Um segredo simples para aumentar a produtividade de sua equipe remota

Publicados: 2022-04-07

O trabalho remoto já existe há alguns anos, mas nem todos receberam essa nova tendência de braços abertos. Os empregadores levantaram preocupações de desconfiança, perguntando-se se as equipes remotas realmente gastam tempo trabalhando.

Mas uma vez que eles começaram a controlar o tempo, eles puderam ver a prova de trabalho. O software de rastreamento de tempo não apenas registrava as horas trabalhadas dos funcionários, mas também fornecia dados valiosos na tomada de decisões estratégicas.

O mercado de software de rastreamento de tempo continua a crescer e deve atingir um CAGR de 20,40% no período de previsão de 2021 a 2028.

Então, como o rastreamento de tempo pode aumentar a produtividade da equipe remota e aumentar o desempenho da empresa? Tudo depende de como você implementa. É isso que abordaremos neste artigo. Também compartilharemos os benefícios do rastreamento de tempo para equipes remotas.

5 maneiras práticas de implementar o rastreamento de tempo para equipes remotas

É fundamental que os funcionários não percebam o controle do tempo como uma forma de restrição. Uma vantagem de trabalhar em casa é a flexibilidade que oferece e, quando você tira isso, o moral da equipe cai. Você quer o suporte da equipe do seu lado se quiser ver um aumento na produtividade.

A seguir estão algumas maneiras eficazes de controlar o tempo de sua equipe remota, sem sacrificar a confiança dos funcionários.

Explique suas intenções

O rastreamento de tempo apresenta uma grande oportunidade para a empresa ficar por dentro das coisas. Mas é uma área que você precisa abordar com cuidado. Não se trata apenas de introduzir um software de rastreamento de tempo e deixá-lo funcionar.

Você precisa ser mais inteligente sobre o processo de implementação e obter a adesão da equipe desde o início. Explique por que você está implementando o controle de tempo, sua importância para a empresa e como ele funciona.

Não se esqueça de mencionar o que está nele para eles. Os funcionários irão adotar as novas tecnologias melhor sabendo que elas terão um impacto positivo em suas vidas pessoais e profissionais.

Explique o que o tempo de rastreamento não significa

Alguns funcionários sentirão que o rastreamento do tempo pode comprometer sua privacidade e dignidade profissional. Você deve esclarecer como as informações coletadas sobre eles serão usadas.

Explique aos seus funcionários que o controle de tempo existe para fornecer uma referência útil e não será usado como uma fonte única para avaliar seu trabalho. Você precisa enfatizar que ele não funcionará como uma forma digital de microgerenciamento.

Garanta aos seus funcionários que você não os está espionando. Em vez disso, você deseja descobrir possíveis atalhos no processo de trabalho e criar um ambiente de trabalho melhor.

Lembre-se de delinear claramente as expectativas, regras e requisitos de controle de tempo.

Configure o processo de rastreamento de tempo para ser fácil

Todos na equipe devem saber como usar o software, para que possam registrar suas horas com mais precisão. Caso contrário, o rastreamento do tempo se tornará apenas mais um fardo.

Para facilitar o processo:

Escolha um aplicativo que não exija uma longa e complicada curva de aprendizado. A configuração inicial deve ser direta e usá-la ainda mais simples. Tudo o que eles precisam fazer é ligar o cronômetro e o aplicativo registra automaticamente todos os dados.
Descreva claramente o procedimento para registrar as horas de trabalho e torne obrigatório o rastreamento de todas as atividades relacionadas ao trabalho. Um estudo da AffinityLive citado na Harvard Business Review revelou que a economia americana está perdendo 59 milhões de horas todos os dias, em produtividade. Isso ocorre em grande parte porque os trabalhadores não rastreiam todas as suas atividades.
Leve-o para um teste. Deixe as equipes testarem o software de controle de tempo por pelo menos um mês para ter uma ideia de como ele funciona. Defina uma data de início e término e agende uma retrospectiva com sua equipe para feedback posterior.

Uma vez que os funcionários aprendem a usar o sistema de controle de tempo, eles podem fazê-lo com mais confiança. Por sua vez, relatórios, faturamento e folha de pagamento se tornam uma brisa.

Peça feedback e faça ajustes

Durante a fase de pré-adoção, alguns problemas, preocupações e erros podem surgir. Depois de executar o programa piloto, reúna feedback de sua equipe remota para determinar possíveis falhas em sua técnica de implementação.

Isso permite que você trabalhe em conjunto para melhorar o processo. A inclusão da equipe ajudará bastante a aumentar a motivação e o engajamento.

Lidere pelo exemplo

Os funcionários serão motivados a acompanhar suas horas de trabalho se você liderar pelo exemplo. Então, comece a acompanhar seu próprio tempo e compartilhe seus resultados com eles. Um aplicativo confiável de rastreamento de tempo deve oferecer relatórios detalhados que você possa compartilhar facilmente com seus funcionários.

