So bekämpfen Sie Meeting-Müdigkeit [+ Meeting Detox Playbook]

Während wir uns weiterhin in der Welt der Remote-Arbeit zurechtfinden, wird deutlich, dass eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und Mitarbeiter die „Meeting-Müdigkeit“ ist. Die Anzahl der virtuellen Meetings, an denen Menschen täglich teilnehmen müssen, führt dazu, dass sich die Mitarbeiter überfordert und ausgebrannt fühlen.

Dies ist zu einem gewissen Grad eine Folge der dramatischen Veränderung unserer Arbeitsweise nach der Pandemie, die praktisch über Nacht erfolgte. Die Remote-Arbeit hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen und damit auch die Zahl der virtuellen Meetings.

Das heißt zwar nicht, dass die Menschen vor Corona nicht viel Zeit in Meetings verbracht hätten, aber das Medium, in dem viele dieser Meetings stattfinden, hat sich verändert. Anstatt von einem Konferenzraum zum nächsten zu rennen, suchen die Leute nach den richtigen Zoom-Links.

Das offensichtliche Bedürfnis, dass mehrere Personen zusammenkommen und zusammenarbeiten, den Fortschritt von Projekten besprechen und Hindernisse überwinden, bleibt bestehen. Tatsächlich ist die Zahl der Meetings, an denen die Menschen jeden Tag teilnehmen, gestiegen, da die Arbeitsplätze während des Höhepunkts der Pandemie komplett auf Remote-Arbeit umgestellt wurden, ein Trend, der sich mit zunehmender Remote-Arbeit wahrscheinlich fortsetzen wird.

Laut dem „Future Workforce Pulse Report“ von Upwork werden bis 2025 36,2 Millionen Amerikaner aus der Ferne arbeiten – das sind 90 % mehr als vor der Pandemie und 22 % der gesamten amerikanischen Arbeitskräfte.

Dadurch entsteht ein neues Problem, mit dem sich Unternehmen auseinandersetzen müssen, da zu viele Besprechungen zu Burnout, verminderter Produktivität sowie schlechterer Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter führen können. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, was Meeting-Müdigkeit ist, warum sie schädlich ist und vor allem, wie man sie bekämpfen kann.

In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ersetzen von Besprechungen und helfen Ihnen, die Besprechungsmüdigkeit zu bekämpfen, damit Sie bei der Arbeit produktiver und konzentrierter sein können.

Was ist Meetingmüdigkeit?

Was ist also „Müdigkeit bei virtuellen Meetings“?…

Als Fernarbeit immer häufiger vorkam, sahen viele Menschen darin eine großartige Gelegenheit, ihre Arbeit flexibler zu erledigen und eine bessere Balance zwischen Privatleben und Arbeit zu finden. Mit zunehmender Beliebtheit der Remote-Arbeit brachte dies jedoch eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich, darunter auch die Ermüdung bei virtuellen Meetings.

Da virtuelle Meetings zum primären Kommunikationsmittel wurden, erlebten viele Menschen einen Anstieg der Anzahl an Meetings, an denen sie jeden Tag teilnehmen sollten. Dann kam die Corona-Krise und Fernarbeit wurde zur neuen Normalität.

Dieser plötzliche Wandel verschärfte das Problem der Meeting-Müdigkeit, da die Menschen sich mit einer ganzen Reihe neuer Herausforderungen konfrontiert sahen, wie zunehmender Isolation, Ablenkungen zu Hause und verschwommenen Grenzen zwischen Arbeit und Privatzeit. Infolgedessen fühlten sich viele Menschen durch den ständigen Strom virtueller Meetings überfordert und ausgebrannt.

Was Meeting-Müdigkeit wirklich ist

Meeting-Müdigkeit – ebenso wie „Zoom-Müdigkeit“ oder „virtuelle Müdigkeit“ – ist das Gefühl der Erschöpfung und des Burnouts, das durch die Teilnahme an persönlichen und virtuellen Meetings über einen längeren Zeitraum entsteht. Es ist das Ergebnis der ständigen mentalen und emotionalen Belastung, die dadurch entsteht, dass man stundenlang „on“ ist, und die durch die körperliche Belastung, die das ständige Starren auf einen Bildschirm mit sich bringt, noch verschlimmert werden kann.

