¿Está experimentando una sobrecarga tecnológica? Estas son las herramientas sin las que los empleados no pueden trabajar

El cambio de emergencia al trabajo remoto en 2020 fue agitado para muchas empresas. Sin tiempo para desarrollar cuidadosamente nuevos procesos y normas, muchas empresas confiaron en nuevas aplicaciones y herramientas para mantenerse conectadas como una fuerza laboral distribuida.

Según una encuesta de Okta, las empresas implementaron un promedio de 89 aplicaciones en 2021, frente a las 58 de 2015. Y los empleados están sintiendo las consecuencias, ya que la sobrecarga de aplicaciones conduce a una menor productividad e incluso al agotamiento.

Incluso cuando los trabajadores tienen docenas de aplicaciones al alcance de la mano todos los días, cuando les preguntamos a los clientes de Snagit cuáles son sus herramientas de trabajo de "isla desierta", algunas aplicaciones llegaron a la cima en varias industrias y roles.

En esta publicación, aprenderá:

• El verdadero costo de la fatiga tecnológica en su organización
• Formas sencillas de evitar la sobrecarga de aplicaciones
• Qué herramientas y aplicaciones no pueden prescindir de los empleados

El costo de usar demasiadas aplicaciones para la comunicación y la colaboración en el trabajo

Si bien existen costos financieros obvios asociados con la tecnología en el lugar de trabajo, no encontrar el equilibrio adecuado de herramientas puede afectar a su organización más allá de los presupuestos.

Malentendidos o confusión

Demasiadas aplicaciones pueden causar malentendidos o crear confusión dentro de su empresa, principalmente cuando los empleados usan varias herramientas que cumplen funciones similares.

Cuando la información se dispersa en varias aplicaciones, es más fácil que las personas reciban información contradictoria o incluso se pierdan un mensaje importante por completo.

Puede ser aún más complicado cuando los equipos o departamentos dentro de una empresa usan diferentes aplicaciones para compartir información.

Supongamos que está trabajando en un proyecto de diseño y una parte interesada comparte un cambio crítico en las especificaciones en un chat de Teams. Sin embargo, el diseñador de su equipo está revisando su correo electrónico en busca de actualizaciones y no ve el mensaje en Teams.

La próxima vez que el equipo se reagrupa, el diseñador está confundido acerca de por qué la parte interesada no está contenta con su trabajo y frustrada porque no tenía la información correcta.

Reducción de la productividad y pérdida de tiempo.

¿Tiene días en los que trabaja en muchas tareas diferentes pero en realidad no completa nada en su lista de tareas pendientes?

Puede culpar al cambio de contexto, o la tendencia a cambiar de una tarea a otra no relacionada, por esa falta de productividad.

Cuando usamos demasiadas aplicaciones en el trabajo, podemos pasar más tiempo alternando entre ventanas que haciendo nuestro trabajo.

Según una encuesta de Ring Central, los empleados pierden alrededor de una hora cada día cambiando entre diferentes aplicaciones.

Además, cada una de esas aplicaciones viene con su propio conjunto de notificaciones que hacen que sea más difícil concentrarse en una sola tarea.

Desconexión y agotamiento de los empleados

Según The Anatomy of Work Index, más de un tercio de los trabajadores se sienten abrumados por el persistente ping de las notificaciones.

Cuando también considera cómo la sobrecarga de aplicaciones crea involuntariamente un entorno de trabajo fragmentado y confuso, es fácil ver cómo los empleados pueden estresarse.

Según una encuesta de FlexJobs, más de las tres cuartas partes de los encuestados dicen que el estrés en el lugar de trabajo afecta su salud mental, lo que puede conducir a la desconexión o al agotamiento.

Cómo combatir la sobrecarga de aplicaciones

La buena noticia es que hay varias formas de ayudar a prevenir la sobrecarga de aplicaciones y sus consecuencias.

