Satu Rahasia Sederhana untuk Meningkatkan Produktivitas Tim Jarak Jauh Anda

Diterbitkan: 2022-04-07

Kerja jarak jauh telah ada selama beberapa tahun sekarang, tetapi tidak semua orang menerima tren baru ini dengan tangan terbuka. Pengusaha mengangkat kekhawatiran ketidakpercayaan, bertanya-tanya apakah tim jarak jauh benar-benar menghabiskan waktu untuk bekerja.

Tapi begitu mereka mulai melacak waktu, mereka bisa melihat bukti kerjanya. Perangkat lunak pelacakan waktu tidak hanya mencatat jam kerja karyawan tetapi juga menyediakan data yang berharga dalam pengambilan keputusan strategis.

Pasar perangkat lunak pelacak waktu terus tumbuh dan diperkirakan akan mencapai CAGR 20,40 persen pada periode perkiraan 2021 hingga 2028.

Jadi, bagaimana pelacakan waktu dapat meningkatkan produktivitas tim jarak jauh dan meningkatkan kinerja perusahaan? Itu semua tergantung bagaimana Anda mengimplementasikannya. Itulah yang akan kami bahas dalam artikel ini. Kami juga akan membagikan manfaat pelacakan waktu untuk tim jarak jauh.

5 Cara yang Dapat Ditindaklanjuti untuk Menerapkan Pelacakan Waktu untuk Tim Jarak Jauh

Sangat penting bahwa karyawan tidak menganggap pelacakan waktu sebagai bentuk pengekangan. Salah satu keuntungan bekerja dari rumah adalah fleksibilitas yang ditawarkannya, dan ketika Anda mengambilnya, semangat tim akan turun. Anda menginginkan dukungan tim di pihak Anda jika Anda ingin melihat peningkatan produktivitas.

Berikut adalah beberapa cara efektif untuk melacak waktu untuk tim jarak jauh Anda, tanpa mengorbankan kepercayaan karyawan.

Jelaskan Niat Anda

Pelacakan waktu menghadirkan peluang besar bagi perusahaan untuk tetap di atas segalanya. Tapi itu adalah area yang perlu Anda dekati dengan hati-hati. Ini bukan hanya tentang memperkenalkan perangkat lunak pelacak waktu dan membiarkannya berjalan.

Anda harus lebih pintar dalam proses implementasi dan mendapatkan dukungan tim sejak awal. Jelaskan mengapa Anda menerapkan pelacakan waktu, pentingnya bagi perusahaan, dan cara kerjanya.

Jangan lupa untuk menyebutkan apa untungnya bagi mereka. Karyawan akan menerima teknologi baru dengan lebih baik karena mengetahui bahwa hal itu akan berdampak positif pada kehidupan pribadi dan profesional mereka.

Jelaskan Apa yang Tidak Berarti Waktu Pelacakan

Beberapa karyawan akan merasa bahwa pelacakan waktu dapat membahayakan privasi dan martabat profesional mereka. Anda harus berterus terang tentang bagaimana informasi yang dikumpulkan tentang mereka akan digunakan.

Jelaskan kepada karyawan Anda bahwa pelacakan waktu ada untuk memberikan tolok ukur yang berguna dan tidak akan digunakan sebagai sumber tunggal untuk mengevaluasi pekerjaan mereka. Anda perlu menekankan bahwa itu tidak akan bertindak sebagai bentuk digital dari manajemen mikro.

Yakinkan karyawan Anda bahwa Anda tidak memata-matai mereka. Sebaliknya, Anda ingin menemukan jalan pintas potensial dalam proses kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.

Ingatlah untuk secara jelas menguraikan harapan, aturan, dan persyaratan pelacakan waktu.

Konfigurasi Proses Pelacakan Waktu Menjadi Mudah

Setiap orang di tim harus tahu cara menggunakan perangkat lunak, sehingga mereka dapat mencatat jam kerja mereka dengan lebih akurat. Jika tidak, pelacakan waktu hanya akan menjadi beban lain.

