Ein einfaches Geheimnis zur Steigerung der Produktivität Ihres Remote-Teams

Veröffentlicht: 2022-04-07

Remote Working gibt es schon seit ein paar Jahren, aber nicht alle haben diesen neuen Trend mit offenen Armen aufgenommen. Arbeitgeber äußerten Bedenken wegen Misstrauens und fragten sich, ob Remote-Teams tatsächlich Zeit mit der Arbeit verbringen.

Aber sobald sie anfingen, die Zeit zu verfolgen, konnten sie den Arbeitsnachweis sehen. Die Zeiterfassungssoftware zeichnete nicht nur die Arbeitsstunden der Mitarbeiter auf, sondern lieferte auch wertvolle Daten für strategische Entscheidungen.

Der Markt für Zeiterfassungssoftware wächst weiter und wird im Prognosezeitraum von 2021 bis 2028 voraussichtlich eine CAGR von 20,40 Prozent erreichen.

Wie also kann die Zeiterfassung die Produktivität von Remote-Teams steigern und die Unternehmensleistung steigern? Es hängt alles davon ab, wie Sie es implementieren. Das werden wir in diesem Artikel behandeln. Wir werden auch die Vorteile der Zeiterfassung für Remote-Teams teilen.

5 umsetzbare Möglichkeiten zur Implementierung von Zeiterfassung für Remote-Teams

Es ist von größter Bedeutung, dass die Mitarbeiter die Zeiterfassung nicht als eine Form der Zurückhaltung empfinden. Ein Vorteil der Arbeit von zu Hause aus ist die Flexibilität, die sie bietet, und wenn Sie diese wegnehmen, sinkt die Teammoral. Sie wollen Teamunterstützung an Ihrer Seite, wenn Sie einen Produktivitätsschub sehen wollen.

Im Folgenden finden Sie einige effektive Möglichkeiten, die Zeit Ihres Remote-Teams zu erfassen, ohne das Vertrauen der Mitarbeiter zu opfern.

Erklären Sie Ihre Absichten

Die Zeiterfassung ist eine großartige Gelegenheit für das Unternehmen, den Überblick zu behalten. Aber es ist ein Bereich, den Sie mit Vorsicht angehen müssen. Es geht nicht nur darum, eine Zeiterfassungssoftware einzuführen und laufen zu lassen.

Sie müssen den Implementierungsprozess intelligenter angehen und von Anfang an die Zustimmung des Teams gewinnen. Erklären Sie, warum Sie Zeiterfassung implementieren, welche Bedeutung sie für das Unternehmen hat und wie sie funktioniert.

Vergessen Sie nicht zu erwähnen, was für sie drin ist. Die Mitarbeiter werden neue Technologien annehmen, da sie besser wissen, dass sie sich positiv auf ihr persönliches und berufliches Leben auswirken werden.

Erklären Sie, was Tracking-Zeit nicht bedeutet

Einige Mitarbeiter werden das Gefühl haben, dass die Zeiterfassung ihre Privatsphäre und ihre berufliche Würde beeinträchtigen könnte. Sie müssen klarstellen, wie die über sie gesammelten Informationen verwendet werden.

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Zeiterfassung dazu da ist, einen nützlichen Maßstab zu liefern und nicht als einzige Quelle zur Bewertung ihrer Arbeit verwendet wird. Sie müssen betonen, dass es sich nicht um eine digitale Form des Mikromanagements handelt.

Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie nicht ausspionieren. Stattdessen möchten Sie mögliche Abkürzungen im Arbeitsprozess aufdecken und ein besseres Arbeitsumfeld schaffen.

Denken Sie daran, die Erwartungen, Regeln und Anforderungen der Zeiterfassung klar zu umreißen.

Konfigurieren Sie den Zeiterfassungsprozess so, dass er einfach ist

Jeder im Team muss wissen, wie man die Software verwendet, damit er seine Stunden genauer erfassen kann. Andernfalls wird die Zeiterfassung nur zu einer weiteren Belastung.

