Wie lade ich alle E-Mails vom Server in Outlook herunter?

Outlook ist die primäre E-Mail-Schnittstelle für Benutzer von Microsoft Exchange Server. Es wird mit dem Server synchronisiert, um E-Mails schnell und bequem abzurufen und zu senden. Es spielt keine Rolle, ob Ihr E-Mail-Client Outlook.com, Hotmail oder sogar ein Drittanbieter wie Gmail ist, Sie können Ihr Konto ganz einfach einrichten und mit dem Senden all dieser geschäftlichen E-Mails beginnen.

Da es sich um Ihre E-Mails handelt, möchten Sie diese natürlich jederzeit öffnen können. Sie können sich darauf verlassen, dass Outlook jede benötigte E-Mail anzeigt, egal wie viele Monate vergangen sind, seit Sie sie geschrieben haben. Oder kannst du? Wie sich herausstellt, sind die Dinge nicht so einfach. Outlook zeigt standardmäßig nicht alles an: Die meisten Ihrer E-Mails bleiben auf Microsoft Exchange Server, während nur ein Teil für Sie in Outlook verfügbar ist.

Wenn Sie Outlook 2019, 2016, 2013 oder Outlook für Office 365 verwenden, können Sie nicht sofort auf Ihre älteren E-Mails zugreifen, ohne eine Posteingangseinstellung zu ändern. Obwohl Ihre E-Mail auf Wunsch für immer auf dem Server gespeichert wird, können Sie den Komfort erwarten, auch eine lokale Kopie zu haben. So wie Outlook eingerichtet ist, lädt es jedoch bis zu 12 Monate Ihrer E-Mails auf Ihre lokale Festplatte herunter. Wenn Sie E-Mails lesen müssen, die älter als dieses Datum sind, müssen Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um Outlook zu zwingen, sie vom Server herunterzuladen.

Warum hat Outlook ein E-Mail-Download-Limit?

Sie fragen sich vielleicht, warum die Situation so ist. Dies liegt daran, dass Microsoft Office einige intelligente Einstellungen vornimmt, wenn es auf Ihrem System installiert wird. Es überprüft Ihre gesamte Hardware und nimmt die notwendigen Anpassungen vor, damit das Programm optimal auf dem System ausgeführt werden kann. In Bezug auf Outlook und Unternehmens-E-Mails werden die Überprüfungen, die es auf Ihrer Hardware durchführt, zum Festlegen von Download-Parametern verwendet.

Offensichtlich versucht es zu helfen, aber das Programm kann lästig werden. Nachdem Sie Ihre Festplatte überprüft haben, um festzustellen, wie viel Speicherplatz noch vorhanden ist, passt sie automatisch das Zeitlimit an, das bestimmt, wie viele Ihrer E-Mails lokal aufbewahrt werden. Je mehr Speicherplatz zur Verfügung steht, desto mehr Monate an E-Mails werden heruntergeladen. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

• Wenn der freie Speicherplatz bis zu 64 Gigabyte beträgt, werden E-Mails für bis zu 12 Monate automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
• Wenn der freie Speicherplatz irgendwo zwischen 32 Gigabyte und 64 Gigabyte (ohne beide Zahlen) liegt, werden E-Mails für drei Monate automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
• Wenn der freie Speicherplatz auf der Festplatte weniger als 32 Gigabyte beträgt, werden nur die E-Mails eines Monats im lokalen Speicher Ihres Computers aufbewahrt.

Sie fragen sich vielleicht, was die Aufregung soll und warum die Einstellung nicht einfach auf „Alle E-Mails herunterladen“ oder ähnliches gesetzt werden kann. Tatsächlich können E-Mails entgegen der landläufigen Meinung viel Speicherplatz beanspruchen. Diejenigen, die ein geschäftiges Leben voller E-Mails führen, stellen oft fest, dass sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails eine riesige Menge Platz einnehmen. Wenn Sie Ihre Festplattennutzung nicht überwachen, wachen Sie möglicherweise auf und stellen fest, dass Ihr gesamter Speicherplatz von Ihrer Geschäftskorrespondenz verschluckt wurde.

