Jeden prosty sekret zwiększenia produktywności Twojego zdalnego zespołu

Opublikowany: 2022-04-07

Praca zdalna istnieje już od kilku lat, ale nie wszyscy przyjęli ten nowy trend z otwartymi ramionami. Pracodawcy zgłaszali obawy dotyczące braku zaufania, zastanawiając się, czy zdalne zespoły rzeczywiście spędzają czas na pracy.

Ale kiedy zaczęli śledzić czas, mogli zobaczyć dowód pracy. Oprogramowanie do śledzenia czasu nie tylko rejestrowało przepracowane godziny pracowników, ale także dostarczało danych, które były cenne w podejmowaniu strategicznych decyzji.

Rynek oprogramowania do śledzenia czasu nadal rośnie i oczekuje się, że osiągnie CAGR na poziomie 20,40 procent w okresie prognozy od 2021 do 2028 roku.

W jaki sposób śledzenie czasu może zwiększyć produktywność zespołu zdalnego i zwiększyć wydajność firmy? Wszystko zależy od tego, jak to zaimplementujesz. To właśnie omówimy w tym artykule. Podzielimy się również korzyściami płynącymi ze śledzenia czasu dla zespołów zdalnych.

5 praktycznych sposobów wdrożenia śledzenia czasu w zdalnych zespołach

Najważniejsze jest, aby pracownicy nie postrzegali śledzenia czasu jako formy ograniczenia. Jedną z zalet pracy w domu jest oferowana przez nią elastyczność, a gdy ją odbierzesz, morale zespołu spadnie. Potrzebujesz wsparcia zespołu po swojej stronie, jeśli chcesz zobaczyć wzrost wydajności.

Poniżej przedstawiono kilka skutecznych sposobów śledzenia czasu pracy zespołu zdalnego bez poświęcania zaufania pracowników.

Wyjaśnij swoje intencje

Śledzenie czasu to świetna okazja dla firmy, aby być na bieżąco. Ale jest to obszar, do którego należy podejść ostrożnie. Nie chodzi tylko o wprowadzenie oprogramowania do śledzenia czasu i umożliwienie mu działania.

Musisz być mądrzejszy w procesie wdrażania i od samego początku zyskać poparcie zespołu. Wyjaśnij, dlaczego wdrażasz śledzenie czasu, jego znaczenie dla firmy i jak to działa.

Nie zapomnij wspomnieć, co dla nich jest. Pracownicy będą lepiej korzystać z nowej technologii, wiedząc, że będzie ona miała pozytywny wpływ na ich życie osobiste i zawodowe.

Wyjaśnij, co nie oznacza czasu śledzenia

Niektórzy pracownicy będą mieli wrażenie, że śledzenie czasu może narazić ich prywatność i godność zawodową. Musisz jasno określić, w jaki sposób zostaną wykorzystane zebrane na ich temat informacje.

Wyjaśnij swoim pracownikom, że śledzenie czasu ma stanowić przydatny punkt odniesienia i nie będzie wykorzystywane jako jedyne źródło oceny ich pracy. Trzeba podkreślić, że nie będzie to cyfrowa forma mikrozarządzania.

Zapewnij swoich pracowników, że ich nie szpiegujesz. Zamiast tego chcesz odkryć potencjalne skróty w procesie pracy i stworzyć lepsze środowisko pracy.

Pamiętaj, aby jasno określić oczekiwania, zasady i wymagania dotyczące śledzenia czasu.

Skonfiguruj proces śledzenia czasu, aby był łatwy

Wszyscy w zespole muszą wiedzieć, jak korzystać z oprogramowania, aby mogli dokładniej rejestrować swoje godziny. W przeciwnym razie śledzenie czasu stanie się kolejnym obciążeniem.

Aby proces przebiegał bez wysiłku:

Wybierz aplikację, która nie wymaga długiej i skomplikowanej nauki. Początkowa konfiguracja powinna być prosta, a korzystanie z niej jeszcze prostsze. Wystarczy włączyć minutnik, a aplikacja automatycznie zapisze wszystkie dane.
Jasno określ procedurę rejestrowania godzin pracy i nałóż obowiązek śledzenia wszystkich czynności związanych z pracą. Jedno z badań AffinityLive, cytowane w Harvard Business Review, wykazało, że amerykańska gospodarka traci 59 milionów godzin dziennie na produktywności. Dzieje się tak głównie dlatego, że pracownicy nie śledzą wszystkich swoich działań.
Zabierz go na jazdę próbną. Pozwól zespołom testować oprogramowanie do śledzenia czasu przez co najmniej miesiąc, aby poznać jego działanie. Ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia oraz zaplanuj retrospektywę ze swoim zespołem w celu uzyskania dalszych opinii.

Gdy pracownicy nauczą się korzystać z systemu śledzenia czasu, mogą to robić z większą pewnością. Z kolei raportowanie, rozliczenia i płace stają się dziecinnie proste.

Poproś o opinię i wprowadź poprawki

W fazie przedadopcyjnej mogą pojawić się pewne problemy, obawy i błędy. Po uruchomieniu programu pilotażowego zbierz informacje zwrotne od zdalnego zespołu, aby określić potencjalne wady techniki wdrażania.

Pozwala to na wspólną pracę nad udoskonaleniem procesu. Włączenie zespołu znacznie zwiększy motywację i zaangażowanie.

Prowadź przez przykład

Pracownicy będą zmotywowani do śledzenia godzin pracy, jeśli będziesz dawać przykład. Zacznij więc śledzić swój czas i dzielić się z nimi swoimi wynikami. Niezawodna aplikacja do śledzenia czasu powinna oferować szczegółowe raporty, które możesz łatwo udostępniać swoim pracownikom.