Denken Sie darüber nach: Wenn Sie an einem virtuellen Meeting teilnehmen, wird von Ihnen erwartet, dass Sie den Fokus behalten, aufmerksam auf das Gesagte achten und sich aktiv an der Konversation beteiligen. Dies kann besonders schwierig sein, wenn Sie sich nicht im selben Raum wie die anderen Teilnehmer befinden, da es schwieriger sein kann, die Körpersprache zu lesen und soziale Signale einzuschätzen.

Darüber hinaus kann der Mangel an körperlicher Bewegung während eines virtuellen Meetings dazu führen, dass man sich leicht stagniert und unruhig fühlt, was wiederum zu Müdigkeitsgefühlen beitragen kann. All diese Faktoren können einen erheblichen Einfluss auf Ihre geistige, emotionale und körperliche Gesundheit haben, was sich natürlich auch auf die Produktivität und Effektivität am Arbeitsplatz auswirkt – selbst wenn das Ihr Küchentisch ist!

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Anzeichen zu erkennen, um zu wissen, wie man der Müdigkeit bei virtuellen Meetings entgegenwirken kann.

Woran erkennt man Meeting-Müdigkeit?

Das Erkennen der primären Zoom-Müdigkeitssymptome sowohl bei Ihnen selbst als auch bei anderen ist der erste Schritt zum Ergreifen von Maßnahmen, bevor sie das Wohlbefinden und die Produktivität von Ihnen oder Ihren Kollegen beeinträchtigen.

Hier sind einige häufige Symptome von Meeting-Müdigkeit, die bei Menschen auftreten können:

1. Erschöpfung : Sich nach der Teilnahme an virtuellen Meetings müde und ausgelaugt zu fühlen, auch wenn diese nicht besonders lang oder intensiv sind, kann ein Zeichen für Meeting-Müdigkeit sein. Dazu kann auch das Gefühl geistiger und emotionaler Erschöpfung sowie körperlicher Erschöpfung gehören.
   
2. Vergesslichkeit und Konzentrationsschwierigkeiten : Wenn es Ihnen schwerfällt, sich bei virtuellen Meetings zu konzentrieren, kann es sein, dass Sie unter Besprechungsmüdigkeit leiden. Dies kann sich in mangelndem Interesse am besprochenen Thema oder in Schwierigkeiten äußern, sich während des gesamten Meetings zu engagieren.
   
3. Schwierigkeiten, Beziehungen aufrechtzuerhalten und präsent zu sein : Wenn Sie den ganzen Tag telefonieren und in Besprechungen sind, kann es Ihnen verziehen werden, dass Sie etwas Zeit für sich selbst haben möchten. Wenn Sie sich jedoch häufig von Freunden und Familie distanziert fühlen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie bei Meetings müde sind.
   
4. Reizbarkeit oder Unruhe : Müdigkeit kann auch dazu führen, dass Sie sich unruhig und gereizt fühlen. Während virtueller Besprechungen kann es vorkommen, dass Sie unruhig werden oder Schwierigkeiten haben, ruhig zu bleiben, und außerhalb von Besprechungen könnten Sie leicht von Ihren Kollegen gereizt sein.
   
5. Ein Rückgang der Produktivität : Wenn Sie nach der Teilnahme an virtuellen Meetings einen Rückgang Ihrer Produktivität oder der Qualität Ihrer Arbeit bemerken, könnte dies ein Zeichen für Zoom-Müdigkeit sein. Dies kann passieren, wenn Sie sich durch die Teilnahme an zu vielen Besprechungen überfordert oder ausgebrannt fühlen oder wenn die Besprechungen selbst nicht ansprechend oder produktiv sind.
   
6. Körperliche Symptome : Bei einem der schwerwiegenderen Symptome kann die Ermüdung sogar dazu führen, dass Sie unter tatsächlichen körperlichen Schmerzen wie Muskelschmerzen, Verspannungen und Schlaflosigkeit leiden.

