SOP คืออะไร? การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

อะไรฟังดูแห้งแล้งและน่าเบื่อกว่า ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ? แม้แต่ตัวย่อ SOP ก็ไม่ได้ช่วยอุทธรณ์ได้

แต่ความจริงก็คือ SOP ที่เกี่ยวข้องและเขียนไว้อย่างดีนั้นเป็นรากฐานของการเติบโตของธุรกิจ

องค์กรที่ชาญฉลาดและมุ่งเน้นการเติบโตกำลังค้นพบสิ่งนั้น การค้นหา ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน เพิ่มขึ้นเกือบ 40% ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาเพียงลำพัง ในขณะที่บริษัทต่างๆ ให้ความสำคัญกับการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานใหม่ SOP ก็ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นส่วนสำคัญของปริศนา

ดังนั้น ลืมแฟ้มที่มีฝุ่นเกาะอยู่บนชั้นวางที่ปูด้วยใยแมงมุมไปได้เลย

ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่สร้างความแตกต่างให้กับธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง และคนของคุณจะชื่นชมและนำไปใช้จริง

เราจะเจาะลึกถึงอะไร ทำไม และอย่างไร รวมถึงแบ่งปันเคล็ดลับตลอดทางในการยกระดับ SOP ของคุณด้วยภาพและวิดีโอ (ซึ่งง่ายกว่าที่คุณคิดด้วย Camtasia และ Snagit)

SOP (ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน) คืออะไร พร้อมตัวอย่าง

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานมีชื่อเรียกมากมายและอาจอยู่ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป บางคนรู้จักสิ่งเหล่านี้ในฐานะเอกสารกระบวนการ หนังสือคู่มือธุรกิจ หรือแม้แต่คู่มือการฝึกอบรมแบบเก่า อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ใช้ SOP อาจเรียกว่าเอกสารสรุป การช่วยงาน หรือบัตรอ้างอิงฉบับย่อ

ในอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบจำนวนมากหรือมีสภาพแวดล้อมที่มีเดิมพันสูง SOP อาจรวมขั้นตอนโดยละเอียดไว้ด้วย อย่างไรก็ตาม ในการตั้งค่าธุรกิจหลายแห่ง SOP เป็นเหมือนคำแนะนำทีละขั้นตอนมากกว่าสคริปต์ ทำให้เหลือพื้นที่สำหรับการตีความ—และแม้แต่นวัตกรรม—เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

ตัวอย่างขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่คุณอาจพบได้ในแผนกต่างๆ:

• HR: จ้างและต้อนรับสมาชิกในทีมใหม่
• การบัญชี: ตั้งค่าผู้จัดจำหน่ายใหม่ในแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงิน
• ไอที: ตอบสนองต่อระบบขัดข้อง
• การตลาด: เผยแพร่โพสต์บนบล็อก
• ฝ่ายบริการลูกค้า: ดำเนินการคืนเงิน
• การขาย: ดูแลลูกค้าเป้าหมายตั้งแต่การสร้างจนถึงการปิดการขาย
• การวิจัยลูกค้า: ดำเนินการและสรุปชุดการสัมภาษณ์ลูกค้า
• วิศวกรรมศาสตร์: ทำการตรวจสอบความปลอดภัยให้เสร็จสิ้น

เหตุใดขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ

ทีมงานและองค์กรจำนวนมากค้นพบความต้องการขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤติ สมาชิกในทีมที่ทำงานมาเป็นเวลานานแจ้งให้ทราบ และความรู้ด้านกระบวนการหลายปีกำลังจะหมดไป องค์กรมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดปัญหาคอขวดกับทีมเดิม นักลงทุนต้องการการเติบโตของผลกำไรในระยะสั้น ทำให้จำเป็นต้องกำจัดของเสียและความซ้ำซ้อน