Das weiß auch Microsoft. Aus diesem Grund ist Office so konzipiert, dass Speicherparameter automatisch angepasst werden, z. B. das standardmäßige lokale E-Mail-Speicherlimit für Outlook. Normalerweise ist das in Ordnung; Die Chancen stehen gut, dass Sie E-Mails aus vergangenen Jahren nicht mehr brauchen. Darüber hinaus erhalten Sie unabhängig von der Einstellung weiterhin lokalen Zugriff auf Ihre Aufgaben, Kalendertermine und Kontakte.

Beachten Sie, dass die Wirksamkeit dieser Einstellung von der Art des verwendeten E-Mail-Clients abhängt. Wenn Sie einen der von Microsoft selbst entwickelten E-Mail-Dienstanbieter wie Hotmail, Outlook oder 0365 verwenden, beeinflusst die Einstellung, wie viele E-Mails lokal verfügbar sind. Dasselbe Prinzip gilt für die meisten gängigen geschäftlichen E-Mail-Dienste. Wenn Sie jedoch zufällig einen öffentlichen Anbieter wie Gmail, Yandex oder Yahoo verwenden, müssen Sie sich diese Sorgen nicht machen, da die Einstellung keine Auswirkung hat. Von all Ihren E-Mails auf Microsoft Exchange Server wird eine lokale Kopie im internen Speicher Ihres Computers gespeichert.

So laden Sie Outlook alle E-Mails vom Server herunter

Server bezieht sich hier natürlich auf Microsoft Exchange Server. Während einige Unternehmen eine Lizenz erwerben, um einen Exchange-Server vor Ort zu hosten, wenden sich andere an einen externen Exchange-as-a-Service-Serveranbieter. Die Popularität von Exchange Online, einer von Microsoft selbst gehosteten Cloud-Version des Dienstes, nimmt ebenfalls zu.

Unabhängig vom verwendeten Exchange-Modus bleibt seine Hauptfunktion dieselbe: ein Message Transfer Agent, der E-Mails zwischen Computern versendet. Die Nachrichten werden auf beiden Seiten von einem E-Mail-Client, in diesem Fall Outlook, gelesen.

Im Wesentlichen werden durch die Verwendung von Exchange alle E-Mails, die Sie jemals gesendet und empfangen haben, für immer auf dem Exchange-Server gespeichert. Natürlich unterliegt die ewige Aufbewahrung Ihrer E-Mails z. B. Cloud-Speicherbeschränkungen für einzelne Konten und der kontinuierlichen Nutzung des Kontos. Der Punkt bleibt, dass Sie unter normalen Umständen Ihre E-Mails, einschließlich der wirklich alten, immer noch sehen können, auch wenn sie nicht auf Ihrem Computer gespeichert sind.

Was können Sie also tun, um alle E-Mails vom Server nach Outlook herunterzuladen? Wenn Sie alle Ihre E-Mails in Outlook anzeigen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten.

Methode 1: Verwenden Sie den Link „Mehr“ in Outlook

Outlook for Office bietet eine einfache Möglichkeit, die Anzahl der in einem Ordner angezeigten E-Mails zu erweitern. Angenommen, Sie haben das Konto schon lange oder einen langen E-Mail-Verlauf, zeigt die App normalerweise nur die neuesten E-Mails an. Sie können Outlook jedoch dazu zwingen, alle IMAP-E-Mails herunterzuladen – oder zumindest anzuzeigen.

Wenn Sie sich in einem Ordner wie Posteingang oder Gesendet in Outlook befinden und nach unten scrollen, erreichen Sie bald das Ende der angezeigten E-Mails. Genau dort sehen Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass Sie auf den Link klicken können, um weitere Nachrichten anzuzeigen:

Es gibt weitere Elemente in diesem Ordner auf dem Server

Klicken Sie hier, um weitere E-Mails auf Microsoft Exchange anzuzeigen

Sobald Sie auf den Link „Klicken Sie hier, um weitere E-Mails in Microsoft Exchange anzuzeigen“ klicken, lädt Outlook die restlichen E-Mails für diesen Ordner auf Ihren Computer herunter. Dies funktioniert nur, wenn Sie eine Internetverbindung haben. Außerdem werden nur die E-Mails für einen bestimmten Ordner heruntergeladen. Wenn Sie sich also im Ordner „Gesendet“ befinden, erhalten Sie nur alle E-Mails, die Sie jemals gesendet haben.

