Outlook의 서버에서 모든 이메일을 다운로드하는 방법은 무엇입니까?

Outlook은 Microsoft Exchange Server 사용자를 위한 기본 이메일 인터페이스입니다. 서버와 동기화되어 이메일을 빠르고 쉽게 가져오고 보낼 수 있습니다. 이메일 클라이언트가 Outlook.com, Hotmail 또는 Gmail과 같은 타사인지 여부에 관계없이 계정을 쉽게 설정하고 모든 업무용 이메일을 보낼 수 있습니다.

그것은 당신의 이메일이기 때문에 당신은 물론 언제든지 그것을 열 수 있는 기능을 원할 것입니다. 당신은 당신이 그것을 쓴 후 몇 개월이 지났는지에 상관없이 필요한 모든 이메일을 표시하는 Outlook에 의존할 수 있습니다. 아니면 할 수 있습니까? 알고 보니 일이 그렇게 간단하지 않습니다. Outlook은 기본적으로 모든 것을 표시하지 않습니다. 대부분의 이메일은 Microsoft Exchange Server에 남아 있고 Outlook에서는 일부만 사용할 수 있습니다.

Outlook 2019, 2016, 2013 또는 Office 365용 Outlook을 사용하는 경우 받은 편지함 설정을 변경하지 않고는 이전 이메일에 즉시 액세스할 수 없습니다. 원하는 경우 이메일이 서버에 영구적으로 보관되지만 로컬 사본도 가지고 있는 편리함을 기대할 수 있습니다. 그러나 Outlook이 설정되는 방식에 따라 최대 12개월 분량의 이메일이 로컬 디스크에 다운로드됩니다. 이 날짜보다 오래된 이메일을 읽어야 하는 경우 적절한 조치를 취하여 Outlook이 서버에서 해당 이메일을 다운로드하도록 해야 합니다.

Outlook에 이메일 다운로드 제한이 있는 이유는 무엇입니까?

상황이 왜 이런지 의아해 할 수 있습니다. Microsoft Office가 시스템에 설치될 때 몇 가지 지능적인 설정을 하기 때문입니다. 모든 하드웨어를 확인하고 프로그램이 시스템에서 최적으로 실행될 수 있도록 필요한 조정을 합니다. Outlook 및 기업 이메일과 관련하여 하드웨어에서 수행하는 검사는 다운로드 매개변수를 설정하는 데 사용됩니다.

분명히 도움이 되려고 하지만 프로그램이 방해가 될 수 있습니다. 하드 디스크를 확인하여 남은 공간을 확인한 후 로컬에 보관할 이메일 수를 결정하는 시간 제한을 자동으로 조정합니다. 사용 가능한 디스크 공간이 많을수록 더 많은 달의 이메일이 다운로드됩니다. 계산은 다음 공식에 따라 수행됩니다.

• 여유 디스크 공간이 최대 64GB인 경우 최대 12개월 분량의 이메일이 컴퓨터에 자동으로 다운로드됩니다.
• 여유 디스크 공간이 32GB와 64GB 사이(둘 중 하나를 포함하지 않음)이면 3개월 분량의 이메일이 자동으로 컴퓨터에 다운로드됩니다.
• 디스크의 여유 공간이 32GB 미만인 경우 컴퓨터의 로컬 저장소에는 한 달치의 이메일만 보관됩니다.

소란이 무엇인지, 왜 설정을 "모든 이메일 다운로드" 또는 이와 유사한 것으로 설정할 수 없는지 궁금할 것입니다. 사실, 일반적인 믿음과 달리 이메일은 많은 저장 공간을 차지할 수 있습니다. 이메일로 바쁜 생활을 하는 사람들은 보내고 받은 이메일이 엄청난 양의 공간을 차지한다는 사실을 종종 알게 됩니다. 디스크 사용량을 모니터링하지 않으면 잠에서 깨어나 비즈니스 서신에 모든 공간이 사용되었음을 알 수 있습니다.

마이크로소프트도 이것을 알고 있습니다. 이것이 Office가 Outlook의 기본 로컬 전자 메일 저장소 제한과 같은 저장소 매개 변수를 자동으로 조정하도록 설계된 이유입니다. 일반적으로 이것은 괜찮습니다. 과거의 이메일이 별로 필요하지 않을 가능성이 있습니다. 또한 설정에 관계없이 작업, 일정 약속 및 연락처에 대한 로컬 액세스 권한을 계속 얻을 수 있습니다.

