Outlook'ta sunucudan tüm e-postalar nasıl indirilir?

Outlook, Microsoft Exchange Server kullanıcıları için birincil e-posta gönderme arabirimidir. E-postaları hızlı ve kolay bir şekilde almak ve göndermek için sunucu ile senkronize edilir. E-posta istemcinizin Outlook.com, Hotmail veya hatta Gmail gibi bir üçüncü taraf olması fark etmez, hesabınızı kolayca kurabilir ve tüm bu iş e-postalarını göndermeye başlayabilirsiniz.

Bunlar sizin e-postalarınız olduğundan, onları istediğiniz zaman açabilmeyi elbette istersiniz. Yazdığınızdan bu yana kaç ay geçmiş olursa olsun, Outlook'un ihtiyacınız olan herhangi bir e-postayı görüntülemesine güvenebilirsiniz. Yoksa yapabilir misin? Görünüşe göre, işler o kadar basit değil. Outlook varsayılan olarak her şeyi görüntülemez: e-postalarınızın çoğu Microsoft Exchange Server'da kalırken Outlook'ta yalnızca bir kısmı sizin için kullanılabilir hale getirilir.

Outlook 2019, 2016, 2013 veya Office 365 için Outlook kullanıyorsanız, gelen kutusu ayarını değiştirmeden eski e-postalarınıza anında erişemezsiniz. Dilerseniz e-postanız sonsuza kadar sunucuda tutulsa da, yerel bir kopyasına da sahip olmanın rahatlığını bekleyebilirsiniz. Ancak, Outlook'un kurulum şekli, e-postalarınızın 12 aya kadar olan kısmını yerel diskinize indirir. Bu tarihten daha eski e-postaları okumanız gerekiyorsa, Outlook'u bunları sunucudan indirmeye zorlamak için uygun eylemi yapmanız gerekecektir.

Outlook'un Neden E-posta İndirme Sınırı Var?

Durumun neden böyle olduğunu merak edebilirsiniz. Bunun nedeni, Microsoft Office'in sisteminize yüklendiğinde bazı akıllı ayarlar yapmasıdır. Tüm donanımınızı kontrol eder ve programın sistem üzerinde en iyi şekilde çalışabilmesi için gerekli ayarlamaları yapar. Outlook ve kurumsal e-postalarla ilgili olarak, donanımınızda gerçekleştirdiği kontroller indirme parametrelerini ayarlamak için kullanılır.

Açıkçası, yardım etmeye çalışıyor, ancak program her şeye burnunu sokabiliyor. Ne kadar yer kaldığını doğrulamak için sabit diskinizi kontrol ettikten sonra, e-postalarınızdan kaçının yerel olarak tutulacağını belirleyen zaman sınırını otomatik olarak ayarlar. Ne kadar fazla disk alanı kullanılabilirse, o kadar fazla ay e-posta indirilir. Hesaplama aşağıdaki formüle göre yapılır:

• Boş disk alanı 64 gigabayta kadar ise, 12 aya kadar e-postalar bilgisayarınıza otomatik olarak indirilir.
• Boş disk alanı 32 gigabayt ile 64 gigabayt arasında bir yerdeyse (her iki sayı da dahil değil), üç aylık e-postalar otomatik olarak bilgisayarınıza indirilir.
• Diskteki boş alan miktarı 32 gigabayttan azsa, bilgisayarınızın yerel deposunda yalnızca bir aylık e-postalar tutulur.

Yaygaranın neyle ilgili olduğunu ve ayarın neden "tüm e-postaları indir" veya benzeri bir şeye ayarlanamayacağını merak edebilirsiniz. Aslında, sanılanın aksine, e-postalar çok fazla depolama alanı kaplayabilir. Yoğun e-posta dolu hayatlar sürenler, genellikle hem gönderilen hem de alınan e-postaların çok büyük miktarda yer kapladığını görürler. Disk kullanımınızı izlemezseniz, uyandığınızda tüm alanınızın iş yazışmalarınız tarafından yutulduğunu görebilirsiniz.

Microsoft da bunu biliyor. Bu nedenle Office, Outlook için varsayılan yerel e-posta depolama sınırı gibi depolama parametrelerini otomatik olarak ayarlamak üzere tasarlanmıştır. Genellikle, bu sorun değil; büyük ihtimalle geçmiş yılların e-postalarına fazla ihtiyacın yok. Ayrıca, ayardan bağımsız olarak görevlerinize, takvim randevularınıza ve kişilerinize yerel olarak erişmeye devam edersiniz.