Audita las herramientas que tienes

Comience por hacer un balance de las aplicaciones que está utilizando y los resultados comerciales específicos que respaldan. La evaluación de las herramientas actuales de su empresa ayudará a identificar redundancias o brechas en los flujos de trabajo para abordar.

No olvide tener en cuenta los objetivos más críticos de su organización cuando decida qué aplicaciones son esenciales y cuáles debe dejar de lado.

Si su empresa maneja proyectos complejos con muchas partes móviles, probablemente no tenga sentido deshacerse de su aplicación de gestión de proyectos.

Usa las herramientas que tienes al máximo

Un estudio de WalkMe encontró que solo la mitad de las empresas encuestadas creen que se dan cuenta de todo el potencial de las aplicaciones que tienen a su disposición.

Antes de implementar una nueva aplicación, evalúe primero si una de las herramientas que ya tiene satisface esa necesidad.

Busque funciones que no esté usando actualmente u otros niveles de precios para ver si actualizar una aplicación actual se ajusta mejor. Es posible que a la larga encuentre que invertir en una aplicación que sus empleados ya usan sea más rentable.

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Permita que su equipo se comunique de manera más efectiva y elimine las reuniones innecesarias.

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Agilice los procesos

Por lo general, no agregamos herramientas o aplicaciones a la pila de tecnología de nuestro lugar de trabajo solo por diversión. El objetivo es dar a los empleados las herramientas que necesitan para hacer su trabajo con eficacia.

Por lo tanto, crear procesos uniformes entre equipos y departamentos también puede ayudar a reducir la sobrecarga de aplicaciones y evitar silos de información o trabajo redundante.

Supongamos que el equipo de recursos humanos de su empresa usa Asana para realizar un seguimiento de su trabajo, pero el equipo de finanzas usa Trello con el mismo propósito. Por supuesto, hay costos adicionales asociados con la redundancia, pero también puede complicar innecesariamente los flujos de trabajo.

Especialmente cuando esos equipos necesitan colaborar en un proyecto, puede generar información contradictoria o pasos adicionales para que todos estén en la misma página.

Escuche a sus empleados

Al agregar o eliminar herramientas de la pila tecnológica de su lugar de trabajo, recuerde recopilar comentarios de quienes las usan todos los días.

Pedirles a los empleados su opinión sobre la funcionalidad o la utilidad de una aplicación puede ayudarlo a tener una mejor idea de su efectividad general.

Es posible que descubras que las funciones que a un equipo le gustan de OneDrive son las mismas razones por las que otro equipo no puede vivir sin Google Docs, lo que permite una transición más fluida si eliges una aplicación en lugar de otra.

Las mejores herramientas para el lugar de trabajo, según los empleados

Para averiguar con qué herramientas los profesionales de diversas industrias están teniendo éxito hoy en día, les hicimos una pregunta a los clientes de Snagit: "Si tuviera que elegir cinco herramientas de software para seguir usando en el lugar de trabajo hoy, ¿cuál elegiría?"*

En todas las industrias y roles, las cinco herramientas principales fueron:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. panorama
4. Zoom
5. Equipos de Microsoft

Snagit es una poderosa herramienta de captura de pantalla que le permite usar imágenes y videos para compartir ideas, brindar comentarios y comunicarse de manera más efectiva.

Es increíblemente fácil de usar y figura en la lista de G2 de los mejores productos de software para 2023.

Snagit es una de esas aplicaciones que necesita tener "siempre encendida" lista para usar. Es una herramienta muy productiva para el aprendizaje, el desarrollo de presentaciones y la generación de ideas.

Derek T. a través de G2

Construir la pila tecnológica óptima para el trabajo híbrido y remoto requiere una evaluación cuidadosa de las herramientas que sus equipos usan a diario. Aprovechar un enfoque de calidad sobre cantidad para las aplicaciones puede ayudarlo a comunicarse de manera más efectiva, aumentar la productividad y mantener a los empleados comprometidos.