Wenn bei Ihnen eines dieser Symptome auftritt, ist es möglicherweise an der Zeit, eine Pause einzulegen und Ihren Ansatz für virtuelle Meetings zu überdenken. Indem Sie die Anzeichen von Besprechungsmüdigkeit frühzeitig erkennen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass sich diese auf Ihre Arbeit und das allgemeine Wohlbefinden sowie das Ihrer Mitarbeiter auswirkt.

Warum planen wir so viele Meetings?

Obwohl der Konsens darüber wächst, dass Besprechungen die Produktivität beeinträchtigen, herrscht immer noch die Überzeugung vor, dass Besprechungen die beste Möglichkeit sind, mit Kollegen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Hier sind die Fakten: Meetings bieten die Möglichkeit, komplexe Themen zu besprechen, Ideen auszutauschen und Feedback in Echtzeit zu erhalten, was per E-Mail schwer zu erreichen sein kann. Solche Interaktionen sind entscheidend für die Unterstützung der Zusammenarbeit und Kreativität zwischen Teams.

Es besteht also kein Zweifel daran, dass wir Meetings brauchen – denn die besten Meetings sind eigentlich ziemlich großartig – aber die Frage ist: Brauchen wir so viele davon? Und was noch wichtiger ist: Was rechtfertigt eigentlich ein Treffen?

Wir glauben, dass einige Unternehmen ihr Verständnis darüber ändern müssen, wann Meetings stattfinden müssen und wann nicht.

Wenn beispielsweise eine Diskussion den Input mehrerer Personen erfordert, wie etwa eine Brainstorming-Sitzung, dann ist ein Meeting definitiv der beste Weg, um Ergebnisse zu erzielen. Wenn es bei einem Meeting jedoch lediglich um eine einseitige Übermittlung von Informationen (und nicht um eine gemeinsame Anstrengung) geht, können Sie mit einem gut gemachten Video oft das gleiche Ergebnis in kürzerer Zeit erzielen.

Durch die Neubewertung, wann ein Meeting notwendig ist und wann nicht, könnten Unternehmen jedes Jahr buchstäblich Milliarden von Dollar einsparen. Ja, Milliarden!

Eine von Atlassian durchgeführte Studie zur Besprechungsüberlastung ergab, dass sich 45 % der Mitarbeiter durch die Anzahl der Besprechungen in ihrem Terminplan überfordert fühlen und 47 % sagen, dass unnötige Besprechungen die größte Zeitverschwendung am Arbeitsplatz sind. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass ein einstündiges Meeting mit 10 Personen nicht nur eine Stunde kostet, sondern 10 Stunden Unternehmenszeit.

Der Atlassian-Bericht ergab, dass der durchschnittliche Mitarbeiter jeden Monat 31 Stunden mit unproduktiven Besprechungen verschwendet. Multiplizieren Sie das nun mit der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen (und versuchen Sie, nicht zu schreien).

Es dauert nicht lange, bis sich diese Zeit summiert, denn Atlassian schätzt, dass US-Unternehmen jedes Jahr 37 Milliarden US-Dollar für unnötige Besprechungen verschwenden. Es ist höchste Zeit, dass Unternehmen einen besseren und produktiveren Weg finden, wie ihre Mitarbeiter ihre Zeit im Unternehmen nutzen können.

Warum planen wir immer noch so viele Meetings? Um ehrlich zu sein, wir sind uns nicht sicher. Heutzutage gibt es viel effizientere Möglichkeiten der Kommunikation und wir werden uns gleich einige Beispiele ansehen.

Warum ist es schädlich für den Einzelnen und die Organisation?

Während Meetings Unternehmen bereits ein Vermögen kosten, kann der Kontext virtueller Meetings sowohl für Einzelpersonen als auch für Organisationen zusätzliche Komplexitätsebenen mit sich bringen.

Virtuelle Meetings sind naturgemäß unnatürlich. Das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache und wir sind der Meinung, dass es viel besser ist, ein virtuelles Meeting mit Menschen auf der ganzen Welt abzuhalten, als wenn jeder für ein Meeting um die ganze Welt fliegt. Aber die Technologie ist relativ neu und wir Menschen sind noch dabei, uns daran anzupassen.