SOP อาจเป็นยาแก้ปวดเพื่อช่วยให้องค์กรขยายหรือลดขนาดการดำเนินงานได้ แต่จะดีกว่าในฐานะวิตามินที่นำไปใช้ก่อนเกิดวิกฤติ ส่งเสริมการดำเนินธุรกิจด้วยเวลาและใช้ซ้ำ

เมื่อใช้ SOP เป็นวิตามิน องค์กรจะได้รับประโยชน์ทุกวันจากการเพิ่มขึ้นของ:

• ความสม่ำเสมอ : ซึ่งปรับปรุงคุณภาพและประสบการณ์ของลูกค้า
• ประสิทธิภาพ : ซึ่งช่วยลดของเสียและการทำงานซ้ำ
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ : ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการละเมิดกฎระเบียบ
• ความยืดหยุ่นในการรับพนักงาน : ซึ่งช่วยลดต้นทุนการหมุนเวียนหรือการจ้างภายนอก

กล่าวโดยสรุปคือ องค์กรจะแข็งแกร่งและคล่องตัวมากขึ้นเมื่อเกิดวิกฤติครั้งต่อไป

องค์ประกอบสำคัญของขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)

ส่วนประกอบต่างๆ จะแตกต่างกันไป แต่องค์ประกอบทั่วไปบางประการของ SOP ได้แก่:

• บริบทและข้อมูลสาระเกี่ยวกับ SOP :
  • เอกสารนี้มีจุดประสงค์เพื่อทำอะไร?
  • ไม่ได้ตั้งใจจะทำอะไร?
  • เอกสารมีเนื้อหาใดบ้าง (สารบัญ)
• บทบาทหน้าที่ :
  • ใครทำอะไร?
  • พวกเขาจะทำตามขั้นตอนบ่อยแค่ไหน?
  • ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้คืออะไร?
• คำแนะนำทีละขั้นตอน:
  • พวกเขาทำมันได้อย่างไร?
  • พวกเขาควรปฏิบัติตามขั้นตอนใด?
• เครื่องมือและทรัพยากร:
  • พวกเขาจะใช้เครื่องมือและวัสดุอื่นใด?

วิธีเขียน SOP ที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: รู้จักผู้ชมของคุณ

เป็นไปไม่ได้ที่จะระบุรายละเอียดในระดับที่ถูกต้องใน SOP ของคุณ เว้นแต่คุณจะรู้ว่าผู้ชมรู้อะไรอยู่แล้วและสิ่งที่พวกเขาไม่รู้

สมมติว่าพวกเขารู้มากเกินไป และคุณเสี่ยงที่จะข้ามขั้นตอนสำคัญไป สมมติว่าพวกเขารู้น้อยเกินไป และคุณเสี่ยงที่จะเขียนคู่มือ 100 หน้าอันน่าเบื่อที่พวกเขาไม่เคยอ้างอิง เพราะพวกเขา “รู้เรื่องนี้อยู่แล้ว”

คำสาปแห่งความรู้อธิบายถึงประสบการณ์ของมนุษย์ที่เป็นสากล: เมื่อบางสิ่งคุ้นเคยกับคุณแล้ว ก็ยากที่จะจำได้ว่ามันเป็นอย่างไรก่อนที่คุณจะรู้ตัว

แนวคิดนี้สามารถอธิบายได้อย่างตลกขบขันโดยใช้ Exact Instructions Challenge ซึ่งขอให้บุคคลหนึ่งบันทึกขั้นตอนต่างๆ ที่บุคคลอื่นที่ดูเหมือนจะไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับงานนี้จะต้องปฏิบัติตามอย่างแท้จริง

ใช้วิธีการวิจัย เช่น การสนทนา การสังเกต และการสำรวจ เพื่อสวมบทบาทเป็นผู้ฟัง ปัดเป่าคำสาปแห่งความรู้ให้มากที่สุดและให้คำแนะนำในระดับรายละเอียดที่เหมาะสม

