Cum să descărcați toate e-mailurile de pe server în Outlook?

Outlook este interfața principală de e-mail pentru utilizatorii Microsoft Exchange Server. Este sincronizat cu serverul pentru a prelua și trimite e-mailuri rapid și ușor. Indiferent dacă clientul dvs. de e-mail este Outlook.com, Hotmail sau chiar o terță parte precum Gmail, vă puteți configura cu ușurință contul și puteți începe să trimiteți toate acele e-mailuri de serviciu.

Deoarece sunt e-mailurile tale, ai dori, desigur, posibilitatea de a le deschide oricând. Vă puteți baza pe Outlook care afișează orice e-mail de care aveți nevoie, indiferent de câte luni au trecut de când l-ați scris. Sau poți? După cum se dovedește, lucrurile nu sunt atât de simple. Outlook nu afișează totul în mod implicit: cele mai multe dintre e-mailurile tale rămân pe Microsoft Exchange Server, în timp ce doar o parte este disponibilă pentru tine în Outlook.

Dacă utilizați Outlook 2019, 2016, 2013 sau Outlook pentru Office 365, nu puteți obține acces instantaneu la e-mailurile mai vechi fără a modifica o setare a căsuței primite. Deși e-mailul dvs. este păstrat pe server pentru totdeauna, dacă doriți, vă puteți aștepta la comoditatea de a avea și o copie locală. Cu toate acestea, așa cum este configurat Outlook, descarcă până la 12 luni de e-mailuri pe discul local. Dacă trebuie să citiți e-mailuri mai vechi decât această dată, va trebui să luați măsurile corespunzătoare pentru a forța Outlook să le descarce de pe server.

De ce Outlook are o limită de descărcare de e-mail?

S-ar putea să vă întrebați de ce situația este așa. Se datorează faptului că Microsoft Office face unele setări inteligente atunci când este instalat pe sistemul dumneavoastră. Îți verifică tot hardware-ul și face ajustările necesare pentru a permite programului să ruleze optim pe sistem. În ceea ce privește Outlook și e-mailurile de companie, verificările pe care le efectuează asupra hardware-ului dvs. sunt folosite pentru a seta parametrii de descărcare.

În mod evident, încearcă să ajute, dar programul poate deveni amestecător. După ce vă verificați hard diskul pentru a verifica cât spațiu mai rămâne, acesta ajustează automat limita de timp care determină câte dintre e-mailurile dvs. sunt reținute local. Cu cât este mai mult spațiu disponibil pe disc, cu atât sunt descărcate mai multe luni de e-mailuri. Calculul se face după următoarea formulă:

• Dacă spațiul liber pe disc este de până la 64 de gigaocteți, până la 12 luni de e-mailuri sunt descărcate automat pe computer.
• Dacă spațiul liber pe disc se află undeva între 32 de gigaocteți și 64 de gigaocteți (fără a include niciunul dintre numere), trei luni de e-mailuri sunt descărcate automat pe computer.
• Dacă spațiul liber de pe disc este mai mic de 32 de gigaocteți, doar o lună de e-mailuri sunt păstrate în stocarea locală a computerului.

S-ar putea să vă întrebați despre ce este tam-tam și de ce setarea nu a putut fi setată doar să „descărcați toate e-mailurile” sau ceva similar. De fapt, contrar credinței populare, e-mailurile pot ocupa mult spațiu de stocare. Cei care duc o viață plină de e-mail-uri descoperă adesea că o cantitate imensă de spațiu a fost ocupată atât de e-mailurile trimise, cât și de cele primite. Dacă nu vă monitorizați utilizarea discului, s-ar putea să vă treziți și să descoperiți că tot spațiul dvs. a fost înghițit de corespondența dvs. de afaceri.

Microsoft știe și asta. De aceea, Office este conceput pentru a ajusta automat parametrii de stocare, cum ar fi limita implicită de stocare locală a e-mailului pentru Outlook. De obicei, acest lucru este în regulă; sunt șanse să nu aveți prea multă nevoie de e-mailuri din anii trecuti. Mai mult, indiferent de setare, aveți în continuare acces local la sarcinile, întâlnirile din calendar și contactele dvs.

