如何对抗会议疲劳 [+ 会议排毒手册]

随着我们继续探索远程工作的世界，很明显，企业和员工面临的最大挑战之一是“会议疲劳”。 预计人们每天要参加的虚拟会议的数量让员工感到不知所措和筋疲力尽。

在某种程度上，这是大流行之后我们工作方式发生巨大变化的结果，这种变化几乎是在一夜之间发生的。 近年来，远程工作显着增加，虚拟会议的数量也随之增加。

虽然这并不是说在 COVID 之前人们没有花很多时间参加会议，但许多会议的召开方式已经发生了变化。 人们不是从一个会议室跑到另一个会议室，而是争先恐后地寻找正确的 Zoom 链接。

多人聚在一起协作、讨论项目进展和克服障碍的明显需求仍然是一样的。 事实上，随着工作场所在大流行高峰期间完全远程化，人们每天参加的会议数量有所增加，随着远程工作的增加，这一趋势可能会持续下去。

根据 Upwork 的“未来劳动力脉搏报告”，到 2025 年将有 3620 万美国人远程工作——这比大流行前的水平增加了 90%，占整个美国劳动力的 22%。

这产生了一个组织需要解决的新问题，因为过多的会议会导致员工精疲力竭、生产力下降以及健康状况下降。 这就是为什么了解会议疲劳是什么、它为什么有害以及最重要的是如何克服它很重要。

在本文中，我们将为您提供分步指南，以取代会议并帮助您克服会议疲劳，从而提高工作效率并专注于工作。

什么是会议疲劳？

那么什么是“虚拟会议疲劳”？...

当远程工作变得越来越普遍时，许多人认为这是一个很好的机会，可以更灵活地完成工作，并在个人生活和工作之间找到更好的平衡。 然而，随着远程工作越来越受欢迎，它带来了一系列新的挑战，包括虚拟会议疲劳。

随着虚拟会议成为主要的交流方式，许多人开始体验到他们每天要参加的会议数量有所增加。 然后，COVID-19 袭来，远程工作成为新常态。

这种突然的转变加剧了会议疲劳的问题，因为人们发现自己正在应对一系列全新的挑战，例如越来越孤立、在家中分心以及工作和个人时间之间的界限模糊。 结果，许多人开始对源源不断的虚拟会议感到不知所措和筋疲力尽。

会议疲劳到底是什么

会议疲劳——以及“变焦疲劳”或“虚拟疲劳”——是由于长时间参加面对面和虚拟会议而产生的疲惫和倦怠感。 这是连续几个小时“开机”导致精神和情绪持续紧张的结果，而持续盯着屏幕所造成的身体伤害会加剧这种压力。

想一想：当您参加虚拟会议时，您应该保持专注，注意所说的内容，并积极参与对话。 如果您与其他与会者不在同一个房间，这可能尤其具有挑战性，因为阅读肢体语言和衡量社交线索可能会更加困难。

此外，在虚拟会议期间缺乏身体运动会让人容易感到停滞不前和焦躁不安，这会进一步加剧疲劳感。 所有这些因素都会对您的心理、情绪和身体健康造成重大影响，这自然会影响工作场所的生产力和效率——即使那是您的厨房餐桌！

考虑到所有这些，重要的是要识别这些迹象，以便知道如何对抗虚拟会议疲劳。

您如何识别会议疲劳？

认识到您和他人的主要 Zoom 疲劳症状是采取行动的第一步，以免影响您或您同事的健康和工作效率。

以下是人们可能会遇到的一些常见的会议疲劳症状：

1. 精疲力竭：参加虚拟会议后感到疲倦和精疲力尽，即使会议时间不是特别长或特别激烈，也可能是会议疲劳的迹象。 这还可能包括感到精神和情感疲惫，以及身体疲劳。
   
2. 健忘和注意力不集中：如果您发现在虚拟会议期间难以集中注意力，您可能会遇到会议疲劳。 这可能表现为对正在讨论的主题缺乏兴趣或难以在整个会议期间保持参与。
   
3. 难以维持人际关系和出席会议：如果您整天都在打电话和开会，那么您想要一些属于自己的时间是情有可原的。 但是，如果您经常感到与朋友和家人疏远，则可能是会议疲劳的迹象。
   
