Doświadczasz przeciążenia technicznego? Oto narzędzia, bez których pracownicy nie mogą pracować

Awaryjne przejście na pracę zdalną w 2020 r. było gorączkowe dla wielu firm. Nie mając czasu na przemyślane opracowanie nowych procesów i norm, wiele firm polegało na nowych aplikacjach i narzędziach, aby pozostać w kontakcie jako rozproszona siła robocza.

Według ankiety przeprowadzonej przez Oktę, firmy wdrożyły średnio 89 aplikacji w 2021 r., w porównaniu z 58 w 2015 r. Konsekwencje odczuwają pracownicy, a przeciążenie aplikacji prowadzi do mniejszej produktywności, a nawet wypalenia zawodowego.

Nawet jeśli pracownicy mają codziennie dziesiątki aplikacji na wyciągnięcie ręki, kiedy zapytaliśmy klientów Snagit, jakie są ich narzędzia pracy na „bezludnej wyspie”, kilka aplikacji znalazło się na szczycie w różnych branżach i rolach.

W tym poście dowiesz się:

• Prawdziwy koszt zmęczenia technologią w Twojej organizacji
• Proste sposoby zapobiegania przeciążeniu aplikacji
• Bez jakich narzędzi i aplikacji pracownicy nie mogą się obejść

Koszt używania zbyt wielu aplikacji do komunikacji i współpracy w pracy

Chociaż technologia miejsca pracy wiąże się z oczywistymi kosztami finansowymi, brak odpowiedniej równowagi narzędzi może mieć wpływ na organizację wykraczający poza budżet.

Nieporozumienia lub zamieszanie

Zbyt wiele aplikacji może powodować nieporozumienia lub dezorientację w Twojej firmie, zwłaszcza gdy pracownicy korzystają z wielu narzędzi pełniących podobne funkcje.

Kiedy informacje są rozproszone w wielu aplikacjach, ludziom łatwiej jest otrzymywać sprzeczne informacje, a nawet przegapić ważną wiadomość.

Może to być jeszcze bardziej skomplikowane, gdy zespoły lub działy w firmie używają różnych aplikacji do udostępniania informacji.

Załóżmy, że pracujesz nad projektem, a interesariusz udostępnia krytyczną zmianę specyfikacji na czacie w usłudze Teams. Jednak projektant w Twoim zespole sprawdza pocztę e-mail w poszukiwaniu aktualizacji i przegapia wiadomość w aplikacji Teams.

Następnym razem, gdy zespół się przegrupuje, projektant jest zdezorientowany, dlaczego interesariusz nie jest zadowolony z jego pracy i sfrustrowany, że nie ma prawidłowych informacji.

Zmniejszona produktywność i stracony czas

Czy masz dni, w których pracujesz nad wieloma różnymi zadaniami, ale tak naprawdę nie wykonujesz niczego z listy rzeczy do zrobienia?

Za ten brak produktywności można obwiniać zmianę kontekstu lub tendencję do przechodzenia między jednym zadaniem a zadaniem niepowiązanym.

Kiedy używamy zbyt wielu aplikacji w pracy, możemy spędzać więcej czasu na przełączaniu się między oknami niż na wykonywaniu naszej pracy.

Według ankiety Ring Central pracownicy marnują codziennie około godziny na przełączanie się między różnymi aplikacjami.

Ponadto każda z tych aplikacji ma własny zestaw powiadomień, które utrudniają skupienie się na jednym zadaniu.

Brak zaangażowania i wypalenie zawodowe pracowników

Według The Anatomy of Work Index ponad jedna trzecia pracowników czuje się przytłoczona ciągłym pingowaniem powiadomień.

Jeśli weźmiesz pod uwagę, w jaki sposób przeciążenie aplikacjami nieumyślnie tworzy pofragmentowane, zagmatwane środowisko pracy, łatwo zauważyć, jak pracownicy mogą być zestresowani.

Według ankiety przeprowadzonej przez FlexJobs ponad trzy czwarte respondentów twierdzi, że stres w miejscu pracy wpływa na ich zdrowie psychiczne, co może prowadzić do braku zaangażowania lub wypalenia.

Jak walczyć z przeciążeniem aplikacji

Dobra wiadomość jest taka, że ​​istnieje kilka sposobów zapobiegania przeciążeniu aplikacji i jego skutkom.

