Один простой секрет повышения продуктивности вашей удаленной команды

Опубликовано: 2022-04-07

Удаленная работа существует уже несколько лет, но не все восприняли эту новую тенденцию с распростертыми объятиями. Работодатели выразили обеспокоенность по поводу недоверия, задаваясь вопросом, действительно ли удаленные команды тратят время на работу.

Но как только они начали отслеживать время, они увидели доказательство работы. Программное обеспечение для учета рабочего времени не только регистрировало рабочее время сотрудников, но и предоставляло данные, которые были ценны для принятия стратегических решений.

Рынок программного обеспечения для отслеживания времени продолжает расти и, как ожидается, достигнет среднегодового темпа роста в 20,40% в прогнозируемый период с 2021 по 2028 год.

Итак, как отслеживание времени может повысить производительность удаленной команды и повысить производительность компании? Все зависит от того, как вы это реализуете. Это то, что мы рассмотрим в этой статье. Мы также расскажем о преимуществах учета рабочего времени для удаленных команд.

5 действенных способов реализовать учет времени для удаленных команд

Крайне важно, чтобы сотрудники не воспринимали отслеживание рабочего времени как форму ограничения. Одним из преимуществ работы на дому является гибкость, которую она предлагает, и если вы ее уберете, моральный дух команды упадет. Вам нужна поддержка команды на вашей стороне, если вы хотите увидеть повышение производительности.

Ниже приведены несколько эффективных способов учета рабочего времени вашей удаленной команды без ущерба для доверия сотрудников.

Объясните свои намерения

Учет рабочего времени дает компании прекрасную возможность быть в курсе событий. Но это та область, к которой нужно подходить с осторожностью. Речь идет не только о том, чтобы внедрить программное обеспечение для отслеживания времени и позволить ему работать.

Вы должны быть умнее в процессе внедрения и с самого начала заручиться поддержкой команды. Объясните, почему вы внедряете учет рабочего времени, его важность для компании и принцип его работы.

Не забудьте упомянуть, что в этом для них. Сотрудники будут лучше воспринимать новые технологии, зная, что они окажут положительное влияние на их личную и профессиональную жизнь.

Объясните, что не означает время отслеживания

Некоторые сотрудники считают, что отслеживание рабочего времени может поставить под угрозу их частную жизнь и профессиональное достоинство. Вы должны сообщить о том, как будет использоваться собранная о них информация.

Объясните своим сотрудникам, что отслеживание времени предназначено для обеспечения полезного эталона и не будет использоваться в качестве единственного источника для оценки их работы. Вы должны подчеркнуть, что это не будет цифровой формой микроменеджмента.

Убедите своих сотрудников, что вы не шпионите за ними. Вместо этого вы хотите обнаружить потенциальные сокращения в рабочем процессе и создать лучшую рабочую среду.

Не забудьте четко обозначить ожидания, правила и требования учета рабочего времени.

Настройте процесс отслеживания времени так, чтобы он был простым

Все в команде должны знать, как использовать программное обеспечение, чтобы они могли более точно вести учет своего рабочего времени. В противном случае отслеживание времени станет еще одним бременем.

Чтобы сделать процесс легким:

Выберите приложение, которое не требует долгого и сложного обучения. Первоначальная настройка должна быть простой, а ее использование еще проще. Все, что им нужно сделать, это включить таймер, и приложение автоматически запишет все данные.
Четко обозначьте порядок учета рабочего времени и сделайте обязательным отслеживание всех связанных с работой действий. Одно исследование AffinityLive, цитируемое в Harvard Business Review, показало, что американская экономика ежедневно теряет 59 миллионов часов производительности. Во многом это связано с тем, что работники не отслеживают всю свою деятельность.
Возьмите его на пробную поездку. Позвольте командам тестировать программное обеспечение для учета рабочего времени в течение как минимум месяца, чтобы понять, как оно работает. Установите дату начала и окончания, а также запланируйте ретроспективу с вашей командой для последующей обратной связи.

Как только сотрудники научатся использовать систему учета рабочего времени, они смогут делать это более уверенно. В свою очередь, отчетность, выставление счетов и начисление заработной платы становятся проще простого.

Спросите об обратной связи и внесите коррективы

На этапе, предшествующем принятию, могут возникнуть некоторые вопросы, опасения и ошибки. После запуска пилотной программы соберите отзывы от вашей удаленной команды, чтобы определить потенциальные недостатки в вашем методе реализации.

Это позволяет вам работать вместе над улучшением процесса. Включение команды будет иметь большое значение для повышения мотивации и вовлеченности.

Подавать пример

Сотрудники будут мотивированы отслеживать свое рабочее время, если вы будете подавать им пример. Итак, начните отслеживать свое время и делитесь с ними своими результатами. Надежное приложение для отслеживания времени должно предлагать подробные отчеты, которыми вы можете легко поделиться со своими сотрудниками.