Obwohl wir bereits wissen, dass es nicht gut für Sie ist, zu lange auf einen Computerbildschirm zu starren, gibt es bei Online-Meetings ähnliche Faktoren, die zum Burnout bei Meetings beitragen können.

Dies geht über die technischen Aspekte und die Auswirkungen von Dingen wie blauem Licht hinaus, denn es gibt auch einen erheblichen Unterschied in der Art und Weise, wie wir online mit Menschen interagieren, und in der mentalen Belastung, die dies mit sich bringt.

Werfen wir also einen Blick auf einige der bei virtuellen Meetings einzigartigen Faktoren, die zur Meeting-Müdigkeit beitragen können.

Übermäßiger Augenkontakt aus nächster Nähe ist sehr intensiv

In einer normalen Besprechung werden Sie wahrscheinlich Ihre Aufmerksamkeit zwischen den sprechenden Personen, den Zuhörern, Ihren Notizen und Ihrer Umgebung wechseln. Bei einem Zoom-Anruf blickt man jedoch auf jeden, überall und auf einmal – und es ist intensiv!

Diese Intensität wird durch die ungewöhnlich große Größe der Gesichter und Augen der Menschen auf Ihrem Bildschirm verstärkt, wodurch sie körperlich näher erscheinen, als sie tatsächlich sind. Es kommt nicht oft vor, dass wir den Gesichtern von Menschen so nahe kommen, und wenn wir das tun, ist das meist das Ergebnis eines intimen Moments oder einer Konfrontation, beides emotional intensive Situationen.

Unser Gehirn ist darauf programmiert, dies instinktiv zu erkennen, daher ist der Augenkontakt aus nächster Nähe während eines virtuellen Meetings viel intensiver, als uns oft bewusst ist.

Sich selbst während Videochats ständig in Echtzeit zu sehen, ist ermüdend

Sie müssen zugeben, dass Sie, wenn Sie in einem virtuellen Meeting nicht auf alle anderen schauen, wahrscheinlich auf sich selbst schauen. Es ist in Ordnung, das machen wir alle, aber das eigene digitale Spiegelbild mehrmals am Tag zu sehen, ist emotional anstrengend.

Studien deuten darauf hin, dass man sich selbst gegenüber kritischer ist, wenn man sich selbst sehen kann. Es macht Sinn, aber der ständige Blick auf Ihr Echtzeit-Selfie macht virtuelle Meetings nur noch ermüdender.

Videochats schränken unsere gewohnte Mobilität drastisch ein

Bei persönlichen Besprechungen bewegen Sie sich oft von einem Konferenzraum in einen anderen – aber Sie bewegen immer noch Ihren Körper. Bei virtuellen Meetings ist die Wahrscheinlichkeit deutlich geringer, dass Sie aufstehen und herumlaufen, wenn Sie nur auf einen Link klicken müssen.

Während es bereits zahlreiche Forschungsergebnisse gibt, die darauf hinweisen, dass längeres Sitzen gesundheitsschädlich ist, gibt es immer mehr Forschungsergebnisse, die darauf hindeuten, dass die kognitive Leistungsfähigkeit verbessert wird, wenn man sich bewegt. Andererseits werden Sie bei virtuellen Meetings wahrscheinlich längere Zeit in derselben Position sitzen bleiben, was dazu führen kann, dass Sie sich unruhig fühlen.

Bei Videochats ist die kognitive Belastung deutlich höher

Wenn Sie mit jemandem persönlich sprechen, ist viel Körpersprache gefragt, und jede kleine Geste oder jeder Ausdruck, den jemand während eines Gesprächs macht, ist entscheidend dafür, wie wir als Menschen auf natürliche Weise kommunizieren.

Die Körpersprache hilft uns, einander zu verstehen und stellt gleichzeitig sicher, dass wir verstanden werden. Allerdings sind diese kleinen nonverbalen Hinweise und Nuancen bei einem Videoanruf viel schwerer zu erkennen, was oft dazu führt, dass wir mehr Aufmerksamkeit schenken, als wir es von einem Gespräch gewohnt sind.