Przeprowadź audyt posiadanych narzędzi

Zacznij od podsumowania aplikacji, których używasz, i konkretnych wyników biznesowych, które wspierają. Ocena bieżących narzędzi Twojej firmy pomoże zidentyfikować nadmiary lub luki w przepływach pracy, którymi należy się zająć.

Nie zapomnij pamiętać o najważniejszych celach swojej organizacji przy podejmowaniu decyzji, które aplikacje są niezbędne, a które należy odpuścić.

Jeśli Twoja firma obsługuje złożone projekty z wieloma ruchomymi częściami, prawdopodobnie nie ma sensu pozbywać się aplikacji do zarządzania projektami.

Wykorzystaj w pełni posiadane narzędzia

Badanie przeprowadzone przez WalkMe wykazało, że tylko połowa ankietowanych przedsiębiorstw uważa, że ​​w pełni wykorzystuje potencjał aplikacji, którymi dysponuje.

Przed wdrożeniem nowej aplikacji oceń, czy jedno z już posiadanych narzędzi spełnia tę potrzebę.

Przyjrzyj się funkcjom, których obecnie nie używasz, lub innym poziomom cenowym, aby sprawdzić, czy uaktualnienie bieżącej aplikacji jest lepszym rozwiązaniem. W dłuższej perspektywie może się okazać, że inwestycja w aplikację, z której już korzystają Twoi pracownicy, jest bardziej opłacalna.

Snagit jest niezbędnym narzędziem w nowoczesnym miejscu pracy

Zapewnij swojemu zespołowi skuteczniejszą komunikację i wyeliminuj niepotrzebne spotkania.

Wypróbuj Snagita za darmo

Usprawnij procesy

Zwykle nie dodajemy narzędzi ani aplikacji do naszego stosu technologii w miejscu pracy tylko dla zabawy. Celem jest zapewnienie pracownikom narzędzi, których potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoją pracę.

Tak więc tworzenie jednolitych procesów w zespołach i działach może również pomóc zmniejszyć przeciążenie aplikacji i zapobiec nadmiarowej pracy lub silosom informacyjnym.

Załóżmy, że zespół kadr w Twojej firmie używa Asany do śledzenia swojej pracy, ale zespół finansowy używa Trello do tego samego celu. Oczywiście redundancja wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale może też niepotrzebnie komplikować przepływy pracy.

Zwłaszcza gdy te zespoły muszą współpracować nad projektem, może to prowadzić do sprzecznych informacji lub dodatkowych kroków, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Słuchaj swoich pracowników

Dodając lub usuwając narzędzia ze stosu technologii w miejscu pracy, pamiętaj o zbieraniu opinii od tych, którzy używają ich na co dzień.

Zapytanie pracowników o opinie na temat funkcjonalności lub przydatności aplikacji może pomóc w lepszym zrozumieniu jej ogólnej skuteczności.

Możesz odkryć, że funkcje, które jeden zespół lubi w OneDrive, są tymi samymi powodami, dla których inny zespół nie może żyć bez Dokumentów Google, umożliwiając płynniejsze przejście, jeśli wybierzesz jedną aplikację zamiast drugiej.

Najlepsze narzędzia pracy według pracowników

Aby dowiedzieć się, z jakimi narzędziami profesjonaliści z różnych branż odnoszą dziś sukcesy, zadaliśmy klientom Snagit jedno pytanie: „Gdybyś miał wybrać pięć narzędzi programowych do dalszego używania w miejscu pracy, które byś wybrał?”*

Pięć najważniejszych narzędzi we wszystkich branżach i rolach to:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Perspektywy
4. Powiększenie
5. Zespoły Microsoftu

Snagit to potężne narzędzie do przechwytywania ekranu, które pozwala używać obrazów i filmów do dzielenia się pomysłami, przekazywania opinii i skuteczniejszej komunikacji.

Jest niezwykle łatwy w użyciu i znajduje się na liście najlepszych produktów oprogramowania G2 na rok 2023.

Snagit to jedna z tych aplikacji, które musisz mieć zawsze włączone i gotowe do pracy. Jest to bardzo wydajne narzędzie do nauki, opracowywania prezentacji i generowania pomysłów.

Derek T. przez G2

Zbudowanie optymalnego stosu technologii do pracy hybrydowej i zdalnej wymaga przemyślanej oceny narzędzi używanych na co dzień przez Twoje zespoły. Wykorzystanie w aplikacjach podejścia polegającego na przełożeniu jakości na ilość może pomóc w skuteczniejszej komunikacji, zwiększeniu produktywności i utrzymaniu zaangażowania pracowników.