كيفية تنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني من الخادم في Outlook؟

Outlook هو واجهة البريد الإلكتروني الأساسية لمستخدمي Microsoft Exchange Server. تتم مزامنته مع الخادم لجلب رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها بسرعة وسهولة. لا يهم ما إذا كان عميل البريد الإلكتروني الخاص بك هو Outlook.com أو Hotmail أو حتى جهة خارجية مثل Gmail ، يمكنك بسهولة إعداد حسابك والبدء في إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

نظرًا لأنها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت بالطبع تريد القدرة على فتحها في أي وقت. يمكنك الاعتماد على Outlook الذي يعرض أي بريد إلكتروني تحتاجه بغض النظر عن عدد الأشهر التي مرت منذ أن قمت بكتابته. أو يمكنك؟ كما اتضح ، الأمور ليست بهذه البساطة. لا يعرض Outlook كل شيء افتراضيًا: تظل معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على Microsoft Exchange Server ، بينما يتم توفير جزء فقط لك في Outlook.

إذا كنت تستخدم Outlook 2019 أو 2016 أو 2013 أو Outlook لـ Office 365 ، فلا يمكنك الوصول الفوري إلى رسائل البريد الإلكتروني القديمة دون تغيير إعداد البريد الوارد. على الرغم من الاحتفاظ ببريدك الإلكتروني على الخادم إلى الأبد إذا كنت ترغب في ذلك ، فقد تتوقع أيضًا الراحة من الحصول على نسخة محلية. ومع ذلك ، فإن طريقة إعداد Outlook ، تقوم بتنزيل ما يصل إلى 12 شهرًا من رسائل البريد الإلكتروني على القرص المحلي لديك. إذا كنت بحاجة إلى قراءة رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من هذا التاريخ ، فسيتعين عليك اتخاذ الإجراء المناسب لإجبار Outlook على تنزيلها من الخادم.

لماذا يوجد حد معين لتنزيل البريد الإلكتروني في Outlook؟

قد تتساءل لماذا الوضع هكذا. ذلك لأن Microsoft Office يقوم بإجراء بعض الإعدادات الذكية عند تثبيته على نظامك. يقوم بفحص جميع أجهزتك وإجراء التعديلات اللازمة للسماح بتشغيل البرنامج على النحو الأمثل على النظام. فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني في Outlook والمؤسسة ، يتم استخدام عمليات التحقق التي يقوم بها على جهازك لتعيين معلمات التنزيل.

من الواضح أنه يحاول المساعدة ، لكن البرنامج يمكن أن يصبح فضوليًا. بعد فحص القرص الثابت لديك للتحقق من مقدار المساحة المتبقية ، يقوم تلقائيًا بضبط الحد الزمني الذي يحدد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتم الاحتفاظ بها محليًا. كلما زادت مساحة القرص المتوفرة ، زاد عدد أشهر تنزيل رسائل البريد الإلكتروني. يتم الحساب وفقًا للصيغة التالية:

• إذا كانت المساحة الفارغة على القرص تصل إلى 64 جيجابايت ، فسيتم تنزيل ما يصل إلى 12 شهرًا من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• إذا كانت المساحة الفارغة على القرص تتراوح بين 32 غيغابايت و 64 غيغابايت (لا يشمل أي من الرقمين) ، فسيتم تنزيل ثلاثة أشهر من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• إذا كانت المساحة الفارغة على القرص أقل من 32 غيغابايت ، فسيتم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني لشهر واحد فقط على وحدة التخزين المحلية لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قد تتساءل عن سبب هذه الجلبة ولماذا لا يمكن تعيين الإعداد على "تنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني" أو شيء مشابه. في الواقع ، على عكس الاعتقاد الشائع ، يمكن أن تستهلك رسائل البريد الإلكتروني مساحة تخزين كبيرة. غالبًا ما يجد أولئك الذين يعيشون حياة مليئة بالبريد الإلكتروني أن قدرًا كبيرًا من المساحة قد تم شغلها بواسطة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة. إذا كنت لا تراقب استخدام القرص الخاص بك ، فقد تستيقظ لتجد أن مراسلاتك التجارية قد ابتلعت كل مساحتك.

تعرف مايكروسوفت هذا أيضًا. هذا هو السبب في أن Office مصمم لضبط معلمات التخزين تلقائيًا ، مثل حد تخزين البريد الإلكتروني المحلي الافتراضي لبرنامج Outlook. عادة ، هذا جيد ؛ من المحتمل أنك لست بحاجة ماسة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي مرت على سنوات ماضية. علاوة على ذلك ، بغض النظر عن الإعداد ، لا يزال بإمكانك الوصول محليًا إلى مهامك ومواعيد التقويم وجهات الاتصال الخاصة بك.

