Как отозвать электронные письма в MS Outlook для Windows?

Знание того, как вспомнить электронную почту в Microsoft Outlook, жизненно важно, если вы работаете в офисе. Вы никогда не хотите отправлять электронное письмо, полное неловких ошибок, особенно своим пожилым людям. Это может заставить вас выглядеть некомпетентным и даже заставить вашего менеджера задаться вопросом, почему он или она наняли вас.

Даже пожилые люди никогда не захотят испортить свою репутацию, непреднамеренно нажав «Отправить» или «Ответить всем» в неправильном сообщении. Терпеть насмешки и позор — это то, через что никто никогда не хочет пройти.

К счастью, многие почтовые клиенты/службы электронной почты предоставляют функцию отзыва электронных писем. Да, даже после того, как вы отправили электронное письмо.

MS Outlook для Windows — один из таких почтовых клиентов с этой ценной функцией. Вот как вы можете использовать эту функцию, чтобы сохранить как свое лицо, так и работу.

Пошаговое руководство по отзыву писем в Outlook

Отзыв электронных писем в Outlook довольно прост.

Выполните следующие действия, и вы увидите , как отозвать электронное письмо в Outlook :

1. Найдите сообщение, которое вы хотите отозвать, открыв папку «Отправленные». Будучи недавно отправленным электронным письмом, оно находится в верхней части списка.
2. Дважды щелкните письмо, и оно откроется.
3. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Сообщение» (проверьте верхнюю часть окна).
4. Теперь найдите раскрывающееся меню с надписью «Действия». Вы найдете это рядом с параметрами электронной почты, «Правила» и «Переместить» на панели задач.
5. Теперь, чтобы отозвать сообщение, нажмите «Действия». Затем нажмите «Отозвать это сообщение».

Обратите внимание, что эти параметры доступны только при наличии учетной записи Exchange. В некоторых организациях эти параметры могут быть заблокированы вашими администраторами.

Чтобы завершить операцию, выполните следующие действия:

1. Вы получите окно отзыва.
2. Здесь вы получите два варианта: удалить непрочитанные копии вашего письма или заменить его более подходящим сообщением.
3. Функциональность предоставляет параметр, который сообщает об успешном или неудачном отзыве электронной почты для отдельных получателей. Выберите свои предпочтения, прежде чем нажимать «ОК».

Если вы решили удалить сообщение, процесс завершен, и вы успешно спасли себя от потенциально неловкой ситуации.

Если вы выбрали замену сообщения, выполните следующие действия:

1. После выбора варианта замены сообщения вы получите новый экран для создания нового сообщения.
2. Когда будете готовы, выберите «Отправить», и начнется процесс отзыва.

Имейте в виду, что ваша старая электронная почта не исчезнет только после того, как вы отправите сообщение об отзыве.

Итак, что нужно сделать, чтобы старое сообщение исчезло? Что ж, получатели должны сначала открыть ваше отзывное сообщение, прежде чем открывать электронное письмо, которое вы не хотите, чтобы они видели. Только тогда неправильный адрес электронной почты исчезнет. Вот что происходит, когда вы отзываете электронные письма, отправляя заменяющее сообщение.

Маленькая изящная уловка, позволяющая получателям сначала открыть ваше отзывное сообщение, — это озаглавить ваше отзывное сообщение «СРОЧНО». Это должно мотивировать получателей открыть его как можно быстрее.

Почему отзыв по электронной почте не всегда работает

К сожалению, процесс отзыва электронной почты может работать некорректно.

Учитывая сверхбыстрые скорости Интернета, которые у нас есть в настоящее время, электронное письмо, отправленное по ошибке, попадет в чей-то почтовый ящик в течение нескольких секунд. Если получатель сидит за своим столом с открытым почтовым клиентом, он, скорее всего, увидит и откроет его быстрее, чем вы успеете вспомнить.

И это не единственная проблема

Некоторые другие факторы могут усложнить ситуацию, в том числе:

• Любое открытое электронное письмо не может быть отозвано. Однако получатель получит ваше отзывное электронное письмо, информируя его о том, что вы не собирались отправлять не то электронное письмо.
• У получателя могут быть специальные фильтры, которые перенаправляют полученные электронные письма в другие папки, кроме папки «Входящие». Это делает отзыв невозможным, поскольку он работает только в том случае, если электронное письмо находится в папке «Входящие» получателя.
• Электронные письма, отправленные в общедоступные папки, имеют более высокий риск того, что их увидят все, и с меньшей вероятностью будут отозваны. Не обязательно, чтобы все видели электронное письмо, чтобы его невозможно было вспомнить. Всего один получатель, пометивший его как прочитанный, сделает невозможным отзыв.
• Эта функция отзыва Outlook не будет работать с электронными письмами, отправленными в другие почтовые клиенты, такие как Gmail. Это работает только для электронных писем, отправленных в Outlook. Поэтому вы, вероятно, захотите ограничить общение в Outlook, чтобы быть в безопасности.
• Функциональность будет проблематичной при работе с разными версиями Outlook. Это происходит, если вы используете Outlook на мобильных устройствах с настройками Exchange ActiveSync. И становится еще хуже, если ваш мобильный телефон не в сети.
• Если у вашего ПК есть проблемы с производительностью, он будет вялым. Ваш компьютер может какое-то время не отвечать на запросы, что затрудняет быстрый вызов электронной почты. Следовательно, вам следует настроить свой компьютер на максимальную производительность, используя полезный инструмент, такой как Auslogics BoostSpeed.

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ

Решение проблем с ПК с помощью Auslogics BoostSpeed

Помимо очистки и оптимизации вашего ПК, BoostSpeed ​​защищает конфиденциальность, диагностирует проблемы с оборудованием, предлагает советы по повышению скорости и предоставляет более 20 инструментов для удовлетворения большинства потребностей в обслуживании и обслуживании ПК.

Auslogics BoostSpeed ​​является продуктом Auslogics, сертифицированного Microsoft Silver Application Developer.

БЕСПЛАТНАЯ ЗАГРУЗКА

Что делать, если отзыв по электронной почте не работает? Есть ли что-нибудь еще, что поможет?

У вас точно остался еще один вариант: написать искренние извинения. Люди на другой стороне с большей вероятностью поймут ваше затруднительное положение и не обидятся.

Более того, вы можете принять меры предосторожности, чтобы избежать такого сценария в будущем.

Лучшая мера предосторожности — дважды проверять наши электронные письма перед их отправкой. Никогда не спешите отправлять даже срочные сообщения. Прочтите их дважды или трижды.

И если вы чувствуете, что вам нужна еще более полная мера предосторожности, вы можете настроить задержку отправки ваших электронных писем. Чтобы применить эти настройки, выполните следующие действия:

1. Перейти к файлу.
2. Выберите «Управление правилами и оповещениями».
3. Выберите Новое правило.
4. Пропустить условия и начать с пустого правила. Это гарантирует, что вы охватите все электронные письма.
5. Теперь выберите «Отложить доставку на несколько минут».

Если ваши электронные письма задерживаются на несколько минут, у вас будет достаточно времени, чтобы пересмотреть их отправку. И это, вероятно, даст вам достаточно времени, чтобы вспомнить те, которые вы отправили.

Теперь вы знаете, как вспоминать свои электронные письма и что делать, чтобы избежать такой ситуации в будущем.