Analise as informações e interprete os dados juntos. Isso irá incentivá-los a começar a monitorar seu tempo de trabalho.

Como escolher um software de rastreamento de tempo

Em primeiro lugar, considere os recursos que você deseja em um rastreador de tempo. Isso irá variar, dependendo de fatores como o tipo de negócio e o número de funcionários. O melhor software de monitoramento de funcionários deve oferecer:

Acompanhamento de produtividade . A capacidade de ver os níveis de atividade dos funcionários, quais aplicativos e sites eles usam e capturas de tela opcionais para fornecer prova de trabalho.
Várias maneiras de controlar o tempo . Além de iniciar e parar o cronômetro, ele deve ter a capacidade de adicionar entradas de tempo manualmente.
Quadros de horas e relatórios automatizados . Você está monitorando o tempo não apenas para aumentar a produtividade de suas equipes remotas, mas também de toda a sua empresa. Quadros de horários e relatórios de tempo fornecem dados em tempo real para análise e compartilhamento com clientes ou superiores. Programas avançados permitem filtrar relatórios e gerenciá-los regularmente.
Faturamento . Escolha um rastreador de tempo que automatize o faturamento. Algumas ferramentas permitem que você programe o envio de relatórios em datas e horários específicos a cada semana ou mês.

Além dos recursos, aqui estão outras coisas a serem consideradas:

O programa que você deseja deve oferecer uma demonstração gratuita, tutoriais, guias e dicas úteis. Isso torna o processo de integração perfeito. Você também vai querer conferir o suporte ao cliente, chat e suporte por telefone e a página de perguntas frequentes.

Descubra o que outras pessoas dizem sobre o rastreador de tempo. Os clientes usam plataformas como Capterra e G2 para enviar avaliações sobre um produto. Se eles tiverem aplicativos para dispositivos móveis, leia os comentários na Google Play Store e na Apple Store.

Outro fator crucial é o custo da solução de rastreamento de tempo. Você escolherá um aplicativo de rastreamento de tempo pago ou gratuito? Ele oferece um plano gratuito e uma avaliação gratuita? Quanto custa para atualizar? O processo de pagamento é simples? Eles oferecem preços personalizados se você tiver uma equipe grande?

Considerando tudo, é uma boa ideia escolher uma ferramenta que caiba no seu orçamento.

Benefícios do rastreamento do tempo para sua equipe remota

Mencionamos anteriormente que você deve esclarecer como os funcionários se beneficiarão do rastreamento de tempo. Aqui estão alguns dos principais benefícios da cronometragem precisa:

Automatize a coleta de dados e aumente a precisão. Quando os dados são processados automaticamente, você garante cálculos precisos, o que é crucial para o processamento de faturamento e folha de pagamento. Erros serão evitados e os contadores gastarão menos tempo processando dados.
Aumento da confiança entre patrões e empregados. Os empregadores sempre saberão em quais projetos estão sendo trabalhados. Essa visibilidade significa que os funcionários não precisarão reportar com tanta frequência.
Meça e encontre maneiras de melhorar a produtividade. O rastreamento de tempo fornece uma visão geral de como o tempo é gasto, para que você possa aprender com seus hábitos de trabalho. Isso ajuda você a planejar cronogramas gerenciáveis e realistas.
Melhor planejamento e estimativa de projetos. Medir o tempo gasto em projetos permite que você crie melhores estimativas de projetos no futuro. Os dados de controle de tempo servem como ponto de referência ao distribuir o trabalho e definir prazos.
Melhor compreensão do uso do tempo. Ter um registro preciso das horas de trabalho registradas mostra uma imagem mais clara de como o tempo da empresa é gasto. Há muitas atividades que desperdiçam tempo? Os funcionários entram e saem no horário? Quais datas de entrega do projeto foram perdidas?

Além de ajudar os gerentes a acompanhar a produtividade e ter uma ideia melhor da eficácia dos trabalhadores remotos, o rastreamento do tempo tem outro papel importante. Isso é para garantir que os funcionários desfrutem de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Um estudo recente da Nature Human Behavior descobriu que funcionários remotos passavam 10% mais tempo conectados a cada semana. Isso equivale a quatro horas adicionais semanais para alguém que trabalha 40 horas por semana. Essa tendência preocupante pode levar ao esgotamento, exaustão e aumento da rotatividade.

O rastreamento de tempo destaca casos de excesso de trabalho, para que você possa abordá-los e promover o bem-estar dos funcionários.

Conclusão

O rastreamento de tempo é essencial para impulsionar as operações de negócios eficazes e apoiar um processo de trabalho eficiente, especialmente ao gerenciar uma equipe remota. No entanto, esta técnica só pode funcionar se houver transparência e implementação adequada.

Se você deseja ver resultados positivos e um aumento no desempenho e na produtividade, é imperativo conquistar a confiança dos funcionários primeiro.