Como baixar todos os emails do servidor no Outlook?

O Outlook é a principal interface de email para usuários do Microsoft Exchange Server. Ele é sincronizado com o servidor para buscar e enviar e-mails de forma rápida e prática. Não importa se o seu cliente de e-mail é Outlook.com, Hotmail ou até mesmo um terceiro como o Gmail, você pode configurar facilmente sua conta e começar a enviar todos os e-mails de trabalho.

Como são seus e-mails, é claro que você gostaria de abri-los a qualquer momento. Você pode confiar no Outlook exibindo qualquer email que você precisar, não importa quantos meses se passaram desde que você o escreveu. Ou você pode? Como se vê, as coisas não são tão simples. O Outlook não exibe tudo por padrão: a maioria de seus e-mails permanece no Microsoft Exchange Server, enquanto apenas uma parte é disponibilizada para você no Outlook.

Se você estiver usando o Outlook 2019, 2016, 2013 ou o Outlook para Office 365, não poderá obter acesso instantâneo aos seus emails mais antigos sem alterar uma configuração da caixa de entrada. Embora seu e-mail seja mantido no servidor para sempre, se desejar, você pode esperar a conveniência de também ter uma cópia local. No entanto, da forma como o Outlook está configurado, ele baixa até 12 meses de seus e-mails para o disco local. Se você precisar ler e-mails anteriores a essa data, precisará executar a ação apropriada para forçar o Outlook a baixá-los do servidor.

Por que o Outlook tem um limite de download de e-mail?

Você pode se perguntar por que a situação é assim. É porque o Microsoft Office faz algumas configurações inteligentes quando é instalado em seu sistema. Ele verifica todo o seu hardware e faz os ajustes necessários para permitir que o programa seja executado de maneira ideal no sistema. Com relação ao Outlook e emails corporativos, as verificações que ele executa em seu hardware são usadas para definir os parâmetros de download.

Claramente, ele está tentando ajudar, mas o programa pode se tornar intrometido. Depois de verificar seu disco rígido para verificar quanto espaço resta, ele ajusta automaticamente o limite de tempo que determina quantos de seus e-mails são retidos localmente. Quanto mais espaço em disco estiver disponível, mais meses de e-mails serão baixados. O cálculo é feito de acordo com a seguinte fórmula:

• Se o espaço livre em disco for de até 64 gigabytes, até 12 meses de e-mails serão baixados automaticamente para o seu computador.
• Se o espaço livre em disco estiver entre 32 gigabytes e 64 gigabytes (sem incluir nenhum número), três meses de e-mails serão baixados automaticamente para o seu computador.
• Se a quantidade de espaço livre no disco for inferior a 32 gigabytes, apenas um mês de emails será retido no armazenamento local do seu computador.

Você pode se perguntar sobre o motivo de tanta confusão e por que a configuração não pode ser definida como “baixar todos os e-mails” ou algo semelhante. Na verdade, ao contrário da crença popular, os e-mails podem ocupar muito espaço de armazenamento. Aqueles que levam vidas ocupadas com e-mails, muitas vezes descobrem que uma enorme quantidade de espaço foi ocupada por e-mails enviados e recebidos. Se você não monitorar o uso do disco, poderá acordar e descobrir que todo o seu espaço foi engolido pela sua correspondência comercial.

A Microsoft também sabe disso. É por isso que o Office foi projetado para ajustar automaticamente os parâmetros de armazenamento, como o limite de armazenamento de email local padrão para o Outlook. Normalmente, isso é bom; é provável que você não precise muito de e-mails de anos passados. Além disso, independentemente da configuração, você ainda obtém acesso local às suas tarefas, compromissos do calendário e contatos.

Lembre-se de que a eficácia dessa configuração depende do tipo de cliente de e-mail que você usa. Se você utiliza um dos provedores de serviços de e-mail da Microsoft, como Hotmail, Outlook ou 0365, a configuração influencia a quantidade de e-mails disponíveis localmente. O mesmo princípio se aplica à maioria dos serviços de e-mail comerciais populares. No entanto, se você usar um provedor público como Gmail, Yandex ou Yahoo, não terá essa preocupação, pois a configuração não terá nenhum efeito. Todos os seus e-mails no Microsoft Exchange Server terão uma cópia local armazenada no armazenamento interno do seu computador.

Como fazer o Outlook baixar todos os emails do servidor

O servidor aqui se refere naturalmente ao Microsoft Exchange Server. Enquanto algumas empresas compram uma licença para hospedar um Exchange Server nas instalações, outras recorrem a um provedor de servidor Exchange-as-a-Service de terceiros. A popularidade do Exchange Online, uma versão em nuvem do serviço hospedado pela própria Microsoft, também está aumentando.

Independentemente do modo de Exchange utilizado, sua principal função permanece a mesma: um agente de transferência de mensagens que envia e-mails entre computadores. As mensagens são lidas em ambas as extremidades por meio de um cliente de e-mail, neste caso, o Outlook.

