Cum să lupți împotriva oboselii la întâlniri [+ Meeting Detox Playbook]

Pe măsură ce continuăm să navigăm în lumea muncii de la distanță, a devenit clar că una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile și angajații este „întâmpinarea oboselii”. Numărul de întâlniri virtuale pe care oamenii la care se așteaptă să participe în fiecare zi îi lasă pe angajați să se simtă copleșiți și epuizați.

Acesta este, într-o oarecare măsură, un rezultat al schimbării dramatice a modului în care lucrăm în urma pandemiei, o schimbare care a avut loc practic peste noapte. Lucrarea la distanță a crescut semnificativ în ultimii ani și, odată cu aceasta, a crescut și numărul de întâlniri virtuale.

Deși asta nu înseamnă că oamenii nu au petrecut mult timp în întâlniri înainte de COVID, mediul în care au loc multe dintre acele întâlniri s-a schimbat. În loc să alerge dintr-o sală de conferințe în alta, oamenii caută linkurile Zoom potrivite.

Necesitatea aparentă ca mai mulți oameni să se reunească și să colaboreze, să discute progresul proiectelor și să depășească obstacolele rămâne aceeași. De fapt, numărul de întâlniri la care oamenii au participat în fiecare zi a crescut, deoarece locurile de muncă au devenit complet îndepărtate în perioada de vârf a pandemiei, o tendință care va continua probabil pe măsură ce munca la distanță crește.

Potrivit „Future Workforce Pulse Report” al lui Upwork, 36,2 milioane de americani vor lucra de la distanță până în 2025 - aceasta este o creștere de 90% față de nivelurile pre-pandemie și 22% din întreaga forță de muncă americană.

Acest lucru creează o nouă problemă pe care organizațiile trebuie să o abordeze, deoarece prea multe întâlniri pot duce la epuizare, productivitate redusă și scăderea sănătății și bunăstării în rândul angajaților. De aceea este important să înțelegeți ce este oboseala întâlnită, de ce este dăunătoare și, cel mai important, cum să o combateți.

În acest articol, vă vom oferi un ghid pas cu pas pentru a înlocui întâlnirile și pentru a vă ajuta să luptați cu oboseala întâlnirilor, astfel încât să puteți fi mai productiv și mai concentrat la locul de muncă.

Ce înseamnă întâmpinarea oboselii?

Deci, ce este oboseala întâlnirii virtuale?...

Când munca la distanță a devenit mai comună, mulți oameni au văzut-o ca pe o mare oportunitate de a-și face treaba cu o mai mare flexibilitate și de a găsi un echilibru mai bun între viața personală și locul de muncă. Cu toate acestea, pe măsură ce munca la distanță a crescut în popularitate, a adus cu sine un nou set de provocări, inclusiv oboseala întâlnirii virtuale.

Întrucât întâlnirile virtuale devenind mijlocul principal de comunicare, mulți oameni au început să experimenteze o creștere a numărului de întâlniri la care trebuiau să participe în fiecare zi. Apoi, lovitura COVID-19 și munca la distanță a devenit noua normalitate.

Această schimbare bruscă a intensificat problema întâmpinării oboselii, deoarece oamenii s-au trezit cu un set complet nou de provocări, cum ar fi izolarea crescută, distragerile acasă și granițele neclare între muncă și timpul personal. Ca urmare, mulți oameni au început să se simtă copleșiți și epuizați de fluxul constant de întâlniri virtuale.

Ce este cu adevărat oboseala întâlnirii

Oboseala de întâlnire – precum și „Oboseala de zoom” sau „oboseală virtuală” – este senzația de epuizare și epuizare care provine din participarea la întâlniri în persoană și virtuale pentru perioade lungi de timp. Este rezultatul tensiunii mentale și emoționale constante care rezultă din starea „pornită” ore în șir, care poate fi exacerbată de costul fizic al privirii în mod constant la un ecran.

Gândiți-vă: atunci când vă aflați într-o întâlnire virtuală, trebuie să vă mențineți concentrarea, să fiți atenți la ceea ce se spune și să participați activ la conversație. Acest lucru poate fi deosebit de provocator dacă nu vă aflați în aceeași cameră cu ceilalți participanți, deoarece poate fi mai greu să citiți limbajul corpului și să evaluați indicii sociale.

