Aşırı Teknoloji Yükü mü Yaşıyorsunuz? İşte Çalışanların Olmadan Çalışamayacakları Araçlar

2020'de acil durumda uzaktan çalışmaya geçiş, birçok işletme için yoğun geçti. Yeni süreçleri ve normları dikkatli bir şekilde geliştirmeye vakti olmayan birçok şirket, dağıtılmış bir iş gücü olarak bağlantıda kalmak için yeni uygulamalara ve araçlara güvendi.

Okta'nın yaptığı bir ankete göre şirketler, 2015'te 58 uygulamadan 2021'de ortalama 89 uygulama dağıttı. Ve çalışanlar, aşırı uygulama yüklemesinin daha az üretkenliğe ve hatta tükenmişliğe yol açmasıyla bunun sonuçlarını hissediyor.

Her gün parmaklarının ucunda düzinelerce uygulamaya sahip olan çalışanlara rağmen, Snagit müşterilerine "ıssız ada" işyeri araçlarının ne olduğunu sorduğumuzda, birkaç uygulama çeşitli sektörlerde ve rollerde zirveye ulaştı.

Bu gönderide şunları öğreneceksiniz:

• Kuruluşunuzdaki teknoloji yorgunluğunun gerçek maliyeti
• Uygulama aşırı yüklemesini önlemenin basit yolları
• Çalışanların vazgeçemeyeceği araçlar ve uygulamalar

İş yerinde iletişim ve işbirliği için çok fazla uygulama kullanmanın maliyeti

İş yeri teknolojisiyle ilgili bariz mali maliyetler olsa da, doğru araç dengesini bulamamak kuruluşunuzu bütçelerin ötesinde etkileyebilir.

Yanlış anlamalar veya karışıklık

Çok fazla uygulama, özellikle çalışanlar benzer işlevlere hizmet eden birden fazla araç kullandığında, şirketinizde yanlış anlamalara veya kafa karışıklığına neden olabilir.

Bilgiler birden çok uygulamaya dağıldığında, insanların çelişkili bilgiler alması ve hatta önemli bir mesajı tamamen kaçırması daha kolaydır.

Bir şirket içindeki ekipler veya departmanlar bilgi paylaşmak için farklı uygulamalar kullandığında durum daha da karmaşık olabilir.

Diyelim ki bir tasarım projesi üzerinde çalışıyorsunuz ve bir paydaş Teams sohbetinde teknik özelliklerde önemli bir değişikliği paylaşıyor. Ancak, ekibinizdeki tasarımcı güncellemeler için e-postalarını kontrol ediyor ve Teams'deki mesajı kaçırıyor.

Ekip bir dahaki sefere bir araya geldiğinde tasarımcı, paydaşın işinden neden memnun olmadığı ve doğru bilgiye sahip olmadığı için neden hayal kırıklığına uğradığı konusunda kafası karışır.

Azalan üretkenlik ve boşa harcanan zaman

Pek çok farklı görev üzerinde çalıştığınız, ancak yapılacaklar listenizdeki hiçbir şeyi tamamlamadığınız günleriniz oluyor mu?

Bu üretkenlik eksikliği için bağlam değiştirmeyi veya bir görevden ilgisiz bir göreve geçiş yapma eğilimini suçlayabilirsiniz.

İşyerinde çok fazla uygulama kullandığımızda, işimizi bitirmekten çok pencereler arasında geçiş yapmak için zaman harcıyor olabiliriz.

Ring Central anketine göre, çalışanlar farklı uygulamalar arasında geçiş yaparak her gün yaklaşık bir saat harcıyor.

Ayrıca, bu uygulamaların her biri, tek bir göreve odaklanmayı zorlaştıran kendi bildirim setiyle birlikte gelir.

Çalışan bağlılığı ve tükenmişliği

The Anatomy of Work Index'e göre, çalışanların üçte birinden fazlası sürekli bildirim pinginden bunalmış hissediyor.

Uygulama aşırı yüklemesinin istemeden nasıl parçalanmış, kafa karıştırıcı bir çalışma ortamı yarattığını da düşündüğünüzde, çalışanların nasıl strese girebileceğini görmek kolaydır.

FlexJobs tarafından yapılan bir ankete göre, yanıt verenlerin dörtte üçünden fazlası işyeri stresinin ruh sağlıklarını etkilediğini ve bunun da ayrılmaya veya tükenmişliğe yol açabileceğini söylüyor.

Uygulama aşırı yüklemesiyle nasıl mücadele edilir

İyi haber şu ki, uygulamaların aşırı yüklenmesini ve bunun sonuçlarını önlemenin birkaç yolu var.

Sahip olduğunuz araçları denetleyin

Kullanmakta olduğunuz uygulamaları ve destekledikleri belirli iş sonuçlarını değerlendirerek başlayın. Şirketinizin mevcut araçlarını değerlendirmek, ele alınması gereken iş akışlarındaki fazlalıkları veya boşlukları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Hangi uygulamaların gerekli olduğuna ve hangilerinden vazgeçmeniz gerektiğine karar verirken kuruluşunuzun en kritik hedeflerini aklınızda tutmayı unutmayın.

Şirketiniz birçok hareketli parçaya sahip karmaşık projeleri ele alıyorsa, muhtemelen proje yönetimi uygulamanızdan kurtulmanın bir anlamı yoktur.

Sahip olduğunuz araçları sonuna kadar kullanın

WalkMe tarafından yapılan bir araştırma, ankete katılan işletmelerin yalnızca yarısının, ellerindeki uygulamaların tüm potansiyelini fark ettiklerine inandığını ortaya çıkardı.

Yeni bir uygulamayı dağıtmadan önce, halihazırda sahip olduğunuz araçlardan birinin bu ihtiyacı karşılayıp karşılamadığını değerlendirin.

Mevcut bir uygulamayı yükseltmenin daha uygun olup olmadığını görmek için şu anda kullanmadığınız özelliklere veya diğer fiyatlandırma katmanlarına bakın. Çalışanlarınızın halihazırda kullandığı bir uygulamaya yatırım yapmanın uzun vadede daha uygun maliyetli olduğunu görebilirsiniz.

Snagit, Modern İş Yeri İçin Temel Bir Araçtır

Ekibinizin daha etkili iletişim kurmasını sağlayın ve gereksiz toplantıları ortadan kaldırın.

Snagit'i Ücretsiz Deneyin

Süreçleri kolaylaştırın

Genellikle iş yeri teknoloji yığınımıza sadece eğlence için araçlar veya uygulamalar eklemiyoruz. Amaç, çalışanlara işlerini verimli bir şekilde yapmaları için ihtiyaç duydukları araçları vermektir.

Bu nedenle, ekipler ve departmanlar arasında tek tip süreçler oluşturmak, uygulama yükünün azaltılmasına ve gereksiz iş veya bilgi silolarının önlenmesine de yardımcı olabilir.

Diyelim ki şirketinizdeki insan kaynakları ekibi işlerini takip etmek için Asana'yı kullanıyor, ancak finans ekibi aynı amaç için Trello'yu kullanıyor. Elbette fazlalık ile ilgili ek maliyetler vardır, ancak bu aynı zamanda iş akışlarını gereksiz yere karmaşık hale getirebilir.

Özellikle bu ekiplerin bir proje üzerinde işbirliği yapması gerektiğinde, herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için çelişkili bilgilere veya ek adımlara yol açabilir.

Çalışanlarınızı dinleyin

İş yerinizdeki teknoloji yığınınıza araçlar eklerken veya çıkarırken, bunları her gün kullananlardan geri bildirim almayı unutmayın.

Çalışanlara bir uygulamanın işlevselliği veya kullanışlılığı hakkında fikirlerini sormak, uygulamanın genel etkinliği hakkında daha iyi bir fikir edinmenize yardımcı olabilir.

Bir ekibin OneDrive'da beğendiği özelliklerin, başka bir ekibin Google Dokümanlar olmadan yaşayamamasının nedenleriyle aynı olduğunu keşfedebilirsiniz; bu, bir uygulamayı diğerine tercih ettiğinizde daha yumuşak bir geçiş sağlar.

Çalışanlara göre en iyi işyeri araçları

Bugün çeşitli sektörlerden profesyonellerin hangi araçlarla başarıya ulaştığını öğrenmek için Snagit müşterilerine şu soruyu sorduk: "Bugün işyerinde kullanmaya devam etmek için beş yazılım aracı seçmek zorunda kalsaydınız hangisini seçerdiniz?"*

Sektörler ve roller arasında ilk beş araç şunlardı:

1. Snagit
2. Microsoft Ofis (Word, Excel, PowerPoint)
3. Görünüm
4. yakınlaştır
5. Microsoft ekipleri

Snagit, fikirleri paylaşmak, geri bildirimde bulunmak ve daha etkili iletişim kurmak için görüntüleri ve videoları kullanmanıza olanak tanıyan güçlü bir ekran yakalama aracıdır.

Kullanımı inanılmaz derecede kolaydır ve G2'nin 2023 için En İyi Yazılım Ürünleri listesinde yer alır.

Snagit, "her zaman açık" kullanıma hazır olmanız gereken uygulamalardan biridir. Öğrenme, sunum geliştirme ve fikir üretme için çok verimli bir araçtır.

G2 aracılığıyla Derek T.

Hibrit ve uzaktan çalışma için en uygun teknoloji yığınını oluşturmak, ekiplerinizin günlük olarak kullandığı araçların dikkatli bir şekilde değerlendirilmesini gerektirir. Uygulamalarda nicelikten çok kalite yaklaşımından yararlanmak, daha etkili iletişim kurmanıza, üretkenliği artırmanıza ve çalışanların katılımını sürdürmenize yardımcı olabilir.