Experimentando sobrecarga de tecnologia? Aqui estão as ferramentas que os funcionários não podem trabalhar sem

A mudança de emergência para o trabalho remoto em 2020 foi agitada para muitas empresas. Sem tempo para desenvolver cuidadosamente novos processos e normas, muitas empresas contam com novos aplicativos e ferramentas para se manterem conectadas como uma força de trabalho distribuída.

De acordo com uma pesquisa da Okta, as empresas implantaram 89 aplicativos em média em 2021, ante 58 em 2015. E os funcionários estão sentindo as consequências, com a sobrecarga de aplicativos levando a menos produtividade e até esgotamento.

Mesmo com os funcionários tendo dezenas de aplicativos na ponta dos dedos todos os dias, quando perguntamos aos clientes da Snagit quais são suas ferramentas de trabalho de “ilha deserta”, alguns aplicativos subiram ao topo em vários setores e funções.

Neste post, você aprenderá:

• O verdadeiro custo da fadiga tecnológica em sua organização
• Maneiras simples de evitar a sobrecarga do aplicativo
• Quais ferramentas e aplicativos os funcionários não podem dispensar

O custo de usar muitos aplicativos para comunicação e colaboração no trabalho

Embora existam custos financeiros óbvios associados à tecnologia no local de trabalho, não encontrar o equilíbrio certo de ferramentas pode impactar sua organização além dos orçamentos.

Mal-entendidos ou confusão

Muitos aplicativos podem causar mal-entendidos ou criar confusão dentro de sua empresa, principalmente quando os funcionários usam várias ferramentas que atendem a funções semelhantes.

Quando as informações se espalham por vários aplicativos, é mais fácil para as pessoas receberem informações conflitantes ou até mesmo perderem uma mensagem importante.

Pode ser ainda mais complicado quando equipes ou departamentos de uma empresa usam aplicativos diferentes para compartilhar informações.

Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de design e uma parte interessada compartilhe uma alteração crítica nas especificações em um bate-papo do Teams. No entanto, o designer da sua equipe está verificando o e-mail em busca de atualizações e perde a mensagem no Teams.

Na próxima vez que a equipe se reagrupar, o designer ficará confuso sobre por que o stakeholder não está satisfeito com seu trabalho e frustrado por não ter as informações corretas.

Produtividade reduzida e perda de tempo

Você tem dias em que trabalha em muitas tarefas diferentes, mas na verdade não conclui nada em sua lista de tarefas?

Você pode culpar a mudança de contexto ou a tendência de alternar entre uma tarefa e outra não relacionada por essa falta de produtividade.

Quando estamos usando muitos aplicativos no trabalho, podemos passar mais tempo alternando entre as janelas do que realmente fazendo nosso trabalho.

De acordo com uma pesquisa da Ring Central, os funcionários perdem cerca de uma hora por dia alternando entre diferentes aplicativos.

Além disso, cada um desses aplicativos vem com seu próprio conjunto de notificações que torna mais difícil se concentrar em uma única tarefa.

Desengajamento e esgotamento dos funcionários

De acordo com o The Anatomy of Work Index, mais de um terço dos trabalhadores se sentem sobrecarregados com o ping persistente das notificações.

Quando você também considera como a sobrecarga de aplicativos cria involuntariamente um ambiente de trabalho fragmentado e confuso, é fácil ver como os funcionários podem ficar estressados.

De acordo com uma pesquisa da FlexJobs, mais de três quartos dos entrevistados dizem que o estresse no local de trabalho afeta sua saúde mental, o que pode levar ao desengajamento ou esgotamento.

Como combater a sobrecarga de aplicativos

A boa notícia é que existem várias maneiras de ajudar a evitar a sobrecarga do aplicativo e suas consequências.

Audite as ferramentas que você tem

Comece avaliando os aplicativos que você está usando e os resultados de negócios específicos que eles suportam. Avaliar as ferramentas atuais da sua empresa ajudará a identificar redundâncias ou lacunas nos fluxos de trabalho a serem resolvidos.

Não se esqueça de ter em mente os objetivos mais importantes da sua organização ao decidir quais aplicativos são essenciais e quais você deve abandonar.

Se sua empresa lida com projetos complexos com muitas partes móveis, provavelmente não faz sentido se livrar de seu aplicativo de gerenciamento de projetos.

Use as ferramentas que você tem ao máximo

Um estudo da WalkMe descobriu que apenas metade das empresas pesquisadas acredita que percebe todo o potencial dos aplicativos à sua disposição.

Antes de implantar um novo aplicativo, avalie primeiro se uma das ferramentas que você já possui atende a essa necessidade.

Analise os recursos que você não está usando no momento ou outras faixas de preços para ver se atualizar um aplicativo atual é mais adequado. Você pode achar que investir em um aplicativo que seus funcionários já usam é mais econômico a longo prazo.

Snagit é uma ferramenta essencial para o local de trabalho moderno

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Agilizar processos

Normalmente, não adicionamos ferramentas ou aplicativos à nossa pilha de tecnologia no local de trabalho apenas por diversão. O objetivo é fornecer aos funcionários as ferramentas de que precisam para realizar seu trabalho com eficiência.

Portanto, criar processos uniformes entre equipes e departamentos também pode ajudar a reduzir a sobrecarga de aplicativos e evitar trabalho redundante ou silos de informações.

Digamos que a equipe de recursos humanos da sua empresa use o Asana para acompanhar o trabalho, mas a equipe financeira use o Trello para o mesmo fim. Obviamente, há custos adicionais associados à redundância, mas ela também pode tornar os fluxos de trabalho desnecessariamente complicados.

Especialmente quando essas equipes precisam colaborar em um projeto, isso pode levar a informações conflitantes ou etapas adicionais para colocar todos na mesma página.

Ouça seus funcionários

Ao adicionar ou remover ferramentas de sua pilha de tecnologia no local de trabalho, lembre-se de coletar feedback daqueles que as usam todos os dias.

Pedir aos funcionários suas opiniões sobre a funcionalidade ou utilidade de um aplicativo pode ajudá-lo a ter uma ideia melhor de sua eficácia geral.

Você pode descobrir que os recursos que uma equipe gosta no OneDrive são os mesmos motivos pelos quais outra equipe não pode viver sem o Google Docs, permitindo uma transição mais suave se você escolher um aplicativo em detrimento do outro.

As principais ferramentas do local de trabalho, de acordo com os funcionários

Para descobrir com quais ferramentas os profissionais de vários setores estão tendo sucesso hoje, fizemos uma pergunta aos clientes da Snagit: “Se você tivesse que escolher cinco ferramentas de software para continuar a usar no local de trabalho hoje, qual você escolheria?”*

Em todos os setores e funções, as cinco principais ferramentas foram:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Panorama
4. Ampliação
5. Microsoft Teams

O Snagit é uma poderosa ferramenta de captura de tela que permite usar imagens e vídeos para compartilhar ideias, dar feedback e se comunicar com mais eficiência.

É incrivelmente fácil de usar e está classificado na lista dos melhores produtos de software da G2 para 2023.

Snagit é um daqueles aplicativos que você precisa ter “sempre ligado” pronto para usar. É uma ferramenta muito produtiva para aprendizado, desenvolvimento de apresentações e geração de ideias.

Derek T. via G2

Construir a pilha de tecnologia ideal para trabalho híbrido e remoto requer uma avaliação cuidadosa das ferramentas que suas equipes usam diariamente. Aproveitar uma abordagem de qualidade sobre quantidade para aplicativos pode ajudá-lo a se comunicar com mais eficiência, aumentar a produtividade e manter os funcionários envolvidos.