Bu ayarın etkinliğinin, kullandığınız e-posta istemcisinin türüne bağlı olduğunu unutmayın. Hotmail, Outlook veya 0365 gibi Microsoft'un yerel e-posta hizmeti sağlayıcılarından birini kullanıyorsanız, ayar yerel olarak kaç e-postanın kullanılabilir olduğunu etkiler. Aynı ilke, etrafındaki popüler iş e-posta hizmetlerinin çoğu için de geçerlidir. Ancak, Gmail, Yandex veya Yahoo gibi genel bir sağlayıcı kullanıyorsanız, ayarın herhangi bir etkisi olmayacağından bu endişeniz olmaz. Microsoft Exchange Server'daki tüm e-postalarınızın, bilgisayarınızın dahili deposunda depolanan yerel bir kopyası olacaktır.

Outlook'un Sunucudan Tüm E-postaları İndirmesi Nasıl Yapılır?

Buradaki sunucu doğal olarak Microsoft Exchange Server'ı ifade eder. Bazı işletmeler tesislerinde bir Exchange Sunucusu barındırmak için bir lisans satın alırken, diğerleri üçüncü taraf bir Hizmet Olarak Exchange sunucu sağlayıcısına yönelir. Microsoft tarafından barındırılan hizmetin bir bulut sürümü olan Exchange Online'ın popülaritesi de artıyor.

Kullanılan Exchange modundan bağımsız olarak, ana işlevi aynı kalır: bilgisayarlar arasında e-posta gönderen bir mesaj aktarım aracısı. İletiler, bir e-posta istemcisi, bu durumda Outlook aracılığıyla her iki uçta da okunur.

Özünde, Exchange kullanarak, gönderdiğiniz ve aldığınız tüm e-postalar kalıcı olarak Exchange Sunucusunda saklanır. Tabii ki, e-postalarınızın kalıcı olarak saklanması, bireysel hesaplar için bulut depolama sınırları ve hesabın sürekli kullanımı gibi şeylere tabidir. Mesele şu ki, normal şartlar altında, bilgisayarınızda depolanmasalar bile, gerçekten eski olanlar da dahil olmak üzere e-postalarınızı hala görebilirsiniz.

Peki, sunucudaki tüm e-postaları Outlook'a indirmek için ne yapabilirsiniz? Tüm e-postalarınızı Outlook'ta görüntülemek istiyorsanız, iki yol vardır.

Yöntem 1: Outlook'ta "Diğer" bağlantısını kullanın

Office için Outlook, bir klasörde görüntülenen e-posta sayısını artırmanın kolay bir yolunu sunar. Hesabı uzun süredir koruduğunuzu veya uzun bir e-posta geçmişiniz olduğunu varsayarsak, uygulama genellikle yalnızca en son e-postaları görüntüler. Ancak Outlook'u tüm IMAP e-postalarını indirmeye veya en azından görüntülemeye zorlayabilirsiniz .

Outlook'ta Gelen Kutusu veya Gönderilenler gibi bir klasördeyken aşağı kaydırdığınızda, kısa sürede görüntülenen e-postaların sonuna ulaşırsınız. Tam orada, daha fazla mesaj görüntülemek için bağlantıya tıklayabileceğinizi bildiren bir mesaj göreceksiniz:

Sunucuda bu klasörde daha fazla öğe var

Microsoft Exchange'de daha fazla e-posta görüntülemek için Buraya tıklayın

“Microsoft Exchange'de daha fazla e-posta görüntülemek için burayı tıklayın” bağlantısını tıkladığınızda, Outlook o klasör için kalan e-postaları bilgisayarınıza indirecektir. Bu, yalnızca internet bağlantınız varsa çalışır. Ayrıca, yalnızca belirli bir klasöre ait e-postalar indirilir. Bu nedenle, Gönderilenler klasöründeyseniz, yalnızca gönderdiğiniz tüm e-postaları alırsınız.

Bu ilke, bir posta kutusu araması yaparsanız geçerlidir. Arama sorgunuzu yazdığınızda ve sonuçlar görüntülendiğinde, arama terimiyle eşleşen çok sayıda e-posta varsa, sonuçlar sayfasının altında aşağıdakileri görebilirsiniz:

Son sonuçlar gösteriliyor …

Daha

Diğer bağlantısını tıklamak, arama sorgunuzla eşleşen e-postaların geri kalanını indirir.