Agar prosesnya mudah:

Pilih aplikasi clock-in-clock-out yang tidak menuntut kurva belajar yang panjang dan rumit. Pengaturan awal harus mudah dan menggunakannya lebih sederhana. Yang perlu mereka lakukan hanyalah menyalakan pengatur waktu dan aplikasi secara otomatis merekam semua data.
Uraikan dengan jelas prosedur untuk mencatat jam kerja dan buatlah kewajiban untuk melacak semua aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan. Satu studi oleh AffinityLive yang dikutip dalam Harvard Business Review mengungkapkan bahwa ekonomi Amerika kehilangan 59 juta jam setiap hari, dalam produktivitas. Itu sebagian besar karena pekerja tidak melacak semua aktivitas mereka.
Ambil untuk test ride. Biarkan tim menguji perangkat lunak pelacak waktu setidaknya selama satu bulan untuk merasakan cara kerjanya. Tetapkan tanggal mulai dan akhir, dan jadwalkan retrospektif dengan tim Anda untuk umpan balik berikutnya.

Setelah karyawan belajar menggunakan sistem pelacakan waktu, mereka dapat melakukannya dengan lebih percaya diri. Pada gilirannya, pelaporan, penagihan, dan penggajian menjadi mudah.

Minta Umpan Balik dan Buat Penyesuaian

Selama fase pra-adopsi, beberapa masalah, kekhawatiran, dan kesalahan mungkin muncul. Setelah menjalankan program percontohan, kumpulkan umpan balik dari tim jarak jauh Anda untuk menentukan potensi kelemahan dalam teknik implementasi Anda.

Ini memungkinkan Anda bekerja sama untuk meningkatkan proses. Inklusi tim akan sangat membantu dalam meningkatkan motivasi dan keterlibatan.

Menurut contoh

Karyawan akan termotivasi untuk melacak jam kerja mereka jika Anda memimpin dengan memberi contoh. Jadi, mulailah melacak waktu Anda sendiri dan bagikan hasil Anda dengan mereka. Aplikasi pelacakan waktu yang andal harus menawarkan laporan terperinci yang dapat Anda bagikan dengan mudah kepada karyawan Anda.

Telusuri informasinya, dan interpretasikan datanya bersama-sama. Ini akan mendorong mereka untuk mulai memantau waktu kerja mereka.

Cara Memilih Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Pertama dan terpenting, pertimbangkan fitur yang Anda inginkan dalam pelacak waktu. Ini akan bervariasi, tergantung pada faktor-faktor seperti jenis bisnis dan jumlah karyawan. Perangkat lunak pemantauan karyawan terbaik harus menawarkan:

Pelacakan produktivitas . Kemampuan untuk melihat tingkat aktivitas karyawan, aplikasi dan situs web apa yang mereka gunakan, dan tangkapan layar opsional untuk memberikan bukti kerja.
Berbagai cara untuk melacak waktu . Selain memulai dan menghentikan penghitung waktu, ia harus memiliki kemampuan untuk menambahkan entri waktu secara manual.
Timesheet dan laporan otomatis . Anda melacak waktu tidak hanya untuk meningkatkan produktivitas tim jarak jauh Anda, tetapi juga seluruh bisnis Anda. Timesheets dan laporan waktu menyediakan data real-time untuk analisis dan untuk dibagikan dengan klien atau atasan. Program lanjutan memungkinkan Anda memfilter laporan dan membuatnya dibuat secara teratur.
Faktur . Pilih pelacak waktu yang mengotomatiskan faktur. Beberapa alat memungkinkan Anda menjadwalkan laporan untuk dikirim pada tanggal dan waktu tertentu setiap minggu atau bulan.

Selain fitur-fiturnya, berikut adalah hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan:

Program yang Anda inginkan harus menawarkan demo gratis, tutorial, panduan, dan tips bermanfaat. Ini membuat proses orientasi menjadi mulus. Anda juga ingin memeriksa dukungan pelanggan, dukungan obrolan dan telepon, dan halaman FAQ mereka.