이 설정의 효과는 사용하는 이메일 클라이언트의 종류에 따라 다릅니다. Hotmail, Outlook 또는 0365와 같은 Microsoft의 자체 전자 메일 서비스 공급자 중 하나를 사용하는 경우 설정은 로컬에서 사용할 수 있는 전자 메일 수에 영향을 줍니다. 동일한 원칙이 대부분의 인기 있는 비즈니스 이메일 서비스에 적용됩니다. 그러나 Gmail, Yandex 또는 Yahoo와 같은 공개 공급자를 사용하는 경우 설정이 영향을 미치지 않으므로 이러한 걱정은 하지 않아도 됩니다. Microsoft Exchange Server의 모든 이메일에는 컴퓨터의 내부 저장소에 로컬 복사본이 저장됩니다.

Outlook이 서버에서 모든 이메일을 다운로드하도록 하는 방법

여기서 서버는 자연스럽게 Microsoft Exchange Server를 나타냅니다. 일부 기업은 구내에서 Exchange Server를 호스팅할 수 있는 라이선스를 구매하지만 다른 기업은 타사 Exchange-as-a-Service 서버 공급자를 찾습니다. 마이크로소프트가 자체적으로 호스팅하는 서비스의 클라우드 버전인 익스체인지 온라인(Exchange Online)의 인기도 높아지고 있다.

사용되는 Exchange 모드에 관계없이 기본 기능은 동일하게 유지됩니다. 즉, 컴퓨터 간에 전자 메일을 보내는 메시지 전송 에이전트입니다. 메시지는 이메일 클라이언트(이 경우 Outlook)를 통해 양쪽 끝에서 읽습니다.

본질적으로 Exchange를 사용하면 주고받은 모든 이메일이 Exchange Server에 영구적으로 저장됩니다. 물론 이메일의 영구 보존은 개별 계정의 클라우드 스토리지 제한 및 계정의 지속적인 사용과 같은 조건에 따릅니다. 요점은 정상적인 상황에서 컴퓨터에 저장되지 않은 경우에도 정말 오래된 이메일을 포함하여 이메일을 계속 볼 수 있다는 것입니다.

그렇다면 서버에서 Outlook으로 모든 이메일을 다운로드하려면 어떻게 해야 합니까? Outlook에서 모든 이메일을 보려면 두 가지 방법이 있습니다.

방법 1: Outlook에서 "더보기" 링크 사용

Office용 Outlook은 폴더에 표시되는 전자 메일 수를 쉽게 확장할 수 있는 방법을 제공합니다. 오랫동안 계정을 유지했거나 이메일 기록이 길다고 가정하면 앱은 일반적으로 가장 최근의 이메일만 표시합니다. 그러나 Outlook이 모든 IMAP 이메일을 다운로드하거나 최소한 표시하도록 강제 할 수 있습니다.

받은 편지함 또는 Outlook에서 보낸 편지와 같은 폴더에 있고 아래로 스크롤하면 표시된 이메일의 끝에 곧 도달합니다. 바로 거기에 링크를 클릭하여 더 많은 메시지를 볼 수 있다는 메시지가 표시됩니다.

서버의 이 폴더에 더 많은 항목이 있습니다.

Microsoft Exchange에서 더 많은 이메일을 보려면 여기를 클릭하십시오.

"Microsoft Exchange에서 더 많은 전자 메일을 보려면 여기를 클릭하십시오" 링크를 클릭하면 Outlook이 해당 폴더의 나머지 전자 메일을 컴퓨터로 다운로드합니다. 이것은 인터넷 연결이 있는 경우에만 작동합니다. 또한 특정 폴더의 이메일만 다운로드됩니다. 따라서 보낸 편지함 폴더에 있는 경우 지금까지 보낸 모든 이메일만 받습니다.

이 원칙은 사서함 검색을 수행하는 경우에도 적용됩니다. 검색어를 입력하고 결과가 표시될 때 검색어와 일치하는 이메일이 많이 있는 경우 결과 페이지 하단에 다음과 같이 표시될 수 있습니다.