Tüm e-postalarınızı bir bakışta belirli bir klasörde görmek istiyorsanız, Outlook için web uygulaması aracılığıyla hesabınıza giriş yapabilirsiniz. Bu sizi hesabınızın Microsoft Exchange Sunucusu arayüzüne götürür ve orada depolanan her şeyi görebilirsiniz.

Yöntem 2: Outlook'ta "Çevrimdışı Tutulacak Posta" Ayarını Değiştirin

Bu, Outlook'un bilgisayarınızda kaç aylık e-posta tutacağını belirleyen ayardır. Bunun yalnızca bir Microsoft e-posta istemcisi veya tanınmış bir iş e-posta hizmeti sağlayıcısı kullanıldığında çalıştığını unutmayın. Hatta tutulan posta sayısını artırabilir veya azaltabilirsiniz. Ayrıca Outlook'a e-postalarınızın her birini yerel olarak kaydetmesini söyleyebilirsiniz.

Microsoft'a göre:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ve Office 365 için Outlook 1, 3, 6, 12 veya 24 ay veya Tümü seçenekleri sunar. Outlook 2019, Outlook 2016 ve Office 365 için Outlook, 3 gün, 1 hafta ve 2 haftalık ek seçenekler sunar.

Lafı fazla uzatmadan yapmanız gerekenler şu şekilde:

• Outlook uygulamasını başlatın.
• Dosya sekmesine gidin.
• Hesap Ayarları açılır seçeneğini seçin.
• Seçenek genişletildiğinde, Hesap Ayarları'nı seçin.
• Hesap Ayarları penceresinde E-posta sekmesini seçin.
• Outlook'ta birden fazla hesabınız varsa, bunlar burada görüntülenecektir. Ayarlarını yapmak istediğinizi seçin ve ardından Değiştir düğmesine tıklayın.
• Hesabı Değiştir iletişim kutusu görüntülenir. Önbelleğe Alınmış Exchange Modunu Kullan onay kutusunun işaretlendiğinden emin olun.
• "Çevrimdışı kalacak posta" kaydırıcısını istediğiniz yıl, ay, gün veya hafta sayısına getirin. (Kaydırıcı griyse, yöneticiniz ayarı değiştirmenizi engellemiş olabilir.)
• İleri düğmesine tıklayın.
• Yapılandırma değişikliğini onaylamanızı isteyen bir açılır pencere görüntülenir. Tamam'ı tıklayın.
• Bitir'e tıklayın ve Outlook'u yeniden başlatın.

Yakında Outlook'un alt kısmında "Klasörleriniz güncel" olduğunu bildiren bir mesaj görmelisiniz. Bu, yalnızca Outlook'un tüm iletilerinizi Microsoft Exchange Server'dan indirmeyi bitirdikten sonra görünür.

Tümü seçeneğini yalnızca yeterli depolama alanı varsa seçin. Ayarlarınız, diskinizdeki alan miktarıyla eşleşmelidir. Tüm e-postaları sınırlı alana sahip bir diske indirme seçeneğini seçerseniz, sorunlar kaçınılmazdır. Daha fazla yer açmak için önce depolama alanınızdaki tüm istenmeyen öğeleri silmenizi öneririz.

Doğal olarak, depolama alanınızdan ne çıkaracağınıza karar vermekte zorlanabilirsiniz, bu nedenle size yardımcı olmak için buradayız. Sisteminizdeki bariz dosyaların yanı sıra, depolama kullanımınızı şişirmekten başka hiçbir amaca hizmet etmeyen gereksiz dosyaların da olduğunu biliyor muydunuz? Elbette onlardan kurtulmak istersiniz, ancak nerede olduklarını bulmak bir sorun olabilir.

Bu bilmeceyi çözmek için Auslogics BoostSpeed'i indirmenizi öneririz. Bu yazılım, gereksiz sistem ve kullanıcı geçici dosyaları, web tarayıcı önbelleği, kullanılmayan hata günlükleri, arta kalan Windows Update dosyaları, gereksiz Microsoft Office önbelleği ve çok daha fazlası gibi her türlü PC çöplüğünü temizlemek için tasarlanmıştır. Bir taramadan sonra, geri kazanılan ekstra gigabayt disk alanını fark edeceksiniz. Bonus olarak, BoostSpeed ​​sistem yavaşlamalarının tüm nedenlerini bulup ortadan kaldırarak bilgisayarınızın eskisinden daha iyi ve daha kararlı çalışmasını sağlar.