วิธีต่อสู้กับความเหนื่อยล้าจากการประชุม [+ คู่มือดีท็อกซ์การประชุม]

ในขณะที่เรายังคงสำรวจโลกของการทำงานทางไกล เห็นได้ชัดว่าหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจและพนักงานต้องเผชิญคือ 'การเผชิญกับความเหนื่อยล้า' จำนวนการประชุมเสมือนที่ผู้คนคาดว่าจะเข้าร่วมในแต่ละวันทำให้พนักงานรู้สึกหนักใจและหมดไฟ

ในระดับหนึ่ง เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในวิธีที่เราทำงานหลังการแพร่ระบาด ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริงในชั่วข้ามคืน การทำงานทางไกลเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และด้วยจำนวนการประชุมเสมือนจริงก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

แม้ว่าจะไม่ได้หมายความว่าผู้คนไม่ได้ใช้เวลามากมายในการประชุมก่อนเกิดโควิด แต่สื่อที่ใช้จัดการประชุมจำนวนมากได้เปลี่ยนไปแล้ว แทนที่จะวิ่งจากห้องประชุมหนึ่งไปยังอีกห้องประชุมหนึ่ง ผู้คนกำลังแย่งชิงลิงก์ Zoom ที่เหมาะสม

ความต้องการที่ชัดเจนสำหรับหลายๆ คนในการมารวมตัวกันและทำงานร่วมกัน หารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และเอาชนะอุปสรรคยังคงเหมือนเดิม ในความเป็นจริง จำนวนการประชุมที่ผู้คนเข้าร่วมทุกวันเพิ่มขึ้นเนื่องจากสถานที่ทำงานห่างไกลกันโดยสิ้นเชิงในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ ซึ่งเป็นแนวโน้มที่น่าจะดำเนินต่อไปเมื่อการทำงานจากระยะไกลเพิ่มขึ้น

จากรายงานของ “Future Workforce Pulse Report” โดย Upwork ชาวอเมริกัน 36.2 ล้านคนจะทำงานจากระยะไกลภายในปี 2568 ซึ่งเพิ่มขึ้น 90% จากระดับก่อนเกิดโรคระบาด และ 22% ของแรงงานชาวอเมริกันทั้งหมด

สิ่งนี้สร้างปัญหาใหม่ที่องค์กรจำเป็นต้องแก้ไข เนื่องจากการประชุมมากเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย ผลผลิตลดลง สุขภาพและพลานามัยของพนักงานลดลง นั่นเป็นเหตุผลที่สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าความเหนื่อยล้าจากการประชุมคืออะไร เหตุใดจึงเป็นอันตราย และที่สำคัญที่สุดคือวิธีต่อสู้กับความเหนื่อยล้า

ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อทดแทนการประชุมและช่วยคุณต่อสู้กับความเหนื่อยล้าจากการประชุม เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีสมาธิในการทำงานมากขึ้น

ความเหนื่อยล้าจากการประชุมคืออะไร?

ความเหนื่อยล้าในการประชุมเสมือนคืออะไร'?...

เมื่อการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น หลายคนเห็นว่าเป็นโอกาสที่ดีในการทำงานด้วยความยืดหยุ่นที่มากขึ้น และค้นหาสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวกับการทำงาน อย่างไรก็ตาม เมื่อการทำงานทางไกลได้รับความนิยมมากขึ้น ความท้าทายชุดใหม่ก็มาพร้อมกับความเหนื่อยล้าจากการประชุมเสมือนจริง

เมื่อการประชุมเสมือนจริงกลายเป็นวิธีหลักในการสื่อสาร ผู้คนจำนวนมากเริ่มประสบกับจำนวนการประชุมที่พวกเขาคาดว่าจะเข้าร่วมเพิ่มขึ้นทุกวัน จากนั้น การแพร่ระบาดของโควิด-19 และการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติใหม่

การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันนี้ทำให้ปัญหาของการเผชิญกับความเหนื่อยล้าทวีความรุนแรงขึ้น เนื่องจากผู้คนพบว่าตนเองกำลังเผชิญกับความท้าทายชุดใหม่ เช่น ความโดดเดี่ยวที่เพิ่มขึ้น สิ่งรบกวนที่บ้าน และขอบเขตที่พร่ามัวระหว่างงานกับเวลาส่วนตัว เป็นผลให้หลายคนเริ่มรู้สึกหนักใจและหมดไฟจากกระแสการประชุมเสมือนที่ต่อเนื่อง

ความเหนื่อยล้าจากการประชุมคืออะไร

ความเมื่อยล้าในการประชุม เช่นเดียวกับ 'ความเมื่อยล้าจากการซูม' หรือ 'ความเมื่อยล้าเสมือน' คือความรู้สึกเหนื่อยล้าและความเหนื่อยหน่ายที่มาจากการเข้าร่วมการประชุมแบบตัวต่อตัวและแบบเสมือนจริงเป็นระยะเวลานาน เป็นผลจากความเครียดทางจิตใจและอารมณ์อย่างต่อเนื่องซึ่งมาจากการ "เปิด" เป็นเวลาหลายชั่วโมง ซึ่งอาจรุนแรงขึ้นได้จากการจ้องหน้าจออย่างต่อเนื่อง

ลองคิดดู: เมื่อคุณอยู่ในการประชุมเสมือนจริง คุณจะต้องรักษาสมาธิ ให้ความสนใจกับสิ่งที่กำลังพูด และมีส่วนร่วมในการสนทนา สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเป็นพิเศษหากคุณไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เนื่องจากการอ่านภาษากายและประเมินความหมายทางสังคมอาจทำได้ยากขึ้น

นอกจากนี้ การขาดการเคลื่อนไหวร่างกายในระหว่างการประชุมเสมือนจริงอาจทำให้รู้สึกเฉื่อยชาและกระสับกระส่ายได้ง่าย ซึ่งอาจทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าได้ ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้สามารถส่งผลอย่างมากต่อสุขภาพจิต อารมณ์ และสุขภาพกายของคุณ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลในที่ทำงานโดยธรรมชาติ แม้ว่านั่นจะเป็นโต๊ะในครัวของคุณก็ตาม!

เมื่อคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องจดจำสัญญาณต่างๆ เพื่อทราบวิธีต่อสู้กับความเหนื่อยล้าจากการประชุมเสมือน

คุณรู้จักความเหนื่อยล้าจากการประชุมได้อย่างไร?

การรับรู้ถึงอาการเหนื่อยล้าของ Zoom เบื้องต้นทั้งในตัวคุณเองและผู้อื่น เป็นขั้นตอนแรกในการดำเนินการก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่และประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือเพื่อนร่วมงาน

ต่อไปนี้เป็นอาการทั่วไปบางประการของการเหนื่อยล้าจากการประชุมที่ผู้คนสามารถสัมผัสได้:

1. ความอ่อนล้า : รู้สึกเหนื่อยและหมดแรงหลังจากเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง แม้ว่าจะไม่ยาวนานหรือเข้มข้นเป็นพิเศษ อาจเป็นสัญญาณของความเหนื่อยล้าจากการประชุม นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงความรู้สึกเหนื่อยล้าทางจิตใจและอารมณ์ ตลอดจนความเหนื่อยล้าทางร่างกาย
   
2. หลงลืมและมีปัญหาในการมีสมาธิ : หากคุณพบว่าการโฟกัสในระหว่างการประชุมเสมือนเป็นเรื่องยาก คุณอาจรู้สึกเหนื่อยล้าจากการประชุม สิ่งนี้สามารถแสดงให้เห็นว่าขาดความสนใจในหัวข้อที่กำลังสนทนาหรือมีปัญหาในการมีส่วนร่วมในการประชุม
   
3. การรักษาความสัมพันธ์และการแสดงตนเป็นเรื่องยาก : หากคุณติดสายและอยู่ในการประชุมทั้งวัน อาจได้รับการให้อภัยที่อยากมีเวลาอยู่กับตัวเองบ้าง อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกห่างเหินจากเพื่อนและครอบครัวบ่อยๆ ก็อาจเป็นสัญญาณของความเหนื่อยล้า
   
