Cum să primiți alerte numai pentru anumite e-mailuri în Outlook?

Dacă configurați Outlook să preia și să vă gestioneze e-mailul pentru mai multe conturi și, de asemenea, activați alerte desktop pentru e-mailuri noi, atunci veți primi întotdeauna notificări când sosesc e-mailuri noi - și nu va conta dacă noile e-mailuri sunt mesaje importante sau nu. Prin urmare, dacă operați un cont de e-mail privat și unul de afaceri în Outlook, de exemplu, este logic să prioritizați mesajele pentru un cont față de cele pentru celălalt.

În acest ghid, intenționăm să vă arătăm cum să limitați notificările Outlook la numai e-mailurile importante pe Windows 10. De exemplu, dacă utilizați e-mailul privat pentru a primi reclame și buletine informative, atunci puteți indica Outlook să nu mai afișeze alerte de pe desktop pentru acest cont. pentru că pur și simplu notificările nu sunt atât de importante.

Cum să gestionați alertele Outlook pe un computer desktop

Pentru a fi corect, un flux constant de notificări prin e-mail poate perturba gândurile oricui. Dacă nu doriți să dezactivați notificările pentru toate e-mailurile noi din Outlook – mai ales dacă trebuie să continuați să vedeți mesaje importante de serviciu/de afaceri imediat ce sosesc – atunci puteți configura Outlook să vă anunțe numai despre e-mailurile importante.

Pentru aproape orice situație, există proceduri utile de care puteți profita pentru a forța Outlook să se comporte corespunzător (așa cum doriți).

Cum să dezactivați alertele de e-mail noi:

Dacă v-ați săturat să vedeți mesaje noi și nu doriți deloc să primiți notificări, atunci puteți dezactiva noile alerte prin e-mail. Mișcarea aici este totuși extremă și nu o recomandăm.

1. Acestea sunt instrucțiunile pe care trebuie să le urmați pentru a dezactiva noile alerte prin e-mail:

• Mai întâi, trebuie să deschideți sau să rulați aplicația Outlook pe computer.
• Presupunând că fereastra Outlook este acum pe ecranul computerului dvs., trebuie să faceți clic pe meniul Fișier.
• Din lista prezentată, faceți clic pe Opțiuni.
• Pe ecranul Opțiuni, trebuie să verificați lista din panoul din stânga și apoi să faceți clic pe Mail.

Veți fi direcționat către fila Mail acum.

• Acum, trebuie să localizați secțiunea Sosire mesaj (defilați în jos dacă este necesar).
• Odată ce vedeți parametrul Afișare alertă desktop, trebuie să faceți clic pe caseta de selectare a acestuia pentru a-l dezactiva.
• Acum, trebuie să faceți clic pe butonul OK pentru a confirma lucrurile și a reveni la ecranul principal al Outlook.

Dacă ați făcut totul corect, Outlook va lua notă de noua configurație și va înceta să vă alerteze despre noile e-mailuri.

2. Cum să dezactivați alertele pentru un anumit cont de e-mail; cum să activați alertele pentru toate conturile de e-mail, cu excepția unuia:

Dacă doriți ca Outlook să nu vă mai avertizeze despre noile e-mailuri într-un anumit cont de e-mail (să zicem e-mailul dvs. privat, de exemplu), atunci procedura de aici este pentru dvs.

Urmați aceste instrucțiuni pentru a configura Outlook să nu mai afișeze notificări pentru un anumit cont de e-mail (în timp ce permiteți notificările pentru alte conturi):

• Mai întâi, trebuie să rulați sau să deschideți aplicația Outlook pe computer.
• Odată ce fereastra Outlook apare pe ecran, trebuie să vă uitați la colțul din stânga sus și apoi să faceți clic pe Fișier.
• Din lista care apare, trebuie să faceți clic pe Gestionare reguli și alerte.
• Acum, trebuie să faceți clic pe Reguli noi.

Outlook va afișa fereastra Rule Wizard.

• Aici, trebuie să faceți clic pe Aplicați regula la mesajele primite (unul dintre șabloane).
• Acum, trebuie să treceți la Condiție. Faceți clic pe Următorul.

Outlook va afișa un alt prompt acum.

• Faceți clic pe butonul Da din nou pentru a continua cu sarcina.
• Acum, sub lista Acțiuni, trebuie să faceți clic pe Afișați o alertă pe desktop.
• Faceți clic pe Următorul.
• Acum, trebuie să selectați sau să specificați excepția. Alegeți Cu excepția contului specificat.
• Aici, trebuie să bifați partea de jos a casetei și să faceți clic pe linkul Specificat de acolo.
• Și, în sfârșit, trebuie să faceți clic pe Terminare pentru a confirma lucrurile și a activa noua regulă pe care tocmai ați creat-o.