4. 易怒或烦躁：会议疲劳也会让你感到烦躁和烦躁。 在虚拟会议期间，您可能会发现自己坐立不安或难以保持静止，而在会议之外，您可能会发现自己很容易被同事激怒。
   
5. 生产力下降：如果您在参加虚拟会议后发现生产力或工作质量下降，则可能是 Zoom 疲劳的迹象。 如果您因参加太多会议而感到不知所措或筋疲力尽，或者会议本身没有吸引力或效率低下，就会发生这种情况。
   
6. 身体症状：作为更严重的症状之一，会议疲劳甚至会导致您遭受实际的身体酸痛，例如肌肉疼痛、紧张和失眠。

如果您遇到任何这些症状，可能是时候休息一下并重新评估您的虚拟会议方法了。 通过尽早识别会议疲劳的迹象，您可以采取措施防止它影响您和您员工的工作和整体健康。

为什么我们要安排这么多会议？

尽管越来越多的人认为会议会降低工作效率，但仍有一种潜在的信念认为会议是与同事沟通和协作的最佳方式。

事实如下：会议提供了一个讨论复杂问题、分享想法和实时接收反馈的机会，而这通过电子邮件很难实现。这种互动对于支持团队之间的协作和创造力至关重要。

因此，尽管毫无疑问我们需要开会——因为最好的会议实际上非常棒——但问题是，我们需要这么多吗？ 更重要的是，真正需要开会的是什么？

我们认为，一些企业需要改变他们对何时需要和不需要召开会议的理解。

例如，如果一个讨论需要多人参与，比如头脑风暴会议，那么开会绝对是获得结果的最佳方式。 但是，如果会议只是单向传递信息（而不是协作），那么您通常可以用制作精良的视频在更短的时间内达到相同的效果。

通过重新评估何时需要和不需要开会，企业每年实际上可以节省数十亿美元。 是的，数十亿！

Atlassian 对会议超负荷进行的一项研究发现，45% 的员工对日程安排中的会议数量感到不知所措，47% 的员工表示，不必要的会议是工作场所的头号浪费时间。 同样重要的是要记住，与 10 个人开一个小时的会议，并不仅仅花费一个小时——它花费了 10 个小时的公司时间。

Atlassian 的报告发现，员工平均每个月会在毫无成效的会议上浪费 31 个小时。 现在将其乘以您公司的员工人数（尽量不要尖叫）。

将所有这些时间加起来并不需要很长时间，因为 Atlassian 估计美国企业每年在不必要的会议上浪费 370 亿美元。 现在是企业为员工找到更好、更高效的方式来利用工作时间的时候了。

那么，为什么我们还要安排这么多会议呢？ 说实话，我们不确定。 如今，有更有效的沟通方式，我们稍后会看一些例子。

为什么对个人和组织有害？

虽然会议已经让企业付出了巨大的代价，但虚拟会议的环境可以为个人和组织增加额外的复杂性。

就其本质而言，虚拟会议是不自然的。 这不一定是坏事，我们认为与全球各地的人进行虚拟会议比每个人都飞到世界各地开会要好得多。 但这项技术相对较新，作为人类，我们仍在适应它。

虽然我们已经知道长时间盯着电脑屏幕对您不利，但在召开在线会议时，有类似的因素会导致会议倦怠。

这超出了技术方面和蓝光等事物的影响，因为我们在网上与人互动的方式以及这样做的精神损失也存在显着差异。

因此，让我们看一下虚拟会议所特有的一些可能导致会议疲劳的因素。

过多的近距离眼神接触是非常强烈的

在正常的会议中，您的注意力可能会在说话的人、听的人、您的笔记和周围环境之间切换。 但是，在 Zoom 通话中，您会同时看到每个地方的每个人——而且很紧张！

这种强度因屏幕上异常大的人脸和眼睛而增强，这使得他们看起来比实际更近。 我们很少会如此靠近人们的脸，而当我们这样做时，通常是亲密时刻或对抗的结果，这两种情况都是情绪紧张的情况。

