Comment télécharger tous les e-mails du serveur dans Outlook ?

Outlook est la principale interface de messagerie pour les utilisateurs de Microsoft Exchange Server. Il est synchronisé avec le serveur pour récupérer et envoyer des e-mails rapidement et facilement. Peu importe que votre client de messagerie soit Outlook.com, Hotmail ou même un tiers comme Gmail, vous pouvez facilement configurer votre compte et commencer à envoyer tous ces e-mails professionnels.

Puisqu'il s'agit de vos e-mails, vous voudriez bien sûr pouvoir les ouvrir à tout moment. Vous pouvez compter sur Outlook pour afficher tout e-mail dont vous avez besoin, quel que soit le nombre de mois écoulés depuis que vous l'avez écrit. Ou pouvez-vous? Il s'avère que les choses ne sont pas si simples. Outlook n'affiche pas tout par défaut : la plupart de vos e-mails restent sur Microsoft Exchange Server, tandis qu'une partie seulement est mise à votre disposition dans Outlook.

Si vous utilisez Outlook 2019, 2016, 2013 ou Outlook pour Office 365, vous ne pouvez pas accéder instantanément à vos anciens e-mails sans modifier un paramètre de boîte de réception. Bien que votre courrier électronique soit conservé sur le serveur pour toujours si vous le souhaitez, vous pouvez vous attendre à la commodité d'avoir également une copie locale. Cependant, selon la configuration d'Outlook, il télécharge jusqu'à 12 mois de vos e-mails sur votre disque local. Si vous devez lire des e-mails antérieurs à cette date, vous devrez prendre les mesures appropriées pour forcer Outlook à les télécharger à partir du serveur.

Pourquoi Outlook a-t-il une limite de téléchargement d'e-mails ?

Vous pourriez vous demander pourquoi la situation est comme ça. C'est parce que Microsoft Office effectue des réglages intelligents lorsqu'il est installé sur votre système. Il vérifie tout votre matériel et effectue les ajustements nécessaires pour permettre au programme de fonctionner de manière optimale sur le système. En ce qui concerne Outlook et les e-mails d'entreprise, les vérifications qu'il effectue sur votre matériel sont utilisées pour définir les paramètres de téléchargement.

De toute évidence, il essaie d'aider, mais le programme peut devenir indiscret. Après avoir vérifié votre disque dur pour vérifier l'espace restant, il ajuste automatiquement la limite de temps qui détermine le nombre de vos e-mails conservés localement. Plus il y a d'espace disque disponible, plus des mois d'e-mails sont téléchargés. Le calcul se fait selon la formule suivante :

• Si l'espace disque libre atteint 64 gigaoctets, jusqu'à 12 mois d'e-mails sont automatiquement téléchargés sur votre ordinateur.
• Si l'espace disque libre se situe quelque part entre 32 gigaoctets et 64 gigaoctets (n'incluant aucun des deux nombres), trois mois d'e-mails sont automatiquement téléchargés sur votre ordinateur.
• Si la quantité d'espace libre sur le disque est inférieure à 32 gigaoctets, seuls les e-mails d'un mois sont conservés sur le stockage local de votre ordinateur.

Vous vous demandez peut-être de quoi il s'agit et pourquoi le paramètre ne peut pas simplement être défini sur "télécharger tous les e-mails" ou quelque chose de similaire. En fait, contrairement aux idées reçues, les e-mails peuvent occuper beaucoup d'espace de stockage. Ceux qui mènent une vie chargée d'e-mails trouvent souvent qu'une énorme quantité d'espace a été occupée par les e-mails envoyés et reçus. Si vous ne surveillez pas l'utilisation de votre disque, vous pourriez vous réveiller en découvrant que tout votre espace a été englouti par votre correspondance professionnelle.

Microsoft le sait aussi. C'est pourquoi Office est conçu pour ajuster automatiquement les paramètres de stockage, tels que la limite de stockage des e-mails locaux par défaut pour Outlook. Habituellement, c'est correct; il y a de fortes chances que vous n'ayez pas vraiment besoin des e-mails des années passées. De plus, quel que soit le paramètre, vous bénéficiez toujours d'un accès local à vos tâches, rendez-vous de calendrier et contacts.

N'oubliez pas que l'efficacité de ce paramètre dépend du type de client de messagerie que vous utilisez. Si vous utilisez l'un des fournisseurs de services de messagerie locaux de Microsoft tels que Hotmail, Outlook ou 0365, le paramètre influence le nombre d'e-mails disponibles localement. Le même principe s'applique à la majorité des services de messagerie professionnelle populaires. Cependant, si vous utilisez un fournisseur public comme Gmail, Yandex ou Yahoo, vous n'aurez pas ce souci puisque le paramètre n'aura aucun effet. Tous vos e-mails sur Microsoft Exchange Server auront une copie locale stockée sur le stockage interne de votre ordinateur.

Comment faire en sorte qu'Outlook télécharge tous les e-mails du serveur

Le serveur fait ici naturellement référence à Microsoft Exchange Server. Alors que certaines entreprises achètent une licence pour héberger un serveur Exchange dans les locaux, d'autres se tournent vers un fournisseur de serveur tiers Exchange-as-a-Service. La popularité d'Exchange Online, une version cloud du service hébergé par Microsoft lui-même, est également en augmentation.

Quel que soit le mode d'échange utilisé, sa fonction principale reste la même : un agent de transfert de messages qui envoie des e-mails entre ordinateurs. Les messages sont lus aux deux extrémités au moyen d'un client de messagerie, dans ce cas, Outlook.