Просмотрите информацию и интерпретируйте данные вместе. Это побудит их начать контролировать свое рабочее время.

Как выбрать программное обеспечение для учета рабочего времени

Прежде всего, рассмотрите функции, которые вы хотели бы видеть в тайм-трекере. Это будет варьироваться в зависимости от таких факторов, как тип бизнеса и количество сотрудников. Лучшее программное обеспечение для мониторинга сотрудников должно предлагать:

Отслеживание продуктивности . Возможность видеть уровни активности сотрудников, какие приложения и веб-сайты они используют, а также дополнительные скриншоты для подтверждения работы.
Несколько способов отслеживать время . Помимо запуска и остановки таймера, он должен иметь возможность добавлять записи времени вручную.
Автоматизированные табели учета рабочего времени и отчеты . Вы отслеживаете время не только для повышения производительности ваших удаленных команд, но и для всего вашего бизнеса. Табель учета рабочего времени и отчеты о рабочем времени предоставляют данные в режиме реального времени для анализа и обмена с клиентами или начальством. Расширенные программы позволяют фильтровать отчеты и создавать их на регулярной основе.
Выставление счетов . Выберите тайм-трекер, который автоматизирует выставление счетов. Некоторые инструменты позволяют запланировать отправку отчетов в определенные дни и часы каждую неделю или месяц.

Помимо характеристик, следует учитывать и другие моменты:

Программа, которую вы хотите, должна предлагать бесплатную демонстрацию, учебные пособия, руководства и полезные советы. Это делает процесс регистрации беспроблемным. Вы также захотите проверить их поддержку клиентов, чат и поддержку по телефону, а также страницу часто задаваемых вопросов.

Узнайте, что другие люди говорят о тайм-трекере. Клиенты используют такие платформы, как Capterra и G2, для отправки отзывов о продукте. Если у них есть мобильные приложения, прочитайте отзывы в Google Play Store и Apple Store.

Другим важным фактором является стоимость решения для отслеживания времени. Вы выберете платное или бесплатное приложение для отслеживания времени? Предлагает ли он бесплатный план и бесплатную пробную версию? Сколько стоит обновление? Является ли процесс оплаты простым? Предлагают ли они индивидуальные цены, если у вас большая команда?

Учитывая все обстоятельства, хорошей идеей будет выбрать инструмент, который соответствует вашему бюджету.

Преимущества отслеживания времени для вашей удаленной команды

Ранее мы упоминали, что вы должны уточнить, какую пользу сотрудники получат от учета рабочего времени. Вот некоторые из основных преимуществ точного хронометража:

Автоматизируйте сбор данных и повысьте точность. Когда данные обрабатываются автоматически, вам гарантированы точные расчеты, что крайне важно для выставления счетов и расчета заработной платы. Ошибок удастся избежать, а бухгалтеры будут тратить меньше времени на обработку данных.
Повышение доверия между работодателями и работниками. Работодатели всегда будут знать, над какими проектами они работают. Такая наглядность означает, что сотрудникам не придется так часто отчитываться.
Измеряйте и находите способы повышения производительности. Отслеживание времени дает вам представление о том, как тратится время, чтобы вы могли учиться на своих рабочих привычках. Это поможет вам планировать сроки, которые являются управляемыми и реалистичными.
Лучшее планирование и оценка проекта. Измерение времени, затрачиваемого на проекты, позволяет в будущем создавать более точные оценки проектов. Данные учета рабочего времени служат ориентиром при распределении работы и установлении сроков.
Лучшее понимание использования времени. Наличие точной записи зарегистрированного рабочего времени дает более четкую картину того, как компания тратит время. Есть ли слишком много действий, которые тратят время? Работники приходят и уходят вовремя? Какие сроки реализации проекта были сорваны?

Помимо помощи менеджерам в отслеживании производительности и лучшем представлении об эффективности удаленных работников, отслеживание времени играет еще одну важную роль. Это сделано для того, чтобы сотрудники могли лучше сбалансировать работу и личную жизнь.

Недавнее исследование, проведенное Nature Human Behavior, показало, что удаленные сотрудники еженедельно проводят на 10 % больше времени в журнале. Это эквивалентно четырем дополнительным часам в неделю для тех, кто работает 40 часов в неделю. Эта тревожная тенденция может привести к выгоранию, истощению и увеличению текучести кадров.

Учет рабочего времени выявляет случаи переутомления, поэтому вы можете решать их и способствовать благополучию сотрудников.

Вывод

Отслеживание времени необходимо для повышения эффективности бизнес-операций и поддержки эффективного рабочего процесса, особенно при управлении удаленной командой. Однако этот метод может работать только при наличии прозрачности и надлежащей реализации.

Если вы хотите увидеть положительные результаты и повысить производительность и продуктивность, необходимо в первую очередь завоевать доверие сотрудников.