulsante OK per affermare le cose.
  5. Fare clic sul pulsante Avanti.

Qui, supponendo che ci si trovi nella terza finestra di dialogo o finestra della procedura guidata delle regole, è necessario fare clic sulla casella Riproduci un suono (per selezionare questo parametro).

  • Nel passaggio 2, è necessario fare clic sul collegamento audio.
  • E infine, devi fare clic sul pulsante Fine per arrotondare le cose e salvare il tuo lavoro.

Se si torna alla finestra di dialogo o alla finestra Regole e avvisi, è necessario fare clic sul pulsante OK.

Bene, se hai eseguito correttamente le attività sopra, Outlook mostrerà avvisi e riprodurrà suoni solo per le nuove e-mail che contengono le parole o le frasi specificate nei loro argomenti.

  1. Come modificare le regole in Outlook:

Potresti aver notato che nelle operazioni precedenti abbiamo utilizzato la funzione Regole in Outlook per configurare il client di posta in modo che si comporti in un certo modo. Attraverso le regole, puoi indicare a Outlook di avvisarti solo di determinati messaggi di posta per un account di posta elettronica specifico, visualizzare notifiche per determinati tipi di messaggi e così via.

Qui, intendiamo mostrarti come modificare le regole, eliminarle o addirittura disattivarle temporaneamente.

Ad esempio, se si desidera forzare Outlook a visualizzare la finestra di dialogo Avvisi di nuova posta al posto della finestra di dialogo Avviso sul desktop, è necessario procedere come segue:

  • Innanzitutto, devi avviare o eseguire Outlook sul tuo computer.
  • Una volta visualizzata la finestra di Outlook, devi andare nella parte superiore della finestra e quindi fare clic su Home (una delle schede).
  • Intorno alla sezione Sposta, devi controllare e fare clic su Regole.
  • Dall'elenco visualizzato, è necessario selezionare Gestisci regole e avvisi.

Outlook visualizzerà ora la finestra di dialogo Regole e avvisi.

  • Supponendo che tu sia nella scheda Regole e-mail, devi fare clic su Cambia regola (per vedere l'elenco delle opzioni disponibili).
  • Fare clic su Modifica impostazioni regola.

A questo punto, la prima schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole visualizzerà l'elenco delle condizioni che possono essere utilizzate per definire una regola per i messaggi di posta elettronica in arrivo. Nelle procedure precedenti, ti abbiamo indicato di effettuare determinate selezioni. Se desideri apportare modifiche alle condizioni per la regola su cui stai lavorando ora, devi farlo ora. Altrimenti – se non hai intenzione di apportare modifiche – devi cliccare su Avanti.

Allo stesso modo, puoi apportare modifiche sullo schermo che elenca le condizioni che possono essere utilizzate per definire le regole per i messaggi in arrivo. Ad esempio, devi fare clic su Visualizza un avviso desktop per selezionare la casella per questo parametro e quindi fare clic su Avanti per andare avanti.

Se desideri che Outlook visualizzi avvisi che hanno maggiori probabilità di attirare la tua attenzione, devi scorrere l'elenco delle azioni e quindi fare clic sulla casella Visualizza un messaggio specifico nella finestra Avviso nuovo elemento (per ottenere questo parametro selezionato) .

E se desideri personalizzare il messaggio che appare nella finestra di dialogo o nella finestra Avvisi di nuova posta, devi fare clic sul collegamento a un messaggio specifico, che di solito si trova sotto la casella per il passaggio 2. Verrà visualizzata la finestra di dialogo o finestra del messaggio di avviso su adesso. Ora devi riempire la casella di testo in Specifica un messaggio di avviso e quindi fare clic sul pulsante OK per salvare il tuo lavoro.

Se vuoi introdurre nuove eccezioni o rimuovere eccezioni già esistenti, devi fare clic su Avanti. In questo modo, puoi accedere all'elenco delle eccezioni e apportare le modifiche necessarie.

Ad esempio, se vuoi cambiare il nome di una regola o modificare altre opzioni che appaiono nell'ultima schermata della finestra di dialogo Creazione guidata regole, devi fare clic su Avanti (ancora una volta nella schermata Eccezioni). Se questa è l'unica modifica che intendi apportare, ora puoi fare clic sul pulsante Fine (nella schermata Azioni) per confermare e salvare le modifiche apportate.

Al termine dell'attività, la finestra di dialogo Creazione guidata regole verrà chiusa automaticamente. È probabile che torni alla finestra di dialogo Regole e avvisi. Lì, puoi fare clic su OK per chiudere la finestra. Se vuoi eseguire immediatamente la regola su cui hai lavorato, devi fare clic su Esegui regole ora (l'opzione nella parte superiore della scheda Regole e-mail).

Qui, supponendo che tu sia nella finestra di dialogo Esegui regole ora, puoi fare clic sul parametro Seleziona regole (per selezionarlo), fare clic sulla casella di controllo per la regola che desideri eseguire in questo momento, quindi fare clic su Esegui ora. L'app Outlook ora dovrebbe funzionare per eseguire la regola.

La finestra di dialogo o finestra Esegui regole ora, tuttavia, non scomparirà automaticamente. Dovrai fare clic su Chiudi per chiuderlo. Allo stesso modo, è necessario fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo o finestra di dialogo Regole e avvisi. Anche quest'ultimo è improbabile che scompaia automaticamente.

Bene, se hai fatto tutto correttamente, la finestra di dialogo o finestra Avvisi di nuova posta ora inizierà a mostrare il tuo messaggio personalizzato in alto.

CONSIGLIO:

Dato che sei venuto qui per imparare come imporre uno stretto controllo sugli avvisi per le nuove e-mail in Outlook, il che significa che non vuoi che notifiche non essenziali ti distraggano, possiamo tranquillamente presumere che la produttività sia in cima alla tua lista di priorità. Per questo motivo, ti consigliamo di acquistare Auslogics BoostSpeed.

Con il programma consigliato, puoi esplorare e utilizzare funzioni di primo livello per diagnosticare problemi che interessano il tuo sistema, eseguire ottimizzazioni e riparazioni multiple e anche forzare modifiche utili per migliorare le prestazioni del tuo computer.