Rețineți că eficacitatea acestei setări depinde de tipul de client de e-mail pe care îl utilizați. Dacă utilizați unul dintre furnizorii de servicii de e-mail de la Microsoft, cum ar fi Hotmail, Outlook sau 0365, setarea influențează câte e-mailuri sunt disponibile local. Același principiu se aplică majorității serviciilor de e-mail de afaceri populare din jur. Cu toate acestea, dacă se întâmplă să utilizați un furnizor public precum Gmail, Yandex sau Yahoo, nu veți avea această îngrijorare, deoarece setarea nu va avea niciun efect. Toate e-mailurile dvs. de pe Microsoft Exchange Server vor avea o copie locală stocată în memoria internă a computerului dvs.

Cum să faci Outlook să descarce toate e-mailurile de pe server

Serverul de aici se referă în mod firesc la Microsoft Exchange Server. În timp ce unele companii achiziționează o licență pentru a găzdui un server Exchange în sediu, altele apelează la un furnizor terț de server Exchange-as-a-Service. Popularitatea Exchange Online, o versiune în cloud a serviciului găzduit chiar de Microsoft, este, de asemenea, în creștere.

Indiferent de modul de schimb folosit, funcția sa principală rămâne aceeași: un agent de transfer de mesaje care trimite e-mailuri între computere. Mesajele sunt citite la ambele capete prin intermediul unui client de email, in acest caz, Outlook.

În esență, prin utilizarea Exchange, toate e-mailurile pe care le-ați trimis și primit vreodată sunt stocate pe serverul Exchange pe perpetuitate. Desigur, păstrarea veșnică a e-mailurilor tale este supusă unor lucruri precum limitele de stocare în cloud pentru conturile individuale și utilizarea continuă a contului. Ideea rămâne că, în circumstanțe normale, vă puteți vedea în continuare e-mailurile, inclusiv pe cele cu adevărat vechi, chiar dacă nu sunt stocate pe computer.

Deci, ce puteți face pentru a descărca toate e-mailurile de pe server în Outlook? Dacă doriți să vizualizați toate e-mailurile în Outlook, există două moduri.

Metoda 1: Folosiți linkul „Mai multe” din Outlook

Outlook pentru Office oferă o modalitate ușoară de a extinde numărul de e-mailuri afișate într-un folder. Presupunând că ați menținut contul pentru o lungă perioadă de timp sau aveți un istoric lung de e-mailuri, aplicația va afișa de obicei numai cele mai recente e-mailuri. Dar puteți forța Outlook să descarce toate e-mailurile IMAP — sau cel puțin să le afișeze.

Când vă aflați într-un folder precum Inbox sau Sent in Outlook și derulați în jos, ajungeți în curând la sfârșitul e-mailurilor afișate. Chiar acolo, veți vedea un mesaj care vă informează că puteți face clic pe link pentru a vedea mai multe mesaje:

Există mai multe articole în acest folder pe server

Faceți clic aici pentru a vedea mai multe e-mailuri pe Microsoft Exchange

După ce faceți clic pe linkul „Clic aici pentru a vedea mai multe e-mailuri pe Microsoft Exchange”, Outlook va descărca pe computer restul e-mailurilor pentru acel folder. Acest lucru funcționează numai dacă aveți o conexiune la internet. În plus, sunt descărcate doar e-mailurile pentru un anumit folder. Astfel, dacă te afli în folderul Trimis, primești doar toate e-mailurile pe care le-ai trimis vreodată.

Acest principiu este valabil dacă efectuați o căutare în cutia poștală. Când introduceți interogarea de căutare și sunt afișate rezultatele, dacă există o mulțime de e-mailuri care se potrivesc termenului de căutare, este posibil să vedeți următoarele în partea de jos a paginii cu rezultate:

Se afișează rezultate recente ...

Mai mult

Făcând clic pe linkul Mai multe, se descarcă restul e-mailurilor care se potrivesc cu interogarea dvs. de căutare.