최근 결과 표시 중 …

더

더보기 링크를 클릭하면 검색어와 일치하는 나머지 이메일이 다운로드됩니다.

특정 폴더에 있는 모든 이메일을 한 눈에 보려면 Outlook용 웹 앱을 통해 계정에 로그인할 수 있습니다. 그러면 계정에 대한 Microsoft Exchange Server 인터페이스로 이동하고 거기에 저장된 모든 것을 볼 수 있습니다.

방법 2: Outlook에서 "오프라인 유지 메일" 설정 변경

이 설정은 Outlook이 컴퓨터에 보관할 몇 개월 분량의 전자 메일을 결정합니다. 이것은 Microsoft 이메일 클라이언트 또는 공인된 비즈니스 이메일 서비스 공급자를 사용할 때만 작동한다는 점을 기억하십시오. 보관된 메일의 수를 늘리거나 줄일 수도 있습니다. Outlook에 모든 이메일을 로컬에 저장하도록 지시할 수도 있습니다.

마이크로소프트에 따르면:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 및 Office 365용 Outlook은 1, 3, 6, 12, 24개월 또는 모두 옵션을 제공합니다. Outlook 2019, Outlook 2016 및 Office 365용 Outlook은 3일, 1주, 2주의 추가 옵션을 제공합니다.

더 이상 고민하지 않고 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

• Outlook 응용 프로그램을 시작합니다.
• 파일 탭으로 이동합니다.
• 계정 설정 드롭다운 옵션을 선택합니다.
• 옵션이 확장되면 계정 설정을 선택합니다.
• 계정 설정 창에서 이메일 탭을 선택합니다.
• Outlook에 여러 계정이 있는 경우 여기에 표시됩니다. 설정을 조정하려는 항목을 선택한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
• 계정 변경 대화 상자가 표시됩니다. 캐시된 Exchange 모드 사용 확인란이 선택되어 있는지 확인합니다.
• "Mail to keep offline" 슬라이더를 원하는 년, 월, 일 또는 주 수로 이동합니다. (슬라이더가 회색으로 표시되면 관리자가 설정 변경을 차단했을 수 있습니다.)
• 다음 버튼을 클릭합니다.
• 구성 변경을 확인하는 팝업이 나타납니다. 확인을 클릭합니다.
• 마침을 클릭하고 Outlook을 다시 시작합니다.

Outlook 하단에 "폴더가 최신 상태입니다"라는 메시지가 곧 표시됩니다. Outlook이 Microsoft Exchange Server에서 모든 메시지 다운로드를 완료한 후에만 나타납니다.

충분한 저장 공간이 있는 경우에만 모두 옵션을 선택하십시오. 설정은 디스크의 공간 크기와 일치해야 합니다. 제한된 공간이 있는 디스크에 모든 이메일을 다운로드하는 옵션을 선택하면 문제가 불가피합니다. 더 많은 공간을 확보하려면 먼저 저장 공간에서 원하지 않는 항목을 모두 삭제하는 것이 좋습니다.

당연히 스토리지에서 제거할 항목을 결정하기 어려울 수 있으므로 여기에서 도와드리겠습니다. 시스템에 있는 명백한 파일 외에도 스토리지 사용량을 늘리는 것 외에는 아무 목적도 없는 정크 파일도 있다는 사실을 알고 계셨습니까? 물론, 당신은 그들을 제거하고 싶지만 그들이 어디에 있는지 찾는 것이 문제가 될 수 있습니다.

이 수수께끼를 해결하려면 Auslogics BoostSpeed를 다운로드하는 것이 좋습니다. 이 소프트웨어는 불필요한 시스템 및 사용자 임시 파일, 웹 브라우저 캐시, 사용하지 않은 오류 로그, 남은 Windows 업데이트 파일, 불필요한 Microsoft Office 캐시 등과 같은 모든 유형의 PC 정크를 제거하도록 설계되었습니다. 스캔 후 회수된 추가 기가바이트의 디스크 공간을 확인할 수 있습니다. 보너스로 BoostSpeed는 시스템 속도 저하의 모든 원인을 찾아 제거하여 PC가 이전보다 더 우수하고 안정적으로 작동하도록 합니다.