如何對抗會議疲勞 [+ 會議排毒手冊]

隨著我們繼續探索遠程工作的世界，很明顯，企業和員工面臨的最大挑戰之一是“會議疲勞”。 預計人們每天要參加的虛擬會議的數量讓員工感到不知所措和筋疲力盡。

在某種程度上，這是大流行之後我們工作方式發生巨大變化的結果，這種變化幾乎是在一夜之間發生的。 近年來，遠程工作顯著增加，虛擬會議的數量也隨之增加。

雖然這並不是說在 COVID 之前人們沒有花很多時間參加會議，但許多會議的召開方式已經發生了變化。 人們不是從一個會議室跑到另一個會議室，而是爭先恐後地尋找正確的 Zoom 鏈接。

多人聚在一起協作、討論項目進展和克服障礙的明顯需求仍然是一樣的。 事實上，隨著工作場所在大流行高峰期間完全遠程化，人們每天參加的會議數量有所增加，隨著遠程工作的增加，這一趨勢可能會持續下去。

根據 Upwork 的“未來勞動力脈搏報告”，到 2025 年將有 3620 萬美國人遠程工作——這比大流行前的水平增加了 90%，佔整個美國勞動力的 22%。

這產生了一個組織需要解決的新問題，因為過多的會議會導致員工精疲力竭、生產力下降以及健康狀況下降。 這就是為什麼了解會議疲勞是什麼、它為什麼有害以及最重要的是如何克服它很重要。

在本文中，我們將為您提供分步指南，以取代會議並幫助您克服會議疲勞，從而提高工作效率並專注於工作。

什麼是會議疲勞？

那麼什麼是“虛擬會議疲勞”？...

當遠程工作變得越來越普遍時，許多人認為這是一個很好的機會，可以更靈活地完成工作，並在個人生活和工作之間找到更好的平衡。 然而，隨著遠程工作越來越受歡迎，它帶來了一系列新的挑戰，包括虛擬會議疲勞。

隨著虛擬會議成為主要的交流方式，許多人開始體驗到他們每天要參加的會議數量有所增加。 然後，COVID-19 襲來，遠程工作成為新常態。

這種突然的轉變加劇了會議疲勞的問題，因為人們發現自己正在應對一系列全新的挑戰，例如越來越孤立、在家中分心以及工作和個人時間之間的界限模糊。 結果，許多人開始對源源不斷的虛擬會議感到不知所措和筋疲力盡。

會議疲勞到底是什麼

會議疲勞——以及“變焦疲勞”或“虛擬疲勞”——是由於長時間參加面對面和虛擬會議而產生的疲憊和倦怠感。 這是連續幾個小時“開機”導致精神和情緒持續緊張的結果，而持續盯著屏幕所造成的身體傷害會加劇這種壓力。

想一想：當您參加虛擬會議時，您應該保持專注，注意所說的內容，並積極參與對話。 如果您與其他與會者不在同一個房間，這可能尤其具有挑戰性，因為閱讀肢體語言和衡量社交線索可能會更加困難。

此外，在虛擬會議期間缺乏身體運動會讓人容易感到停滯不前和焦躁不安，這會進一步加劇疲勞感。 所有這些因素都會對您的心理、情緒和身體健康造成重大影響，這自然會影響工作場所的生產力和效率——即使那是您的廚房餐桌！

考慮到所有這些，重要的是要識別這些跡象，以便知道如何對抗虛擬會議疲勞。

您如何識別會議疲勞？

認識到您和他人的主要 Zoom 疲勞症狀是採取行動的第一步，以免影響您或您同事的健康和工作效率。

以下是人們可能會遇到的一些常見的會議疲勞症狀：

1. 精疲力竭：參加虛擬會議後感到疲倦和精疲力盡，即使會議時間不是特別長或特別激烈，也可能是會議疲勞的跡象。 這還可能包括感到精神和情感疲憊，以及身體疲勞。
   
2. 健忘和注意力不集中：如果您發現在虛擬會議期間難以集中註意力，您可能會遇到會議疲勞。 這可能表現為對正在討論的主題缺乏興趣或難以在整個會議期間保持參與。
   
3. 難以維持人際關係和出席會議：如果您整天都在打電話和開會，那麼您想要一些屬於自己的時間是情有可原的。 但是，如果您經常感到與朋友和家人疏遠，則可能是會議疲勞的跡象。
   
