Cómo combatir la fatiga de la reunión [+ Libro de jugadas de desintoxicación de la reunión]

A medida que continuamos navegando por el mundo del trabajo remoto, queda claro que uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas y los empleados es 'encontrarse con la fatiga'. La cantidad de reuniones virtuales a las que se espera que las personas asistan diariamente hace que los empleados se sientan abrumados y agotados.

Esto es, hasta cierto punto, el resultado del cambio dramático en la forma en que trabajamos después de la pandemia, un cambio que ocurrió prácticamente de la noche a la mañana. El trabajo remoto ha aumentado significativamente en los últimos años, y con él también el número de reuniones virtuales.

Si bien eso no quiere decir que las personas no pasaran mucho tiempo en reuniones antes de COVID, el medio en el que se llevan a cabo muchas de esas reuniones ha cambiado. En lugar de correr de una sala de conferencias a la siguiente, las personas luchan por encontrar los enlaces de Zoom correctos.

La aparente necesidad de que varias personas se reúnan y colaboren, discutan el progreso de los proyectos y superen los obstáculos sigue siendo la misma. De hecho, la cantidad de reuniones a las que asistieron las personas todos los días aumentó a medida que los lugares de trabajo se volvieron completamente remotos durante el pico de la pandemia, una tendencia que probablemente continuará a medida que aumenta el trabajo remoto.

Según el "Informe Future Workforce Pulse" de Upwork, 36,2 millones de estadounidenses trabajarán de forma remota para 2025, lo que representa un aumento del 90 % con respecto a los niveles previos a la pandemia y el 22 % de toda la fuerza laboral estadounidense.

Esto crea un nuevo problema que las organizaciones deben abordar, ya que demasiadas reuniones pueden provocar agotamiento, reducción de la productividad y disminución de la salud y el bienestar de los empleados. Por eso es importante comprender qué es la fatiga de reuniones, por qué es dañina y, lo que es más importante, cómo combatirla.

En este artículo, le brindaremos una guía paso a paso para reemplazar las reuniones y ayudarlo a combatir la fatiga de las reuniones para que pueda ser más productivo y concentrado en el trabajo.

¿Qué es la fatiga del encuentro?

Entonces, ¿qué es la fatiga de la reunión virtual?...

Cuando el trabajo remoto se volvió más común, muchas personas lo vieron como una gran oportunidad para hacer su trabajo con mayor flexibilidad y encontrar un mejor equilibrio entre su vida personal y laboral. Sin embargo, a medida que el trabajo remoto creció en popularidad, trajo consigo una nueva serie de desafíos, incluida la fatiga de las reuniones virtuales.

Con las reuniones virtuales convirtiéndose en el principal medio de comunicación, muchas personas comenzaron a experimentar un aumento en la cantidad de reuniones a las que se esperaba que asistieran todos los días. Luego, el golpe de COVID-19 y el trabajo remoto se convirtieron en la nueva normalidad.

Este cambio repentino intensificó el problema de la fatiga por reuniones, ya que las personas se enfrentaron a un conjunto completamente nuevo de desafíos, como un mayor aislamiento, distracciones en el hogar y límites borrosos entre el trabajo y el tiempo personal. Como resultado, muchas personas comenzaron a sentirse abrumadas y agotadas por el flujo constante de reuniones virtuales.

Qué es realmente la fatiga de reunión

La fatiga de las reuniones, así como la 'fatiga de Zoom' o la 'fatiga virtual', es la sensación de agotamiento y agotamiento que surge de asistir a reuniones presenciales y virtuales durante largos períodos de tiempo. Es el resultado de la tensión mental y emocional constante que proviene de estar "encendido" durante horas y horas, que puede verse exacerbado por el costo físico de mirar constantemente una pantalla.

Piénselo: cuando está en una reunión virtual, se espera que mantenga la concentración, preste atención a lo que se dice y participe activamente en la conversación. Esto puede ser especialmente desafiante si no está en la misma sala que los demás asistentes, ya que puede ser más difícil leer el lenguaje corporal y medir las señales sociales.

Además, la falta de movimiento físico durante una reunión virtual puede hacer que se sienta estancado e inquieto, lo que puede contribuir aún más a la sensación de fatiga. Todos estos factores pueden afectar significativamente su salud mental, emocional y física, lo que naturalmente afecta la productividad y la eficacia en el lugar de trabajo, ¡incluso si esa es la mesa de su cocina!

Con todo esto en mente, es importante reconocer las señales para saber cómo combatir la fatiga de la reunión virtual.

¿Cómo se reconoce la fatiga de reunión?

Reconocer los síntomas principales de fatiga de Zoom, tanto en usted como en los demás, es el primer paso para tomar medidas antes de que afecte su bienestar y productividad o la de sus colegas.

Aquí hay algunos síntomas comunes de la fatiga de reuniones que las personas pueden experimentar:

1. Agotamiento : Sentirse cansado y agotado después de asistir a reuniones virtuales, incluso si no son particularmente largas o intensas, puede ser una señal de fatiga de reuniones. Esto también puede incluir sentirse agotado mental y emocionalmente, así como fatigado físicamente.
   
2. Olvidos y problemas para concentrarse : si le resulta difícil concentrarse durante las reuniones virtuales, es posible que experimente fatiga en las reuniones. Esto puede manifestarse como una falta de interés en el tema que se está discutiendo o dificultad para mantenerse involucrado durante la reunión.
   
3. Dificultad para mantener relaciones y estar presente : si has estado en llamadas y reuniones todo el día, se te puede perdonar por querer algo de tiempo para ti. Sin embargo, si con frecuencia te sientes distante de tus amigos y familiares, podría ser una señal de fatiga por reuniones.
   
4. Irritabilidad o inquietud : la fatiga de encuentro también puede hacer que te sientas inquieto e irritable. Durante las reuniones virtuales, es posible que te encuentres inquieto o luchando por permanecer quieto, y fuera de las reuniones, tus compañeros de trabajo podrían irritarte fácilmente.
   
5. Una disminución en la productividad : si nota una disminución en su productividad o en la calidad de su trabajo después de asistir a reuniones virtuales, podría ser una señal de fatiga de Zoom. Esto puede suceder si se siente abrumado o agotado por asistir a demasiadas reuniones o si las reuniones en sí no son atractivas o productivas.
   
6. Síntomas físicos : Con lo que es uno de los síntomas más graves, el cansancio de encuentros puede incluso llevarte a sufrir dolores y molestias físicas reales como dolores musculares, tensión e insomnio.

Si experimenta alguno de estos síntomas, puede ser el momento de tomarse un descanso y reevaluar su enfoque de las reuniones virtuales. Al reconocer los signos de la fatiga desde el principio, puede tomar medidas para evitar que afecte su trabajo y el bienestar general, y el de sus empleados.

¿Por qué programamos tantas reuniones?

A pesar del creciente consenso de que las reuniones matan la productividad, todavía existe la creencia subyacente de que las reuniones son la mejor manera de comunicarse y colaborar con colegas.

Aquí están los hechos: las reuniones brindan la oportunidad de discutir temas complejos, compartir ideas y recibir comentarios en tiempo real, lo que puede ser difícil de lograr a través del correo electrónico. Tales interacciones son cruciales para apoyar la colaboración y la creatividad entre los equipos.

Entonces, si bien no hay duda de que necesitamos reuniones, porque las mejores reuniones son realmente geniales, la pregunta es, ¿necesitamos tantas? Y lo que es más importante, ¿qué es lo que realmente justifica tener una reunión?

Creemos que algunas empresas necesitan cambiar su comprensión de cuándo deben realizarse y cuándo no deben realizarse las reuniones.

Por ejemplo, si una discusión necesita el aporte de varias personas, como una sesión de lluvia de ideas, entonces una reunión es definitivamente la mejor manera de obtener resultados. Sin embargo, si una reunión va a ser simplemente una transferencia de información unidireccional (en lugar de un esfuerzo de colaboración), a menudo puede lograr el mismo resultado, en menos tiempo, con un video bien hecho.

Al reevaluar cuándo una reunión es o no necesaria, las empresas podrían ahorrar literalmente miles de millones de dólares cada año. ¡Sí, miles de millones!

Un estudio sobre la sobrecarga de reuniones realizado por Atlassian encontró que el 45 % de los empleados se siente abrumado por la cantidad de reuniones en su agenda y el 47 % dice que las reuniones innecesarias son la pérdida de tiempo número uno en el lugar de trabajo. También es importante recordar que una reunión de una hora con 10 personas no cuesta solo una hora, cuesta 10 horas de tiempo de la empresa.

El informe de Atlassian encontró que el empleado promedio pierde 31 horas en reuniones improductivas cada mes. Ahora multiplique eso por la cantidad de personal en su negocio (e intente no gritar).

Todo este tiempo no tarda mucho en acumularse, ya que Atlassian calcula que las empresas estadounidenses desperdician 37.000 millones de dólares cada año en reuniones innecesarias. Ya es hora de que las empresas encuentren una forma mejor y más productiva para que el personal utilice el tiempo de la empresa.

Entonces, ¿por qué seguimos programando tantas reuniones? A decir verdad, no estamos seguros. En estos días, hay formas mucho más eficientes de comunicarse y veremos algunos ejemplos en un momento.

¿Por qué es perjudicial para el individuo y la organización?

Si bien las reuniones ya cuestan una fortuna a las empresas, el contexto de las reuniones virtuales puede agregar capas adicionales de complejidad tanto para las personas como para las organizaciones.

Por su propia naturaleza, las reuniones virtuales no son naturales. Esto no es necesariamente algo malo y diríamos que es mucho mejor tener una reunión virtual con personas de todo el mundo que volar alrededor del mundo para una reunión. Pero la tecnología es relativamente nueva y nosotros, como humanos, todavía nos estamos adaptando a ella.

Si bien ya sabemos que mirar la pantalla de una computadora por mucho tiempo no es bueno para usted, cuando se trata de tener reuniones en línea, existen factores similares que pueden contribuir al agotamiento de las reuniones.

Esto va más allá de los aspectos técnicos y los efectos de cosas como la luz azul, ya que también hay una diferencia significativa en la forma en que interactuamos con las personas en línea y el costo mental de hacerlo.

Entonces, echemos un vistazo a algunos de los factores exclusivos de las reuniones virtuales que pueden contribuir a la fatiga de las reuniones.

Las cantidades excesivas de contacto visual de cerca son muy intensas.

En una reunión normal, es probable que cambie su atención entre las personas que hablan, las personas que escuchan, sus notas y su entorno. Sin embargo, en una llamada de Zoom, está mirando a todos, en todas partes, a la vez, ¡y es intenso!

Esta intensidad se ve reforzada por el tamaño inusualmente grande de las caras de las personas y sus ojos en la pantalla, lo que hace que parezcan estar físicamente más cerca de lo que realmente están. No es frecuente que nos acerquemos tanto a las caras de las personas, y cuando lo hacemos suele ser el resultado de un momento íntimo o una confrontación, que son situaciones emocionalmente intensas.

Nuestros cerebros están programados para saber esto instintivamente, por lo que todo ese contacto visual de cerca durante una reunión virtual es mucho más intenso de lo que a menudo nos damos cuenta.

Verse a sí mismo durante los chats de video constantemente en tiempo real es agotador

Tienes que admitir que cuando no estás mirando a los demás en una reunión virtual, probablemente te estés mirando a ti mismo. Está bien, todos lo hacemos, pero ver tu reflejo digital varias veces al día es emocionalmente agotador.

Los estudios sugieren que eres más crítico contigo mismo cuando puedes verte a ti mismo. Tiene sentido, pero mirar constantemente su selfie en tiempo real solo aumenta la fatiga de las reuniones virtuales.

Los chats de video reducen drásticamente nuestra movilidad habitual

Con las reuniones en persona, a menudo se encontrará moviéndose de una sala de conferencias a otra, pero aún está moviendo su cuerpo. Con las reuniones virtuales, es mucho menos probable que se levante y camine si todo lo que necesita hacer es hacer clic en un enlace.

Si bien ya hay muchas investigaciones que sugieren que sentarse durante períodos prolongados es malo para la salud, cada vez hay más investigaciones que sugieren que el rendimiento cognitivo mejora cuando se está en movimiento. Por otro lado, es probable que las reuniones virtuales te mantengan sentado en la misma posición durante mucho tiempo, lo que podría hacerte sentir inquieto.

La carga cognitiva es mucho mayor en los video chats

Hay mucho lenguaje corporal involucrado cuando hablas con alguien en persona, y cada pequeño gesto o expresión que alguien hace durante una conversación es crucial para la forma en que nosotros, como humanos, nos comunicamos naturalmente.

El lenguaje corporal nos ayuda a entendernos mientras nos aseguramos de que nos entiendan. Sin embargo, estas pequeñas señales y matices no verbales son mucho más difíciles de detectar en una videollamada, lo que a menudo nos lleva a prestar más atención de la que estamos acostumbrados en una conversación.

Incluso saber esto sobre nosotros mismos funciona para aumentar la fatiga que sentimos, ya que inconscientemente nos esforzamos más en hacer que nuestro propio lenguaje corporal sea más claro para las personas con las que estamos hablando virtualmente.

Tener que trabajar más para enviar y recibir las señales no verbales en las que confiamos solo aumenta la carga cognitiva de tener una reunión virtual, y es una presión única que no se aplica a las conversaciones en persona.

Guía paso a paso para reemplazar las reuniones [Meeting Detox Playbook]

Ahora, con una cantidad casi abrumadora de evidencia que muestra los impactos negativos de tener demasiadas reuniones y el costo de la fatiga de la reunión, echemos un vistazo a algunas de las formas en que podemos reducir las reuniones y aliviar los síntomas del agotamiento de la reunión.

En esta sección, brindaremos una guía paso a paso sobre cómo las herramientas como Snagit pueden ayudarlo a lograr los mismos objetivos que las reuniones que bloquean su agenda, una especie de Libro de jugadas de desintoxicación de reuniones, por así decirlo.

Paso 1: Identifique las metas/objetivos de su reunión y si puede reemplazarlos o mejorarlos

Una de las áreas clave en las que todos pueden trabajar para reducir la cantidad de reuniones a las que se espera que asistan es comprender cuándo una reunión es realmente necesaria, porque muchas veces, y sabemos que estará de acuerdo, son no.

La primera y más importante pregunta que debe hacerse antes de llamar a su equipo a la sala de conferencias o enviar una invitación de calendario virtual es: ¿Para qué es la reunión y necesita la opinión de la gente? De lo contrario, probablemente pueda seguir adelante y compartir su progreso por correo electrónico.

Por otro lado, si necesita discutir un proyecto antes de pasar a la siguiente etapa, es importante considerar si tiene suficiente información que les permita a usted ya sus colegas tomar una decisión. También debe anticipar si habrá muchas preguntas o discusiones sobre el tema; si no, tal vez la conversación se pueda llevar a cabo por correo electrónico.

Hay algunas otras consideraciones a tener en cuenta cuando se trata de saber si programar una reunión o no. Para simplificar el proceso, hemos creado un diagrama de flujo simple para ayudarlo.

Cuando una reunión no es necesaria, Snagit es excelente para facilitar comunicaciones internas rápidas, fáciles y efectivas. Por ejemplo, los comentarios de proyectos uno a uno se pueden simplificar con un screencast hecho con Snagit. Del mismo modo, las sesiones de capacitación informales se pueden convertir rápidamente en videos de capacitación.

Aún mejor, al proporcionar videos en lugar de programar una reunión, le brinda a las personas la oportunidad de actuar o aprender algo en el momento y el ritmo que mejor se adapte a ellos, lo que realmente puede ayudar a mejorar el aprendizaje a distancia.

Con Snagit, también puede enriquecer propuestas, presentaciones y lluvias de ideas con la ayuda de ayudas visuales y de video. La comunicación visual es absolutamente clave cuando se transmiten ideas e información entre personas, ya que ayuda a proporcionar un contexto adicional y hace que los conceptos sean más fáciles de digerir.

De hecho, TechSmith descubrió que las empresas que incluyen imágenes como parte de sus comunicaciones internas pueden incluso ahorrar dinero.

Paso 2: ¡Graba tu video! (¡en Snagit, por supuesto!)

Con Snagit, no tienes que ser Martin Scorsese para hacer un video. Ya sea un video educativo o simplemente una grabación de escritorio, Snagit es una herramienta simple e intuitiva que facilita que cualquier persona grabe y comparta contenido de video excelente.

De hecho, el tipo de videos para los que Snagit es perfecto generalmente puede ser bastante informal y hacerse en una sola toma. Dicho esto, hay un par de consejos que vale la pena tener en cuenta la próxima vez que haga un video con Snagit:

• Mantenga los videos cortos y agradables . Antes de grabar, escribe un par de viñetas de lo que quieres cubrir para que no olvides nada.
  
• Incluye tu cámara web . La función de imagen en imagen de Snagit le permite grabar su pantalla y su cámara web al mismo tiempo, lo que ayudará a su audiencia a captar las señales no verbales muy importantes (como las expresiones faciales) que discutimos anteriormente.
  
• Sé claro . La función de dibujo de pantalla en Snagit le permite resaltar información importante en su pantalla para ayudar a dirigir la mirada y el enfoque de su espectador.

Con estos tres sencillos consejos, no solo podrá transmitir su punto de forma rápida y sencilla a varias personas, sino que esas personas podrán volver a consultar sus videos si alguna vez necesitan un recordatorio.

Paso 3: Comparte tu video donde sea que esté ocurriendo la conversación.

Además de poder grabar fácilmente un video, es importante contar con herramientas que lo hagan igualmente fácil de compartir con su equipo. Afortunadamente, Snagit ofrece una variedad de opciones para compartir que facilitan el envío de su contenido a través de varias plataformas, incluidas Slack y Outlook.

Además de esto, el botón Compartir enlace de Snagit envía su contenido a Screencast, lo que permite a los espectadores comentar y reaccionar. Esta flexibilidad en las opciones para compartir brinda una experiencia más eficiente y optimizada tanto para usted como para su audiencia.

Además de contar con las herramientas para facilitar el intercambio, existen algunas mejores prácticas que pueden optimizar la experiencia de visualización y aprendizaje para su audiencia. Por ejemplo, siempre vale la pena proporcionar la duración de un video cuando se comparte, para que el espectador pueda administrar mejor su tiempo y asignar la cantidad necesaria para interactuar con su contenido de manera efectiva.

Además, establecer expectativas claras sobre cómo y cuándo espera una respuesta a su video puede ayudar a garantizar que la comunicación siga siendo productiva y enfocada.

Consejos para llevar a cabo reuniones eficientes

No importa cuánto logre reducir las reuniones en su agenda, seguirán siendo una parte necesaria del trabajo porque, como dijimos antes, las reuniones pueden ser excelentes cuando se realizan correctamente. Pero ahí mismo está la clave: hacer las reuniones como es debido.

Entonces, si está 100% seguro de que programar una reunión es la mejor manera de avanzar con un proyecto o tarea, asegúrese de tener en cuenta estos consejos para reuniones:

Evite la multitarea

Por muy tentador que sea enviar o responder un correo electrónico durante una reunión virtual, lo que realmente debería estar haciendo es concentrarse en la tarea en cuestión. Entendemos el deseo de querer hacer todo lo posible en la menor cantidad de tiempo, pero la investigación muestra que la multitarea y el cambio entre tareas en realidad pueden costar hasta el 40% de su tiempo productivo.

La próxima vez que esté en una reunión virtual, cierre las pestañas que puedan distraerlo e intente desactivar las notificaciones de correo electrónico y chat. Y si ve un correo electrónico, recuerde que probablemente puede esperar de 10 a 15 minutos.

Mantenga las reuniones cortas

Trate de mantener el tiempo de ejecución de una reunión lo más corto posible y sea claro (y estricto) al establecer y cumplir una agenda. Cuanto más dure una reunión, más aburridas y menos involucradas estarán las personas en la discusión, lo que en última instancia conduce a la fatiga de la reunión.

Las reuniones generalmente se sobrecargan cuando surgen nuevas preguntas y las conversaciones se desvían del tema. Aquí es donde la “técnica del estacionamiento” puede ser útil, que esencialmente dicta que cualquier tema o pregunta nueva que surja en una reunión (que no estaba en la agenda) se coloque en el “estacionamiento” para ser discutida en otro momento. Es increíblemente simple, pero hará mucho para mantener las reuniones encaminadas.

Reducir los estímulos en pantalla

Ya hemos hablado sobre cómo suceden muchas cosas en las reuniones virtuales. Con múltiples rostros (incluido el suyo) y fondos para mirar, es fácil que su cerebro se sobreestimule, lo que se suma a la fatiga de la reunión virtual.

Afortunadamente, prevenir esto también es bastante fácil, ya que usted (y sus colegas) pueden simplemente reducir lo que hay en su pantalla. Una de las formas más fáciles de hacer esto es intentar ocultar su propia cámara de la pantalla, lo que realmente ayudará a reducir los efectos de la fatiga de la reunión virtual.

Incluso podría sugerir que todos apaguen su cámara web cuando no estén hablando, ya que esto ayudará a mantener a todos los asistentes enfocados.

Anime a los asistentes a usar un fondo simple

Para llevar la reducción de estímulos un paso más allá, intente hacer que todos en la reunión desdibujen sus fondos. Es un paso pequeño y simple que puede tener un gran impacto en la lucha contra la fatiga.

¡También asegurará que nadie se sienta tentado a tratar de descubrir los títulos en la estantería de los demás! Todos estos pequeños detalles se suman cuando su cerebro trata de procesar cada detalle visual en la sala de reuniones: ¡es a la vez intenso y que distrae!

Cambiar a llamadas telefónicas o correo electrónico

Si se siente un poco alejado, es muy probable que las personas con las que se reunirá también lo estén, especialmente si es tarde en la tarde, hacia el final de la semana.

Con esto en mente, no hay absolutamente nada de malo en sugerir una llamada telefónica, especialmente si solo te encuentras con otra persona. Al enviar un correo electrónico cortés y amigable antes de la reunión solicitando una llamada telefónica, podría reducir la fatiga de la reunión para ambos.

Probablemente estarán tan aliviados de recibir su correo electrónico como usted cuando respondan: "¡Sí, por supuesto!"

Preguntas frecuentes sobre la fatiga de reuniones