Essentiellement, en utilisant Exchange, tous les e-mails que vous avez envoyés et reçus sont stockés sur le serveur Exchange à perpétuité. Bien sûr, la conservation éternelle de vos e-mails est soumise à des éléments tels que les limites de stockage dans le cloud pour les comptes individuels et l'utilisation continue du compte. Le fait demeure que dans des circonstances normales, vous pouvez toujours voir vos e-mails, y compris les très anciens, même s'ils ne sont pas stockés sur votre ordinateur.

Alors, que pouvez-vous faire pour télécharger tous les e-mails du serveur vers Outlook ? Si vous souhaitez afficher tous vos e-mails dans Outlook, il existe deux façons.

Méthode 1 : Utilisez le lien "Plus" dans Outlook

Outlook pour Office offre un moyen simple d'étendre le nombre d'e-mails affichés dans un dossier. En supposant que vous ayez conservé le compte pendant longtemps ou que vous ayez un long historique d'e-mails, l'application n'affichera généralement que les e-mails les plus récents. Mais vous pouvez forcer Outlook à télécharger tous les e-mails IMAP - ou à les afficher, au moins.

Lorsque vous êtes dans un dossier tel que Boîte de réception ou Envoyé dans Outlook et faites défiler vers le bas, vous atteignez bientôt la fin des e-mails affichés. Juste là, vous verrez un message vous informant que vous pouvez cliquer sur le lien pour afficher plus de messages :

Il y a plus d'éléments dans ce dossier sur le serveur

Cliquez ici pour afficher plus d'e-mails sur Microsoft Exchange

Une fois que vous avez cliqué sur le lien "Cliquez ici pour afficher plus d'e-mails sur Microsoft Exchange", Outlook télécharge le reste des e-mails de ce dossier sur votre ordinateur. Cela ne fonctionne que si vous avez une connexion Internet. De plus, seuls les e-mails d'un dossier particulier sont téléchargés. Ainsi, si vous êtes dans le dossier Envoyé, vous ne recevez que tous les e-mails que vous avez déjà envoyés.

Ce principe est vrai si vous effectuez une recherche de boîte aux lettres. Lorsque vous tapez votre requête de recherche et que les résultats s'affichent, s'il y a beaucoup d'e-mails correspondant au terme de recherche, vous pouvez voir ce qui suit au bas de la page de résultats :

Affichage des résultats récents …

Suite

Cliquez sur le lien Plus pour télécharger le reste des e-mails correspondant à votre requête de recherche.

Si vous souhaitez voir tous vos e-mails dans un certain dossier en un coup d'œil, vous pouvez vous connecter à votre compte via l'application Web pour Outlook. Cela vous amène à l'interface Microsoft Exchange Server de votre compte et vous pouvez voir tout ce qui y est stocké.

Méthode 2 : Modifier le paramètre "Mail to Keep Offline" dans Outlook

Il s'agit du paramètre qui détermine le nombre de mois d'e-mails qu'Outlook conserve sur votre ordinateur. N'oubliez pas que cela ne fonctionne que lorsque vous utilisez un client de messagerie Microsoft ou un fournisseur de services de messagerie professionnel reconnu. Vous pouvez augmenter le nombre de mails conservés ou même le réduire. Vous pouvez également demander à Outlook d'enregistrer chacun de vos e-mails localement.

Selon Microsoft :

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook pour Office 365 offrent les options de 1, 3, 6, 12 ou 24 mois, ou Tous. Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook pour Office 365 offrent les options supplémentaires de 3 jours, 1 semaine et 2 semaines.

Sans plus tarder, voici ce que vous devez faire :

• Lancez l'application Outlook.
• Dirigez-vous vers l'onglet Fichier.
• Sélectionnez l'option déroulante Paramètres du compte.
• Lorsque l'option est développée, sélectionnez Paramètres du compte.
• Dans la fenêtre Paramètres du compte, sélectionnez l'onglet E-mail.
• Si vous avez plusieurs comptes dans Outlook, ils seront affichés ici. Sélectionnez celui dont vous souhaitez ajuster les paramètres, puis cliquez sur le bouton Modifier.
• La boîte de dialogue Changer de compte s'affiche. Assurez-vous que la case Utiliser le mode Exchange mis en cache est cochée.
• Déplacez le curseur "Mail to keep offline" sur le nombre d'années, de mois, de jours ou de semaines souhaité. (Si le curseur est grisé, votre administrateur vous a peut-être empêché de modifier le paramètre.)
• Cliquez sur le bouton Suivant.
• Une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant de confirmer le changement de configuration. Cliquez sur OK.
• Cliquez sur Terminer et redémarrez Outlook.

Vous devriez bientôt voir un message vous informant que "Vos dossiers sont à jour" en bas d'Outlook. Cela n'apparaît qu'après qu'Outlook a fini de télécharger tous vos messages à partir de Microsoft Exchange Server.

Ne choisissez l'option Tout que s'il y a suffisamment de stockage. Vos paramètres doivent correspondre à la quantité d'espace sur votre disque. Si vous choisissez l'option de télécharger tous les e-mails sur un disque avec un espace limité, les problèmes sont inévitables. Nous vous recommandons de supprimer d'abord tous les éléments indésirables de votre espace de stockage pour libérer de l'espace.

Naturellement, vous aurez peut-être du mal à décider quoi retirer de votre espace de stockage, nous sommes donc là pour vous aider. Saviez-vous qu'en dehors des fichiers évidents sur votre système, il existe également des fichiers inutiles qui ne servent à rien à part gonfler votre utilisation du stockage ? Bien sûr, vous voudriez vous en débarrasser, mais trouver où ils se trouvent pourrait être un problème.

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