Como recuperar e-mails no MS Outlook para Windows?

Saber como recuperar um email no Microsoft Outlook é vital se você trabalha em um escritório. Você nunca quer enviar um e-mail cheio de erros embaraçosos, especialmente para seus idosos. Isso pode fazer você parecer incompetente e até mesmo fazer seu gerente questionar por que ele ou ela o contratou.

Mesmo os idosos nunca iriam querer arruinar suas reputações ao clicar involuntariamente em “Enviar” ou “Responder a todos” na mensagem errada. Suportar o ridículo e a vergonha é algo que ninguém quer passar.

Felizmente, muitos clientes de e-mail/serviços de e-mail fornecem a funcionalidade de recuperar e-mails. Sim, mesmo depois de enviar o e-mail.

O MS Outlook para Windows é um desses clientes de e-mail com esse recurso valioso. Veja como você pode usar o recurso para salvar seu rosto e seu trabalho.

Guia passo a passo para recuperar e-mails no Outlook

Recuperar e-mails no Outlook é bastante simples.

Siga estas etapas e você verá como recuperar um email no Outlook :

1. Procure a mensagem que você deseja recuperar abrindo a pasta Itens Enviados. Sendo um e-mail enviado recentemente, está no topo da lista.
2. Dê um duplo clique no e-mail, e ele será aberto.
3. Verifique se você está na guia Mensagem (verifique a parte superior da janela).
4. Agora localize o menu suspenso rotulado como 'Ações'. Você encontrará isso ao lado das opções de e-mail, 'Regras' e 'Mover' na barra de tarefas.
5. Agora, para recuperar a mensagem, clique em Ações. Em seguida, clique em Recuperar esta mensagem.

Observe que essas opções só estão disponíveis se você tiver uma conta do Exchange. Em certas organizações, as opções podem ser bloqueadas pelos administradores.

Para concluir a operação, prossiga seguindo estas etapas:

1. Você receberá uma janela de recall.
2. Aqui, você terá duas opções: excluir cópias não lidas do seu e-mail ou substituí-las por uma mensagem mais apropriada.
3. A funcionalidade fornece uma opção que informa sobre a recuperação bem-sucedida ou não do e-mail para destinatários individuais. Selecione suas preferências antes de clicar em OK.

Se sua seleção foi excluir a mensagem, o processo está concluído e você se salvou com sucesso de uma situação potencialmente embaraçosa.

Se sua seleção foi para substituir a mensagem, prossiga com as seguintes etapas:

1. Após selecionar a opção de substituição de mensagem, você verá uma nova tela para redigir sua nova mensagem.
2. Quando estiver pronto, selecione 'Enviar' e o processo de recuperação será iniciado.

Lembre-se de que seu e-mail antigo não desaparece apenas com o envio da mensagem de recall.

Então, o que deve ser feito para que a mensagem antiga desapareça? Bem, os destinatários devem abrir sua mensagem de recall primeiro antes de abrir o e-mail que você não deseja que eles vejam. Só então o e-mail errado desaparecerá. Isso é o que acontece quando você recupera e-mails enviando uma mensagem de substituição.

Um pequeno truque bacana para fazer com que os destinatários abram sua mensagem de recall primeiro é intitular sua mensagem de recall como “URGENTE”. Isso deve motivar os destinatários a abri-lo o mais rápido possível.

Por que o recall de e-mail nem sempre funciona

Infelizmente, o processo de recall de e-mail pode não funcionar corretamente.

Considerando as velocidades de Internet super-rápidas que temos atualmente, um e-mail enviado com erro chegará à caixa de entrada de alguém em segundos. Se o destinatário estiver sentado em sua mesa com o cliente de e-mail aberto, ele provavelmente o verá e o abrirá mais rápido do que você pode se lembrar.

E esse não é o único problema

Vários outros fatores podem complicar as coisas, incluindo:

• Qualquer e-mail aberto não pode ser recuperado. No entanto, o destinatário receberá seu e-mail de recall, informando que você não pretendia enviar o e-mail errado.
• O destinatário pode ter filtros específicos que redirecionam e-mails recebidos para outras pastas além da pasta da caixa de entrada. Isso impossibilita o recall, pois só funciona se o e-mail estiver na caixa de entrada do destinatário.
• E-mails enviados para pastas públicas têm maior risco de serem vistos por todos e menor chance de serem recuperados. Não é preciso que todos vejam o e-mail para que seja impossível recuperá-lo. Apenas um destinatário marcando-o como lido tornará impossível a recuperação.
• Este recurso de recall do Outlook não funcionará em emails enviados para outros clientes de email, como o Gmail. Funciona apenas para e-mails enviados no Outlook. Portanto, você provavelmente desejará restringir a comunicação no Outlook para ser seguro.
• A funcionalidade será problemática ao lidar com diferentes versões do Outlook. Este é o caso se você estiver usando o Outlook em dispositivos móveis com as configurações do Exchange ActiveSync. E fica ainda pior se o seu celular estiver offline.
• Se o seu PC tiver problemas de desempenho, será lento. Seu computador pode não responder por um tempo, dificultando a recuperação rápida de um e-mail. Portanto, você deve ajustar seu PC para obter o máximo desempenho, usando uma ferramenta útil como o Auslogics BoostSpeed.

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E se o recall de e-mail não funcionar? Tem mais alguma coisa que vai ajudar?

Você certamente tem mais uma opção: escreva um pedido de desculpas sincero. As pessoas do outro lado são mais propensas a entender sua situação e não se ofender.

Melhor ainda, você pode tomar medidas de precaução para evitar tal cenário no futuro.

A melhor precaução é verificar nossos e-mails antes de enviá-los. Nunca tenha pressa para enviar mensagens mesmo urgentes. Leia-os duas ou três vezes.

E se você achar que precisa de uma medida de precaução ainda mais completa, pode configurar seus e-mails para atrasar o envio. Para aplicar essas configurações, siga estas etapas:

1. Vá para Arquivo.
2. Selecione Gerenciar Regras e Alertas.
3. Escolha Nova Regra.
4. Ignore as condições e comece da Regra em branco. Isso garante que você cubra todos os e-mails.
5. Agora, selecione Adiar a entrega por um número de minutos.

Se seus e-mails atrasarem alguns minutos, você terá tempo suficiente para reconsiderar o envio deles. E provavelmente lhe dará tempo suficiente para lembrar os que você enviou.

Agora você sabe como recuperar seus e-mails e o que fazer para evitar a situação no futuro.