4. 易怒或煩躁：會議疲勞也會讓你感到煩躁和煩躁。 在虛擬會議期間，您可能會發現自己坐立不安或難以保持靜止，而在會議之外，您可能會發現自己很容易被同事激怒。
   
5. 生產力下降：如果您在參加虛擬會議後發現生產力或工作質量下降，則可能是 Zoom 疲勞的跡象。 如果您因參加太多會議而感到不知所措或筋疲力盡，或者會議本身沒有吸引力或效率低下，就會發生這種情況。
   
6. 身體症狀：作為更嚴重的症狀之一，會議疲勞甚至會導致您遭受實際的身體酸痛，例如肌肉疼痛、緊張和失眠。

如果您遇到任何這些症狀，可能是時候休息一下並重新評估您的虛擬會議方法了。 通過儘早識別會議疲勞的跡象，您可以採取措施防止它影響您和您員工的工作和整體健康。

為什麼我們要安排這麼多會議？

儘管越來越多的人認為會議會降低工作效率，但仍有一種潛在的信念認為會議是與同事溝通和協作的最佳方式。

事實如下：會議提供了一個討論複雜問題、分享想法和實時接收反饋的機會，而這通過電子郵件很難實現。這種互動對於支持團隊之間的協作和創造力至關重要。

因此，儘管毫無疑問我們需要開會——因為最好的會議實際上非常棒——但問題是，我們需要這麼多嗎？ 更重要的是，真正需要開會的是什麼？

我們認為，一些企業需要改變他們對何時需要和不需要召開會議的理解。

例如，如果一個討論需要多人參與，比如頭腦風暴會議，那麼開會絕對是獲得結果的最佳方式。 但是，如果會議只是單向傳遞信息（而不是協作），那麼您通常可以用製作精良的視頻在更短的時間內達到相同的效果。

通過重新評估何時需要和不需要開會，企業每年實際上可以節省數十億美元。 是的，數十億！

Atlassian 對會議超負荷進行的一項研究發現，45% 的員工對日程安排中的會議數量感到不知所措，47% 的員工表示，不必要的會議是工作場所的頭號浪費時間。 同樣重要的是要記住，與 10 個人開一個小時的會議，並不僅僅花費一個小時——它花費了 10 個小時的公司時間。

Atlassian 的報告發現，員工平均每個月會在毫無成效的會議上浪費 31 個小時。 現在將其乘以您公司的員工人數（盡量不要尖叫）。

將所有這些時間加起來並不需要很長時間，因為 Atlassian 估計美國企業每年在不必要的會議上浪費 370 億美元。 現在是企業為員工找到更好、更高效的方式來利用工作時間的時候了。

那麼，為什麼我們還要安排這麼多會議呢？ 說實話，我們不確定。 如今，有更有效的溝通方式，我們稍後會看一些例子。

為什麼對個人和組織有害？

雖然會議已經讓企業付出了巨大的代價，但虛擬會議的環境可以為個人和組織增加額外的複雜性。

就其本質而言，虛擬會議是不自然的。 這不一定是壞事，我們認為與全球各地的人進行虛擬會議比每個人都飛到世界各地開會要好得多。 但這項技術相對較新，作為人類，我們仍在適應它。

雖然我們已經知道長時間盯著電腦屏幕對您不利，但在召開在線會議時，有類似的因素會導致會議倦怠。

這超出了技術方面和藍光等事物的影響，因為我們在網上與人互動的方式以及這樣做的精神損失也存在顯著差異。

因此，讓我們看一下虛擬會議所特有的一些可能導致會議疲勞的因素。

過多的近距離眼神接觸是非常強烈的

在正常的會議中，您的注意力可能會在說話的人、聽的人、您的筆記和周圍環境之間切換。 但是，在 Zoom 通話中，您會同時看到每個地方的每個人——而且很緊張！

這種強度因屏幕上異常大的人臉和眼睛而增強，這使得他們看起來比實際更近。 我們很少會如此靠近人們的臉，而當我們這樣做時，通常是親密時刻或對抗的結果，這兩種情況都是情緒緊張的情況。