În plus, lipsa mișcării fizice în timpul unei întâlniri virtuale poate face ușor să te simți stagnant și neliniștit, ceea ce poate contribui și mai mult la sentimentele de oboseală. Toți acești factori pot avea un impact semnificativ asupra sănătății tale mentale, emoționale și fizice, ceea ce afectează în mod natural productivitatea și eficacitatea la locul de muncă - chiar dacă aceasta este masa ta din bucătărie!

Având în vedere toate acestea, este important să recunoaștem semnele pentru a ști cum să combatem oboseala întâlnirii virtuale.

Cum recunoști oboseala întâlnirii?

Recunoașterea simptomelor primare de oboseală Zoom, atât în ​​tine, cât și în ceilalți, este primul pas în a lua măsuri înainte ca aceasta să afecteze bunăstarea și productivitatea ta sau a colegilor tăi.

Iată câteva simptome comune ale oboselii pe care oamenii le pot experimenta:

1. Epuizare : Senzația de oboseală și epuizare după participarea la întâlniri virtuale, chiar dacă acestea nu sunt deosebit de lungi sau intense, poate fi un semn al oboselii întâlnirii. Aceasta poate include, de asemenea, senzația de epuizare mentală și emoțională, precum și oboseala fizică.
   
2. Uitare și dificultăți de concentrare : dacă vi se pare dificil să vă concentrați în timpul întâlnirilor virtuale, este posibil să vă confruntați cu oboseala întâlnirii. Acest lucru se poate manifesta ca o lipsă de interes față de subiectul discutat sau dificultăți de a rămâne implicat pe tot parcursul întâlnirii.
   
3. Dificultate de a menține relații și de a fi prezent : dacă ai fost la telefoane și la întâlniri toată ziua, poți fi iertat că vrei ceva timp pentru tine. Cu toate acestea, dacă te simți în mod frecvent îndepărtat de prieteni și familie, ar putea fi un semn că te întâlnești cu oboseala.
   
4. Iritabilitate sau neliniște : Întâmpinarea oboselii te poate face, de asemenea, să te simți neliniștit și iritabil. În timpul întâlnirilor virtuale, s-ar putea să te trezești sau te chinui să rămâi nemișcat, iar în afara întâlnirilor, te-ai putea găsi ușor iritat de colegii tăi.
   
5. O scădere a productivității : dacă observați o scădere a productivității sau a calității muncii după participarea la întâlniri virtuale, ar putea fi un semn de oboseală Zoom. Acest lucru se poate întâmpla dacă vă simțiți copleșit sau epuizat de participarea la prea multe întâlniri sau dacă întâlnirile în sine nu sunt antrenante sau productive.
   
6. Simptome fizice : Cu ceea ce este unul dintre cele mai grave simptome, întâlnirea cu oboseala vă poate duce chiar să suferiți dureri și dureri fizice reale, cum ar fi dureri musculare, tensiune și insomnie.

Dacă vă confruntați cu oricare dintre aceste simptome, poate fi timpul să luați o pauză și să vă reevaluați abordarea față de întâlnirile virtuale. Recunoscând semnele de oboseală de la început, puteți lua măsuri pentru a preveni ca aceasta să vă afecteze munca și bunăstarea generală, precum și pe cea a angajaților dvs.

De ce programăm atâtea întâlniri?

În ciuda unui consens din ce în ce mai mare conform căruia întâlnirile distrug productivitatea, există încă o credință subiacentă că întâlnirile sunt cel mai bun mod de a comunica și de a colabora cu colegii.

Iată faptele: Întâlnirile oferă o oportunitate de a discuta probleme complexe, de a împărtăși idei și de a primi feedback în timp real, ceea ce poate fi dificil de realizat prin e-mail. Astfel de interacțiuni sunt esențiale pentru a susține colaborarea și creativitatea între echipe.

Deci, deși nu există nicio îndoială că avem nevoie de întâlniri - pentru că cele mai bune întâlniri sunt de fapt destul de grozave - întrebarea este, avem nevoie de atât de multe dintre ele? Și mai important, ce justifică de fapt o întâlnire?

Credem că unele companii trebuie să-și schimbe înțelegerea cu privire la momentul în care întâlnirile au loc și nu trebuie să aibă loc.

