如何在 MS Outlook for Windows 中撤回電子郵件？

已發表: 2018-12-14

如果您在辦公室工作，了解如何在 Microsoft Outlook 中調用電子郵件至關重要。 你永遠不想發送一封充滿尷尬錯誤的電子郵件，尤其是給你的前輩。 這會讓你看起來不稱職，甚至會讓你的經理質疑他或她僱用你的原因。

即使是老年人也絕不會因為無意中在錯誤信息上點擊“發送”或“全部回复”而破壞他們的聲譽。 忍受嘲笑和羞辱是沒有人願意經歷的。

幸運的是，許多電子郵件客戶端/電子郵件服務提供了撤回電子郵件的功能。 是的，即使在您發送了電子郵件之後。

MS Outlook for Windows 就是這樣一款具有這一重要功能的電子郵件客戶端。 以下是您可以如何使用該功能來挽救您的面子和工作。

在 Outlook 中撤回電子郵件的分步指南

在 Outlook 中調用電子郵件非常簡單。

按照以下步驟操作，您將了解如何在 Outlook 中撤回電子郵件：

  1. 通過打開“已發送郵件”文件夾來查找您要撤回的郵件。 作為最近發送的電子郵件，它位於列表的頂部。
  2. 雙擊電子郵件，它將打開。
  3. 確保您位於“消息”選項卡中（檢查窗口頂部）。
  4. 現在找到標有“操作”的下拉菜單。 您會在任務欄上的電子郵件選項“規則”和“移動”旁邊找到它。
  5. 現在，要撤回消息，請單擊操作。 然後單擊召回此消息。

請注意，這些選項僅在您擁有 Exchange 帳戶時可用。 在某些組織中，這些選項實際上可能被您的管理員阻止。

要完成操作，請執行以下步驟：

  1. 你會得到一個召回窗口。
  2. 在這裡，您將獲得兩個選項：刪除電子郵件的未讀副本或將其替換為更合適的消息。
  3. 該功能提供了一個選項，用於報告單個收件人成功或失敗的電子郵件撤回。在單擊“確定”之前選擇您的首選項。

如果您選擇刪除該消息，則該過程已完成，並且您已成功將自己從可能令人尷尬的情況中解救出來。

如果您選擇替換消息，請繼續執行以下步驟：

  1. 選擇替換消息選項後，您將獲得一個新屏幕來撰寫新消息。
  2. 準備好後，選擇“發送”，然後調用過程將開始。

請記住，您的舊電子郵件不會因為您發送撤回消息而消失。

那麼，應該怎麼做才能讓舊消息消失呢？ 好吧，收件人應該先打開您的召回郵件，然後再打開您不希望他們看到的電子郵件。 只有這樣錯誤的電子郵件才會消失。 當您通過發送替換消息來召回電子郵件時，就會發生這種情況。

讓收件人首先打開您的召回消息的一個小技巧是將您的召回消息命名為“緊急”。 這應該會激勵收件人盡快打開它。

為什麼電子郵件召回並不總是有效

不幸的是，電子郵件撤回過程可能無法正常工作。

考慮到我們目前擁有的超快互聯網速度，一封錯誤發送的電子郵件將在幾秒鐘內到達某人的收件箱。 如果收件人坐在他的辦公桌前打開電子郵件客戶端，他可能會比您回憶它更快地看到並打開它。

這不是唯一的問題

其他幾個因素可能會使事情複雜化，包括：

  • 任何打開的電子郵件都無法撤回。 但是，收件人會收到您的召回電子郵件，讓他知道您並不打算發送錯誤的電子郵件。
  • 收件人可能具有特定的過濾器，可將收到的電子郵件重新路由到收件箱文件夾之外的其他文件夾中。 這使得召回不可能，因為它只有在電子郵件在收件人的收件箱中時才有效。
  • 發送到公共文件夾的電子郵件被所有人看到的風險更高，被召回的可能性更低。 它不需要每個人都看到電子郵件，因為它不可能被召回。 僅一位收件人將其標記為已讀將無法回憶。
  • 此 Outlook 撤回功能不適用於發送到其他電子郵件客戶端（如 Gmail）的電子郵件。 它僅適用於在 Outlook 中發送的電子郵件。 因此，您可能希望限制 Outlook 中的通信以確保安全。
  • 在處理不同版本的 Outlook 時，該功能會出現問題。 如果您在具有 Exchange ActiveSync 設置的移動設備上使用 Outlook，就會出現這種情況。 如果您的手機處於離線狀態，情況會變得更糟。
  • 如果您的 PC 有性能問題，它會很慢。 您的計算機可能會在一段時間內無響應，從而難以快速調用電子郵件。 因此，您應該使用像 Auslogics BoostSpeed 這樣的有用工具來調整您的 PC 以獲得最佳性能。

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考慮到這些挑戰，有價值的功能看起來並不那麼有益。

如果電子郵件撤回不起作用怎麼辦？ 還有什麼可以幫助的嗎？

你當然還有一個選擇：寫一封真誠的道歉信。 另一邊的人更容易理解你的困境，不會生氣。

更好的是，您可以採取預防措施來避免將來發生這種情況。

最好的預防措施是在發送之前仔細檢查我們的電子郵件。 永遠不要急於發送緊急消息。 讀兩遍或三遍。

如果您覺得需要更全面的預防措施，您可以將電子郵件設置為延遲發送。 要應用這些設置，請執行以下步驟：

  1. 轉到文件。
  2. 選擇管理規則和警報。
  3. 選擇新規則。
  4. 跳過條件並從空白規則開始。 這可確保您覆蓋所有電子郵件。
  5. 現在，選擇按分鐘數延遲交付。

如果您的電子郵件延遲了幾分鐘，您將有足夠的時間重新考慮發送它們。 它可能會給你足夠的時間來回憶你發送的那些。

您現在知道如何召回您的電子郵件以及如何避免將來出現這種情況。