4. ความหงุดหงิดหรือกระสับกระส่าย : ความเหนื่อยล้าจากการประชุมสามารถทำให้คุณรู้สึกกระสับกระส่ายและหงุดหงิด ในระหว่างการประชุมเสมือนจริง คุณอาจพบว่าตัวเองกระสับกระส่ายหรือมีปัญหาในการอยู่นิ่งๆ และนอกการประชุม คุณอาจพบว่าตัวเองหงุดหงิดง่ายจากเพื่อนร่วมงาน
   
5. ประสิทธิภาพการทำงานลดลง : หากคุณสังเกตว่าประสิทธิภาพการทำงานหรือคุณภาพของงานลดลงหลังจากเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง อาจเป็นสัญญาณของความล้าของ Zoom กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากคุณรู้สึกหนักใจหรือเหนื่อยหน่ายจากการเข้าร่วมการประชุมมากเกินไป หรือหากการประชุมนั้นไม่มีส่วนร่วมหรือไม่มีประสิทธิภาพ
   
6. อาการทางร่างกาย : ด้วยอาการที่ร้ายแรงกว่าอาการหนึ่ง การพบเจอกับความเหนื่อยล้าอาจทำให้คุณปวดเมื่อยตามร่างกาย เช่น ปวดกล้ามเนื้อ ตึงเครียด และนอนไม่หลับ

หากคุณพบอาการเหล่านี้ อาจถึงเวลาที่ต้องหยุดพักและประเมินแนวทางการประชุมเสมือนจริงของคุณใหม่ เมื่อตระหนักถึงสัญญาณของความเหนื่อยล้าตั้งแต่เนิ่นๆ คุณสามารถดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้ส่งผลกระทบต่องานและความเป็นอยู่โดยรวมของคุณ รวมถึงต่อพนักงานของคุณ

เหตุใดเราจึงกำหนดการประชุมจำนวนมาก

แม้จะมีความเห็นเป็นเอกฉันท์เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ว่าการประชุมทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง แต่ก็ยังมีความเชื่อพื้นฐานที่ว่าการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงาน

นี่คือข้อเท็จจริง: การประชุมให้โอกาสในการหารือเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อน แบ่งปันแนวคิด และรับคำติชมแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะทำได้ทางอีเมล การโต้ตอบดังกล่าวมีความสำคัญต่อการสนับสนุนการทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์ระหว่างทีม

ดังนั้น ไม่ต้องสงสัยเลยว่าเราต้องการการประชุม เพราะการประชุมที่ดีที่สุดนั้นยอดเยี่ยมจริงๆ คำถามก็คือ เราต้องการการประชุมจำนวนมากขนาดนั้นเลยหรือ และที่สำคัญกว่านั้น อะไรเป็นหลักประกันว่าต้องมีการประชุม?

เราเชื่อว่าบางธุรกิจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนความเข้าใจเกี่ยวกับเวลาประชุมและไม่จำเป็นต้องจัดการประชุม

ตัวอย่างเช่น หากการอภิปรายต้องการความคิดเห็นจากหลายๆ คน เช่น เซสชันการระดมความคิด การประชุมคือวิธีที่ดีที่สุดที่จะได้ผลลัพธ์ อย่างไรก็ตาม หากการประชุมเป็นเพียงการถ่ายโอนข้อมูลทางเดียว (แทนที่จะเป็นความพยายามร่วมกัน) คุณมักจะได้รับผลลัพธ์เดียวกันโดยใช้เวลาน้อยลงด้วยวิดีโอที่สร้างมาอย่างดี

การประเมินใหม่เมื่อมีการประชุมและไม่จำเป็น ธุรกิจสามารถประหยัดเงินได้หลายพันล้านดอลลาร์ทุกปี ใช่ พันล้าน!

การศึกษาเกี่ยวกับการประชุมที่มากเกินไปโดย Atlassian พบว่าพนักงาน 45% รู้สึกหนักใจกับจำนวนการประชุมในกำหนดการ และ 47% กล่าวว่าการประชุมที่ไม่จำเป็นเป็นการเสียเวลาอันดับหนึ่งในที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการประชุม 1 ชั่วโมงกับคน 10 คนไม่ได้เสีย แค่ ชั่วโมงเดียว แต่เสียเวลา 10 ชั่วโมงในบริษัทด้วย

รายงานของ Atlassian พบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยเสียเวลา 31 ชั่วโมงในการประชุมที่ไม่เกิดผลในแต่ละเดือน คูณด้วยจำนวนพนักงานในธุรกิจของคุณ (และอย่ากรีดร้อง)

ใช้เวลาไม่นานในการรวมเวลาทั้งหมดนี้ เนื่องจาก Atlassian ประมาณการว่าธุรกิจในสหรัฐฯ เสียเงิน 37 พันล้านดอลลาร์ทุกปีไปกับการประชุมที่ไม่จำเป็น ถึงเวลาแล้วที่ธุรกิจต่างๆ จะพบวิธีที่ดีและมีประสิทธิผลมากขึ้นสำหรับพนักงานในการใช้เวลาของบริษัท

เหตุใดเราจึงยังคงกำหนดเวลาการประชุมมากมาย บอกตามตรงเราไม่แน่ใจ ทุกวันนี้ มีวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเราจะดูตัวอย่างบางส่วนในอีกสักครู่

เหตุใดจึงเป็นอันตรายต่อบุคคลและองค์กร

ในขณะที่การประชุมทำให้ธุรกิจต้องเสียเงินจำนวนมากอยู่แล้ว บริบทของการประชุมเสมือนจริงสามารถเพิ่มความซับซ้อนให้กับทั้งบุคคลและองค์กร

โดยธรรมชาติแล้ว การประชุมเสมือนจริงนั้นผิดธรรมชาติ นี่ไม่ใช่สิ่งที่เลวร้ายเสมอไป และเราขอยืนยันว่าการมีการประชุมเสมือนจริงกับผู้คนทั่วโลกนั้นดีกว่าการให้ทุกคนบินไปทั่วโลกเพื่อเข้าร่วมการประชุม แต่เทคโนโลยีค่อนข้างใหม่และเราในฐานะมนุษย์ยังคงปรับตัวให้เข้ากับมัน

แม้ว่าเราจะทราบดีอยู่แล้วว่าการจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์นานเกินไปนั้นไม่ดีสำหรับคุณ แต่เมื่อพูดถึงการประชุมออนไลน์ ก็มีปัจจัยที่คล้ายกันที่สามารถนำไปสู่การหมดไฟในการประชุมได้

สิ่งนี้นอกเหนือไปจากด้านเทคนิคและผลกระทบของสิ่งต่างๆ เช่น แสงสีฟ้า เนื่องจากยังมีความแตกต่างอย่างมากในวิธีที่เราโต้ตอบกับผู้คนทางออนไลน์และความคิดที่ต้องทำเช่นนั้น

ดังนั้น มาดูปัจจัยเฉพาะบางประการสำหรับการประชุมเสมือนจริงที่อาจส่งผลต่อความเหนื่อยล้าในการประชุม

การสบตาในระยะใกล้ในปริมาณที่มากเกินไปนั้นรุนแรงมาก

ในการประชุมปกติ คุณอาจจะสลับความสนใจไปมาระหว่างคนที่กำลังพูด คนที่ฟัง บันทึกย่อของคุณ และสิ่งรอบตัวคุณ อย่างไรก็ตาม ในการโทรผ่าน Zoom คุณกำลังมองดูทุกคน ทุกที่ พร้อมกัน และมันรุนแรงมาก!

ความเข้มนี้เพิ่มขึ้นจากขนาดใบหน้าและดวงตาของผู้คนที่ใหญ่ผิดปกติบนหน้าจอของคุณ ซึ่งทำให้พวกเขาดูเหมือนอยู่ใกล้กันมากกว่าที่เป็นจริง ไม่บ่อยนักที่เราจะเข้าใกล้ใบหน้าของผู้คน และเมื่อเราเข้าใกล้ก็มักจะเป็นผลมาจากช่วงเวลาใกล้ชิดหรือการเผชิญหน้าซึ่งเป็นสถานการณ์ที่รุนแรงทางอารมณ์ทั้งคู่

สมองของเรามีสายสัมพันธ์ที่ยากที่จะรู้สิ่งนี้โดยสัญชาตญาณ ดังนั้นการสบตาอย่างใกล้ชิดระหว่างการประชุมเสมือนจริงนั้นรุนแรงกว่าที่เรามักจะรับรู้