Um den Vorgang mühelos zu gestalten:

Wählen Sie eine Uhr-in-Uhr-out-App, die keine lange und komplizierte Lernkurve erfordert. Die Ersteinrichtung sollte unkompliziert und die Nutzung noch einfacher sein. Sie müssen lediglich den Timer einschalten und die App zeichnet automatisch alle Daten auf.
Legen Sie das Verfahren zur Arbeitszeiterfassung klar fest und verpflichten Sie sich, alle arbeitsbezogenen Aktivitäten zu verfolgen. Eine in der Harvard Business Review zitierte Studie von AffinityLive ergab, dass die amerikanische Wirtschaft jeden Tag 59 Millionen Stunden an Produktivität verliert. Das liegt vor allem daran, dass die Mitarbeiter nicht alle ihre Aktivitäten verfolgen.
Machen Sie eine Probefahrt. Lassen Sie die Teams die Zeiterfassungssoftware mindestens einen Monat lang testen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie funktioniert. Legen Sie ein Start- und Enddatum fest und planen Sie eine Retrospektive mit Ihrem Team für späteres Feedback.

Sobald die Mitarbeiter lernen, das Zeiterfassungssystem zu verwenden, können sie dies selbstbewusster tun. Im Gegenzug werden Berichterstellung, Abrechnung und Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel.

Fragen Sie nach Feedback und nehmen Sie Anpassungen vor

Während der Phase vor der Einführung können einige Probleme, Bedenken und Fehler auftreten. Sammeln Sie nach dem Ausführen des Pilotprogramms Feedback von Ihrem Remote-Team, um potenzielle Fehler in Ihrer Implementierungstechnik zu ermitteln.

So können Sie gemeinsam an der Verbesserung des Prozesses arbeiten. Die Einbeziehung des Teams wird einen großen Beitrag zur Steigerung der Motivation und des Engagements leisten.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Mitarbeiter werden motiviert, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Fangen Sie also an, Ihre eigene Zeit zu verfolgen, und teilen Sie Ihre Ergebnisse mit ihnen. Eine zuverlässige Zeiterfassungs-App sollte detaillierte Berichte bieten, die Sie problemlos mit Ihren Mitarbeitern teilen können.

Gehen Sie die Informationen durch und interpretieren Sie die Daten gemeinsam. Dies wird sie ermutigen, mit der Überwachung ihrer Arbeitszeit zu beginnen.

So wählen Sie eine Zeiterfassungssoftware aus

Berücksichtigen Sie in erster Linie die Funktionen, die Sie in einem Zeiterfassungssystem wünschen. Dies hängt von Faktoren wie der Art des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Die beste Mitarbeiterüberwachungssoftware sollte Folgendes bieten:

Produktivitätsverfolgung . Die Möglichkeit, das Aktivitätsniveau der Mitarbeiter zu sehen, welche Apps und Websites sie verwenden, und optionale Screenshots, um den Arbeitsnachweis zu erbringen.
Mehrere Möglichkeiten, die Zeit zu verfolgen . Neben dem Starten und Stoppen des Timers sollte es möglich sein, Zeiteinträge manuell hinzuzufügen.
Automatisierte Stundenzettel und Berichte . Sie verfolgen die Zeit nicht nur, um die Produktivität Ihrer Remote-Teams zu steigern, sondern auch die Ihres gesamten Unternehmens. Arbeitszeittabellen und Zeitberichte liefern Echtzeitdaten zur Analyse und zum Teilen mit Kunden oder Vorgesetzten. Mit erweiterten Programmen können Sie Berichte filtern und regelmäßig erstellen lassen.
Rechnungsstellung . Wählen Sie eine Zeiterfassung, die die Rechnungsstellung automatisiert. Mit einigen Tools können Sie den Versand von Berichten zu bestimmten Daten und Zeiten jede Woche oder jeden Monat planen.

Abgesehen von den Funktionen sind hier noch andere Dinge zu beachten:

Das gewünschte Programm sollte eine kostenlose Demo, Tutorials, Anleitungen und hilfreiche Tipps bieten. Dies macht den Onboarding-Prozess nahtlos. Sie sollten sich auch den Kundensupport, den Chat- und Telefonsupport sowie die Seite mit häufig gestellten Fragen ansehen.

