เคล็ดลับง่ายๆ ประการหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมระยะไกลของคุณ

เคล็ดลับง่ายๆ ประการหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมระยะไกลของคุณ

การทำงานระยะไกลมีมาสองสามปีแล้ว แต่ทุกคนไม่ได้รับเทรนด์ใหม่นี้โดยเปิดเผย นายจ้างหยิบยกข้อกังวลเรื่องความไม่ไว้วางใจ โดยสงสัยว่าทีมที่อยู่ห่างไกลใช้เวลาทำงานจริงหรือไม่

แต่เมื่อพวกเขาเริ่มติดตามเวลาแล้ว พวกเขาก็สามารถเห็นหลักฐานการทำงานได้ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาไม่เพียงแต่บันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน แต่ยังให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์อีกด้วย

ตลาดซอฟต์แวร์ติดตามเวลายังคงเติบโตและคาดว่าจะสูงถึง CAGR 20.40 เปอร์เซ็นต์ในช่วงคาดการณ์ปี 2564 ถึง 2571

แล้วการติดตามเวลาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมจากระยะไกลและเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทได้อย่างไร ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้งานอย่างไร นั่นคือสิ่งที่เราจะกล่าวถึงในบทความนี้ เราจะแบ่งปันประโยชน์ของการติดตามเวลาสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล

5 วิธีดำเนินการในการติดตามเวลาสำหรับทีมระยะไกล

เป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่พนักงานไม่มองว่าการติดตามเวลาเป็นการยับยั้งชั่งใจ ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานจากที่บ้านคือความยืดหยุ่น และเมื่อคุณเลิกล้ม ขวัญกำลังใจของทีมก็จะลดลง คุณต้องการการสนับสนุนทีมจากคุณ หากคุณต้องการเห็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามเวลาสำหรับทีมระยะไกลของคุณ โดยไม่สูญเสียความไว้วางใจของพนักงาน

อธิบายความตั้งใจของคุณ

การติดตามเวลาเป็นโอกาสอันยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทที่จะคอยติดตามสิ่งต่างๆ แต่เป็นพื้นที่ที่คุณต้องเข้าใกล้ด้วยความระมัดระวัง ไม่ใช่แค่การแนะนำซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและปล่อยให้มันทำงาน

คุณต้องฉลาดขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการปรับใช้และรับทีมเข้าซื้อทันทีตั้งแต่เริ่มต้น อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงใช้การติดตามเวลา ความสำคัญต่อบริษัท และวิธีการทำงาน

อย่าลืมพูดถึงสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา พนักงานจะยอมรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ได้ดีขึ้นโดยรู้ว่าจะส่งผลดีต่อชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานของพวกเขา

อธิบายว่าเวลาติดตาม ไม่ได้ หมายถึงอะไร

พนักงานบางคนจะรู้สึกว่าการติดตามเวลาอาจทำให้ความเป็นส่วนตัวและศักดิ์ศรีความเป็นมืออาชีพของพวกเขาลดลง คุณต้องทำความสะอาดเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมเกี่ยวกับพวกเขา

อธิบายให้พนักงานของคุณทราบว่ามีการติดตามเวลาเพื่อให้มีการเปรียบเทียบที่เป็นประโยชน์และจะไม่ถูกนำมาใช้เป็นแหล่งเดียวในการประเมินงานของพวกเขา คุณต้องเน้นว่าจะไม่ทำหน้าที่เป็นรูปแบบดิจิทัลของการจัดการขนาดเล็ก

รับรองพนักงานของคุณว่าคุณไม่ได้สอดแนมพวกเขา แต่คุณต้องการค้นพบทางลัดที่เป็นไปได้ในกระบวนการทำงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น

อย่าลืมร่างความคาดหวัง กฎเกณฑ์ และข้อกำหนดในการติดตามเวลาให้ชัดเจน

กำหนดค่ากระบวนการติดตามเวลาให้เป็นเรื่องง่าย

ทุกคนในทีมต้องรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ เพื่อให้สามารถบันทึกเวลาทำการได้แม่นยำยิ่งขึ้น มิฉะนั้น การติดตามเวลาจะกลายเป็นภาระอีกอย่างหนึ่ง

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น:

• เลือกแอพ clock-in clock-out ที่ไม่ต้องการช่วงการเรียนรู้ที่ยาวและซับซ้อน การตั้งค่าเริ่มต้นควรตรงไปตรงมาและใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือเปิดตัวจับเวลาและแอพจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
• ร่างขั้นตอนในการบันทึกชั่วโมงทำงานให้ชัดเจน และทำให้จำเป็นต้องติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดอย่างชัดเจน การศึกษาหนึ่งโดย AffinityLive ที่อ้างถึงใน Harvard Business Review เปิดเผยว่าเศรษฐกิจของอเมริกากำลังสูญเสีย 59 ล้านชั่วโมงทุกวันในด้านประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนใหญ่เป็นเพราะคนงานไม่ติดตามกิจกรรมทั้งหมดของพวกเขา
• เอาไปทดลองขับได้เลย ให้ทีมทดสอบซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอย่างน้อยหนึ่งเดือนเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด และกำหนดเวลาย้อนหลังกับทีมของคุณเพื่อรับฟังความคิดเห็นในภายหลัง

เมื่อพนักงานเรียนรู้การใช้ระบบติดตามเวลาแล้ว ก็สามารถทำได้อย่างมั่นใจมากขึ้น ในทางกลับกัน การรายงาน การเรียกเก็บเงิน และการจ่ายเงินเดือนกลายเป็นเรื่องง่าย

ขอคำติชมและทำการปรับเปลี่ยน

ในระหว่างขั้นตอนก่อนการรับบุตรบุญธรรม ปัญหา ข้อกังวล และข้อผิดพลาดบางอย่างอาจเกิดขึ้น หลังจากดำเนินโครงการนำร่องแล้ว ให้รวบรวมข้อเสนอแนะจากทีมงานระยะไกลของคุณเพื่อพิจารณาข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นในเทคนิคการปรับใช้ของคุณ

ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงกระบวนการได้ การรวมทีมจะช่วยส่งเสริมแรงจูงใจและการมีส่วนร่วมอย่างมาก

นำโดยตัวอย่าง

พนักงานจะได้รับแรงจูงใจในการติดตามชั่วโมงการทำงานของพวกเขาหากคุณนำโดยตัวอย่าง ดังนั้น ให้เริ่มติดตามเวลาของคุณเองและแชร์ผลลัพธ์กับพวกเขา แอปติดตามเวลาที่เชื่อถือได้ควรมีรายงานโดยละเอียดซึ่งคุณสามารถแชร์กับพนักงานของคุณได้อย่างง่ายดาย

ผ่านข้อมูลและตีความข้อมูลร่วมกัน สิ่งนี้จะกระตุ้นให้พวกเขาเริ่มติดตามเวลาทำงาน

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ก่อนอื่น ให้พิจารณาคุณสมบัติที่คุณต้องการในตัวติดตามเวลา ซึ่งจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทธุรกิจและจำนวนพนักงาน ซอฟต์แวร์ตรวจสอบพนักงานที่ดีที่สุดควรมี:

• การติดตามผลผลิต ความสามารถในการดูระดับกิจกรรมของพนักงาน แอพและเว็บไซต์ที่พวกเขาใช้ และภาพหน้าจอที่เป็นตัวเลือกเพื่อแสดงหลักฐานการทำงาน
• หลายวิธีในการติดตามเวลา นอกจากการเริ่มและหยุดตัวจับเวลาแล้ว ควรมีความสามารถในการเพิ่มรายการเวลาด้วยตนเอง
• ใบบันทึก เวลาและรายงาน อัตโนมัติ คุณกำลังติดตามเวลาไม่เพียงแต่เพิ่มผลผลิตของทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ แต่ยังรวมถึงเวลาของธุรกิจทั้งหมดของคุณด้วย ใบบันทึกเวลาและรายงานเวลาให้ข้อมูลตามเวลาจริงสำหรับการวิเคราะห์และเพื่อแบ่งปันกับลูกค้าหรือผู้บังคับบัญชา โปรแกรมขั้นสูงช่วยให้คุณสามารถกรองรายงานและสร้างรายงานได้เป็นประจำ
• การออก ใบแจ้งหนี้ เลือกตัวติดตามเวลาที่ออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ เครื่องมือบางอย่างช่วยให้คุณกำหนดเวลาส่งรายงานตามวันและเวลาที่ระบุในแต่ละสัปดาห์หรือทุกเดือน

นอกเหนือจากคุณสมบัติแล้ว ยังมีสิ่งอื่น ๆ ที่ควรพิจารณา:

โปรแกรมที่คุณต้องการควรมีการสาธิตฟรี บทช่วยสอน คำแนะนำ และเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ ทำให้กระบวนการออนบอร์ดเป็นไปอย่างราบรื่น คุณจะต้องตรวจสอบการสนับสนุนลูกค้า การสนับสนุนทางแชทและทางโทรศัพท์ และหน้าคำถามที่พบบ่อย