Selbst wenn wir dies über uns selbst wissen, verstärken wir die Müdigkeit, die wir verspüren, da wir unbewusst mehr Anstrengungen unternehmen, um den Menschen, mit denen wir virtuell sprechen, unsere eigene Körpersprache klarer zu machen.

Wenn wir härter arbeiten müssen, um die nonverbalen Signale zu senden und zu empfangen, auf die wir uns verlassen, erhöht sich die kognitive Belastung bei einem virtuellen Meeting nur noch mehr, und es handelt sich um einen besonderen Druck, der bei persönlichen Gesprächen nicht auftritt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ersetzen von Meetings [Meeting Detox Playbook]

Angesichts der fast überwältigenden Menge an Beweisen, die die negativen Auswirkungen zu vieler Meetings und die Kosten von Meeting-Müdigkeit belegen, werfen wir einen Blick auf einige Möglichkeiten, wie wir Meetings reduzieren und die Symptome eines Meeting-Burnouts lindern können.

In diesem Abschnitt geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Tools wie Snagit dabei helfen können, die gleichen Ziele zu erreichen wie die Meetings, die Ihren Zeitplan blockieren – sozusagen eine Art Meeting-Detox-Playbook.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Ziele Ihres Meetings und ob Sie es ersetzen oder verbessern können

Einer der Schlüsselbereiche, an denen jeder arbeiten kann, um die Anzahl der erwarteten Besprechungen zu reduzieren, besteht darin, zu verstehen, wann eine Besprechung tatsächlich notwendig ist, denn in den meisten Fällen – und wir wissen, dass Sie mir zustimmen werden – ist dies der Fall nicht.

Die erste und wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Ihr Team in den Konferenzraum rufen oder eine virtuelle Kalendereinladung verschicken, lautet: Wozu dient das Meeting und benötigen Sie den Input der Leute? Wenn nicht, können Sie wahrscheinlich weitermachen und Ihre Fortschritte per E-Mail mitteilen.

Wenn Sie jedoch ein Projekt besprechen müssen, bevor Sie mit der nächsten Phase fortfahren, ist es wichtig zu prüfen, ob Sie über genügend Informationen verfügen, die es Ihnen und Ihren Kollegen ermöglichen, eine Entscheidung zu treffen. Sie müssen auch vorhersehen, ob es zu diesem Thema viele Fragen oder Diskussionen geben wird. Wenn nicht, kann die Konversation möglicherweise per E-Mail stattfinden.

Es gibt noch einige weitere Überlegungen, die berücksichtigt werden müssen, wenn es darum geht, zu entscheiden, ob ein Meeting geplant werden soll oder nicht. Um den Prozess zu vereinfachen, haben wir ein einfaches Flussdiagramm zusammengestellt, das Ihnen helfen soll.

Wenn keine Besprechung erforderlich ist, eignet sich Snagit hervorragend zur schnellen, einfachen und effektiven internen Kommunikation. Ein persönliches Projekt-Feedback kann beispielsweise durch einen mit Snagit erstellten Screencast vereinfacht werden. Ebenso können informelle Schulungssitzungen schnell in Schulungsvideos umgewandelt werden.

Noch besser: Indem Sie Videos bereitstellen, anstatt ein Meeting zu vereinbaren, geben Sie den Menschen die Möglichkeit, etwas zu tun oder zu lernen, und zwar zu einem Zeitpunkt und in einem Tempo, das ihnen am besten passt, was wirklich dazu beitragen kann, das Fernlernen zu verbessern.

Mit Snagit können Sie Vorschläge, Präsentationen und Brainstorming auch mit visuellen und Videohilfen bereichern. Visuelle Kommunikation ist bei der Vermittlung von Ideen und Informationen zwischen Menschen von entscheidender Bedeutung, da sie zusätzlichen Kontext bietet und Konzepte leichter verständlich macht.

Tatsächlich hat TechSmith herausgefunden, dass Unternehmen, die visuelle Elemente in ihre interne Kommunikation integrieren, sogar Geld sparen können!

Schritt 2: Nehmen Sie Ihr Video auf! (natürlich in Snagit!)