Finden Sie heraus, was andere über die Zeiterfassung sagen. Kunden nutzen Plattformen wie Capterra und G2, um Bewertungen zu einem Produkt abzugeben. Wenn sie mobile Apps haben, lesen Sie die Bewertungen im Google Play Store und im Apple Store.

Ein weiterer entscheidender Faktor sind die Kosten der Zeiterfassungslösung. Entscheiden Sie sich für eine kostenpflichtige oder kostenlose Zeiterfassungs-App? Bietet es einen kostenlosen Plan und eine kostenlose Testversion? Wie viel kostet ein Upgrade? Ist der Bezahlvorgang unkompliziert? Bieten sie benutzerdefinierte Preise an, wenn Sie ein großes Team haben?

Alles in allem ist es eine gute Idee, sich für ein Werkzeug zu entscheiden, das zu Ihrem Budget passt.

Vorteile der Zeiterfassung für Ihr Remote-Team

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie klären sollten, wie Mitarbeiter von der Zeiterfassung profitieren. Hier sind einige der Hauptvorteile einer genauen Zeitmessung:

Automatisieren Sie die Datenerfassung und erhöhen Sie die Genauigkeit. Wenn die Daten automatisch verarbeitet werden, sind Ihnen genaue Berechnungen garantiert, was für die Abrechnungs- und Gehaltsabrechnung von entscheidender Bedeutung ist. Fehler werden vermieden und Buchhalter verbringen weniger Zeit mit der Verarbeitung von Daten.
Erhöhtes Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Arbeitgeber wissen immer, an welchen Projekten gearbeitet wird. Diese Transparenz bedeutet, dass Mitarbeiter seltener Rückmeldungen geben müssen.
Messen und finden Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität. Die Zeiterfassung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie die Zeit verbracht wird, sodass Sie aus Ihren Arbeitsgewohnheiten lernen können. Dies hilft Ihnen, Zeitpläne zu planen, die überschaubar und realistisch sind.
Bessere Projektplanung und Schätzung. Durch die Messung der für Projekte aufgewendeten Zeit können Sie in Zukunft bessere Projektschätzungen erstellen. Die Zeiterfassungsdaten dienen als Anhaltspunkt bei der Arbeitsverteilung und Terminsetzung.
Besseres Verständnis der Zeitnutzung. Eine genaue Aufzeichnung der protokollierten Arbeitsstunden zeichnet ein klareres Bild davon, wie die Unternehmenszeit verbracht wird. Gibt es zu viele zeitraubende Aktivitäten? Gehen die Mitarbeiter pünktlich ein und aus? Welche Projektliefertermine wurden versäumt?

Neben der Unterstützung von Managern bei der Verfolgung der Produktivität und einer besseren Vorstellung von der Effizienz von Remote-Mitarbeitern spielt die Zeiterfassung eine weitere wichtige Rolle. Das soll sicherstellen, dass die Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance genießen.

Eine aktuelle Studie von Nature Human Behavior ergab, dass Remote-Mitarbeiter jede Woche 10 Prozent länger eingeloggt bleiben. Das entspricht vier zusätzlichen Stunden pro Woche für jemanden, der jede Woche 40 Stunden arbeitet. Dieser besorgniserregende Trend kann zu Burnout, Erschöpfung und erhöhter Fluktuation führen.

Die Zeiterfassung hebt Fälle von Überarbeitung hervor, sodass Sie diese angehen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern können.

Fazit

Die Zeiterfassung ist unerlässlich, um effektive Geschäftsabläufe zu fördern und einen effizienten Arbeitsprozess zu unterstützen, insbesondere bei der Verwaltung eines Remote-Teams. Diese Technik kann jedoch nur funktionieren, wenn Transparenz und eine ordnungsgemäße Implementierung vorhanden sind.

Wenn Sie positive Ergebnisse und eine Steigerung von Leistung und Produktivität sehen möchten, müssen Sie zuerst das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen.