Cum să reamintești e-mailurile în MS Outlook pentru Windows?

A ști cum să îți amintești un e-mail în Microsoft Outlook este vital dacă lucrezi într-un birou. Nu vrei să trimiți niciodată un e-mail plin de greșeli jenante, mai ales seniorilor tăi. Acest lucru te poate face să pari incompetent și chiar să-ți facă managerul să se întrebe de ce te-a angajat.

Nici măcar persoanele în vârstă nu ar dori niciodată să-și strice reputația apăsând neintenționat „Trimite” sau „Răspunde tuturor” la mesajul greșit. A îndura ridicolul și rușinea este ceva prin care nimeni nu vrea să treacă.

Din fericire, mulți clienți de e-mail/servicii de e-mail oferă funcționalitatea de a reaminti e-mailurile. Da, chiar și după ce ați trimis e-mailul.

MS Outlook pentru Windows este un astfel de client de e-mail cu această caracteristică valoroasă. Iată cum puteți folosi funcția pentru a vă salva atât fața, cât și locul de muncă.

Ghid pas cu pas pentru rechemarea e-mailurilor în Outlook

Rechemarea e-mailurilor în Outlook este destul de simplă.

Urmați acești pași și veți vedea cum să reamintiți un e-mail în Outlook :

1. Căutați mesajul pe care doriți să-l amintiți deschizând folderul Elemente trimise. Fiind un e-mail trimis recent, acesta se află în fruntea listei.
2. Faceți dublu clic pe e-mail și se va deschide.
3. Asigurați-vă că vă aflați în fila Mesaj (verificați partea de sus a ferestrei).
4. Acum găsiți meniul drop-down etichetat „Acțiuni”. Veți găsi acest lucru lângă opțiunile de e-mail, „Reguli” și „Mutare” pe bara de activități.
5. Acum, pentru a reaminti mesajul, faceți clic pe Acțiuni. Apoi faceți clic pe Recall This Message.

Rețineți că aceste opțiuni sunt disponibile numai dacă aveți un cont Exchange. În anumite organizații, opțiunile pot fi blocate de administratorii dvs.

Pentru a finaliza operația, procedați urmând acești pași:

1. Veți primi o fereastră de rechemare.
2. Aici veți avea două opțiuni: ștergerea copiilor necitite ale e-mailului dvs. sau înlocuirea acestuia cu un mesaj mai adecvat.
3. Funcționalitatea oferă o opțiune care raportează rechemarea cu succes sau nereușită a e-mailului pentru destinatarii individuali. Selectați preferințele înainte de a face clic pe OK.

Dacă alegerea dvs. a fost să ștergeți mesajul, procesul este finalizat și v-ați salvat cu succes dintr-o situație potențial jenantă.

Dacă alegerea dvs. a fost să înlocuiască mesajul, continuați cu următorii pași:

1. După ce ați selectat opțiunea de înlocuire a mesajului, veți primi un nou ecran pentru a vă compune noul mesaj.
2. Când sunteți gata, selectați „Trimite”, iar procesul de rechemare va începe.

Rețineți că e-mailul dvs. vechi nu dispare doar prin trimiterea mesajului de retragere.

Deci, ce ar trebui făcut pentru ca vechiul mesaj să dispară? Ei bine, destinatarii ar trebui să deschidă mai întâi mesajul de rechemare înainte de a deschide e-mailul pe care nu doriți să-l vadă. Numai atunci e-mailul greșit va dispărea. Asta se întâmplă atunci când îți amintești de e-mailuri trimițând un mesaj de înlocuire.

Un mic truc ingenios pentru a-i determina pe destinatari să deschidă mai întâi mesajul de rechemare este denumirea mesajului de rechemare „URGENT”. Acest lucru ar trebui să motiveze destinatarii să-l deschidă cât mai repede posibil.

De ce rechemarea prin e-mail nu funcționează întotdeauna

Din păcate, este posibil ca procesul de rechemare a e-mailului să nu funcționeze corect.

Având în vedere vitezele super-rapide de internet pe care le avem în prezent, un e-mail trimis din greșeală va ajunge în căsuța de e-mail a cuiva în câteva secunde. Dacă destinatarul stă la birou cu clientul de e-mail deschis, probabil că îl va vedea și îl va deschide mai repede decât vă puteți aminti.

Și asta nu este singura problemă

Mai mulți alți factori pot complica lucrurile, inclusiv:

• Orice e-mail deschis nu poate fi rechemat. Cu toate acestea, destinatarul va primi e-mailul dvs. de rechemare, făcându-l conștient de faptul că nu ați intenționat să trimiteți e-mailul greșit.
• Destinatarul poate avea filtre specifice care redirecționează e-mailurile primite în alte dosare, în afară de folderul Inbox. Acest lucru face reamintirea imposibilă, deoarece funcționează numai dacă e-mailul este în căsuța de e-mail a destinatarului.
• E-mailurile trimise în dosare publice au un risc mai mare de a fi văzute de toată lumea și o șansă mai mică de a fi rechemat. Nu este nevoie ca toată lumea să vadă e-mailul pentru ca acesta să fie imposibil de reamintit. Doar un singur destinatar care îl etichetează ca fiind citit va face imposibil de reamintit.
• Această funcție de rechemare Outlook nu va funcționa pe e-mailurile trimise către alți clienți de e-mail, cum ar fi Gmail. Funcționează numai pentru e-mailurile trimise în Outlook. Prin urmare, probabil că veți dori să restricționați comunicarea în Outlook pentru a fi în siguranță.
• Funcționalitatea va fi problematică atunci când aveți de-a face cu diferite versiuni de Outlook. Acesta este cazul dacă utilizați Outlook pe dispozitive mobile cu setările Exchange ActiveSync. Și devine și mai rău dacă telefonul tău mobil este offline.
• Dacă computerul dvs. are probleme de performanță, va fi lent. Este posibil ca computerul să nu răspundă pentru o perioadă, ceea ce face dificilă reamintirea rapidă a unui e-mail. Prin urmare, ar trebui să vă reglați computerul pentru performanță maximă, folosind un instrument util precum Auslogics BoostSpeed.

Având în vedere aceste provocări, caracteristica valoroasă nu pare atât de benefică până la urmă.

Ce se întâmplă dacă retragerea prin e-mail nu funcționează? Mai este ceva care va ajuta?

Cu siguranță mai aveți o opțiune: scrieți scuze sincere. Oamenii de cealaltă parte au mai multe șanse să vă înțeleagă situația și să nu se supăreze.

Mai bine, puteți lua măsuri de precauție pentru a evita un astfel de scenariu în viitor.

Cea mai bună precauție este să ne verificăm e-mailurile înainte de a le trimite. Nu vă grăbiți niciodată să trimiteți mesaje chiar urgente. Citiți-le de două sau de trei ori.

Și dacă simțiți că aveți nevoie de o măsură de precauție și mai completă, puteți seta e-mailurile să întârzie la trimitere. Pentru a aplica aceste setări, urmați acești pași:

1. Accesați Fișier.
2. Selectați Gestionați regulile și alertele.
3. Alegeți regulă nouă.
4. Omiteți condițiile și începeți de la Regula Blank. Acest lucru vă asigură că acoperiți toate e-mailurile.
5. Acum, selectați Amânați livrarea cu un număr de minute.

Dacă e-mailurile dvs. întârzie cu câteva minute, veți avea suficient timp să vă reconsiderați trimiterea. Și probabil vă va oferi suficient timp pentru a vă aminti pe cele pe care le-ați trimis.

Acum știți cum să vă amintiți e-mailurile și ce să faceți pentru a evita situația în viitor.