Comment rappeler des e-mails dans MS Outlook pour Windows ?

Savoir rappeler un e-mail dans Microsoft Outlook est essentiel si vous travaillez dans un bureau. Vous ne voulez jamais envoyer un e-mail rempli d'erreurs embarrassantes, en particulier à vos aînés. Cela peut vous donner l'air d'être incompétent et même amener votre responsable à se demander pourquoi il vous a embauché.

Même les seniors ne voudraient jamais ruiner leur réputation en appuyant involontairement sur "Envoyer" ou "Répondre à tous" sur le mauvais message. Endurer le ridicule et la honte est quelque chose que personne ne veut jamais traverser.

Heureusement, de nombreux clients de messagerie/services de messagerie offrent la fonctionnalité de rappel des e-mails. Oui, même après avoir envoyé l'e-mail.

MS Outlook pour Windows est l'un de ces clients de messagerie avec cette fonctionnalité précieuse. Voici comment vous pouvez utiliser la fonctionnalité pour enregistrer à la fois votre visage et votre travail.

Guide étape par étape pour rappeler des e-mails dans Outlook

Le rappel des e-mails dans Outlook est assez simple.

Suivez ces étapes, et vous verrez comment rappeler un email dans Outlook :

1. Recherchez le message que vous souhaitez rappeler en ouvrant le dossier Éléments envoyés. Étant un e-mail récemment envoyé, il se trouve en haut de la liste.
2. Double-cliquez sur l'e-mail et il s'ouvrira.
3. Assurez-vous d'être dans l'onglet Message (vérifiez en haut de votre fenêtre).
4. Localisez maintenant le menu déroulant intitulé "Actions". Vous le trouverez à côté des options de messagerie, "Règles" et "Déplacer" sur votre barre des tâches.
5. Maintenant, pour rappeler le message, cliquez sur Actions. Cliquez ensuite sur Rappeler ce message.

Notez que ces options ne sont disponibles que si vous avez un compte Exchange. Dans certaines organisations, les options peuvent en fait être bloquées par vos administrateurs.

Pour terminer l'opération, procédez comme suit :

1. Vous obtiendrez une fenêtre de rappel.
2. Ici, vous aurez deux options : supprimer les copies non lues de votre e-mail ou le remplacer par un message plus approprié.
3. La fonctionnalité fournit une option qui signale la réussite ou l'échec du rappel de l'e-mail pour les destinataires individuels. Sélectionnez vos préférences avant de cliquer sur OK.

Si votre choix était de supprimer le message, le processus est terminé et vous vous êtes sauvé avec succès d'une situation potentiellement embarrassante.

Si votre sélection était de remplacer le message, procédez comme suit :

1. Après avoir sélectionné l'option de message de remplacement, vous obtiendrez un nouvel écran pour composer votre nouveau message.
2. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez "Envoyer" et le processus de rappel commencera.

Gardez à l'esprit que votre ancien e-mail ne disparaît pas simplement en envoyant le message de rappel.

Alors, que faut-il faire pour faire disparaître l'ancien message ? Eh bien, les destinataires doivent d'abord ouvrir votre message de rappel avant d'ouvrir l'e-mail que vous ne voulez pas qu'ils voient. Ce n'est qu'alors que le mauvais e-mail disparaîtra. C'est ce qui se passe lorsque vous rappelez des e-mails en envoyant un message de remplacement.

Une petite astuce astucieuse pour amener les destinataires à ouvrir votre message de rappel en premier consiste à intituler votre message de rappel "URGENT". Cela devrait motiver les destinataires à l'ouvrir le plus rapidement possible.

Pourquoi le rappel des e-mails ne fonctionne pas toujours

Malheureusement, le processus de rappel par e-mail peut ne pas fonctionner correctement.

Compte tenu des vitesses Internet ultra-rapides dont nous disposons actuellement, un e-mail envoyé par erreur atterrira dans la boîte de réception de quelqu'un en quelques secondes. Si le destinataire est assis à son bureau avec le client de messagerie ouvert, il le verra et l'ouvrira probablement plus rapidement que vous ne pouvez vous en souvenir.

Et ce n'est pas le seul problème

Plusieurs autres facteurs peuvent compliquer les choses, notamment :

• Tout e-mail ouvert ne peut pas être rappelé. Cependant, le destinataire recevra votre e-mail de rappel, lui indiquant que vous n'aviez pas l'intention d'envoyer le mauvais e-mail.
• Le destinataire peut avoir des filtres spécifiques qui redirigent les e-mails reçus vers d'autres dossiers que le dossier de la boîte de réception. Cela rend le rappel impossible car il ne fonctionne que si l'e-mail se trouve dans la boîte de réception du destinataire.
• Les e-mails envoyés aux dossiers publics ont un risque plus élevé d'être vus par tout le monde et moins de chances d'être rappelés. Il n'est pas nécessaire que tout le monde voie l'e-mail pour qu'il soit impossible de s'en souvenir. Un seul destinataire le marquant comme lu rendra impossible son rappel.
• Cette fonctionnalité de rappel d'Outlook ne fonctionnera pas sur les e-mails envoyés à d'autres clients de messagerie, tels que Gmail. Cela ne fonctionne que pour les e-mails envoyés dans Outlook. Par conséquent, vous souhaiterez probablement restreindre la communication dans Outlook pour plus de sécurité.
• La fonctionnalité sera problématique lorsqu'il s'agit de différentes versions d'Outlook. C'est le cas si vous utilisez Outlook sur des appareils mobiles avec les paramètres Exchange ActiveSync. Et c'est encore pire si votre téléphone portable est hors ligne.
• Si votre PC a des problèmes de performances, il sera lent. Votre ordinateur peut ne pas répondre pendant un certain temps, ce qui rend difficile le rappel rapide d'un e-mail. Par conséquent, vous devez régler votre PC pour des performances optimales, en utilisant un outil utile comme Auslogics BoostSpeed.

Compte tenu de ces défis, la fonctionnalité précieuse ne semble pas si bénéfique après tout.

Que faire si le rappel des e-mails ne fonctionne pas ? Y a-t-il autre chose qui aidera?

Il vous reste certainement une autre option : écrire des excuses sincères. Les personnes de l'autre côté sont plus susceptibles de comprendre votre situation difficile et de ne pas s'en offusquer.

Mieux encore, vous pouvez prendre des mesures de précaution pour éviter un tel scénario à l'avenir.

La meilleure précaution est de revérifier nos e-mails avant de les envoyer. Ne soyez jamais pressé d'envoyer même des messages urgents. Lisez-les deux ou trois fois.

Et si vous pensez avoir besoin d'une mesure de précaution encore plus complète, vous pouvez régler vos e-mails pour qu'ils soient retardés lors de l'envoi. Pour appliquer ces paramètres, procédez comme suit :

1. Allez dans Fichier.
2. Sélectionnez Gérer les règles et les alertes.
3. Choisissez Nouvelle règle.
4. Ignorer les conditions et commencer à partir de la règle vide. Cela garantit que vous couvrez tous les e-mails.
5. Maintenant, sélectionnez Différer la livraison d'un certain nombre de minutes.

Si vos e-mails tardent de quelques minutes, vous aurez amplement le temps de reconsidérer leur envoi. Et cela vous donnera probablement suffisamment de temps pour vous souvenir de ceux que vous avez envoyés.

Vous savez maintenant comment rappeler vos e-mails et quoi faire pour éviter la situation à l'avenir.