Cari tahu apa yang orang lain katakan tentang pelacak waktu. Pelanggan menggunakan platform seperti Capterra dan G2 untuk mengirimkan ulasan tentang suatu produk. Jika mereka memiliki aplikasi seluler, baca ulasan di Google Play Store dan Apple Store.

Faktor penting lainnya adalah biaya solusi pelacakan waktu. Apakah Anda akan memilih aplikasi pelacakan waktu berbayar atau waktu luang? Apakah itu menawarkan paket gratis dan uji coba gratis? Berapa biaya untuk meningkatkan? Apakah proses pembayarannya mudah? Apakah mereka menawarkan harga khusus jika Anda memiliki tim yang besar?

Semua hal dipertimbangkan, adalah ide yang baik untuk menggunakan alat yang sesuai dengan anggaran Anda.

Manfaat Melacak Waktu untuk Tim Jarak Jauh Anda

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa Anda harus mengklarifikasi bagaimana karyawan akan mendapat manfaat dari pelacakan waktu. Berikut adalah beberapa manfaat utama ketepatan waktu yang akurat:

Mengotomatiskan pengumpulan data dan meningkatkan akurasi. Ketika data diproses secara otomatis, Anda dijamin mendapatkan perhitungan yang akurat, yang sangat penting untuk pemrosesan penagihan dan penggajian. Kesalahan akan dihindari, dan akuntan akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memproses data.
Meningkatkan kepercayaan antara pengusaha dan karyawan. Pengusaha akan selalu tahu proyek mana yang sedang dikerjakan. Visibilitas ini berarti karyawan tidak perlu melaporkan kembali sesering mungkin.
Ukur dan temukan cara untuk meningkatkan produktivitas. Pelacakan waktu memberi Anda gambaran umum tentang bagaimana waktu dihabiskan, sehingga Anda dapat belajar dari kebiasaan kerja Anda. Ini membantu Anda merencanakan jadwal yang dapat dikelola dan realistis.
Perencanaan dan estimasi proyek yang lebih baik. Mengukur waktu yang dihabiskan untuk proyek memungkinkan Anda membuat perkiraan proyek yang lebih baik di masa mendatang. Data pelacakan waktu berfungsi sebagai titik referensi saat mendistribusikan pekerjaan dan menetapkan tenggat waktu.
Pemahaman yang lebih baik tentang penggunaan waktu. Memiliki catatan jam kerja yang akurat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana waktu perusahaan dihabiskan. Apakah ada terlalu banyak kegiatan yang membuang-buang waktu? Apakah karyawan masuk dan keluar tepat waktu? Tanggal pengiriman proyek mana yang terlewatkan?

Selain membantu manajer melacak produktivitas dan mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang kemanjuran pekerja jarak jauh, melacak waktu memiliki peran penting lainnya. Itu untuk memastikan karyawan menikmati keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Sebuah studi baru-baru ini dari Nature Human Behavior menemukan bahwa karyawan jarak jauh menghabiskan 10 persen lebih lama untuk login setiap minggu. Itu setara dengan empat jam tambahan setiap minggu untuk seseorang yang bekerja 40 jam setiap minggu. Tren yang mengkhawatirkan ini dapat menyebabkan burnout, kelelahan, dan peningkatan turnover.

Pelacakan waktu menyoroti kasus kerja berlebihan, sehingga Anda dapat mengatasinya dan mempromosikan kesejahteraan karyawan.

Kesimpulan

Pelacakan waktu sangat penting untuk meningkatkan operasi bisnis yang efektif dan mendukung proses kerja yang efisien, terutama saat mengelola tim jarak jauh. Namun, teknik ini hanya dapat bekerja jika ada transparansi dan implementasi yang tepat.

Jika Anda ingin melihat hasil positif dan peningkatan kinerja dan produktivitas, sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan karyawan terlebih dahulu.