我們的大腦本能地知道這一點，因此虛擬會議期間所有近距離眼神交流比我們通常意識到的要強烈得多。

在實時視頻聊天中不斷看到自己很累

您必須承認，當您在虛擬會議中不看其他人時，您可能正在看自己。 沒關係，我們都這樣做，但一天多次看到您的數字倒影會讓人情緒激動。

研究表明，當您看到自己時，您會更加挑剔自己。 這是有道理的，但不斷瀏覽你的實時自拍只會增加虛擬會議的疲勞感。

視頻聊天大大降低了我們平時的行動能力

在面對面會議中，您經常會發現自己從一間會議室移動到另一間 – 但您仍然在移動身體。 通過虛擬會議，如果您只需單擊一個鏈接，就不太可能起身四處走動。

雖然已經有大量研究表明久坐對健康有害，但越來越多的研究表明，當您四處走動時，認知能力會得到增強。 另一方面，虛擬會議可能會讓您長時間坐在同一個位置，這會讓您感到焦躁不安。

視頻聊天中的認知負荷要高得多

當您與某人面對面交談時，會涉及到很多肢體語言，而在談話過程中，某人所做的每一個小手勢或表情對於我們作為人類如何自然交流都至關重要。

肢體語言幫助我們相互理解，同時確保我們被理解。 然而，這些非語言的小暗示和細微差別在視頻通話中更難察覺，這通常會導致我們在談話中比平時更加註意。

即使了解我們自己的這一點也會增加我們的疲勞感，因為我們會下意識地付出更多努力，讓我們虛擬交談的人更清楚地了解我們自己的肢體語言。

必須更加努力地發送和接收我們所依賴的非語言信號只會增加虛擬會議的認知負擔，而且這是一種不適用於面對面對話的獨特壓力。

立即與您的團隊更好地溝通！

Snagit 是成功的混合和遠程優先工作場所的秘密工具。

現在下載！

取代會議的分步指南 [會議排毒手冊]

現在，幾乎壓倒性的大量證據表明開會過多的負面影響和會議疲勞的代價，讓我們來看看可以減少會議次數並緩解會議倦怠症狀的一些方法。

在本節中，我們將提供一些分步指導，說明像 Snagit 這樣的工具如何幫助實現與阻止您的日程安排的會議相同的目標，如果您願意的話，這是一種 Meeting Detox Playbook。

第 1 步：確定會議的目標/目的以及是否可以替換或增強它

每個人都可以努力減少預期參加的會議次數的關鍵領域之一是了解何時真正需要開會，因為很多時候——我們知道你會同意——他們是不是。

在將您的團隊召集到會議室或發出虛擬日曆邀請之前，要問自己的第一個也是最重要的問題是：會議的目的是什麼，您是否需要人們的意見？ 如果沒有，那麼您可以繼續前進並通過電子郵件分享您的進度。

另一方面，如果您確實需要在進入下一階段之前討論項目，請務必考慮您是否擁有足夠的信息來讓您和您的同事做出決定。 您還需要預測是否會有很多問題或圍繞該問題進行討論，如果沒有，那麼可能會通過電子郵件進行對話。

在決定是否安排會議時，還需要考慮其他一些因素。 為了簡化流程，我們整理了一個簡單的流程圖來幫助您。

當不需要開會時，Snagit 非常適合促進快速、輕鬆和有效的內部溝通。 例如，一對一的項目反饋可以通過使用 Snagit 製作的截屏視頻來簡化。 同樣，非正式的培訓課程可以很快變成培訓視頻。

更好的是，通過提供視頻而不是安排會議，您可以讓人們有機會在最適合他們的時間和節奏上採取行動或學習一些東西，這確實有助於加強遠程學習。

借助 Snagit，您還可以藉助視覺和視頻輔助工具豐富提案、演示文稿和頭腦風暴。 在人與人之間傳達想法和信息時，視覺交流絕對是關鍵，因為它有助於提供額外的上下文並使概念更容易理解。

事實上，TechSmith 發現將視覺效果作為內部溝通的一部分的企業甚至可以節省資金！

第 2 步：錄製您的視頻！ （當然是在 Snagit 中！）

使用 Snagit，您不必成為 Martin Scorsese 即可製作視頻。 無論是教育視頻還是簡單的桌面錄製，Snagit 都是一個簡單直觀的工具，任何人都可以輕鬆錄製和分享精彩的視頻內容。