我们的大脑本能地知道这一点，因此虚拟会议期间所有近距离眼神交流比我们通常意识到的要强烈得多。

在实时视频聊天中不断看到自己很累

您必须承认，当您在虚拟会议中不看其他人时，您可能正在看自己。 没关系，我们都这样做，但一天多次看到您的数字倒影会让人情绪激动。

研究表明，当您看到自己时，您会更加挑剔自己。 这是有道理的，但不断浏览你的实时自拍只会增加虚拟会议的疲劳感。

视频聊天大大降低了我们平时的行动能力

在面对面会议中，您经常会发现自己从一间会议室移动到另一间 – 但您仍然在移动身体。 通过虚拟会议，如果您只需单击一个链接，就不太可能起身四处走动。

虽然已经有大量研究表明久坐对健康有害，但越来越多的研究表明，当您四处走动时，认知能力会得到增强。 另一方面，虚拟会议可能会让您长时间坐在同一个位置，这会让您感到焦躁不安。

视频聊天中的认知负荷要高得多

当您与某人面对面交谈时，会涉及到很多肢体语言，而在谈话过程中，某人所做的每一个小手势或表情对于我们作为人类如何自然交流都至关重要。

肢体语言帮助我们相互理解，同时确保我们被理解。 然而，这些非语言的小暗示和细微差别在视频通话中更难察觉，这通常会导致我们在谈话中比平时更加​​注意。

即使了解我们自己的这一点也会增加我们的疲劳感，因为我们会下意识地付出更多努力，让我们虚拟交谈的人更清楚地了解我们自己的肢体语言。

必须更加努力地发送和接收我们所依赖的非语言信号只会增加虚拟会议的认知负担，而且这是一种不适用于面对面对话的独特压力。

立即与您的团队更好地沟通！

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取代会议的分步指南 [会议排毒手册]

现在，几乎压倒性的大量证据表明开会过多的负面影响和会议疲劳的代价，让我们来看看可以减少会议次数并缓解会议倦怠症状的一些方法。

在本节中，我们将提供一些分步指导，说明像 Snagit 这样的工具如何帮助实现与阻止您的日程安排的会议相同的目标，如果您愿意的话，这是一种 Meeting Detox Playbook。

第 1 步：确定会议的目标/目的以及是否可以替换或增强它

每个人都可以努力减少预期参加的会议次数的关键领域之一是了解何时真正需要开会，因为很多时候——我们知道你会同意——他们是不是。

在将您的团队召集到会议室或发出虚拟日历邀请之前，要问自己的第一个也是最重要的问题是：会议的目的是什么，您是否需要人们的意见？ 如果没有，那么您可以继续前进并通过电子邮件分享您的进度。

另一方面，如果您确实需要在进入下一阶段之前讨论项目，请务必考虑您是否拥有足够的信息来让您和您的同事做出决定。 您还需要预测是否会有很多问题或围绕该问题进行讨论，如果没有，那么可能会通过电子邮件进行对话。

在决定是否安排会议时，还需要考虑其他一些因素。 为了简化流程，我们整理了一个简单的流程图来帮助您。

当不需要开会时，Snagit 非常适合促进快速、轻松和有效的内部沟通。 例如，一对一的项目反馈可以通过使用 Snagit 制作的截屏视频来简化。 同样，非正式的培训课程可以很快变成培训视频。

更好的是，通过提供视频而不是安排会议，您可以让人们有机会在最适合他们的时间和节奏上采取行动或学习一些东西，这确实有助于加强远程学习。

借助 Snagit，您还可以借助视觉和视频辅助工具丰富提案、演示文稿和头脑风暴。 在人与人之间传达想法和信息时，视觉交流绝对是关键，因为它有助于提供额外的上下文并使概念更容易理解。

事实上，TechSmith 发现将视觉效果作为内部沟通的一部分的企业甚至可以节省资金！

第 2 步：录制您的视频！ （当然是在 Snagit 中！）

使用 Snagit，您不必成为 Martin Scorsese 即可制作视频。 无论是教育视频还是简单的桌面录制，Snagit 都是一个简单直观的工具，任何人都可以轻松录制和分享精彩的视频内容。