Dacă doriți să vedeți toate e-mailurile într-un anumit dosar dintr-o privire, vă puteți conecta la contul dvs. prin aplicația web pentru Outlook. Acest lucru vă duce la interfața Microsoft Exchange Server pentru contul dvs. și puteți vedea tot ce este stocat acolo.

Metoda 2: Schimbați setarea „Mail to Keep Offline” în Outlook

Aceasta este setarea care determină câte luni de e-mail-uri păstrează Outlook pe computer. Rețineți că acest lucru funcționează numai atunci când utilizați un client de e-mail Microsoft sau un furnizor de servicii de e-mail de afaceri recunoscut. Puteți extinde numărul de e-mailuri păstrate sau îl puteți reduce chiar. De asemenea, puteți spune lui Outlook să salveze fiecare dintre e-mailurile dvs. la nivel local.

Potrivit Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook pentru Office 365 oferă opțiuni de 1, 3, 6, 12 sau 24 de luni sau Toate. Outlook 2019, Outlook 2016 și Outlook pentru Office 365 oferă opțiuni suplimentare de 3 zile, 1 săptămână și 2 săptămâni.

Fără alte prelungiri, iată ce trebuie să faceți:

• Lansați aplicația Outlook.
• Mergeți la fila Fișier.
• Selectați opțiunea derulantă Setări cont.
• Când opțiunea este extinsă, selectați Setări cont.
• În fereastra Setări cont, selectați fila E-mail.
• Dacă aveți mai multe conturi în Outlook, acestea vor fi afișate aici. Selectați-l pe cel ale cărui setări doriți să le ajustați și apoi faceți clic pe butonul Modificare.
• Se afișează dialogul Schimbare cont. Asigurați-vă că este bifată caseta de selectare Utilizați modul de schimb în cache.
• Mutați glisorul „Poștă pentru a păstra offline” la numărul dorit de ani, luni, zile sau săptămâni. (Dacă glisorul este gri, este posibil ca administratorul dvs. să vă fi blocat să modificați setarea.)
• Faceți clic pe butonul Următorul.
• Apare o fereastră pop-up care vă cere să confirmați modificarea configurației. Faceți clic pe OK.
• Faceți clic pe Terminare și reporniți Outlook.

Ar trebui să vedeți în curând un mesaj care vă informează că „Dosarele dvs. sunt actualizate” în partea de jos a Outlook. Aceasta apare numai după ce Outlook a terminat de descărcat toate mesajele de pe Microsoft Exchange Server.

Alegeți opțiunea Toate doar dacă există suficient spațiu de stocare. Setările dvs. ar trebui să se potrivească cu cantitatea de spațiu de pe disc. Dacă alegeți opțiunea de a descărca toate e-mailurile pe un disc cu spațiu limitat, problemele sunt inevitabile. Vă recomandăm să ștergeți mai întâi toate elementele nedorite din spațiul de stocare pentru a elibera mai mult spațiu.

Desigur, s-ar putea să vă fie greu să decideți ce să eliminați din spațiul de stocare, așa că suntem aici pentru a vă ajuta. Știați că, în afară de fișierele evidente de pe sistemul dvs., există și fișiere nedorite care nu servesc niciunui scop în afară de a vă umfla utilizarea stocării? Desigur, ați dori să scăpați de ele, dar găsirea unde se află ar putea fi o problemă.

Pentru a rezolva această enigma, vă recomandăm să descărcați Auslogics BoostSpeed. Acest software este conceput pentru a elimina toate tipurile de deșeuri de pe computer, cum ar fi fișierele temporare de sistem și utilizator inutile, cache-ul browserului web, jurnalele de erori neutilizate, fișierele Windows Update rămase, memoria cache Microsoft Office nenecesară și multe altele. După o scanare, veți observa gigaocteții suplimentari de spațiu pe disc recuperați. Ca bonus, BoostSpeed ​​găsește și elimină toate cauzele încetinirilor sistemului, asigurându-se că computerul dumneavoastră funcționează mai bine și mai stabil decât înainte.