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: พิจารณาด้วยว่าขั้นตอนอาจเกิดขึ้นที่ใด ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การผลิตหรือการดูแลสุขภาพ การจัดการกับข้อกังวลด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นใน SOP ของคุณอาจเป็นสิ่งสำคัญ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุงานหรือกระบวนการ

กำหนดลำดับความสำคัญของงานหรือกระบวนการที่คุณจะครอบคลุม

วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้: พูดคุยกับผู้จัดการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รับผิดชอบในการดำเนินธุรกิจ หรือพูดคุยกับผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละคนที่รับผิดชอบในการทำงาน เป็นการดีที่คุณจะต้องปรึกษาทั้งสองอย่าง งานที่มีอัตราข้อผิดพลาด/ความล้มเหลวสูง และงานที่ไม่ค่อยได้ทำ (และถูกลืมง่าย) มักจะเป็นจุดเริ่มต้นที่มี ROI สูง

แม้ว่าคุณจะได้รับรายชื่องานที่ต้องบันทึก แต่ก็ควรที่จะถามคำถามให้เพียงพอเพื่อสร้างความมั่นใจว่างานเหล่านั้นได้รับการตรวจสอบว่าเป็นงานที่มีความจำเป็นเร่งด่วนที่สุด และเข้าใจบริบทที่จะใช้ SOP อย่างครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมข้อมูลจากสมาชิกในทีม

หากคุณคุ้นเคยกับขั้นตอนที่คุณจะบันทึกไว้ ให้สร้างโครงร่างคร่าวๆ ตามความรู้ของคุณ และตรวจสอบกับสมาชิกในทีมที่ปฏิบัติตามขั้นตอนนั้นเป็นประจำ ข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME) สามารถช่วยให้แน่ใจว่า SOP ของคุณครอบคลุมขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด ไม่รวมรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องมากนัก และใช้ภาษาที่ใช้จริงในขอบเขตหน้าที่นั้น

หากคุณไม่คุ้นเคยกับงาน ให้สังเกต SME ที่กำลังปฏิบัติงานและจับภาพโดยใช้กล้องสมาร์ทโฟนหรือเครื่องบันทึกหน้าจอ สร้างโครงร่างของคุณโดยทบทวนการบันทึกและสรุปขั้นตอนที่ SME ดำเนินการ

ข้อควรระวัง: อย่าสับสน SME กับกลุ่มเป้าหมายของคุณ โปรดจำไว้ว่า SME ต้องทนทุกข์ทรมานจากคำสาปแห่งความรู้ และพวกเขาอาจถึงกับพูดประมาณว่า "เราทุกคนเพิกเฉยต่อคำแนะนำอย่างเป็นทางการและทำงานด้วยวิธีนี้แทน"

ดังนั้น ให้อ้างอิงโยงสิ่งที่ SME บอกคุณกับสิ่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวกับผู้ชมของคุณในขั้นตอนที่ 1 และสิ่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวกับลำดับความสำคัญของการจัดการในขั้นตอนที่ 2 แบ่งปันโครงร่างของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้ง ในขณะที่แก้ไขได้ง่าย

บางครั้งการจัดทำเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานจะทำให้การปฏิบัติงานของคุณไม่ได้มาตรฐานเพียงใด!

ขั้นตอนที่ 4: สร้างรูปแบบที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานมีหลายรูปแบบ แต่ที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• รายการตรวจสอบ : ดีที่สุดสำหรับงานที่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการตามลำดับเฉพาะ
• ขั้นตอนที่เป็นตัวเลข : ดีที่สุดเมื่อลำดับขั้นตอนมีความสำคัญ
• ผังงาน : ดีที่สุดสำหรับการแยกสถานการณ์ (ถ้า/แล้ว)

ใช้การจัดรูปแบบ เช่น การเยื้อง สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และตัวหนา เพื่อเน้นโครงสร้างของงานและทำให้เนื้อหาง่ายต่อการติดตาม งานย่อยควรซ้อนอยู่ในงานหลักผ่านการเยื้อง รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลขช่วยให้ผู้อ่านติดตามได้ว่าอยู่ตรงไหนในลำดับ Bolding ให้ความสำคัญกับข้อมูลสำคัญ