3. Cum să activați alertele numai pentru anumite conturi de e-mail:

Dacă doriți ca Outlook să trimită notificări pentru anumite conturi de e-mail – cele pe care le considerați cele mai importante – atunci puteți configura clientul de e-mail să facă exact asta. Dacă doriți să vedeți notificări pentru doar două sau mai multe conturi, atunci această procedură este destinată dvs.

Parcurgeți acești pași pentru a instrui Outlook să afișeze numai notificări pentru anumite conturi:

• Mai întâi, trebuie să rulați sau să lansați aplicația Outlook pe computer.
• Odată ce apare fereastra programului Outlook, trebuie să verificați colțul din stânga sus și apoi să faceți clic pe Fișier.
• Acum, din meniul care apare, trebuie să faceți clic pe Reguli noi.

Outlook va declanșa fereastra Rule Wizard.

• Faceți clic pe șablonul Aplicați regula la mesajele pe care le primesc pentru a continua.
• Acum, presupunând că vă aflați în secțiunea Condiție, trebuie să selectați parametrul Prin contul specificat.
• Aici, în partea de jos a casetei, trebuie să faceți clic pe linkul Specificat.
• Acum, trebuie să selectați conturile pentru care doriți să vedeți alerte.
• Faceți clic pe Următorul.
• Acum, trebuie să alegeți acțiunea Afișați o alertă pe desktop.
• Și, în sfârșit, pentru a afirma lucrurile și a activa regula pe care ați creat-o, trebuie să faceți clic pe Terminare.

Dacă ați făcut totul corect, atunci veți primi alerte doar pentru conturile de e-mail pe care le-ați specificat (și nimic mai mult).

4. Cum să primiți notificări Outlook numai pentru e-mailurile importante; cum să primiți alerte prin e-mail atunci când este implicat un anumit expeditor:

Aici, intenționăm să vă arătăm cum puteți marca un e-mail de la un anumit expeditor ca important și să configurați Outlook pentru a afișa numai alerte pentru mesajele de la acest expeditor. Configurarea propusă este utilă dacă nu doriți să vă deranjați cu e-mailurile de la alți expeditori sau cutii poștale.

Urmați aceste instrucțiuni pentru a forța Outlook să vă avertizeze numai atunci când un mesaj vine de la un anumit expeditor:

• Mai întâi, trebuie să porniți sau să deschideți aplicația Outlook pe computer.
• Odată ce apare fereastra Outlook, trebuie să navigați în colțul din stânga sus și apoi să faceți clic pe Fișier.
• Din meniul din colțul din stânga ferestrei, trebuie să faceți clic pe Opțiuni.
• Presupunând că vă aflați acum pe ecranul Opțiuni Outlook, trebuie să verificați lista din apropierea panoului din stânga și apoi să faceți clic pe Mail.
• Acum, trebuie să găsiți secțiunea Sosire mesaj. Acolo, trebuie să deselectați toți parametrii (dați clic pe casetele lor de selectare – dacă este necesar).
• Faceți clic pe butonul OK (aproape de partea de jos a ferestrei).

Acum, trebuie să treceți la crearea unei reguli pentru e-mailurile importante de la un anumit expeditor. Continuați cu aceste instrucțiuni:

• Presupunând că vă aflați în fereastra aplicației Outlook, trebuie să faceți clic pe Reguli (aproape în partea de sus a afișajului).
• Din lista care apare, trebuie să faceți clic pe Gestionare reguli și alerte.

Outlook va afișa dialogul sau fereastra Reguli și alerte acum.

• Presupunând că vă aflați în fila Reguli de e-mail (în mod implicit), trebuie să faceți clic pe butonul Regulă nouă.

Caseta de dialog Rules Wizard va fi afișată acum.

• Faceți clic pe caseta pentru Redați un sunet când primesc mesaje de la cineva - dacă doriți această funcție. Alegeți o casetă de șablon.
• Acum, trebuie să faceți clic pe linkul „persoane sau grup public”. Aici, trebuie să selectați expeditorul ale cărui e-mailuri doriți să le marcați ca importante.
• Faceți clic pe „redați un sunet”. Aici, trebuie să selectați sunetul de care preferați sau de care aveți nevoie.
• Și, în sfârșit, trebuie să faceți clic pe butonul Terminare.

Dacă revii la dialogul sau fereastra Reguli și alerte, trebuie să dai clic pe butonul OK de acolo (pentru a salva regula pe care tocmai ai creat-o).

Acum, dacă ați urmat corect pașii de mai sus, atunci veți primi alerte doar pentru mesajele de la expeditorul marcat și va fi redat sunetul specificat.