Em essência, usando o Exchange, todos os e-mails que você já enviou e recebeu são armazenados no Exchange Server para sempre. Obviamente, a retenção eterna de seus e-mails está sujeita a coisas como limites de armazenamento em nuvem para contas individuais e uso contínuo da conta. A questão é que, em circunstâncias normais, você ainda pode ver seus e-mails, incluindo os realmente antigos, mesmo que não estejam armazenados em seu computador.

Então, o que você pode fazer para baixar todos os e-mails do servidor para o Outlook? Se você deseja visualizar todos os seus e-mails no Outlook, há duas maneiras.

Método 1: Use o link “Mais” no Outlook

O Outlook para Office oferece uma maneira fácil de estender o número de emails exibidos em uma pasta. Supondo que você tenha mantido a conta por muito tempo ou tenha um longo histórico de e-mail, o aplicativo normalmente exibirá apenas os e-mails mais recentes. Mas você pode forçar o Outlook a baixar todos os emails IMAP – ou exibi-los, pelo menos.

Quando você está em uma pasta como Caixa de entrada ou Enviados no Outlook e rola para baixo, logo chega ao final dos e-mails exibidos. Logo ali, você verá uma mensagem informando que você pode clicar no link para ver mais mensagens:

Existem mais itens nesta pasta no servidor

Clique aqui para ver mais e-mails no Microsoft Exchange

Depois de clicar no link “Clique aqui para ver mais e-mails no Microsoft Exchange”, o Outlook baixará o restante dos e-mails dessa pasta para o seu computador. Isso só funciona se você tiver uma conexão com a Internet. Além disso, apenas os e-mails de uma pasta específica são baixados. Assim, se você estiver na pasta Enviados, receberá apenas todos os e-mails que já enviou.

Esse princípio é válido se você realizar uma pesquisa de caixa de correio. Quando você digita sua consulta de pesquisa e os resultados são exibidos, se houver muitos e-mails correspondentes ao termo de pesquisa, você poderá ver o seguinte na parte inferior da página de resultados:

Mostrando resultados recentes …

Mais

Clicar no link Mais faz o download do restante dos e-mails que correspondem à sua consulta de pesquisa.

Se você deseja ver todos os seus e-mails em uma determinada pasta rapidamente, você pode fazer login na sua conta por meio do aplicativo Web para Outlook. Isso leva você à interface do Microsoft Exchange Server para sua conta e você pode ver tudo armazenado lá.

Método 2: Altere a configuração “Mail to Keep Offline” no Outlook

Esta é a configuração que determina quantos meses de emails o Outlook mantém em seu computador. Lembre-se de que isso só funciona ao usar um cliente de email da Microsoft ou um provedor de serviços de email comercial reconhecido. Você pode estender o número de e-mails mantidos ou reduzi-lo, mesmo. Você também pode dizer ao Outlook para salvar cada um de seus e-mails localmente.

De acordo com a Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook para Office 365 oferecem as opções de 1, 3, 6, 12 ou 24 meses ou Todos. Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook para Office 365 fornecem as opções adicionais de 3 dias, 1 semana e 2 semanas.

Sem mais delongas, aqui está o que você precisa fazer:

• Inicie o aplicativo Outlook.
• Vá para a guia Arquivo.
• Selecione a opção suspensa Configurações da conta.
• Quando a opção for expandida, selecione Configurações da conta.
• Na janela Configurações da conta, selecione a guia E-mail.
• Se você tiver várias contas no Outlook, elas serão exibidas aqui. Selecione aquele cujas configurações você deseja ajustar e clique no botão Alterar.
• A caixa de diálogo Alterar conta é exibida. Certifique-se de que a caixa de seleção Usar Modo Cache do Exchange esteja marcada.
• Mova o controle deslizante “Mail to keep offline” para o número desejado de anos, meses, dias ou semanas. (Se o controle deslizante estiver esmaecido, seu administrador pode ter impedido você de alterar a configuração.)
• Clique no botão Avançar.
• Um pop-up aparece solicitando que você confirme a alteração da configuração. Clique OK.
• Clique em Concluir e reinicie o Outlook.

Em breve você verá uma mensagem informando que “Suas pastas estão atualizadas” na parte inferior do Outlook. Isso só aparece depois que o Outlook terminar de baixar todas as suas mensagens do Microsoft Exchange Server.

Escolha a opção Todos apenas se houver armazenamento suficiente. Suas configurações devem corresponder à quantidade de espaço em seu disco. Se você escolher a opção de baixar todos os e-mails para um disco com espaço limitado, os problemas serão inevitáveis. Recomendamos que você exclua todos os itens indesejados do seu armazenamento primeiro para liberar mais espaço.

Naturalmente, pode ser difícil decidir o que remover do seu armazenamento, por isso estamos aqui para ajudá-lo. Você sabia que, além dos arquivos óbvios em seu sistema, também existem arquivos inúteis que não servem para nada além de inflar seu uso de armazenamento? Claro, você gostaria de se livrar deles, mas descobrir onde eles estão pode ser um problema.

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