Przejrzyj informacje i wspólnie zinterpretuj dane. To zachęci ich do rozpoczęcia monitorowania czasu pracy.

Jak wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu

Przede wszystkim weź pod uwagę funkcje, które chcesz mieć w urządzeniu do śledzenia czasu. Będzie się to różnić w zależności od czynników, takich jak rodzaj działalności i liczba pracowników. Najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników powinno oferować:

Śledzenie produktywności . Możliwość sprawdzenia poziomów aktywności pracowników, używanych aplikacji i witryn internetowych oraz opcjonalne zrzuty ekranu w celu potwierdzenia pracy.
Wiele sposobów śledzenia czasu . Oprócz uruchamiania i zatrzymywania timera powinien mieć możliwość ręcznego dodawania wpisów czasu.
Zautomatyzowane karty czasu pracy i raporty . Śledzisz czas nie tylko po to, aby zwiększyć produktywność swoich zdalnych zespołów, ale także całej swojej firmy. Karty czasu pracy i raporty czasowe dostarczają dane w czasie rzeczywistym do analizy i udostępniania klientom lub przełożonym. Zaawansowane programy umożliwiają filtrowanie raportów i generowanie ich na bieżąco.
Fakturowanie . Wybierz narzędzie do śledzenia czasu, które automatyzuje fakturowanie. Niektóre narzędzia pozwalają zaplanować wysyłanie raportów w określonych dniach i godzinach w każdym tygodniu lub miesiącu.

Oprócz funkcji, oto inne rzeczy do rozważenia:

Program, który chcesz, powinien oferować bezpłatną wersję demonstracyjną, samouczki, przewodniki i pomocne wskazówki. Dzięki temu proces wdrażania jest bezproblemowy. Będziesz także chciał sprawdzić ich obsługę klienta, pomoc przez czat i telefon oraz stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami.

Dowiedz się, co inni mówią o urządzeniu do śledzenia czasu. Klienci korzystają z platform takich jak Capterra i G2 do przesyłania opinii o produkcie. Jeśli mają aplikacje mobilne, przeczytaj recenzje w Google Play Store i Apple Store.

Kolejnym kluczowym czynnikiem jest koszt rozwiązania do śledzenia czasu. Czy wybierzesz płatną lub śledzącą czas wolny aplikację? Czy oferuje bezpłatny plan i bezpłatny okres próbny? Ile kosztuje aktualizacja? Czy proces płatności jest prosty? Czy oferują niestandardowe ceny, jeśli masz duży zespół?

Biorąc wszystko pod uwagę, dobrym pomysłem jest wybranie narzędzia, które pasuje do Twojego budżetu.

Korzyści z czasu śledzenia dla Twojego zdalnego zespołu

Wspomnieliśmy wcześniej, że powinieneś wyjaśnić, w jaki sposób pracownicy odniosą korzyści ze śledzenia czasu. Oto niektóre z głównych zalet dokładnego pomiaru czasu:

Zautomatyzuj zbieranie danych i zwiększ dokładność. Gdy dane są przetwarzane automatycznie, masz gwarancję dokładnych obliczeń, co ma kluczowe znaczenie dla przetwarzania rozliczeń i płac. Uniknie się błędów, a księgowi będą spędzać mniej czasu na przetwarzaniu danych.
Zwiększone zaufanie między pracodawcami a pracownikami. Pracodawcy zawsze będą wiedzieć, nad jakimi projektami pracują. Ta widoczność oznacza, że pracownicy nie będą musieli tak często składać raportów.
Mierz i znajduj sposoby na poprawę produktywności. Śledzenie czasu zapewnia przegląd tego, jak spędzasz czas, dzięki czemu możesz uczyć się na podstawie swoich nawyków pracy. Pomaga to zaplanować harmonogramy, które są wykonalne i realistyczne.
Lepsze planowanie i szacowanie projektów. Mierzenie czasu spędzonego na projektach umożliwia tworzenie lepszych szacunków projektów w przyszłości. Dane śledzenia czasu służą jako punkt odniesienia przy dystrybucji pracy i ustalaniu terminów.
Lepsze zrozumienie wykorzystania czasu. Dokładny rejestr zarejestrowanych godzin pracy daje wyraźniejszy obraz tego, jak spędzany jest czas w firmie. Czy jest zbyt wiele zajęć czasochłonnych? Czy pracownicy wchodzą i wychodzą na czas? Które terminy realizacji projektów zostały pominięte?

Oprócz pomagania menedżerom w śledzeniu produktywności i lepszym wyobrażeniu sobie skuteczności pracowników zdalnych, śledzenie czasu odgrywa jeszcze jedną ważną rolę. Ma to zapewnić pracownikom lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Niedawne badanie przeprowadzone przez Nature Human Behaviour wykazało, że zdalni pracownicy spędzali o 10 procent dłużej logowanie każdego tygodnia. To odpowiednik czterech dodatkowych godzin tygodniowo dla kogoś, kto pracuje 40 godzin tygodniowo. Ten niepokojący trend może prowadzić do wypalenia, wyczerpania i zwiększonej rotacji.

Śledzenie czasu wskazuje przypadki przepracowania, dzięki czemu można je rozwiązać i promować dobre samopoczucie pracowników.

Wniosek

Śledzenie czasu jest niezbędne do zwiększenia efektywności operacji biznesowych i wspierania wydajnego procesu pracy, zwłaszcza w przypadku zarządzania zdalnym zespołem. Jednak ta technika może działać tylko wtedy, gdy istnieje przejrzystość i prawidłowa implementacja.

Jeśli chcesz zobaczyć pozytywne wyniki oraz wzrost wydajności i produktywności, konieczne jest najpierw zdobycie zaufania pracowników.