ضع في اعتبارك أن فعالية هذا الإعداد تعتمد على نوع عميل البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. إذا كنت تستخدم أحد مزودي خدمة البريد الإلكتروني محليًا من Microsoft مثل Hotmail أو Outlook أو 0365 ، فإن الإعداد يؤثر على عدد رسائل البريد الإلكتروني المتوفرة محليًا. ينطبق نفس المبدأ على غالبية خدمات البريد الإلكتروني التجارية الشائعة. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم مزودًا عامًا مثل Gmail أو Yandex أو Yahoo ، فلن تقلق لأن الإعداد لن يكون له أي تأثير. ستحتوي جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة على Microsoft Exchange Server على نسخة محلية مخزنة على وحدة التخزين الداخلية لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

كيفية جعل Outlook يقوم بتنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني من الخادم

يشير الخادم هنا بشكل طبيعي إلى Microsoft Exchange Server. بينما تشتري بعض الشركات ترخيصًا لاستضافة Exchange Server في أماكن العمل ، يلجأ البعض الآخر إلى مزود خادم Exchange-as-a-Service تابع لجهة خارجية. تزداد أيضًا شعبية Exchange Online ، وهو إصدار سحابي للخدمة التي تستضيفها Microsoft نفسها.

بغض النظر عن وضع Exchange المستخدم ، تظل وظيفته الرئيسية كما هي: عامل نقل الرسائل الذي يرسل رسائل البريد الإلكتروني بين أجهزة الكمبيوتر. تتم قراءة الرسائل من كلا الطرفين عن طريق عميل بريد إلكتروني ، في هذه الحالة ، Outlook.

في الأساس ، باستخدام Exchange ، يتم تخزين جميع رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها واستلمتها على خادم Exchange إلى الأبد. بالطبع ، يخضع الاحتفاظ الأبدي برسائل البريد الإلكتروني لأشياء مثل حدود التخزين السحابي للحسابات الفردية والاستخدام المستمر للحساب. تبقى النقطة أنه في ظل الظروف العادية ، لا يزال بإمكانك رؤية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، بما في ذلك الرسائل القديمة حقًا ، حتى لو لم يتم تخزينها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

إذن ، ما الذي يمكنك فعله لتنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني من الخادم إلى Outlook؟ إذا كنت ترغب في عرض جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook ، فهناك طريقتان.

الطريقة الأولى: استخدم ارتباط "المزيد" في Outlook

يوفر Outlook for Office طريقة سهلة لتوسيع عدد رسائل البريد الإلكتروني المعروضة في مجلد. بافتراض أنك احتفظت بالحساب لفترة طويلة أو لديك سجل بريد إلكتروني طويل ، سيعرض التطبيق عادةً أحدث رسائل البريد الإلكتروني فقط. ولكن يمكنك إجبار Outlook على تنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ IMAP - أو عرضها على الأقل.

عندما تكون في مجلد مثل Inbox أو Sent in Outlook وقم بالتمرير لأسفل ، فستصل قريبًا إلى نهاية رسائل البريد الإلكتروني المعروضة. هناك ، سترى رسالة تخبرك أنه يمكنك النقر فوق الرابط لعرض المزيد من الرسائل:

يوجد المزيد من العناصر في هذا المجلد على الخادم

انقر هنا لعرض المزيد من رسائل البريد الإلكتروني على Microsoft Exchange

بمجرد النقر فوق الارتباط "انقر هنا لعرض المزيد من رسائل البريد الإلكتروني على Microsoft Exchange" ، سيقوم Outlook بتنزيل بقية رسائل البريد الإلكتروني لهذا المجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هذا يعمل فقط إذا كان لديك اتصال بالإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تنزيل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمجلد معين فقط. وبالتالي ، إذا كنت في مجلد الرسائل المرسلة ، فلن تحصل إلا على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها من قبل.

هذا المبدأ صحيح إذا أجريت بحثًا في صندوق البريد. عندما تكتب استعلام البحث ويتم عرض النتائج ، إذا كان هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني المطابقة لمصطلح البحث ، فقد ترى ما يلي أسفل صفحة النتائج:

عرض النتائج الأخيرة ...

أكثر

يؤدي النقر فوق الارتباط المزيد إلى تنزيل بقية رسائل البريد الإلكتروني المطابقة لاستعلام البحث.