Dieses Prinzip gilt, wenn Sie eine Postfachsuche durchführen. Wenn Sie Ihre Suchanfrage eingeben und Ergebnisse angezeigt werden, sehen Sie möglicherweise unten auf der Ergebnisseite Folgendes, wenn viele E-Mails mit dem Suchbegriff übereinstimmen:

Aktuelle Ergebnisse werden angezeigt …

Mehr

Durch Klicken auf den Link Mehr werden die restlichen E-Mails heruntergeladen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.

Wenn Sie alle Ihre E-Mails in einem bestimmten Ordner auf einen Blick sehen möchten, können Sie sich über die Web-App für Outlook in Ihr Konto einloggen. Das führt Sie zur Microsoft Exchange Server-Oberfläche für Ihr Konto und Sie können alles sehen, was dort gespeichert ist.

Methode 2: Ändern Sie die Einstellung „E-Mail offline halten“ in Outlook

Dies ist die Einstellung, die bestimmt, wie viele Monate E-Mails Outlook auf Ihrem Computer speichert. Denken Sie daran, dass dies nur funktioniert, wenn Sie einen Microsoft-E-Mail-Client oder einen anerkannten geschäftlichen E-Mail-Dienstanbieter verwenden. Sie können die Anzahl der aufbewahrten Mails erweitern oder sogar reduzieren. Sie können Outlook auch anweisen, jede einzelne Ihrer E-Mails lokal zu speichern.

Laut Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook für Office 365 bieten die Optionen 1, 3, 6, 12 oder 24 Monate oder Alle. Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook für Office 365 bieten die zusätzlichen Optionen 3 Tage, 1 Woche und 2 Wochen.

Ohne weitere Umschweife, hier ist, was Sie tun müssen:

• Starten Sie die Outlook-Anwendung.
• Gehen Sie zur Registerkarte Datei.
• Wählen Sie die Dropdown-Option Kontoeinstellungen aus.
• Wenn die Option erweitert ist, wählen Sie Kontoeinstellungen.
• Wählen Sie im Fenster Kontoeinstellungen die Registerkarte E-Mail aus.
• Wenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, werden diese hier angezeigt. Wählen Sie diejenige aus, deren Einstellungen Sie anpassen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ändern.
• Der Dialog Konto ändern wird angezeigt. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Cache-Exchange-Modus verwenden“ aktiviert ist.
• Bewegen Sie den Schieberegler „E-Mail offline halten“ auf die gewünschte Anzahl von Jahren, Monaten, Tagen oder Wochen. (Wenn der Schieberegler ausgegraut ist, hat Ihr Administrator Sie möglicherweise daran gehindert, die Einstellung zu ändern.)
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
• Es erscheint ein Popup, in dem Sie aufgefordert werden, die Konfigurationsänderung zu bestätigen. OK klicken.
• Klicken Sie auf Fertig stellen und starten Sie Outlook neu.

Sie sollten bald eine Meldung sehen, die Sie darüber informiert, dass „Ihre Ordner auf dem neuesten Stand sind“ am unteren Rand von Outlook. Dies wird erst angezeigt, nachdem Outlook alle Ihre Nachrichten von Microsoft Exchange Server heruntergeladen hat.

Wählen Sie die Option Alle nur, wenn genügend Speicherplatz vorhanden ist. Ihre Einstellungen sollten mit dem Speicherplatz auf Ihrer Festplatte übereinstimmen. Wenn Sie die Option wählen, alle E-Mails auf eine Festplatte mit begrenztem Speicherplatz herunterzuladen, sind Probleme vorprogrammiert. Wir empfehlen Ihnen, zuerst alle unerwünschten Elemente aus Ihrem Speicher zu löschen, um mehr Speicherplatz freizugeben.

Natürlich fällt es Ihnen möglicherweise schwer zu entscheiden, was Sie aus Ihrem Speicher entfernen möchten, also sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Wussten Sie, dass es neben den offensichtlichen Dateien auf Ihrem System auch Junk-Dateien gibt, die keinen anderen Zweck erfüllen, als Ihre Speichernutzung aufzublähen? Natürlich möchten Sie sie loswerden, aber es könnte ein Problem sein, herauszufinden, wo sie sich befinden.

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