Mit Snagit müssen Sie nicht Martin Scorsese sein, um ein Video zu erstellen. Ganz gleich, ob es sich um ein Lehrvideo oder einfach um eine Desktop-Aufzeichnung handelt, Snagit ist ein einfaches und intuitives Tool, das es jedem leicht macht, großartige Videoinhalte aufzunehmen und zu teilen.

Tatsächlich ist die Art von Videos, für die sich Snagit perfekt eignet, in der Regel recht informell und kann in einem einzigen Take erstellt werden. Dennoch gibt es ein paar Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie das nächste Mal ein Video mit Snagit erstellen:

• Halten Sie Videos kurz und bündig . Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, notieren Sie sich ein paar Stichpunkte darüber, was Sie abdecken möchten, damit Sie nichts vergessen.
  
• Binden Sie Ihre Webcam ein . Mit der Bild-in-Bild-Funktion von Snagit können Sie Ihren Bildschirm und Ihre Webcam gleichzeitig aufzeichnen, was Ihrem Publikum hilft, die sehr wichtigen nonverbalen Hinweise (wie Mimik) zu erfassen, die wir zuvor besprochen haben.
  
• Seien Sie klar . Mit der Bildschirmzeichnungsfunktion in Snagit können Sie wichtige Informationen auf Ihrem Bildschirm hervorheben, um den Blick und die Konzentration Ihres Betrachters zu lenken.

Mit diesen drei einfachen Tipps können Sie Ihren Standpunkt nicht nur schnell und einfach einer Reihe von Personen vermitteln, sondern diese Personen können auch auf Ihre Videos zurückgreifen, wenn sie jemals eine Erinnerung benötigen.

Schritt 3: Teilen Sie Ihr Video überall dort, wo das Gespräch stattfindet.

Neben der einfachen Möglichkeit, ein Video aufzunehmen, ist es wichtig, über Tools zu verfügen, die es ebenso einfach machen, es mit Ihrem Team zu teilen. Glücklicherweise bietet Snagit eine Reihe von Freigabeoptionen, mit denen Sie Ihre Inhalte ganz einfach über mehrere Plattformen versenden können, darunter Slack und Outlook.

Darüber hinaus sendet die Snagit-Schaltfläche „Link teilen“ Ihre Inhalte an Screencast, sodass Zuschauer Kommentare abgeben und reagieren können. Diese Flexibilität bei den Freigabeoptionen sorgt für ein effizienteres und optimiertes Erlebnis für Sie und Ihr Publikum.

Neben den Tools, die das Teilen erleichtern, gibt es einige Best Practices, die das Seh- und Lernerlebnis für Ihr Publikum optimieren können. Es lohnt sich zum Beispiel immer, beim Teilen die Länge eines Videos anzugeben, damit der Zuschauer seine Zeit besser einteilen und die nötige Zeit einplanen kann, um sich effektiv mit Ihren Inhalten zu beschäftigen.

Darüber hinaus kann die Festlegung klarer Erwartungen darüber, wie und wann Sie eine Reaktion auf Ihr Video erwarten, dazu beitragen, dass die Kommunikation produktiv und zielgerichtet bleibt.

Tipps für die Durchführung effizienter Meetings

Ganz gleich, wie sehr Sie es schaffen, die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Zeitplan einzuschränken, sie werden immer noch ein notwendiger Teil Ihrer Arbeit sein, denn wie wir bereits sagten, können Besprechungen großartig sein, wenn sie richtig durchgeführt werden. Aber genau hier liegt der Schlüssel: Meetings richtig durchführen.

Wenn Sie also zu 100 % davon überzeugt sind, dass die Planung eines Meetings der beste Weg ist, mit einem Projekt oder einer Aufgabe voranzukommen, sollten Sie unbedingt diese Meeting-Tipps im Hinterkopf behalten:

Vermeiden Sie Multitasking

So verlockend es auch sein mag, während eines virtuellen Meetings eine E-Mail zu senden oder zu beantworten, Sie sollten sich wirklich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Wir verstehen den Wunsch, so viel wie möglich in möglichst kurzer Zeit erledigen zu wollen, aber Untersuchungen zeigen, dass Multitasking und der Wechsel zwischen Aufgaben tatsächlich bis zu 40 % Ihrer produktiven Zeit kosten können.