إذا كنت ترغب في رؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلد معين في لمحة ، يمكنك تسجيل الدخول إلى حسابك عبر تطبيق الويب لبرنامج Outlook. ينقلك هذا إلى واجهة Microsoft Exchange Server لحسابك ، ويمكنك رؤية كل شيء مخزّن هناك.

الطريقة 2: تغيير إعداد "البريد للاحتفاظ دون اتصال" في Outlook

هذا هو الإعداد الذي يحدد عدد شهور رسائل البريد الإلكتروني التي يحتفظ بها Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تذكر أن هذا لا يعمل إلا عند استخدام عميل بريد إلكتروني من Microsoft أو مزود خدمة بريد إلكتروني للأعمال معروف. يمكنك زيادة عدد رسائل البريد المحفوظة أو تقليلها ، حتى. يمكنك أيضًا إخبار Outlook بحفظ كل واحدة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك محليًا.

وفقًا لمايكروسوفت:

يوفر Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook لـ Office 365 خيارات 1 أو 3 أو 6 أو 12 أو 24 شهرًا أو الكل. يوفر Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook for Office 365 خيارات إضافية لمدة 3 أيام وأسبوع واحد وأسبوعان.

دون مزيد من اللغط ، إليك ما عليك القيام به:

• قم بتشغيل تطبيق Outlook.
• توجه إلى علامة التبويب ملف.
• حدد خيار القائمة المنسدلة "إعدادات الحساب".
• عندما يتم توسيع الخيار ، حدد إعدادات الحساب.
• في نافذة إعدادات الحساب ، حدد علامة التبويب البريد الإلكتروني.
• إذا كان لديك حسابات متعددة في Outlook ، فسيتم عرضها هنا. حدد الشخص الذي ترغب في تعديل إعداداته ثم انقر فوق الزر "تغيير".
• يتم عرض مربع الحوار "تغيير الحساب". تأكد من تحديد خانة الاختيار استخدام وضع Exchange المخزن مؤقتًا.
• حرك شريط التمرير "البريد للاحتفاظ بلا اتصال بالإنترنت" إلى العدد المطلوب من السنوات أو الأشهر أو الأيام أو الأسابيع. (إذا كان شريط التمرير غير نشط ، فقد يكون المسؤول قد منعك من تغيير الإعداد.)
• انقر فوق الزر "التالي".
• تظهر نافذة منبثقة تطلب منك تأكيد تغيير التكوين. انقر فوق موافق.
• انقر فوق "إنهاء" وإعادة تشغيل Outlook.

سترى قريبًا رسالة تخبرك أن "مجلداتك محدثة" في الجزء السفلي من Outlook. لا يظهر هذا إلا بعد انتهاء Outlook من تنزيل جميع رسائلك من Microsoft Exchange Server.

اختر خيار الكل فقط إذا كان هناك مساحة تخزين كافية. يجب أن تتطابق إعداداتك مع مقدار المساحة على القرص الخاص بك. إذا اخترت خيار تنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني على قرص ذي مساحة محدودة ، فلا مفر من حدوث مشكلات. نوصي بحذف جميع العناصر غير المرغوب فيها من وحدة التخزين الخاصة بك أولاً لتوفير مساحة أكبر.

بطبيعة الحال ، قد تجد صعوبة في تحديد ما تريد إزالته من التخزين الخاص بك ، لذلك نحن هنا لمساعدتك. هل تعلم أنه بصرف النظر عن الملفات الواضحة على نظامك ، هناك أيضًا ملفات غير مهمة لا تخدم أي غرض سوى تضخيم استخدامك للتخزين؟ بالطبع ، قد ترغب في التخلص منهم ، لكن العثور على مكانهم قد يكون مشكلة.

لحل هذا اللغز ، نوصيك بتنزيل Auslogics BoostSpeed. تم تصميم هذا البرنامج لإزالة جميع أنواع الملفات غير المرغوب فيها على أجهزة الكمبيوتر ، مثل الملفات المؤقتة للنظام والمستخدم غير الضروريين ، وذاكرة التخزين المؤقت لمتصفح الويب ، وسجلات الأخطاء غير المستخدمة ، وملفات Windows Update المتبقية ، وذاكرة التخزين المؤقت Microsoft Office غير الضرورية ، وغير ذلك الكثير. بعد الفحص ، ستلاحظ غيغابايت إضافية من مساحة القرص التي تمت استعادتها. كمكافأة ، يجد BoostSpeed ​​ويزيل جميع أسباب تباطؤ النظام ، مما يضمن أداء جهاز الكمبيوتر الخاص بك بشكل أفضل وأكثر استقرارًا من ذي قبل.