De exemplu, dacă o discuție necesită contribuția mai multor persoane, cum ar fi o sesiune de brainstorming, atunci o întâlnire este cu siguranță cea mai bună modalitate de a obține rezultate. Cu toate acestea, dacă o întâlnire va fi doar un transfer unidirecțional de informații (mai degrabă decât un efort de colaborare), atunci puteți obține adesea același rezultat, în mai puțin timp, cu un videoclip bine realizat.

Reevaluând când o întâlnire este și nu este necesară, companiile ar putea economisi literalmente miliarde de dolari în fiecare an. Da, miliarde!

Un studiu despre supraîncărcarea întâlnirilor realizat de Atlassian, a constatat că 45% dintre angajați se simt copleșiți de numărul de întâlniri din programul lor și 47% spun că întâlnirile inutile sunt cea mai mare pierdere de timp la locul de muncă. De asemenea, este important să ne amintim că o întâlnire de o oră cu 10 persoane nu costă doar o oră, ci costă 10 ore de timp de companie.

Raportul lui Atlassian a constatat că un angajat mediu pierde 31 de ore în întâlniri neproductive în fiecare lună. Acum înmulțiți asta cu numărul de angajați din afacerea dvs. (și încercați să nu țipi).

Nu durează mult până se adună tot acest timp, deoarece Atlassian estimează că companiile americane risipesc 37 de miliarde de dolari în fiecare an pe întâlniri inutile. Este timpul ca companiile să găsească o modalitate mai bună și mai productivă pentru ca personalul să folosească timpul companiei.

Deci, de ce încă programăm atâtea întâlniri? Adevărul să fie spus, nu suntem siguri. În zilele noastre, există modalități mult mai eficiente de comunicare și vom arunca o privire la câteva exemple într-un moment.

De ce este dăunător individului și organizației?

În timp ce întâlnirile costă deja companiile o avere, contextul întâlnirilor virtuale poate adăuga straturi suplimentare de complexitate atât pentru persoane fizice, cât și pentru organizații.

Prin însăși natura lor, întâlnirile virtuale sunt nefirești. Acest lucru nu este neapărat un lucru rău și am susține că este mult mai bine să aveți o întâlnire virtuală cu oameni de pe tot globul decât este ca toată lumea să zboare în jurul lumii pentru o întâlnire. Dar tehnologia este relativ nouă și noi, ca oameni, încă ne adaptăm la ea.

Deși știm deja că a te uita la ecranul unui computer prea mult timp nu este bine pentru tine, atunci când vine vorba de a avea întâlniri online, există factori similari care pot contribui la epuizarea întâlnirii.

Acest lucru depășește aspectele tehnice și efectele lucrurilor precum lumina albastră, deoarece există, de asemenea, o diferență semnificativă în modul în care interacționăm cu oamenii online și costul mental al acestui lucru.

Deci, să aruncăm o privire la câțiva dintre factorii unici ai întâlnirilor virtuale care pot contribui la întâmpinarea oboselii.

Cantități excesive de contact vizual de aproape este foarte intens

Într-o întâlnire normală, probabil că îți vei schimba atenția între oamenii care vorbesc, cei care ascultă, notele tale și împrejurimile tale. Cu toate acestea, la un apel Zoom, te uiți la toți, pretutindeni, toți deodată – și este intens!

Această intensitate este sporită de dimensiunea neobișnuit de mare a fețelor oamenilor și a ochilor lor pe ecran, ceea ce îi face să pară mai aproape fizic decât sunt în realitate. Nu se întâmplă adesea să ajungem atât de aproape de fețele oamenilor, iar atunci când o facem este de obicei rezultatul unui moment intim sau al unei confruntări, care sunt ambele situații intense din punct de vedere emoțional.

Creierul nostru este gata să știe acest lucru instinctiv, așa că tot acel contact vizual de aproape în timpul unei întâlniri virtuale este mult mai intens decât ne dăm seama adesea.

Să te vezi în timpul chaturilor video în mod constant în timp real este obositor

Trebuie să recunoști că atunci când nu te uiți la toți ceilalți într-o întâlnire virtuală, probabil că te uiți la tine. Este în regulă, toți o facem, dar să vă vedeți reflectarea digitală de mai multe ori într-o zi este o problemă emoțională.