ขั้นตอนที่ 5: รวมภาพเพื่อความชัดเจน

แม้ว่าการสร้าง SOP ของคุณเป็นผนังข้อความอาจดูน่าดึงดูด แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าภาพเป็นองค์ประกอบที่สำคัญ พนักงานสองในสามคนทำงานได้ดีขึ้นเมื่อสื่อสารด้วยภาพและไม่ใช่ด้วยสายตา และพวกเขาดูดซับข้อมูลด้วยภาพได้เร็วกว่าถึง 7%

วิธีง่ายๆ ในการรวมภาพไว้ใน SOP ทางเทคนิคคือการใช้ Snagit เพื่อจับภาพหน้าจอของอินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์หรือขั้นตอนกระบวนการ คุณยังสามารถนำส่วนของการบันทึกจาก SME ของคุณไปใช้ซ้ำในระหว่างขั้นตอนที่ 3 ได้อีกด้วย

คุณสามารถใช้ Snagit เพื่อครอบตัด ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน มาร์กอัป และแก้ไขภาพหน้าจอ (หรือรูปภาพที่ถ่ายด้วยสมาร์ทโฟนของคุณ) จากนั้นส่งไปยังแพลตฟอร์มการเขียนหรือโปรแกรมแก้ไขเอกสารที่คุณเลือก

หรือก้าวไปอีกขั้นแล้วใช้เครื่องมือเค้าโครงและเทมเพลตในตัวของ Snagit เพื่อสร้าง SOP แบบง่ายในรูปแบบที่หลากหลายโดยไม่ต้องออกจากเครื่องมือ เทมเพลต SOP เหล่านี้ออกแบบโดยนักพัฒนาข้อมูลมืออาชีพ สามารถแชร์ในรูปแบบดิจิทัลหรือพิมพ์และโพสต์ได้

ในสถานที่ทำงานบางแห่ง เช่น พื้นโรงงาน อาจจำเป็นต้องพิมพ์ SOP และอ้างอิงเป็นวัตถุทางกายภาพ แต่ในสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่ผู้ปฏิบัติงานนั่งอยู่ที่คอมพิวเตอร์อยู่แล้ว... วิดีโอบทแนะนำถือเป็นรูปแบบที่ใช้งานได้จริง

วิดีโอกลายเป็นสื่อที่คนทำงานนิยมใช้เนื้อหาฮาวทูโดยทั่วไป ผลการวิจัยพบว่า 83% ของคนชอบเรียนรู้เนื้อหาการเรียนการสอนหรือข้อมูลผ่านวิดีโอมากกว่าข้อความหรือเสียงเท่านั้น

วิดีโอสอนไม่เพียงแต่เป็นที่ชื่นชอบเท่านั้น แต่ยังสามารถแสดงให้เห็นกระบวนการทั้งหมดด้วยภาพ เหลือพื้นที่น้อยลงสำหรับความสับสนหรืออุปสรรคทางภาษา เราขอแนะนำให้ Snagit แปลงชุดภาพหน้าจอเป็นวิดีโอแสดงวิธีการและ Camtasia เพื่อการสร้างวิดีโอการฝึกอบรมที่ทรงพลังและยืดหยุ่น

เครื่องมือสนิปที่ดีที่สุดสำหรับ Windows และ Mac

อย่าปล่อยให้เครื่องมือในตัวที่งุ่มง่ามฉุดรั้งคุณไว้ ถ่ายและแก้ไขภาพหน้าจอด้วย Snagit!