Wenn Sie das nächste Mal an einer virtuellen Besprechung teilnehmen, schließen Sie alle Tabs, die Sie ablenken könnten, und deaktivieren Sie Ihre E-Mail- und Chat-Benachrichtigungen. Und wenn Sie eine E-Mail sehen, denken Sie daran, dass diese wahrscheinlich 10–15 Minuten warten kann.

Halten Sie Besprechungen kurz

Versuchen Sie, die Dauer eines Meetings so kurz wie möglich zu halten und seien Sie klar (und strikt) bei der Festlegung und Einhaltung einer Tagesordnung. Je länger ein Meeting dauert, desto gelangweilter und weniger engagiert sind die Teilnehmer in die Diskussion – was letztlich zu Meeting-Müdigkeit führt.

Meetings sind in der Regel überfüllt, wenn neue Fragen auftauchen und Gespräche vom Thema abweichen. Hier kann die „Parkplatztechnik“ nützlich sein, die im Wesentlichen vorschreibt, dass alle neuen Themen oder Fragen, die in einer Besprechung aufgeworfen werden (die nicht auf der Tagesordnung standen), auf den „Parkplatz“ gelegt werden, um zu einem anderen Zeitpunkt besprochen zu werden. Es ist unglaublich einfach, trägt aber viel dazu bei, dass Meetings im Zeitplan bleiben.

Reduzieren Sie Bildschirmreize

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie viel in virtuellen Meetings passiert. Wenn Sie mehrere Gesichter (einschließlich Ihres eigenen) und mehrere Hintergründe betrachten müssen, kann es leicht zu einer Überreizung Ihres Gehirns kommen, was zu einer Ermüdung bei virtuellen Meetings führt.

Glücklicherweise lässt sich dies auch ganz einfach verhindern, da Sie (und Ihre Kollegen) die Anzeige auf Ihrem Bildschirm einfach reduzieren können. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, die eigene Kamera vor dem Bildschirm zu verstecken, was wirklich dabei hilft, die Auswirkungen der Ermüdung bei virtuellen Meetings zu reduzieren.

Sie könnten sogar vorschlagen, dass jeder seine Webcam ausschaltet, wenn er nicht spricht, da dies allen Teilnehmern hilft, konzentriert zu bleiben.

Ermutigen Sie die Teilnehmer, einen einfachen Hintergrund zu verwenden

Um die Reizreduzierung noch weiter voranzutreiben, versuchen Sie, alle Teilnehmer der Besprechung dazu zu bringen, ihren Hintergrund zu verwischen. Es ist ein kleiner und einfacher Schritt, der große Auswirkungen auf die Bekämpfung von Müdigkeit haben kann.

Dadurch wird auch sichergestellt, dass niemand in Versuchung gerät, die Titel im Bücherregal aller anderen herauszufinden! Diese winzigen Details summieren sich alle, wenn Ihr Gehirn versucht, jedes visuelle Detail im Besprechungsraum zu verarbeiten – das ist sowohl ablenkend als auch intensiv!

Wechseln Sie zu Telefonanrufen oder E-Mail

Wenn Sie sich etwas überfordert fühlen, besteht eine gute Chance, dass dies auch bei den Menschen der Fall ist, mit denen Sie sich treffen möchten – vor allem, wenn es spät am Nachmittag, gegen Ende der Woche, ist.

Vor diesem Hintergrund ist es absolut nichts Falsches, einen Anruf vorzuschlagen, insbesondere wenn Sie nur eine andere Person treffen. Wenn Sie vor der Besprechung eine höfliche und freundliche E-Mail mit der Bitte um einen Anruf senden, können Sie die Besprechungsermüdung für Sie beide verringern.

Sie werden wahrscheinlich genauso erleichtert sein, Ihre E-Mail zu erhalten, wie Sie, wenn sie antworten: „Ja, natürlich!“

Häufig gestellte Fragen zu Besprechungsmüdigkeit