Studiile sugerează că ești mai critic cu tine când te poți vedea. Are sens, dar aruncarea în permanență la selfie-ul în timp real nu face decât să adauge oboseala întâlnirilor virtuale.

Chaturile video reduc dramatic mobilitatea noastră obișnuită

Cu întâlnirile în persoană, te vei trezi adesea că te muți dintr-o sală de conferințe în alta – dar tot îți muți corpul. Cu întâlnirile virtuale, este mult mai puțin probabil să te ridici și să te plimbi dacă tot ce trebuie să faci este să dai clic pe un link.

Deși există deja o mulțime de cercetări care sugerează că statul pe scaun pentru perioade prelungite de timp este dăunător pentru sănătatea ta, există cercetări în creștere care sugerează că performanța cognitivă este îmbunătățită atunci când te miști. Pe de altă parte, întâlnirile virtuale te vor menține probabil mult timp în aceeași poziție, ceea ce te-ar putea face să te simți neliniștit.

Încărcarea cognitivă este mult mai mare în chat-urile video

Este implicat mult limbajul corpului atunci când vorbești cu cineva în persoană, iar fiecare gest sau expresie mic pe care cineva îl face în timpul unei conversații este crucial pentru modul în care noi, ca oameni, comunicăm în mod natural.

Limbajul corpului ne ajută să ne înțelegem unul pe altul, asigurându-ne în același timp că suntem înțeleși. Cu toate acestea, aceste mici semne și nuanțe nonverbale sunt mult mai greu de detectat la un apel video, ceea ce de multe ori ne face să acordăm mai multă atenție decât suntem obișnuiți într-o conversație.

Chiar și știind acest lucru despre noi înșine funcționează pentru a crește oboseala pe care o simțim, deoarece în mod subconștient depunem mai mult efort pentru a face limbajul corpului nostru mai clar pentru oamenii cu care vorbim virtual.

A trebui să muncim mai mult pentru a trimite și a primi semnalele non-verbale pe care ne bazăm nu face decât să adauge încărcăturii cognitive a unei întâlniri virtuale și este o presiune unică care nu se aplică conversațiilor în persoană.

Ghid pas cu pas pentru înlocuirea întâlnirilor [Meeting Detox Playbook]

Acum, cu o cantitate aproape copleșitoare de dovezi care arată impacturile negative ale prea multor întâlniri și costul oboselii întâlnirii, haideți să aruncăm o privire la câteva dintre modalitățile prin care putem reduce întâlnirile și ameliora simptomele epuizării întâlnirilor.

În această secțiune, vom oferi câteva îndrumări pas cu pas despre modul în care instrumente precum Snagit pot ajuta la atingerea acelorași obiective ca și întâlnirile care vă blochează programul, un fel de Meeting Detox Playbook, dacă doriți.

Pasul 1: Identificați scopurile/obiectivele întâlnirii dvs. și dacă o puteți înlocui sau îmbunătăți

Unul dintre domeniile cheie la care toată lumea poate lucra pentru a reduce numărul de întâlniri la care se așteaptă să participe este să înțeleagă când este cu adevărat necesară o întâlnire, deoarece de multe ori - și știm că veți fi de acord - sunt nu.

Prima și cea mai importantă întrebare pe care trebuie să ți-o pui înainte de a-ți suna echipa în sala de conferințe sau de a trimite o invitație în calendar virtual, este: pentru ce este întâlnirea și ai nevoie de contribuția oamenilor? Dacă nu, atunci probabil că puteți merge mai departe și vă puteți împărtăși progresul prin e-mail.

Pe de altă parte, dacă trebuie să discutați despre un proiect înainte de a trece la etapa următoare, este important să vă gândiți dacă aveți suficiente informații care vă vor permite dvs. și colegilor să luați o decizie. De asemenea, trebuie să anticipați dacă vor exista o mulțime de întrebări sau discuții în jurul problemei, dacă nu, atunci poate conversația poate avea loc prin e-mail.

Există câteva alte considerente de luat în considerare atunci când vine vorba de a ști dacă să programezi o întâlnire sau nu. Pentru a simplifica procesul, am creat o diagramă simplă pentru a vă ajuta.