รับสนากิต

ขั้นตอนที่ 6: ร่าง SOP เพื่อการตรวจสอบ

ร่างโครงร่างให้เป็นร่างข้อความคร่าวๆ พร้อมภาพสำหรับเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณ มุ่งใช้ภาษาที่ชัดเจน เรียบง่าย ตรงไปตรงมา ปราศจากศัพท์เฉพาะ ใช้เสียงที่แอคทีฟ (เช่น เปิดหน้าต่าง ) แทนที่จะใช้เสียงที่ไม่โต้ตอบ (เช่น ควรเปิดหน้าต่าง )

หากต้องการสร้างวิดีโอ ขั้นแรกให้สร้างกระดานเรื่องราวง่ายๆ ที่มีสามคอลัมน์:

1. สคริปต์คำบรรยายที่ผู้ชมจะได้ยินคำพูด
2. ภาพหน้าจอแบบคงที่หรือภาพถ่ายที่แสดงถึงภาพ ผู้ดูจะได้เห็นในแต่ละฉาก (อีกครั้ง Snagit เหมาะสำหรับการรวบรวมภาพตัวยึดตำแหน่งเหล่านี้)
3. คำอธิบายสั้นๆ ของการทำงานบนหน้าจอ คนดูจะได้เห็นคลี่คลายในแต่ละฉาก

รับข้อมูลเกี่ยวกับร่างหรือกระดานเรื่องราวนี้จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ ทั้งฝ่ายบริหารและ SME ระบุคำขอข้อเสนอแนะของคุณอย่างเจาะจง: ข้อเสนอแนะใดที่คุณทำ/ไม่ต้องการในขั้นตอนนี้ จะทิ้งไว้ที่ไหน และภายในวันที่ใด

ตามหลักการแล้ว ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตรวจสอบฉบับร่างเดียวกันในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งพวกเขาสามารถดูและตอบกลับความคิดเห็นของกันและกันได้ และหวังว่าจะแก้ไขคำติชมที่ขัดแย้งกัน (เพื่อที่คุณจะได้ไม่ติดขัดในการพยายามแก้ไขทั้งหมดด้วยตัวเอง) เมื่อคุณรู้สึกมั่นใจว่าแบบร่างมีเจลอย่างน้อย 90% แล้ว ให้ผลิตสิ่งที่ส่งมอบ

ขั้นตอนที่ 7: ทดสอบ SOP และทำซ้ำ

นี่คือจุดที่อยากจะถอนหายใจเฮือกใหญ่และทำเครื่องหมายว่าโครงการเสร็จสิ้นแล้ว แต่ก็เหมือนกับอย่างอื่น เวอร์ชันแรกไม่น่าจะดีที่สุด นอกจากนี้ขั้นตอนมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา!

เลยใส่กลไกบางอย่างลงไป ไว้เพื่อประเมินประสิทธิผลของ SOP ของคุณและรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมที่จะช่วยคุณปรับปรุงและอัปเดต การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอช่วยในการระบุส่วนที่อาจจำเป็นต้องมีการดำเนินการแก้ไข เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตาม SOP อย่างต่อเนื่อง

นั่นอาจหมายถึงการกำหนดจุดตรวจสอบในอนาคตกับผู้จัดการและหัวหน้าทีมที่ใช้ SOP รวมถึง URL หรือโค้ด QR เพื่อส่งข้อเสนอแนะในแบบของคุณ หรือแม้แต่ทำให้ทีมที่ใช้งาน SOP แก้ไขได้

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของเอกสาร SOP

หากคุณคุ้นเคยกับกระบวนการที่คุณกำลังจัดทำเป็นเอกสารอยู่แล้ว การเริ่มเขียน SOP ทันทีอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจอย่างยิ่ง แต่จะดีกว่าจริงๆ ที่จะหยุดชั่วคราวและคิดถึงจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด และวิธีปฏิบัติตามกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและปรับขนาดได้ ซึ่งให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุด

หากองค์กรของคุณมีวิธีปฏิบัติในการจัดทำเอกสาร SOP ให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ขอให้สมาชิกในทีมแบ่งปัน SOP ที่พวกเขาอ้างอิงอยู่ในปัจจุบันกับคุณ หรือส่งไปยังผู้จ้างหรือผู้รับเหมารายใหม่ ตรวจสอบและอัพเดตเอกสารเหล่านั้นตามความจำเป็น ปฏิบัติต่อสิ่งเหล่านี้เป็นรากฐานในการต่อยอดเพื่อให้ SOP ใหม่สอดคล้องกับชุดที่มีอยู่ที่ใช้งานอยู่แล้ว

หากคุณกำลังเริ่มต้นใหม่ มีสองวิธีหลักในการตัดสินใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร: เชิงกลยุทธ์และเชิงฉวยโอกาส

วิธีการเชิงกลยุทธ์

ภายในขอบเขตการทำงาน แค็ตตาล็อกงานตามความถี่ ความยาก และวิกฤต (ระดับความเสี่ยงหากดำเนินการไม่ถูกต้อง)

หากคนที่รับผิดชอบงานเหล่านั้นส่วนใหญ่เป็นสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์และคาดว่าจะมีอัตราการลาออกต่ำ อย่าเริ่มต้นด้วยงานง่ายๆ และบ่อยครั้ง สมาชิกในทีมควรจะจัดการสิ่งเหล่านั้นได้แล้ว! ให้มุ่งเน้นความพยายามในการจัดทำเอกสาร SOP ของคุณไปที่งานที่ไม่ต่อเนื่อง ค่อนข้างยาก และมีความเสี่ยงสูงที่พวกเขาดำเนินการแทน งานเหล่านั้นมักจะเป็นสิ่งที่ท้าทายทุกครั้งที่เกิดขึ้น และ SOP ของคุณสามารถให้คุณค่ามากมายในการรับประกันการดำเนินการที่สม่ำเสมอและแม่นยำ

ในทางกลับกัน หากสายงานมีการหมุนเวียนหรือจ้างบุคคลภายนอกเป็นจำนวนมาก อาจคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามของคุณอย่างมากในการจัดทำเอกสารแม้แต่งานง่ายๆ ในชีวิตประจำวัน เพื่อเร่งความเร็วในการเตรียมความพร้อมของพนักงานเต็มเวลาหรือผู้รับเหมาตามสัญญารายใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ต้องเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน

วิธีการฉวยโอกาส

ในหลายองค์กร การจัดทำเอกสาร SOP ไม่ใช่หน้าที่ของใคร ในกรณีนี้ “ปูทางวัว” อาจเป็นแนวทางที่ใช้งานได้จริงที่สุด

เมื่อคุณตอบคำถาม “ฉันจะทำอย่างไร” ถัดไป ร่วมงานกับสมาชิกในทีมคนถัดไป ดับไฟครั้งถัดไป หรือเปิดตัวเทคโนโลยีถัดไป ปล่อยให้ความต้องการเร่งด่วนเหล่านั้นกำหนดลำดับความสำคัญสำหรับความพยายามในเอกสาร SOP ของคุณ ปรับกรอบ "คำขอ" ที่เข้ามาแต่ละรายการใหม่ และแทนที่จะใช้กรอบความคิดแบบ 1:1/แบบใช้แล้วทิ้ง ให้ใช้กรอบความคิดแบบ 1:มาก/ไม่สิ้นสุด เขียน SOP ไม่เพียงแต่สำหรับกรณีหนึ่งที่อยู่ตรงหน้าคุณ แต่สำหรับกรณีนั้นและกรณีถัดไปด้วย

ทำให้วิธีนี้สามารถปรับขนาดได้โดยการขอให้สมาชิกในทีมใช้แนวทางเดียวกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณจะต้องมีเครื่องมือสร้างที่เข้าถึงได้ง่าย เทมเพลต SOP วิธีการเผยแพร่ที่กำหนดไว้ และการยอมรับจากฝ่ายบริหาร อาจใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยต่อคำขอในการปรับปรุงการตอบสนองแบบครั้งเดียวให้เป็น SOP แบบถาวร แต่การลงทุนเล็กน้อยเหล่านั้นให้ผลตอบแทนในระยะยาว