ค้นหาสิ่งที่คนอื่นพูดเกี่ยวกับตัวติดตามเวลา ลูกค้าใช้แพลตฟอร์มเช่น Capterra และ G2 เพื่อส่งคำวิจารณ์เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ หากมีแอพมือถือ อ่านบทวิจารณ์ใน Google Play Store และ Apple Store

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งคือต้นทุนของโซลูชันการติดตามเวลา คุณจะเลือกแอปติดตามเวลาที่เสียเงินหรือเวลาว่างหรือไม่? มีแผนให้บริการฟรีและทดลองใช้ฟรีหรือไม่? ค่าอัพเกรดเท่าไหร่คะ? ขั้นตอนการชำระเงินตรงไปตรงมาหรือไม่? พวกเขามีการกำหนดราคาเองถ้าคุณมีทีมขนาดใหญ่?

เมื่อพิจารณาจากปัจจัยทั้งหมดแล้ว คุณควรเลือกเครื่องมือที่เหมาะกับงบประมาณของคุณ

ประโยชน์ของการติดตามเวลาสำหรับทีมระยะไกลของคุณ

เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ว่าคุณควรชี้แจงว่าพนักงานจะได้รับประโยชน์จากการติดตามเวลาอย่างไร นี่คือประโยชน์หลักบางประการของการบอกเวลาที่แม่นยำ:

• รวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติและเพิ่มความแม่นยำ เมื่อข้อมูลได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติ คุณจะรับประกันการคำนวณที่แม่นยำ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประมวลผลการเรียกเก็บเงินและเงินเดือน ข้อผิดพลาดจะถูกหลีกเลี่ยง และนักบัญชีจะใช้เวลาน้อยลงในการประมวลผลข้อมูล
• เพิ่มความไว้วางใจระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง นายจ้างจะทราบอยู่เสมอว่าโครงการใดที่กำลังดำเนินการอยู่ การมองเห็นนี้หมายความว่าพนักงานจะไม่ต้องรายงานกลับบ่อยนัก
• วัดผลและหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต การติดตามเวลาช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของการใช้เวลา ดังนั้นคุณจึงสามารถเรียนรู้จากนิสัยการทำงานของคุณได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณวางแผนไทม์ไลน์ที่สามารถจัดการได้และใช้งานได้จริง
• การวางแผนและการประมาณการโครงการที่ดีขึ้น การวัดเวลาที่ใช้ในโครงการทำให้คุณสามารถสร้างการประมาณการโครงการที่ดีขึ้นในอนาคต ข้อมูลการติดตามเวลาทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงเมื่อแจกจ่ายงานและกำหนดเส้นตาย
• เข้าใจการใช้เวลามากขึ้น การมีบันทึกชั่วโมงทำงานที่บันทึกไว้อย่างแม่นยำจะทำให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นว่าบริษัทใช้เวลาไปอย่างไร มีกิจกรรมที่เสียเวลามากเกินไปหรือไม่? พนักงานนาฬิกาเข้าและออกตรงเวลาหรือไม่? วันที่ส่งมอบโครงการใดที่พลาดไป?

นอกจากการช่วยให้ผู้จัดการติดตามประสิทธิภาพการทำงานและได้แนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานที่อยู่ห่างไกลแล้ว การติดตามเวลายังมีบทบาทสำคัญอีกประการหนึ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น

ผลการศึกษาล่าสุดจาก Nature Human Behavior พบว่าพนักงานจากระยะไกลใช้เวลาในการเข้าสู่ระบบนานขึ้น 10 เปอร์เซ็นต์ในแต่ละสัปดาห์ ซึ่งเท่ากับเพิ่มสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับคนที่ทำงาน 40 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ แนวโน้มที่น่ากังวลนี้สามารถนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย อ่อนเพลีย และมูลค่าการซื้อขายที่เพิ่มขึ้น

การติดตามเวลาจะเน้นให้เห็นถึงกรณีของการทำงานหนักเกินไป ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดการกับปัญหาเหล่านี้และส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานได้

บทสรุป

การติดตามเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการส่งเสริมการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและสนับสนุนกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการทีมทางไกล อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อมีความโปร่งใสและการนำไปใช้อย่างเหมาะสมเท่านั้น

หากคุณต้องการเห็นผลในเชิงบวกและการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล จำเป็นต้องได้รับความไว้วางใจจากพนักงานก่อน