Vous rencontrez une surcharge technologique ? Voici les outils sans lesquels les employés ne peuvent pas travailler

Le passage d'urgence au travail à distance en 2020 a été mouvementé pour de nombreuses entreprises. N'ayant pas le temps de développer de manière réfléchie de nouveaux processus et normes, de nombreuses entreprises se sont appuyées sur de nouvelles applications et outils pour rester connectées en tant que main-d'œuvre distribuée.

Selon une enquête d'Okta, les entreprises ont déployé 89 applications en moyenne en 2021, contre 58 en 2015. Et les employés en ressentent les conséquences, la surcharge des applications entraînant une baisse de productivité, voire un épuisement professionnel.

Même avec des travailleurs ayant des dizaines d'applications à portée de main chaque jour, lorsque nous avons demandé aux clients de Snagit quels sont leurs outils de travail «île déserte», quelques applications se sont hissées au sommet dans divers secteurs et rôles.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Le véritable coût de la fatigue technologique dans votre organisation
• Des moyens simples pour éviter la surcharge des applications
• De quels outils et applications les employés ne peuvent se passer

Le coût d'utilisation d'un trop grand nombre d'applications pour la communication et la collaboration au travail

Bien qu'il y ait des coûts financiers évidents associés à la technologie en milieu de travail, ne pas trouver le bon équilibre d'outils peut avoir un impact sur votre organisation au-delà des budgets.

Malentendus ou confusion

Trop d'applications peuvent provoquer des malentendus ou créer de la confusion au sein de votre entreprise, principalement lorsque les employés utilisent plusieurs outils qui remplissent des fonctions similaires.

Lorsque les informations sont dispersées sur plusieurs applications, il est plus facile pour les utilisateurs de recevoir des informations contradictoires ou même de manquer un message important.

Cela peut être encore plus compliqué lorsque des équipes ou des services au sein d'une entreprise utilisent différentes applications pour partager des informations.

Supposons que vous travaillez sur un projet de conception et qu'une partie prenante partage une modification critique des spécifications dans une conversation Teams. Cependant, le concepteur de votre équipe vérifie ses e-mails pour les mises à jour et manque le message dans Teams.

La prochaine fois que l'équipe se regroupe, le concepteur est confus quant à la raison pour laquelle l'intervenant n'est pas satisfait de son travail et frustré de ne pas avoir les bonnes informations.

Productivité réduite et perte de temps

Avez-vous des jours où vous travaillez sur de nombreuses tâches différentes, mais ne terminez rien sur votre liste de tâches ?

Vous pouvez blâmer le changement de contexte, ou la tendance à passer d'une tâche à une tâche sans rapport, pour ce manque de productivité.

Lorsque nous utilisons trop d'applications au travail, nous pouvons passer plus de temps à basculer entre les fenêtres qu'à faire notre travail.

Selon une enquête Ring Central, les employés perdent environ une heure par jour à basculer entre différentes applications.

De plus, chacune de ces applications est livrée avec son propre ensemble de notifications qui rendent plus difficile la concentration sur une seule tâche.

Désengagement et épuisement professionnel des employés

Selon The Anatomy of Work Index, plus d'un tiers des travailleurs se sentent dépassés par le ping persistant des notifications.

Lorsque vous considérez également comment la surcharge des applications crée involontairement un environnement de travail fragmenté et déroutant, il est facile de voir comment les employés peuvent devenir stressés.

Selon une enquête de FlexJobs, plus des trois quarts des personnes interrogées affirment que le stress au travail affecte leur santé mentale, ce qui peut entraîner un désengagement ou un épuisement professionnel.

Comment lutter contre la surcharge des applications

La bonne nouvelle est qu'il existe plusieurs façons d'aider à prévenir la surcharge des applications et ses conséquences.

Auditez les outils dont vous disposez

Commencez par faire le point sur les applications que vous utilisez et les résultats commerciaux spécifiques qu'elles prennent en charge. L'évaluation des outils actuels de votre entreprise aidera à identifier les redondances ou les lacunes dans les flux de travail à combler.

N'oubliez pas de garder à l'esprit les objectifs les plus critiques de votre organisation lorsque vous décidez quelles applications sont essentielles et lesquelles vous devez abandonner.

Si votre entreprise gère des projets complexes avec de nombreuses pièces mobiles, il n'est probablement pas logique de se débarrasser de votre application de gestion de projet.

Utilisez au maximum les outils dont vous disposez

Une étude de WalkMe a révélé que seulement la moitié des entreprises interrogées pensent réaliser le plein potentiel des applications à leur disposition.

Avant de déployer une nouvelle application, évaluez si l'un des outils dont vous disposez déjà répond d'abord à ce besoin.

Examinez les fonctionnalités que vous n'utilisez pas actuellement ou d'autres niveaux de tarification pour voir si la mise à niveau d'une application actuelle est mieux adaptée. Vous pourriez trouver plus rentable à long terme d'investir dans une application que vos employés utilisent déjà.

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Rationalisez les processus

Nous n'ajoutons généralement pas d'outils ou d'applications à notre pile technologique en milieu de travail juste pour le plaisir. L'objectif est de donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.

Ainsi, la création de processus uniformes entre les équipes et les services peut également contribuer à réduire la surcharge des applications et à éviter les travaux redondants ou les silos d'informations.

Supposons que l'équipe des ressources humaines de votre entreprise utilise Asana pour suivre son travail, mais que l'équipe des finances utilise Trello dans le même but. Bien sûr, des coûts supplémentaires sont associés à la redondance, mais cela peut également compliquer inutilement les flux de travail.

Surtout lorsque ces équipes doivent collaborer sur un projet, cela peut conduire à des informations contradictoires ou à des étapes supplémentaires pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Écoutez vos employés

Lorsque vous ajoutez ou supprimez des outils de la pile technologique de votre lieu de travail, n'oubliez pas de recueillir les commentaires de ceux qui les utilisent tous les jours.

Demander aux employés leur avis sur la fonctionnalité ou l'utilité d'une application peut vous aider à avoir une meilleure idée de son efficacité globale.

Vous découvrirez peut-être que les fonctionnalités qu'une équipe aime sur OneDrive sont les mêmes raisons pour lesquelles une autre équipe ne peut pas vivre sans Google Docs, permettant une transition plus fluide si vous choisissez une application plutôt qu'une autre.

Les meilleurs outils de travail, selon les employés

Pour savoir avec quels outils les professionnels de divers secteurs réussissent aujourd'hui, nous avons posé une question aux clients de Snagit : "Si vous deviez choisir cinq outils logiciels à continuer d'utiliser sur le lieu de travail aujourd'hui, lequel choisiriez-vous ?"*

Dans tous les secteurs et rôles, les cinq principaux outils étaient :

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Perspectives
4. Zoom
5. Équipes Microsoft

Snagit est un puissant outil de capture d'écran qui vous permet d'utiliser des images et des vidéos pour partager des idées, donner des commentaires et communiquer plus efficacement.

Il est incroyablement facile à utiliser et se classe sur la liste des meilleurs produits logiciels de G2 pour 2023.

Snagit est l'une de ces applications que vous devez avoir "toujours actives" prêtes à l'emploi. C'est un outil tellement productif pour l'apprentissage, le développement de présentations et la génération d'idées.

Derek T. via G2

Construire la pile technologique optimale pour le travail hybride et à distance nécessite une évaluation réfléchie des outils que vos équipes utilisent quotidiennement. L'utilisation d'une approche axée sur la qualité plutôt que sur la quantité des applications peut vous aider à communiquer plus efficacement, à augmenter la productivité et à maintenir l'engagement des employés.