事實上，Snagit 非常適合製作的那種視頻通常可以非常隨意並且一次完成。 也就是說，下次您使用 Snagit 製作視頻時，有一些提示值得牢記：

• 保持視頻短小精悍。 在你錄製之前，寫下你想要涵蓋的幾個要點，這樣你就不會忘記任何東西。
  
• 包括您的網絡攝像頭。 Snagit 的畫中畫功能可讓您同時錄製屏幕和網絡攝像頭，這將幫助您的觀眾了解我們之前討論過的非常重要的非語言提示（如面部表情）。
  
• 要清楚。 Snagit 中的屏幕繪製功能允許您在屏幕上突出顯示重要信息，以幫助引導觀眾的視線和注意力。

有了這三個簡單的提示，您不僅可以快速簡單地將您的觀點傳達給許多人，而且這些人在需要提醒時還可以參考您的視頻。

第 3 步：在對話發生的任何地方分享您的視頻。

除了能夠輕鬆錄製視頻之外，重要的是擁有能夠同樣輕鬆地與您的團隊共享的工具。 幸運的是，Snagit 提供了一系列共享選項，使您可以輕鬆地通過多個平台（包括 Slack 和 Outlook）發送您的內容。

最重要的是，Snagit 的共享鏈接按鈕將您的內容髮送到 Screencast，允許觀眾發表評論和做出反應。 這種共享選項的靈活性為您和您的觀眾提供了更高效和簡化的體驗。

除了擁有使共享變得容易的工具外，還有一些最佳實踐可以優化觀眾的觀看和學習體驗。 例如，在分享時提供視頻的長度總是值得的，這樣觀眾可以更好地管理他們的時間並分配必要的時間來有效地參與您的內容。

此外，對您希望如何以及何時對您的視頻做出回應設定明確的期望有助於確保溝通保持高效和專注。

召開高效會議的技巧

無論您如何設法減少日程安排中的會議，它們仍然是工作中必不可少的一部分，因為正如我們之前所說，如果會議進行得當，會議會很棒。 但這就是關鍵：正確地開會。

因此，如果您 100% 確信安排會議是推進項目或任務的最佳方式，請務必牢記這些會議提示：

避免同時處理多項任務

在虛擬會議中發送或回復電子郵件可能很誘人，但您真正應該做的是專注於手頭的任務。 我們理解希望在最短的時間內完成盡可能多的事情的願望，但研究表明，同時處理多項任務以及在任務之間切換實際上會佔用您 40% 的生產時間。

下次您參加虛擬會議時，關閉所有可能會分散您注意力的選項卡，並嘗試關閉您的電子郵件和聊天通知。 如果您確實看到了一封電子郵件，請記住它可能需要等待 10-15 分鐘。

保持會議簡短

盡量縮短會議時間，並明確（和嚴格）設置和堅持議程。 會議持續的時間越長，討論中的人就會越無聊，投入越少——最終導致會議疲勞。

當出現新問題並且談話偏離主題時，會議通常會超負荷。 這就是“停車場技巧”可以派上用場的地方，它基本上規定會議中提出的任何新主題或問題（不在議程上）都放在“停車場”中，以便在其他時間討論。 它非常簡單，但它對保持會議正常進行有很大幫助。

減少屏幕刺激

我們已經討論了虛擬會議中發生的很多事情。 由於要查看多個面孔（包括您自己的面孔）和背景，您的大腦很容易變得過度刺激，這會增加虛擬會議的疲勞度。

幸運的是，防止這種情況也很容易，因為您（和您的同事）可以簡單地減少屏幕上的內容。 最簡單的方法之一是嘗試將自己的攝像頭從屏幕上隱藏起來，這將真正有助於減少虛擬會議疲勞的影響。

您甚至可以建議每個人在不發言時關閉網絡攝像頭，因為這有助於讓所有與會者保持專注。

鼓勵與會者使用簡單的背景

要進一步減少刺激，請嘗試讓會議中的每個人模糊他們的背景。 這是一個小而簡單的步驟，可以對對抗疲勞產生重大影響。

它還將確保沒有人想嘗試找出其他人書架上的書名！ 當您的大腦試圖處理會議室中的每一個視覺細節時，這些微小的細節都會加起來——這既令人分心又緊張！

切換到電話或電子郵件

如果你感覺有點精神緊張，那麼你要見面的人很有可能也是如此——尤其是在下午晚些時候，臨近週末的時候。

考慮到這一點，建議打個電話絕對沒有錯，尤其是當你只見一個人的時候。 通過在會議開始前發送一封禮貌友好的電子郵件，要求打電話，您可以減少雙方的會議疲勞。

他們可能會在收到您的電子郵件時感到如釋重負，就像您在回复“是的，當然！”時一樣。

會議疲勞常見問題解答