事实上，Snagit 非常适合制作的那种视频通常可以非常随意并且一次完成。 也就是说，下次您使用 Snagit 制作视频时，有一些提示值得牢记：

• 保持视频短小精悍。 在你录制之前，写下你想要涵盖的几个要点，这样你就不会忘记任何东西。
  
• 包括您的网络摄像头。 Snagit 的画中画功能可让您同时录制屏幕和网络摄像头，这将帮助您的观众了解我们之前讨论过的非常重要的非语言提示（如面部表情）。
  
• 要清楚。 Snagit 中的屏幕绘制功能允许您在屏幕上突出显示重要信息，以帮助引导观众的视线和注意力。

有了这三个简单的提示，您不仅可以快速简单地将您的观点传达给许多人，而且这些人在需要提醒时还可以参考您的视频。

第 3 步：在对话发生的任何地方分享您的视频。

除了能够轻松录制视频之外，重要的是拥有能够同样轻松地与您的团队共享的工具。 幸运的是，Snagit 提供了一系列共享选项，使您可以轻松地通过多个平台（包括 Slack 和 Outlook）发送您的内容。

最重要的是，Snagit 的共享链接按钮将您的内容发送到 Screencast，允许观众发表评论和做出反应。 这种共享选项的灵活性为您和您的观众提供了更高效和简化的体验。

除了拥有使共享变得容易的工具外，还有一些最佳实践可以优化观众的观看和学习体验。 例如，在分享时提供视频的长度总是值得的，这样观众可以更好地管理他们的时间并分配必要的时间来有效地参与您的内容。

此外，对您希望如何以及何时对您的视频做出回应设定明确的期望有助于确保沟通保持高效和专注。

召开高效会议的技巧

无论您如何设法减少日程安排中的会议，它们仍然是工作中必不可少的一部分，因为正如我们之前所说，如果会议进行得当，会议会很棒。 但这就是关键：正确地开会。

因此，如果您 100% 确信安排会议是推进项目或任务的最佳方式，请务必牢记这些会议提示：

避免同时处理多项任务

在虚拟会议中发送或回复电子邮件可能很诱人，但您真正应该做的是专注于手头的任务。 我们理解希望在最短的时间内完成尽可能多的事情的愿望，但研究表明，同时处理多项任务以及在任务之间切换实际上会占用您 40% 的生产时间。

下次您参加虚拟会议时，关闭所有可能会分散您注意力的选项卡，并尝试关闭您的电子邮件和聊天通知。 如果您确实看到了一封电子邮件，请记住它可能需要等待 10-15 分钟。

保持会议简短

尽量缩短会议时间，并明确（和严格）设置和坚持议程。 会议持续的时间越长，讨论中的人就会越无聊，投入越少——最终导致会议疲劳。

当出现新问题并且谈话偏离主题时，会议通常会超负荷。 这就是“停车场技巧”可以派上用场的地方，它基本上规定会议中提出的任何新主题或问题（不在议程上）都放在“停车场”中，以便在其他时间讨论。 它非常简单，但它对保持会议正常进行有很大帮助。

减少屏幕刺激

我们已经讨论了虚拟会议中发生的很多事情。 由于要查看多个面孔（包括您自己的面孔）和背景，您的大脑很容易变得过度刺激，这会增加虚拟会议的疲劳度。

幸运的是，防止这种情况也很容易，因为您（和您的同事）可以简单地减少屏幕上的内容。 最简单的方法之一是尝试将自己的摄像头从屏幕上隐藏起来，这将真正有助于减少虚拟会议疲劳的影响。

您甚至可以建议每个人在不发言时关闭网络摄像头，因为这有助于让所有与会者保持专注。

鼓励与会者使用简单的背景

要进一步减少刺激，请尝试让会议中的每个人模糊他们的背景。 这是一个小而简单的步骤，可以对对抗疲劳产生重大影响。

它还将确保没有人想尝试找出其他人书架上的书名！ 当您的大脑试图处理会议室中的每一个视觉细节时，这些微小的细节都会加起来——这既令人分心又紧张！

切换到电话或电子邮件

如果你感觉有点精神紧张，那么你要见面的人很有可能也是如此——尤其是在下午晚些时候，临近周末的时候。

考虑到这一点，建议打个电话绝对没有错，尤其是当你只见一个人的时候。 通过在会议开始前发送一封礼貌友好的电子邮件，要求打电话，您可以减少双方的会议疲劳。

他们可能会在收到您的电子邮件时感到如释重负，就像您在回复“是的，当然！”时一样。

会议疲劳常见问题解答