Un secret simple pour augmenter la productivité de votre équipe à distance

Publié: 2022-04-07

Le travail à distance existe depuis quelques années maintenant, mais tout le monde n'a pas accueilli cette nouvelle tendance à bras ouverts. Les employeurs ont fait part de leurs inquiétudes quant à la méfiance, se demandant si les équipes distantes passent réellement du temps à travailler.

Mais une fois qu'ils ont commencé à suivre le temps, ils ont pu voir la preuve du travail. Le logiciel de suivi du temps a non seulement enregistré les heures travaillées des employés, mais a également fourni des données précieuses pour la prise de décision stratégique.

Le marché des logiciels de suivi du temps continue de croître et devrait atteindre un TCAC de 20,40 % au cours de la période de prévision de 2021 à 2028.

Alors, comment le suivi du temps peut-il augmenter la productivité des équipes distantes et augmenter les performances de l'entreprise ? Tout dépend de la manière dont vous l'implémentez. C'est ce que nous allons couvrir dans cet article. Nous partagerons également les avantages du suivi du temps pour les équipes distantes.

5 façons pratiques de mettre en œuvre le suivi du temps pour les équipes distantes

Il est primordial que les employés ne perçoivent pas le suivi du temps comme une forme de contrainte. L'un des avantages du travail à domicile est la flexibilité qu'il offre, et lorsque vous enlevez cela, le moral de l'équipe chutera. Vous voulez un soutien d'équipe à vos côtés si vous voulez voir une augmentation de la productivité.

Voici quelques moyens efficaces de suivre le temps de votre équipe à distance, sans sacrifier la confiance des employés.

Expliquez vos intentions

Le suivi du temps présente une excellente opportunité pour l'entreprise de rester au courant des choses. Mais c'est un domaine que vous devez aborder avec prudence. Il ne s'agit pas seulement d'introduire un logiciel de suivi du temps et de le laisser fonctionner.

Vous devez être plus intelligent dans le processus de mise en œuvre et obtenir l'adhésion de l'équipe dès le début. Expliquez pourquoi vous mettez en place le suivi du temps, son importance pour l'entreprise et son fonctionnement.

N'oubliez pas de mentionner ce qu'il y a dedans pour eux. Les employés adopteront mieux les nouvelles technologies en sachant qu'elles auront un impact positif sur leur vie personnelle et professionnelle.

Expliquez ce que le temps de suivi ne signifie pas

Certains employés auront l'impression que le suivi du temps peut compromettre leur vie privée et leur dignité professionnelle. Vous devez dire clairement comment les informations collectées à leur sujet seront utilisées.

Expliquez à vos employés que le suivi du temps est là pour fournir une référence utile et ne sera pas utilisé comme une source unique pour évaluer leur travail. Vous devez souligner qu'il n'agira pas comme une forme numérique de microgestion.

Assurez vos employés que vous ne les espionnez pas. Au lieu de cela, vous souhaitez découvrir des raccourcis potentiels dans le processus de travail et créer un meilleur environnement de travail.

N'oubliez pas de définir clairement les attentes, les règles et les exigences du suivi du temps.

Configurez le processus de suivi du temps pour qu'il soit facile

Tous les membres de l'équipe doivent savoir utiliser le logiciel, afin de pouvoir consigner leurs heures avec plus de précision. Sinon, le suivi du temps deviendra simplement un autre fardeau.

Pour rendre le processus sans effort :

Choisissez une application d'horloge d'arrivée qui n'exige pas une courbe d'apprentissage longue et compliquée. La configuration initiale doit être simple et son utilisation encore plus simple. Tout ce qu'ils ont à faire est d'activer la minuterie et l'application enregistre automatiquement toutes les données.
Décrivez clairement la procédure d'enregistrement des heures de travail et rendez obligatoire le suivi de toutes les activités liées au travail. Une étude d'AffinityLive citée dans la Harvard Business Review a révélé que l'économie américaine perd 59 millions d'heures chaque jour, en productivité. C'est en grande partie parce que les travailleurs ne suivent pas toutes leurs activités.
Prenez-le pour un tour d'essai. Laissez les équipes tester le logiciel de suivi du temps pendant au moins un mois pour avoir une idée de son fonctionnement. Fixez une date de début et de fin, et planifiez une rétrospective avec votre équipe pour des retours ultérieurs.

Une fois que les employés ont appris à utiliser le système de suivi du temps, ils peuvent le faire avec plus de confiance. À leur tour, les rapports, la facturation et la paie deviennent un jeu d'enfant.

Demandez des commentaires et faites des ajustements

Au cours de la phase de pré-adoption, certains problèmes, préoccupations et erreurs peuvent survenir. Après avoir exécuté le programme pilote, recueillez les commentaires de votre équipe à distance pour déterminer les défauts potentiels de votre technique de mise en œuvre.

Cela vous permet de travailler ensemble pour améliorer le processus. L'inclusion dans l'équipe contribuera grandement à stimuler la motivation et l'engagement.

Mener par l'exemple

Les employés seront motivés à suivre leurs heures de travail si vous montrez l'exemple. Alors, commencez à suivre votre propre temps et partagez vos résultats avec eux. Une application de suivi du temps fiable doit proposer des rapports détaillés que vous pouvez facilement partager avec vos employés.