5. Cum să primiți notificări numai pentru mesajele importante; cum să primiți alerte prin e-mail numai atunci când este implicat un anumit subiect:

Dacă doriți ca Outlook să afișeze notificări pentru e-mailurile importante pe baza unui subiect specific, atunci puteți configura clientul de e-mail să facă exact asta. Aici, intenționăm să vă arătăm cum să marcați anumite e-mailuri ca importante pe baza unui subiect cunoscut și, de asemenea, cum să forțați Outlook să ia notă de lucruri.

Urmați aceste instrucțiuni pentru a forța Outlook să afișeze alerte pentru noile e-mailuri bazate pe un anumit subiect:

• Mai întâi, trebuie să porniți sau să rulați aplicația Outlook pe computer.
• Odată ce apare fereastra Outlook, trebuie să vă uitați la colțul din stânga sus și apoi să faceți clic pe Fișier.
• Verificați meniul din colțul din stânga ferestrei și apoi faceți clic pe Opțiuni.
• Odată ce apare ecranul Opțiuni Outlook, trebuie să verificați lista din apropierea panoului din stânga și apoi să faceți clic pe Mail.
• Acum, trebuie să găsiți secțiunea Sosire mesaj. Acolo, trebuie să deselectați toți parametrii (dați clic pe casetele lor de selectare – dacă trebuie să eliminați marcajele).
• Faceți clic pe butonul OK (în partea de jos a ferestrei).

În acest moment, trebuie să treceți la crearea unei noi reguli care definește anumite e-mailuri – pe baza unui subiect – ca mesaje importante pentru care trebuie să fie afișate notificări. Continuați cu acești pași:

• Aici, presupunând că vă întoarceți la ecranul principal Outlook, trebuie să faceți clic pe Reguli (o opțiune aproape de partea de sus a afișajului).
• Din lista care apare, trebuie să faceți clic pe Gestionare reguli și alerte.

Dialogul sau fereastra Reguli și alerte va fi afișată acum.

• Sub fila Reguli de e-mail, trebuie să faceți clic pe butonul Regulă nouă.

Outlook va afișa acum dialogul sau fereastra Rules Wizard.

• Sub Începeți de la o regulă necompletată, trebuie să faceți clic pe Aplicați regula la mesajele pe care le primesc.
• Acum, trebuie să faceți clic pe butonul Următorul.
• Presupunând că acum vă aflați în a doua fereastră sau dialog Rules Wizard, trebuie să faceți acest lucru:

1. Faceți clic pe caseta pentru Cu anumite cuvinte în subiect (pentru a selecta acest parametru).
2. Faceți clic pe caseta pentru Cuvinte specifice (pentru a selecta acest parametru).
3. Acum, trebuie să completați caseta de dialog Căutare text cu anumite cuvinte sau expresii pentru subiectul e-mailului.
4. Faceți clic pe butonul Adăugați și apoi faceți clic pe butonul OK pentru a confirma lucrurile.
5. Faceți clic pe butonul Următorul.

Aici, presupunând că vă aflați în a treia fereastră sau dialog Rules Wizard, trebuie să faceți clic pe caseta Redare un sunet (pentru a selecta acest parametru).

• Sub Pasul 2, trebuie să faceți clic pe linkul a sunet.
• Și, în sfârșit, trebuie să faceți clic pe butonul Terminare pentru a rotunji lucrurile și a vă salva munca.

Dacă sunteți dus înapoi la dialogul sau fereastra Reguli și alerte, trebuie să faceți clic pe butonul OK.

Ei bine, dacă ați efectuat corect sarcinile de mai sus, atunci Outlook va afișa doar alerte și va reda sunete pentru noile e-mailuri care conțin cuvintele sau expresiile specificate în subiectele lor.

6. Cum se editează regulile în Outlook:

Poate ați observat că în operațiunile de mai sus am folosit funcția Reguli din Outlook pentru a configura clientul de e-mail să se comporte într-un anumit mod. Prin reguli, puteți instrui Outlook să vă alerteze numai despre anumite e-mailuri pentru un anumit cont de e-mail, să afișeze notificări pentru anumite tipuri de mesaje și așa mai departe.

Aici, intenționăm să vă arătăm cum să modificați regulile, să le ștergeți sau chiar să le dezactivați temporar.

De exemplu, dacă doriți să forțați Outlook să afișeze dialogul New Mail Alerts în locul casei de dialog Desktop Alert, atunci trebuie să faceți acest lucru:

• În primul rând, trebuie să porniți sau să rulați Outlook pe computer.
• Odată ce apare fereastra Outlook, trebuie să mergeți în partea de sus a ferestrei și apoi să faceți clic pe Acasă (una dintre file).
• În jurul secțiunii Mutare, trebuie să verificați și să faceți clic pe Reguli.
• Din lista care apare, trebuie să selectați Gestionare reguli și alerte.

Outlook va afișa acum caseta de dialog Reguli și alerte.

• Presupunând că vă aflați în fila Reguli de e-mail, trebuie să faceți clic pe Modificare regulă (pentru a vedea lista de opțiuni disponibile).
• Faceți clic pe Editați setările regulilor.

În acest moment, primul ecran al dialogului Rules Wizard va afișa lista de condiții care pot fi utilizate pentru a defini o regulă pentru mesajele de e-mail primite. În procedurile anterioare, v-am îndrumat să faceți anumite selecții. Dacă doriți să faceți modificări în condițiile regulii la care lucrați acum, atunci trebuie să faceți acest lucru acum. În caz contrar, dacă nu aveți intenția de a face modificări, trebuie să faceți clic pe Următorul.

În mod similar, puteți face modificări pe ecranul care listează condițiile care pot fi utilizate pentru a defini regulile pentru mesajele primite. De exemplu, trebuie să faceți clic pe Display a Desktop Alert pentru a selecta caseta pentru acest parametru și apoi faceți clic pe Next pentru a continua cu lucrurile.

Dacă doriți ca Outlook să afișeze alerte care au mai multe șanse să vă atragă atenția, atunci trebuie să defilați în jos prin lista de acțiuni și apoi să faceți clic pe caseta pentru Afișare un mesaj specific din fereastra New Item Alert (pentru a selecta acest parametru) .

Și dacă doriți să personalizați mesajul care apare sub fereastra sau dialogul Alerte e-mail noi, atunci trebuie să faceți clic pe linkul unui mesaj specific, care se află de obicei sub caseta pentru Pasul 2. Va fi adusă fereastra sau dialogul Mesaj de alertă. sus acum. Acum, trebuie să completați caseta de text de sub Specificați un mesaj de alertă și apoi faceți clic pe butonul OK pentru a vă salva munca.

Dacă doriți să introduceți noi excepții sau să eliminați excepțiile deja existente, atunci trebuie să faceți clic pe Următorul. În acest fel, puteți accesa lista de excepții și puteți face modificările de care aveți nevoie.

De exemplu, dacă doriți să schimbați numele unei reguli sau să modificați alte opțiuni care apar pe ultimul ecran al dialogului Rules Wizard, atunci trebuie să faceți clic pe Următorul (încă o dată pe ecranul Excepții). Dacă aceasta este singura modificare pe care intenționați să o faceți, acum puteți face clic pe butonul Terminare (pe ecranul Acțiuni) pentru a confirma și a salva modificările pe care le-ați făcut.

La sfârșitul sarcinii, dialogul Rules Wizard va fi închis automat. Probabil că veți reveni la caseta de dialog Reguli și alerte. Acolo, puteți face clic pe OK pentru a închide fereastra. Dacă doriți să executați imediat regula la care tocmai ați lucrat, atunci trebuie să faceți clic pe Run Rules Now (opțiunea din partea de sus a filei Reguli de e-mail).

Aici, presupunând că vă aflați în dialogul Executați regulile acum, puteți face clic pe parametrul Selectați reguli (pentru a-l selecta), faceți clic pe caseta de selectare pentru regula pe care doriți să o executați chiar acum și apoi faceți clic pe Executare acum. Aplicația Outlook ar trebui să funcționeze acum pentru a rula regula.

Cu toate acestea, fereastra sau dialogul Run Rules Now nu va dispărea automat. Va trebui să faceți clic pe Închidere pentru a-l închide. În mod similar, trebuie să faceți clic pe OK pentru a închide fereastra sau dialogul Reguli și alerte. Este puțin probabil ca acesta din urmă să dispară automat.

Ei bine, dacă ați făcut totul corect, atunci dialogul sau fereastra New Mail Alerts va începe să arate mesajul personalizat în partea de sus.

BACSIS:

Deoarece ați venit aici pentru a afla cum să impuneți un control strict asupra alertelor pentru noile e-mailuri în Outlook - ceea ce înseamnă că nu doriți ca notificările neesențiale să vă distragă atenția - putem presupune cu siguranță că productivitatea este pe lista dvs. de priorități. Din acest motiv, vă recomandăm să obțineți Auslogics BoostSpeed.

Cu programul recomandat, puteți să explorați și să utilizați funcții de nivel superior pentru a diagnostica problemele care vă afectează sistemul, a executa mai multe optimizări și reparații și, de asemenea, pentru a forța modificări utile pentru a îmbunătăți performanța computerului.