Când o întâlnire nu este necesară, Snagit este excelent pentru a facilita comunicarea internă rapidă, ușoară și eficientă. De exemplu, feedback-ul unu-la-unu al proiectului poate fi simplificat cu un screencast realizat cu Snagit. În mod similar, sesiunile de antrenament informale pot fi transformate rapid în videoclipuri de antrenament.

Și mai bine, oferind videoclipuri, mai degrabă decât programarea unei întâlniri, le oferiți oamenilor posibilitatea de a acționa sau de a învăța ceva la momentul și ritmul care li se potrivește cel mai bine, ceea ce poate ajuta cu adevărat la îmbunătățirea învățării la distanță.

Cu Snagit, puteți, de asemenea, să îmbogățiți propuneri, prezentări și brainstorming cu ajutorul ajutoarelor vizuale și video. Comunicarea vizuală este absolut esențială atunci când transmiteți idei și informații între oameni, deoarece ajută la furnizarea de context suplimentar și face conceptele mai ușor de digerat.

De fapt, TechSmith a descoperit că companiile care includ elemente vizuale ca parte a comunicațiilor lor interne pot chiar economisi bani!

Pasul 2: Înregistrați-vă videoclipul! (în Snagit, desigur!)

Cu Snagit, nu trebuie să fii Martin Scorsese pentru a face un videoclip. Fie că este vorba de un videoclip educațional sau pur și simplu de o înregistrare pe desktop, Snagit este un instrument simplu și intuitiv care facilitează înregistrarea și distribuirea de conținut video grozav pentru oricine.

De fapt, tipul de videoclipuri pentru care Snagit este perfect poate fi de obicei destul de informal și realizat într-o singură înregistrare. Acestea fiind spuse, există câteva sfaturi de care merită să ții cont data viitoare când faci un videoclip cu Snagit:

• Păstrați videoclipurile scurte și dulci . Înainte de a înregistra, notați câteva puncte din ceea ce doriți să acoperiți, astfel încât să nu uitați nimic.
  
• Includeți camera web . Funcția de imagine în imagine a Snagit vă permite să înregistrați ecranul și camera web în același timp, ceea ce vă va ajuta publicul să înțeleagă indicii non-verbale foarte importante (cum ar fi expresiile faciale) despre care am discutat mai devreme.
  
• Fii clar . Funcția de desenare a ecranului din Snagit vă permite să evidențiați informații importante pe ecran pentru a vă orienta privirea și concentrarea privitorului.

Cu aceste trei sfaturi simple, nu numai că veți putea să vă transmiteți rapid și simplu punctul de vedere unui număr de persoane, dar acești oameni se pot referi la videoclipurile dvs. dacă au nevoie vreodată de un memento.

Pasul 3: Partajați videoclipul oriunde are loc conversația.

Pe lângă faptul că poți înregistra cu ușurință un videoclip, este important să ai instrumente care să-l faci la fel de ușor de partajat cu echipa ta. Din fericire, Snagit oferă o serie de opțiuni de partajare care facilitează trimiterea conținutului prin mai multe platforme, inclusiv Slack și Outlook.

În plus, butonul Share Link al Snagit trimite conținutul dvs. la Screencast, permițând spectatorilor să comenteze și să reacționeze. Această flexibilitate în opțiunile de partajare oferă o experiență mai eficientă și mai eficientă atât pentru tine, cât și pentru publicul tău.

Pe lângă faptul că au instrumentele pentru a face partajarea ușoară, există câteva bune practici care pot optimiza experiența de vizionare și de învățare pentru publicul tău. De exemplu, merită întotdeauna să furnizați durata unui videoclip atunci când îl distribuiți, astfel încât spectatorul să își poată gestiona mai bine timpul și să aloce suma necesară pentru a interacționa eficient cu conținutul dvs.

Mai mult, stabilirea de așteptări clare cu privire la modul și când așteptați un răspuns la videoclipul dvs. vă poate ajuta să vă asigurați că comunicarea rămâne productivă și concentrată.

Sfaturi pentru desfășurarea eficientă a întâlnirilor

Indiferent cât de mult ai reuși să reduceți întâlnirile din programul dvs., acestea vor fi totuși o parte necesară a lucrului, deoarece, așa cum am spus mai înainte, întâlnirile pot fi grozave atunci când sunt făcute corect. Dar chiar acolo este cheia: a face întâlnirile în mod corespunzător.