เทมเพลต SOP: เครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลา

ประโยชน์ของเทมเพลต SOP

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน เทมเพลตช่วยลดเวลาในการสร้างเอกสาร ประหยัดต้นทุนแรงงานเมื่อเวลาผ่านไป เทมเพลตยังรับประกันความสอดคล้องในการนำเสนอ รูปแบบ และตำแหน่งของเอกสาร ซึ่งทำให้ค้นหาและติดตามได้ง่ายขึ้น

จะหาเทมเพลต SOP ได้ที่ไหน

คุณสามารถค้นหาเทมเพลต SOP ระดับพรีเมียมฟรีได้มากมายบนบริการ Snagit Asset เทมเพลตที่เน้นภาพเป็นหลักเหล่านี้สามารถดาวน์โหลดลงใน Snagit ได้โดยตรง และเต็มไปด้วยภาพหน้าจอ รูปภาพ รวมถึงชื่อและคำอธิบายภาพ เทมเพลตมีเค้าโครงเนื้อหาจำนวนหนึ่งที่สร้างขึ้นตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกแบบข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงข้อมูลเมตาที่สำคัญ เช่น ผู้แต่งและวันที่แก้ไขล่าสุด

อุตสาหกรรมบางแห่งได้นำเทมเพลตมาตรฐานสำหรับ SOP มาใช้ (นั่นจะทำให้เป็น SSOP หรือไม่) ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นและปรับแต่งได้ตามต้องการ นอกจากนี้ การสร้างไฟล์เทมเพลตแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับ Microsoft Word หรือ Google Docs ก็คุ้มค่าที่สมาชิกในทีมสามารถทำซ้ำและแก้ไขได้เพื่อให้รูปแบบสอดคล้องกัน

วิธีปรับแต่งเทมเพลต

ปรับแต่งเทมเพลตเพื่อสะท้อนถึงแบรนด์ของบริษัทของคุณ: โลโก้ แบบอักษร และองค์ประกอบการออกแบบใดๆ นอกเหนือจากนั้น ให้พิจารณาว่าองค์ประกอบใดที่ต้องปรับแต่ง เช่น แผนก บทบาท และความรับผิดชอบ และแบบแผนการตั้งชื่อเอกสาร และแน่นอนว่าคำแนะนำทีละขั้นตอนจะเฉพาะสำหรับทีมและองค์กรของคุณ

การดำเนินการและตรวจสอบ SOP ของคุณ

จำภาพแฟ้มที่รวบรวมฝุ่นบนชั้นวางได้ไหม ไม่มีใครต้องการสิ่งนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากที่คุณทุ่มทุนเพื่อให้ได้มาไกลขนาดนี้ เพื่อให้แน่ใจว่า SOP ของคุณสร้างมูลค่าและยังคงปราศจากฝุ่น อย่าลืมคำนึงถึงเวลาในการเปิดตัว SOP ใหม่อย่างตั้งใจ และผลักดันให้เกิดการนำไปใช้เบื้องต้น ก่อนที่จะก้าวไปสู่โครงการถัดไป

ขั้นตอนที่ 1: แบ่งปัน SOP กับทีมของคุณ

สร้างความตระหนักรู้ขั้นพื้นฐานว่า SOP ใหม่มีอยู่ จะหาได้จากที่ไหน จะใช้เมื่อใดและอย่างไร อย่าคิดว่าการสื่อสารเพียงครั้งเดียวเกี่ยวกับเรื่องนี้ก็เพียงพอแล้ว คุณจะต้องเน้นย้ำข้อความด้วยการทำซ้ำและเกณฑ์ผู้จัดการและ/หรือผู้นำภายในทีมเพื่อดึงความสนใจไปที่เอกสารใหม่

