如何在 MS Outlook for Windows 中撤回电子邮件？

已发表: 2018-12-14

如果您在办公室工作，了解如何在 Microsoft Outlook 中调用电子邮件至关重要。 你永远不想发送一封充满尴尬错误的电子邮件，尤其是给你的前辈。 这会让你看起来不称职，甚至会让你的经理质疑他或她雇用你的原因。

即使是老年人也绝不会因为无意中在错误信息上点击“发送”或“全部回复”而破坏自己的声誉。 忍受嘲笑和羞辱是没有人愿意经历的。

幸运的是，许多电子邮件客户端/电子邮件服务提供了撤回电子邮件的功能。 是的，即使在您发送了电子邮件之后。

MS Outlook for Windows 就是这样一款具有这一重要功能的电子邮件客户端。 以下是您可以如何使用该功能来挽救您的面子和工作。

在 Outlook 中撤回电子邮件的分步指南

在 Outlook 中调用电子邮件非常简单。

按照以下步骤操作，您将了解如何在 Outlook 中撤回电子邮件：

  1. 通过打开“已发送邮件”文件夹来查找您要撤回的邮件。 作为最近发送的电子邮件，它位于列表的顶部。
  2. 双击电子邮件，它将打开。
  3. 确保您位于“消息”选项卡中（检查窗口顶部）。
  4. 现在找到标有“操作”的下拉菜单。 您会在任务栏上的电子邮件选项“规则”和“移动”旁边找到它。
  5. 现在，要撤回消息，请单击操作。 然后单击召回此消息。

请注意，这些选项仅在您拥有 Exchange 帐户时可用。 在某些组织中，这些选项实际上可能被您的管理员阻止。

要完成操作，请执行以下步骤：

  1. 你会得到一个召回窗口。
  2. 在这里，您将获得两个选项：删除电子邮件的未读副本或将其替换为更合适的消息。
  3. 该功能提供了一个选项，用于报告单个收件人成功或失败的电子邮件撤回。在单击“确定”之前选择您的首选项。

如果您选择删除该消息，则该过程已完成，并且您已成功将自己从可能令人尴尬的情况中解救出来。

如果您选择替换消息，请继续执行以下步骤：

  1. 选择替换消息选项后，您将获得一个新屏幕来撰写新消息。
  2. 准备好后，选择“发送”，然后调用过程将开始。

请记住，您的旧电子邮件不会因为您发送撤回消息而消失。

那么，应该怎么做才能让旧消息消失呢？ 好吧，收件人应该先打开您的召回邮件，然后再打开您不希望他们看到的电子邮件。 只有这样错误的电子邮件才会消失。 当您通过发送替换消息来召回电子邮件时，就会发生这种情况。

让收件人首先打开您的召回消息的一个小技巧是将您的召回消息命名为“紧急”。 这应该会激励收件人尽快打开它。

为什么电子邮件召回并不总是有效

不幸的是，电子邮件撤回过程可能无法正常工作。

考虑到我们目前拥有的超快互联网速度，一封错误发送的电子邮件将在几秒钟内到达某人的收件箱。 如果收件人坐在他的办公桌前打开电子邮件客户端，他可能会比您回忆起来更快地看到并打开它。

这不是唯一的问题

其他几个因素可能会使事情复杂化，包括：

  • 任何打开的电子邮件都无法撤回。 但是，收件人会收到您的召回电子邮件，让他知道您并不打算发送错误的电子邮件。
  • 收件人可能具有特定的过滤器，可将收到的电子邮件重新路由到收件箱文件夹之外的其他文件夹中。 这使得召回不可能，因为它只有在电子邮件在收件人的收件箱中时才有效。
  • 发送到公共文件夹的电子邮件被所有人看到的风险更高，被召回的可能性更低。 它不需要每个人都看到电子邮件，因为它不可能被召回。 仅一位收件人将其标记为已读将无法回忆。
  • 此 Outlook 撤回功能不适用于发送到其他电子邮件客户端（如 Gmail）的电子邮件。 它仅适用于在 Outlook 中发送的电子邮件。 因此，您可能希望限制 Outlook 中的通信以确保安全。
  • 在处理不同版本的 Outlook 时，该功能会出现问题。 如果您在具有 Exchange ActiveSync 设置的移动设备上使用 Outlook，就会出现这种情况。 如果您的手机处于离线状态，情况会变得更糟。
  • 如果您的 PC 有性能问题，它会很慢。 您的计算机可能会在一段时间内无响应，从而难以快速调用电子邮件。 因此，您应该使用像 Auslogics BoostSpeed 这样的有用工具来调整您的 PC 以获得最佳性能。

受到推崇的

使用 Auslogics BoostSpeed 解决 PC 问题

除了清洁和优化您的 PC 之外，BoostSpeed 还可以保护隐私、诊断硬件问题、提供提高速度的技巧并提供 20 多种工具来满足大多数 PC 维护和服务需求。

Auslogics BoostSpeed 是 Auslogics 的产品，获得了 Microsoft 银级应用程序开发人员认证
免费下载

考虑到这些挑战，有价值的功能看起来并不那么有益。

如果电子邮件撤回不起作用怎么办？ 还有什么可以帮助的吗？

你当然还有一个选择：写一封真诚的道歉信。 另一边的人更容易理解你的困境，不会生气。

更好的是，您可以采取预防措施来避免将来发生这种情况。

最好的预防措施是在发送之前仔细检查我们的电子邮件。 永远不要急于发送紧急消息。 读两遍或三遍。

如果您觉得需要更全面的预防措施，您可以将电子邮件设置为延迟发送。 要应用这些设置，请执行以下步骤：

  1. 转到文件。
  2. 选择管理规则和警报。
  3. 选择新规则。
  4. 跳过条件并从空白规则开始。 这可确保您覆盖所有电子邮件。
  5. 现在，选择按分钟数延迟交付。

如果您的电子邮件延迟了几分钟，您将有足够的时间重新考虑发送它们。 它可能会给你足够的时间来回忆你发送的那些。

您现在知道如何召回您的电子邮件以及如何避免将来出现这种情况。