Deci, dacă sunteți 100% încrezător că programarea unei întâlniri este cea mai bună modalitate de a merge mai departe cu un proiect sau o sarcină, asigurați-vă că țineți cont de aceste sfaturi pentru întâlniri:

Evitați multitaskingul

Oricât de tentant ar fi să trimiți sau să răspunzi la un e-mail în timpul unei întâlniri virtuale, ceea ce ar trebui să faci cu adevărat este să te concentrezi pe sarcina în cauză. Înțelegem dorința de a dori să facem cât mai mult posibil în cel mai mic timp, dar cercetările arată că multitasking și comutarea între sarcini pot costa de fapt până la 40% din timpul tău productiv.

Data viitoare când participați la o întâlnire virtuală, închideți toate filele care vă pot distrage atenția și încercați să dezactivați notificările prin e-mail și chat. Și dacă vedeți un e-mail, amintiți-vă că poate aștepta 10-15 minute.

Păstrați întâlnirile scurte

Încercați să păstrați durata unei întâlniri cât mai scurtă posibil și să fiți clar (și strict) în stabilirea și respectarea agendei. Cu cât o întâlnire durează mai mult, cu atât oamenii vor fi mai plictisiți și mai puțin investiți în discuție – ceea ce duce în cele din urmă la oboseala întâlnirii.

Întâlnirile depășesc de obicei atunci când apar întrebări noi și conversațiile se îndepărtează de subiect. Aici poate fi utilă „Tehnica parcării”, care în esență dictează ca orice subiecte sau întrebări noi ridicate într-o întâlnire (care nu au fost pe ordinea de zi) să fie puse în „parcare” pentru a fi discutate la un alt moment. Este incredibil de simplu, dar va face foarte mult pentru a menține întâlnirile pe drumul cel bun.

Reduceți stimulii de pe ecran

Am vorbit deja despre cum se întâmplă multe în întâlnirile virtuale. Cu mai multe fețe (inclusiv pe ale tale) și fundaluri pe care să le privești, este ușor ca creierul tău să devină suprastimulat, ceea ce se adaugă la oboseala întâlnirii virtuale.

Din fericire, prevenirea acestui lucru este, de asemenea, destul de ușoară, deoarece dvs. (și colegii dvs.) puteți reduce pur și simplu ceea ce este pe ecran. Una dintre cele mai ușoare modalități de a face acest lucru este să încercați să vă ascundeți propria cameră de pe ecran, ceea ce va ajuta cu adevărat la reducerea efectelor oboselii întâlnirii virtuale.

Ați putea chiar sugera tuturor să-și oprească camera web atunci când nu vorbesc, deoarece acest lucru îi va ajuta pe toți participanții să se concentreze.

Încurajați participanții să folosească un fundal simplu

Pentru a duce reducerea stimulilor cu un pas mai departe, încercați să-i faceți pe toți cei din întâlnire să-și estompeze fundalul. Este un pas mic și simplu care poate avea un impact mare asupra combaterii oboselii.

De asemenea, se va asigura că nimeni nu este tentat să încerce să descopere titlurile de pe raftul tuturor celorlalți! Toate aceste detalii minuscule se adaugă atunci când creierul tău încearcă să proceseze fiecare detaliu vizual din sala de ședințe – este atât distragător, cât și intens!

Comutați la apeluri telefonice sau e-mail

Dacă vă simțiți puțin micșorat, există șanse mari și oamenii cu care sunteți gata să vă întâlniți, mai ales dacă este târziu după-amiaza, spre sfârșitul săptămânii.

Având în vedere acest lucru, nu este absolut nimic rău în a sugera un apel telefonic, mai ales dacă întâlnești doar o altă persoană. Trimițând un e-mail politicos și prietenos înainte de întâlnire prin care vă cereți să primiți un apel telefonic, ați putea reduce oboseala întâlnirii pentru amândoi.

Probabil că vor fi la fel de uşuraţi să primească e-mailul dvs. precum veţi fi atunci când vă vor răspunde: „Da, desigur!”

Întrebări frecvente privind oboseala