ขั้นตอนที่ 2: ฝึกอบรมพนักงาน

ใช้การประชุมทีมที่มีอยู่หรือเซสชันเฉพาะเพื่อแนะนำสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการใช้ SOP เริ่มต้นที่ตารางที่หนึ่ง: เมื่อ [ทริกเกอร์เหตุการณ์] ให้ดึง SOP จาก [สถานที่] และปฏิบัติตาม [ขั้นตอน]

การฝึกอบรมแบบอะซิงโครนัสอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าผ่านวิดีโอที่สร้างด้วย Camtasia ที่ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณครอบคลุมในการประชุม แต่สามารถดูและทบทวนได้ตามความต้องการ

สร้างวิดีโอการฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยม

Camtasia เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างวิดีโอการฝึกอบรมและวิดีโอแนะนำที่ช่วยให้ผู้ดูของคุณมีส่วนร่วม

เรียนรู้เพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบและอัปเดต SOP เกี่ยวกับจังหวะ

กระบวนการทางธุรกิจ บทบาท และแพลตฟอร์มมีการพัฒนา...และ SOP ของคุณควรเป็นเช่นนั้น อย่างน้อยไตรมาสละครั้ง จัดสรรเวลาในการตรวจสอบและอัปเดตเอกสาร SOP เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือทำซ้ำที่จำเป็น ขอให้ผู้จัดการและผู้มีส่วนร่วมแต่ละคนแจ้ง SOP ที่จำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือเขียนใหม่

เคล็ดลับ: Snagit มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจับภาพหน้าจอใหม่หรือการบันทึกหน้าจอเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ทำอย่างไรจึงจะมั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตาม SOP อย่างสม่ำเสมอ

มอบหมายความรับผิดชอบ

ในส่วนหนึ่งของการมอบหมาย ให้ระบุเจ้าของที่ได้รับมอบหมายสำหรับ SOP แต่ละรายการ ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและปรับปรุงตามความจำเป็น ตามหลักการแล้ว ให้ระบุชื่อของบุคคลนั้นในเอกสารเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในภายหลัง

ติดตามและวัดผล

ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่า SOP บรรลุเป้าหมาย ขึ้นอยู่กับแนวทางการดำเนินงานขององค์กรของคุณ นี่อาจเป็นตัวชี้วัดเชิงปริมาณ เช่น มาตรการประกันคุณภาพหรืออัตราความสำเร็จของงาน หรืออาจเป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ เช่น ผลตอบรับจากผู้จัดการ หัวหน้าทีม และผู้มีส่วนร่วมแต่ละคน

ดำเนินการตามความคิดเห็น

การละเลยที่จะอัปเดต SOP ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะเข้าสู่ความไม่เกี่ยวข้องและเลิกใช้ เมื่อสมาชิกในทีมรู้สึกว่าไม่มีใครใส่ใจมากพอที่จะอัปเดต SOP พวกเขาก็จะหยุดอ้างอิง

เมื่อเจ้าของ SOP รับทราบและตอบสนองต่อคำติชม (แม้ว่าคำติชมจะไม่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง SOP ซึ่งเกิดขึ้นบางครั้ง) ก็จะส่งสัญญาณที่ชัดเจนไปยังทีมว่า SOP ยังคงมีความสำคัญ

ความสำคัญของ SOP ที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดี

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมสามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ รักษามาตรฐานคุณภาพ และส่งมอบผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ ด้วยการจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างชัดเจนด้วยภาพ คุณจะสร้าง SOP ที่ง่ายต่อการติดตามและบำรุงรักษา

หยุดถามคำถามซ้ำ

สร้างวิดีโอและคำแนะนำที่ชัดเจนด้วย Snagit ดังนั้นคุณจึงต้องอธิบายงานเพียงครั้งเดียว

ทดลองใช้ฟรี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP)