Wie rufe ich E-Mails in MS Outlook für Windows zurück?

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, ist es wichtig zu wissen, wie Sie eine E-Mail in Microsoft Outlook zurückrufen. Sie möchten niemals eine E-Mail voller peinlicher Fehler senden, insbesondere nicht an Ihre Vorgesetzten. Das kann Sie inkompetent aussehen lassen und Ihren Vorgesetzten sogar dazu bringen, sich zu fragen, warum er oder sie Sie eingestellt hat.

Selbst Senioren würden niemals ihren Ruf ruinieren wollen, indem sie bei der falschen Nachricht versehentlich auf „Senden“ oder „Allen antworten“ klicken. Den Spott und die Scham zu ertragen, ist etwas, das niemand jemals durchmachen möchte.

Glücklicherweise bieten viele E-Mail-Clients/E-Mail-Dienste die Möglichkeit, E-Mails zurückzurufen. Ja, auch nachdem Sie die E-Mail gesendet haben.

MS Outlook für Windows ist ein solcher E-Mail-Client mit dieser wertvollen Funktion. So können Sie die Funktion verwenden, um sowohl Ihr Gesicht als auch Ihren Job zu retten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rückruf von E-Mails in Outlook

Das Abrufen von E-Mails in Outlook ist ziemlich einfach.

Befolgen Sie diese Schritte, und Sie werden sehen, wie Sie eine E-Mail in Outlook zurückrufen :

1. Suchen Sie nach der Nachricht, die Sie zurückrufen möchten, indem Sie den Ordner „Gesendete Objekte“ öffnen. Da es sich um eine kürzlich gesendete E-Mail handelt, steht sie ganz oben in der Liste.
2. Doppelklicken Sie auf die E-Mail, und sie wird geöffnet.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte Nachricht befinden (überprüfen Sie den oberen Rand Ihres Fensters).
4. Suchen Sie nun das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Aktionen“. Sie finden dies neben den E-Mail-Optionen „Regeln“ und „Verschieben“ in Ihrer Taskleiste.
5. Um die Nachricht abzurufen, klicken Sie nun auf Aktionen. Klicken Sie dann auf Diese Nachricht zurückrufen.

Beachten Sie, dass diese Optionen nur verfügbar sind, wenn Sie ein Exchange-Konto haben. In bestimmten Organisationen können die Optionen tatsächlich von Ihren Administratoren blockiert werden.

Um den Vorgang abzuschließen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Sie erhalten ein Rückruffenster.
2. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten: Löschen Sie ungelesene Kopien Ihrer E-Mail oder ersetzen Sie sie durch eine passendere Nachricht.
3. Die Funktion bietet eine Option, die den erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Rückruf der E-Mail für einzelne Empfänger meldet. Wählen Sie Ihre Einstellungen aus, bevor Sie auf OK klicken.

Wenn Sie ausgewählt haben, die Nachricht zu löschen, ist der Vorgang abgeschlossen, und Sie haben sich erfolgreich aus einer möglicherweise peinlichen Situation gerettet.

Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Nachricht ersetzt werden soll, fahren Sie mit den folgenden Schritten fort:

1. Nachdem Sie die Option für die Ersatznachricht ausgewählt haben, erhalten Sie einen neuen Bildschirm zum Verfassen Ihrer neuen Nachricht.
2. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Senden“ und der Rückrufvorgang beginnt.

Denken Sie daran, dass Ihre alte E-Mail nicht verschwindet, indem Sie einfach die Rückrufnachricht senden.

Was also tun, damit die alte Nachricht verschwindet? Nun, die Empfänger sollten zuerst Ihre Rückrufnachricht öffnen, bevor sie die E-Mail öffnen, die sie nicht sehen sollen. Nur dann verschwindet die falsche E-Mail. Das passiert, wenn Sie E-Mails zurückrufen, indem Sie eine Ersatznachricht senden.

Ein raffinierter kleiner Trick, um die Empfänger dazu zu bringen, Ihre Rückrufnachricht zuerst zu öffnen, besteht darin, Ihre Rückrufnachricht mit „DRINGEND“ zu betiteln. Das soll die Empfänger dazu motivieren, es schnellstmöglich zu öffnen.

Warum der E-Mail-Rückruf nicht immer funktioniert

Leider funktioniert der E-Mail-Rückrufprozess möglicherweise nicht richtig.

In Anbetracht der superschnellen Internetgeschwindigkeiten, die wir derzeit haben, landet eine irrtümlich gesendete E-Mail innerhalb von Sekunden im Posteingang einer Person. Wenn der Empfänger mit geöffnetem E-Mail-Client an seinem Schreibtisch sitzt, wird er ihn wahrscheinlich schneller sehen und öffnen, als Sie sich daran erinnern können.

Und das ist nicht das einzige Problem

Mehrere andere Faktoren können die Dinge komplizieren, darunter:

• Eine geöffnete E-Mail kann nicht zurückgerufen werden. Der Empfänger erhält jedoch Ihre Rückruf-E-Mail und macht ihn darauf aufmerksam, dass Sie nicht beabsichtigt haben, die falsche E-Mail zu senden.
• Der Empfänger kann bestimmte Filter haben, die empfangene E-Mails in andere Ordner als den Posteingangsordner umleiten. Das macht einen Rückruf unmöglich, da er nur funktioniert, wenn sich die E-Mail im Posteingang des Empfängers befindet.
• E-Mails, die an öffentliche Ordner gesendet werden, haben ein höheres Risiko, von allen gesehen zu werden, und eine geringere Chance, zurückgerufen zu werden. Es muss nicht jeder die E-Mail sehen, damit es unmöglich ist, sich daran zu erinnern. Nur ein Empfänger, der es als gelesen markiert, macht es unmöglich, sich daran zu erinnern.
• Diese Outlook-Rückruffunktion funktioniert nicht bei E-Mails, die an andere E-Mail-Clients wie Gmail gesendet werden. Es funktioniert nur für E-Mails, die in Outlook gesendet werden. Aus Sicherheitsgründen möchten Sie daher wahrscheinlich die Kommunikation in Outlook einschränken.
• Problematisch wird die Funktionalität beim Umgang mit unterschiedlichen Outlook-Versionen. Dies ist der Fall, wenn Sie Outlook auf Mobilgeräten mit den Exchange ActiveSync-Einstellungen verwenden. Und es wird noch schlimmer, wenn Ihr Handy offline ist.
• Wenn Ihr PC Leistungsprobleme hat, ist er träge. Ihr Computer reagiert möglicherweise eine Zeit lang nicht, was es schwierig macht, eine E-Mail schnell abzurufen. Daher sollten Sie Ihren PC mit einem nützlichen Tool wie Auslogics BoostSpeed ​​auf Spitzenleistung einstellen.

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Was ist, wenn der E-Mail-Rückruf nicht funktioniert? Gibt es noch etwas, das hilft?

Sie haben sicherlich noch eine Option: Schreiben Sie eine aufrichtige Entschuldigung. Die Menschen auf der anderen Seite werden Ihre missliche Lage eher verstehen und nicht beleidigt sein.

Besser noch, Sie können Vorkehrungen treffen, um ein solches Szenario in Zukunft zu vermeiden.

Die beste Vorsichtsmaßnahme ist, unsere E-Mails vor dem Versenden noch einmal zu überprüfen. Seien Sie nie in Eile, selbst dringende Nachrichten zu senden. Lies sie zwei- oder dreimal durch.

Und wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine noch umfassendere Vorsichtsmaßnahme benötigen, können Sie Ihre E-Mails so einstellen, dass sie beim Senden verzögert werden. Um diese Einstellungen anzuwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Datei.
2. Wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten aus.
3. Wählen Sie Neue Regel.
4. Überspringen Sie die Bedingungen und beginnen Sie mit der leeren Regel. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle E-Mails abdecken.
5. Wählen Sie nun Zustellung um eine Anzahl von Minuten verschieben aus.

Wenn sich Ihre E-Mails um einige Minuten verzögern, haben Sie ausreichend Zeit, den Versand zu überdenken. Und es wird Ihnen wahrscheinlich genug Zeit geben, die von Ihnen gesendeten abzurufen.

Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre E-Mails zurückrufen und was zu tun ist, um die Situation in Zukunft zu vermeiden.