Passez en revue les informations et interprétez les données ensemble. Cela les encouragera à commencer à surveiller leur temps de travail.

Comment choisir un logiciel de suivi du temps

Tout d'abord, considérez les fonctionnalités que vous voudriez dans un suivi du temps. Cela variera en fonction de facteurs tels que le type d'entreprise et le nombre d'employés. Le meilleur logiciel de surveillance des employés devrait offrir :

Suivi de la productivité . La possibilité de voir les niveaux d'activité des employés, les applications et les sites Web qu'ils utilisent, et des captures d'écran facultatives pour fournir une preuve de travail.
Plusieurs façons de suivre le temps . En plus de démarrer et d'arrêter le chronomètre, il devrait avoir la possibilité d'ajouter manuellement des entrées de temps.
Feuilles de temps et rapports automatisés . Vous suivez le temps non seulement pour augmenter la productivité de vos équipes distantes, mais également celle de l'ensemble de votre entreprise. Les feuilles de temps et les rapports de temps fournissent des données en temps réel à analyser et à partager avec les clients ou les supérieurs. Des programmes avancés vous permettent de filtrer les rapports et de les générer régulièrement.
Facturation . Choisissez un outil de suivi du temps qui automatise la facturation. Certains outils vous permettent de planifier l'envoi de rapports à des dates et heures spécifiques chaque semaine ou chaque mois.

Outre les fonctionnalités, voici d'autres éléments à prendre en compte :

Le programme que vous souhaitez doit proposer une démo gratuite, des tutoriels, des guides et des conseils utiles. Cela rend le processus d'intégration transparent. Vous voudrez également consulter leur support client, leur support par chat et par téléphone et leur page FAQ.

Découvrez ce que d'autres personnes disent sur le suivi du temps. Les clients utilisent des plateformes comme Capterra et G2 pour soumettre des avis sur un produit. S'ils ont des applications mobiles, lisez les avis sur Google Play Store et Apple Store.

Un autre facteur crucial est le coût de la solution de suivi du temps. Choisirez-vous une application de suivi du temps payante ou gratuite ? Offre-t-il un plan gratuit et un essai gratuit ? Combien coûte la mise à niveau ? Le processus de paiement est-il simple ? Proposent-ils des tarifs personnalisés si vous avez une grande équipe ?

Tout bien considéré, c'est une bonne idée d'opter pour un outil qui correspond à votre budget.

Avantages du suivi du temps pour votre équipe à distance

Nous avons mentionné plus tôt que vous devriez clarifier comment les employés bénéficieront du suivi du temps. Voici quelques-uns des principaux avantages d'un chronométrage précis :

Automatisez la collecte de données et augmentez la précision. Lorsque les données sont traitées automatiquement, vous avez la garantie de calculs précis, ce qui est crucial pour la facturation et le traitement de la paie. Les erreurs seront évitées et les comptables passeront moins de temps à traiter les données.
Une confiance accrue entre les employeurs et les employés. Les employeurs sauront toujours sur quels projets ils travaillent. Cette visibilité signifie que les employés n'auront pas à faire rapport aussi souvent.
Mesurez et trouvez des moyens d'améliorer la productivité. Le suivi du temps vous donne un aperçu de la façon dont le temps est passé, afin que vous puissiez apprendre de vos habitudes de travail. Cela vous aide à planifier des échéanciers gérables et réalistes.
Meilleure planification et estimation du projet. Mesurer le temps passé sur les projets vous permet de créer de meilleures estimations de projet à l'avenir. Les données de suivi du temps servent de point de référence lors de la répartition du travail et de la fixation des délais.
Meilleure compréhension de l'utilisation du temps. Avoir un enregistrement précis des heures de travail enregistrées donne une image plus claire de la façon dont le temps de l'entreprise est dépensé. Y a-t-il trop d'activités qui vous font perdre du temps ? Les employés arrivent-ils et sortent-ils à l'heure ? Quelles dates de livraison de projet ont été manquées ?

En plus d'aider les responsables à suivre la productivité et à avoir une meilleure idée de l'efficacité des travailleurs à distance, le suivi du temps joue un autre rôle important. C'est pour s'assurer que les employés bénéficient d'un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Une étude récente de Nature Human Behavior a révélé que les employés distants passaient 10 % de plus à se connecter chaque semaine. Cela équivaut à quatre heures supplémentaires par semaine pour quelqu'un qui travaille 40 heures par semaine. Cette tendance inquiétante peut conduire à l'épuisement professionnel, à l'épuisement et à une augmentation du chiffre d'affaires.

Le suivi du temps met en évidence les cas de surmenage, vous pouvez ainsi y remédier et favoriser le bien-être des salariés.

Conclusion

Le suivi du temps est essentiel pour stimuler l'efficacité des opérations commerciales et soutenir un processus de travail efficace, en particulier lors de la gestion d'une équipe distante. Cependant, cette technique ne peut fonctionner que si elle est transparente et mise en œuvre correctement.

Si vous voulez voir des résultats positifs et une augmentation des performances et de la productivité, il est impératif de gagner d'abord la confiance des employés.