การเห็นตัวเองระหว่างการแชทผ่านวิดีโอตลอดเวลาแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย

คุณต้องยอมรับว่าเมื่อคุณไม่ได้มองคนอื่นในการประชุมเสมือนจริง คุณอาจกำลังมองตัวเองอยู่ ไม่เป็นไร เราทุกคนทำ แต่การเห็นภาพสะท้อนทางดิจิทัลของคุณหลายครั้งในหนึ่งวันเป็นเรื่องที่ต้องเดินทางโดยทางอารมณ์

การศึกษาแนะนำว่าคุณวิจารณ์ตัวเองมากขึ้นเมื่อคุณมองเห็นตัวเอง มันสมเหตุสมผลแล้ว แต่การจ้องไปที่เซลฟี่แบบเรียลไทม์ของคุณตลอดเวลามีแต่จะทำให้การประชุมเสมือนจริงของคุณเหนื่อยล้ามากขึ้นเท่านั้น

วิดีโอแชทลดความคล่องตัวตามปกติของเราลงอย่างมาก

ด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัว คุณมักจะพบว่าตัวเองต้องย้ายจากห้องประชุมหนึ่งไปยังอีกห้องประชุมหนึ่ง แต่คุณยังคงเคลื่อนไหวร่างกายอยู่ ด้วยการประชุมเสมือนจริง คุณจะมีโอกาสน้อยลงมากที่จะลุกขึ้นและเดินไปรอบๆ หากสิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงแค่คลิกลิงก์

แม้ว่าจะมีงานวิจัยมากมายที่แนะนำว่าการนั่งเป็นเวลานานไม่ดีต่อสุขภาพของคุณ แต่ก็มีงานวิจัยจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่แนะนำว่าประสิทธิภาพการรับรู้จะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเคลื่อนไหว ในทางกลับกัน การประชุมเสมือนจริงอาจทำให้คุณนั่งอยู่ในท่าเดิมเป็นเวลานาน ซึ่งอาจทำให้คุณรู้สึกกระสับกระส่าย

ภาระทางปัญญาสูงกว่ามากในวิดีโอแชท

ภาษากายส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการที่คุณพูดคุยกับใครสักคนต่อหน้า และท่าทางหรือการแสดงออกเล็กๆ น้อยๆ ที่ทุกคนทำระหว่างการสนทนาก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวิธีที่เราในฐานะมนุษย์สื่อสารกันโดยธรรมชาติ

ภาษากายช่วยให้เราเข้าใจกันในขณะเดียวกันก็ทำให้เราเข้าใจกัน อย่างไรก็ตาม สัญญาณอวัจนภาษาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ตรวจจับได้ยากกว่ามากในแฮงเอาท์วิดีโอ ซึ่งมักจะทำให้เราให้ความสนใจมากกว่าที่เราคุ้นเคยในการสนทนา

แม้แต่การรู้สิ่งนี้เกี่ยวกับตัวเราก็ยังช่วยเพิ่มความเหนื่อยล้าที่เรารู้สึกได้ ในขณะที่เราพยายามมากขึ้นโดยจิตใต้สำนึกเพื่อทำให้ภาษากายของเราชัดเจนขึ้นกับคนที่เรากำลังพูดด้วย

การต้องทำงานหนักขึ้นเพื่อส่งและรับสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดที่เราพึ่งพานั้นมีแต่จะเพิ่มภาระทางความคิดของการมีการประชุมเสมือนจริง และเป็นแรงกดดันเฉพาะที่ไม่ได้นำไปใช้กับการสนทนาแบบตัวต่อตัว

คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อแทนที่การประชุม [Meeting Detox Playbook]

ตอนนี้ ด้วยหลักฐานจำนวนมหาศาลที่แสดงให้เห็นผลกระทบด้านลบของการประชุมมากเกินไปและค่าใช้จ่ายในการประชุมที่เหนื่อยล้า เรามาดูวิธีบางอย่างที่เราสามารถลดการประชุมและบรรเทาอาการเหนื่อยหน่ายในการประชุม

ในส่วนนี้ เราจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีที่เครื่องมือเช่น Snagit สามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันกับการประชุมที่ปิดกั้นกำหนดการของคุณ ซึ่งเป็น Playbook ดีท็อกซ์การประชุมประเภทหนึ่ง หากคุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ และดูว่าคุณสามารถแทนที่หรือปรับปรุงได้หรือไม่

หนึ่งในประเด็นสำคัญที่ทุกคนสามารถดำเนินการเพื่อลดจำนวนการประชุมที่พวกเขาคาดว่าจะเข้าร่วมคือการทำความเข้าใจว่าเมื่อใดที่การประชุมมีความจำเป็นจริง ๆ เพราะบ่อยครั้ง และเรารู้ว่าคุณจะเห็นด้วย ไม่.

คำถามแรกและสำคัญที่สุดที่ต้องถามตัวเองก่อนที่จะเรียกทีมของคุณไปที่ห้องประชุมหรือส่งคำเชิญในปฏิทินเสมือนคือ: มีการประชุมเพื่ออะไรและคุณต้องการความคิดเห็นจากผู้อื่นหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณก็สามารถดำเนินการต่อและแบ่งปันความคืบหน้าของคุณทางอีเมลได้

ในทางกลับกัน หากคุณจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับโครงการก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณมีข้อมูลเพียงพอที่จะช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานตัดสินใจได้หรือไม่ นอกจากนี้ คุณยังต้องคาดการณ์ว่าจะมีคำถามหรือการสนทนาเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ มากมายหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น การสนทนาอาจเกิดขึ้นทางอีเมล

มีข้อควรพิจารณาอื่นๆ อีกสองสามข้อที่ต้องคำนึงถึงเมื่อต้องทราบว่าควรจัดกำหนดการประชุมหรือไม่ เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้น เราได้รวบรวมผังงานอย่างง่ายเพื่อช่วยคุณ

เมื่อไม่จำเป็นต้องมีการประชุม Snagit เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารภายในที่รวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ข้อเสนอแนะโครงการแบบตัวต่อตัวสามารถทำให้ง่ายขึ้นด้วย screencast ที่สร้างด้วย Snagit ในทำนองเดียวกัน เซสชันการฝึกอบรมแบบไม่เป็นทางการสามารถเปลี่ยนเป็นวิดีโอการฝึกอบรมได้อย่างรวดเร็ว

ยิ่งไปกว่านั้น การให้วิดีโอแทนการกำหนดเวลาการประชุม คุณกำลังเปิดโอกาสให้ผู้คนได้ดำเนินการหรือเรียนรู้บางอย่างในเวลาและจังหวะที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงการเรียนรู้ทางไกลได้อย่างแท้จริง

ด้วย Snagit คุณยังสามารถทำให้ข้อเสนอ งานนำเสนอ และการระดมสมองสมบูรณ์ขึ้นได้ด้วยความช่วยเหลือจากภาพและวิดีโอ การสื่อสารด้วยภาพเป็นกุญแจสำคัญอย่างยิ่งในการถ่ายทอดความคิดและข้อมูลระหว่างผู้คน เนื่องจากช่วยให้บริบทเพิ่มเติมและทำให้เข้าใจแนวคิดได้ง่ายขึ้น

อันที่จริงแล้ว TechSmith พบว่าธุรกิจที่ใช้ภาพเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารภายในสามารถประหยัดเงินได้ด้วยซ้ำ

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกวิดีโอของคุณ! (ใน Snagit แน่นอน!)

ด้วย Snagit คุณไม่จำเป็นต้องเป็น Martin Scorsese ก็สร้างวิดีโอได้ ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอเพื่อการศึกษาหรือเพียงแค่การบันทึกบนเดสก์ท็อป Snagit เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายและใช้งานง่าย ซึ่งช่วยให้ทุกคนสามารถบันทึกและแบ่งปันเนื้อหาวิดีโอที่ยอดเยี่ยมได้อย่างง่ายดาย

อันที่จริง ประเภทของวิดีโอที่ Snagit เหมาะสำหรับมักจะเป็นวิดีโอที่ค่อนข้างไม่เป็นทางการและจบในเทคเดียว อย่างไรก็ตาม มีเคล็ดลับสองสามข้อที่ควรคำนึงถึงในครั้งต่อไปที่คุณสร้างวิดีโอด้วย Snagit:

• ทำวิดีโอให้สั้นและไพเราะ ก่อนที่คุณจะบันทึก ให้เขียนหัวข้อย่อยสองสามข้อของสิ่งที่คุณต้องการจะครอบคลุม เพื่อให้คุณไม่ลืมสิ่งใด
  
• รวมเว็บแคมของคุณ คุณสมบัติการแสดงภาพซ้อนภาพของ Snagit ช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอและเว็บแคมได้พร้อมกัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ชมเข้าใจสัญญาณสำคัญแบบไม่ใช้คำพูด (เช่น การแสดงสีหน้า) ที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้
  
• มีความชัดเจน ฟังก์ชันการวาดหน้าจอใน Snagit ช่วยให้คุณเน้นข้อมูลสำคัญบนหน้าจอเพื่อช่วยดึงดูดสายตาและโฟกัสของผู้ดู

ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ 3 ข้อเหล่านี้ ไม่เพียงแต่คุณจะสามารถส่งประเด็นของคุณไปยังผู้คนจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเท่านั้น แต่คนเหล่านั้นยังสามารถอ้างอิงกลับไปยังวิดีโอของคุณหากพวกเขาต้องการการช่วยเตือน

ขั้นตอนที่ 3: แชร์วิดีโอของคุณทุกที่ที่มีการสนทนา

นอกจากจะสามารถบันทึกวิดีโอได้อย่างง่ายดายแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องมือที่ช่วยให้แชร์กับทีมได้ง่ายพอๆ กัน โชคดีที่ Snagit เสนอตัวเลือกการแชร์ที่หลากหลายซึ่งทำให้การส่งเนื้อหาของคุณผ่านหลายแพลตฟอร์มเป็นเรื่องง่าย รวมถึง Slack และ Outlook

นอกเหนือจากนี้ ปุ่มแชร์ลิงก์ของ Snagit จะส่งเนื้อหาของคุณไปยัง Screencast ทำให้ผู้ชมแสดงความคิดเห็นและโต้ตอบได้ ตัวเลือกการแบ่งปันที่ยืดหยุ่นนี้มอบประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวมากขึ้นสำหรับทั้งคุณและผู้ชมของคุณ

นอกจากจะมีเครื่องมือที่ช่วยให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่ายแล้ว ยังมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์การดูและการเรียนรู้สำหรับผู้ชมของคุณ ตัวอย่างเช่น ควรระบุความยาวของวิดีโอเมื่อแชร์เสมอ เพื่อให้ผู้ดูสามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้นและจัดสรรเวลาที่จำเป็นเพื่อมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ยิ่งไปกว่านั้น การกำหนดความคาดหวังให้ชัดเจนว่าคุณจะคาดหวังการตอบกลับวิดีโอของคุณอย่างไรและเมื่อใดสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการสื่อสารนั้นยังคงมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้น

เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะลดการประชุมในกำหนดการลงได้มากแค่ไหน การประชุมก็ยังคงเป็นส่วนสำคัญในการทำงาน เพราะอย่างที่เราพูดไปก่อนหน้านี้ การประชุมจะดีได้ก็ต่อเมื่อทำอย่างถูกต้อง แต่นั่นคือกุญแจสำคัญ: การประชุมอย่างถูกต้อง

ดังนั้น หากคุณมั่นใจ 100% ว่าการจัดกำหนดการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเดินหน้าโครงการหรืองาน อย่าลืมคำนึงถึงเคล็ดลับการประชุมเหล่านี้:

หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

การส่งหรือตอบกลับอีเมลขณะอยู่ในการประชุมเสมือนเป็นสิ่งดึงดูดพอๆ กับที่คุณควรทำจริงๆ คือการโฟกัสไปที่งานที่ทำอยู่ เราเข้าใจดีถึงความปรารถนาที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ได้มากที่สุดโดยใช้เวลาน้อยที่สุด แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ อาจทำให้เสียเวลามากถึง 40% ของเวลาในการผลิตของคุณ

ครั้งต่อไปที่คุณอยู่ในการประชุมเสมือนจริง ให้ปิดแท็บที่อาจทำให้คุณเสียสมาธิ แล้วลองปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลและแชท และหากคุณเห็นอีเมล โปรดจำไว้ว่าอีเมลอาจรอประมาณ 10-15 นาที

ทำให้การประชุมสั้น

พยายามรักษาระยะเวลาของการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และมีความชัดเจน (และเข้มงวด) ในการกำหนดและปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุม ยิ่งการประชุมดำเนินไปนานเท่าไหร่ ผู้คนก็จะยิ่งเบื่อและลงทุนน้อยลงในการอภิปราย ซึ่งนำไปสู่ความเหนื่อยล้าในการประชุมในที่สุด

การประชุมมักดำเนินต่อไปเมื่อมีคำถามใหม่ ๆ เกิดขึ้นและการสนทนาเปลี่ยนประเด็นไป นี่คือที่ที่ "เทคนิคที่จอดรถ" จะมีประโยชน์ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะเป็นการกำหนดให้หัวข้อหรือคำถามใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในการประชุม (ที่ไม่ได้อยู่ในวาระการประชุม) จะถูกใส่ไว้ใน "ที่จอดรถ" เพื่ออภิปรายในครั้งต่อไป เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ แต่จะช่วยได้มากเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามแผน

ลดสิ่งเร้าบนหน้าจอ

เราได้พูดคุยกันแล้วเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นมากมายในการประชุมเสมือนจริง ด้วยใบหน้าที่หลากหลาย (รวมถึงของคุณเอง) และภูมิหลังให้ดู สมองของคุณจะถูกกระตุ้นมากเกินไปได้ง่าย ซึ่งเพิ่มความเหนื่อยล้าในการประชุมเสมือน

โชคดีที่การป้องกันสิ่งนี้ทำได้ค่อนข้างง่าย เพราะคุณ (และเพื่อนร่วมงานของคุณ) สามารถลดสิ่งที่อยู่บนหน้าจอได้ วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือลองซ่อนกล้องของคุณจากหน้าจอ ซึ่งจะช่วยลดผลกระทบจากความเมื่อยล้าในการประชุมเสมือนจริงได้

คุณสามารถแนะนำให้ทุกคนปิดเว็บแคมเมื่อไม่ได้พูด เพราะจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีสมาธิ

สนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมใช้พื้นหลังที่เรียบง่าย

หากต้องการลดสิ่งเร้าไปอีกขั้น ลองให้ทุกคนในที่ประชุมเบลอพื้นหลัง เป็นขั้นตอนเล็กๆ ง่ายๆ ที่สามารถมีผลกระทบอย่างมากในการต่อสู้กับความเหนื่อยล้า

นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีใครอยากพยายามค้นหาชื่อหนังสือบนชั้นหนังสือของคนอื่นๆ! รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ล้วนเพิ่มขึ้นเมื่อสมองของคุณพยายามประมวลผลทุกรายละเอียดภาพในห้องประชุม ซึ่งทั้งเสียสมาธิและเข้มข้น!

เปลี่ยนไปใช้โทรศัพท์หรืออีเมล

หากคุณรู้สึกว่าถูกซูมออกเล็กน้อย มีโอกาสที่ดีที่คนที่คุณนัดพบด้วยก็เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นช่วงบ่ายแก่ๆ ช่วงปลายสัปดาห์

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ไม่มีอะไรผิดที่จะแนะนำการโทร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังพบปะกับอีกคนหนึ่งเท่านั้น การส่งอีเมลที่สุภาพและเป็นมิตรล่วงหน้าก่อนการประชุมเพื่อขอให้รับโทรศัพท์แทน จะช่วยลดความเหนื่อยล้าในการประชุมให้กับคุณทั้งคู่ได้

พวกเขาอาจจะโล่งใจที่ได้รับอีเมลของคุณพอๆ กับที่คุณเป็นเมื่อพวกเขาตอบกลับว่า “ใช่ แน่นอน!”

ประชุมคำถามที่พบบ่อยความเหนื่อยล้า