จะเรียกคืนอีเมลใน MS Outlook สำหรับ Windows ได้อย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2018-12-14การรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Microsoft Outlook มีความสำคัญหากคุณทำงานในสำนักงาน คุณคงไม่อยากส่งอีเมลที่เต็มไปด้วยความผิดพลาดที่น่าอับอาย โดยเฉพาะกับรุ่นพี่ นั่นอาจทำให้คุณดูไร้ความสามารถ และทำให้ผู้จัดการของคุณตั้งคำถามว่าทำไมเขาหรือเธอถึงจ้างคุณ
แม้แต่ผู้อาวุโสก็ไม่เคยต้องการทำลายชื่อเสียงของพวกเขาด้วยการกดปุ่ม "ส่ง" หรือ "ตอบทั้งหมด" โดยไม่ได้ตั้งใจบนข้อความที่ไม่ถูกต้อง การอดทนต่อการเยาะเย้ยและความละอายเป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากเจอ
โชคดีที่ไคลเอนต์อีเมล/บริการอีเมลจำนวนมากมีฟังก์ชันในการเรียกคืนอีเมล ใช่ แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลไปแล้วก็ตาม
MS Outlook สำหรับ Windows เป็นหนึ่งในโปรแกรมรับส่งเมลที่มีคุณสมบัติอันมีค่านี้ คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อบันทึกทั้งใบหน้าและงานของคุณได้อย่างไร
คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook
การเรียกคืนอีเมลใน Outlook ค่อนข้างตรงไปตรงมา
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ แล้วคุณจะเห็น วิธีการเรียกคืนอีเมลใน Outlook :
- ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเรียกคืนโดยเปิดโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่ง เนื่องจากเป็นอีเมลที่เพิ่งส่งไปเมื่อเร็วๆ นี้ จึงอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- ดับเบิลคลิกที่อีเมลและจะเปิดขึ้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแท็บข้อความ (ตรวจสอบที่ด้านบนสุดของหน้าต่างของคุณ)
- ตอนนี้ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ 'การดำเนินการ' คุณจะเห็นตัวเลือกนี้ข้างตัวเลือกอีเมล 'กฎ' และ 'ย้าย' บนทาสก์บาร์ของคุณ
- ตอนนี้ ในการเรียกคืนข้อความ ให้คลิกที่ Actions จากนั้นคลิกที่ เรียกคืนข้อความนี้
โปรดทราบว่าตัวเลือกเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณมีบัญชี Exchange ในบางองค์กร ตัวเลือกอาจถูกบล็อกโดยผู้ดูแลระบบของคุณ
ให้ดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คุณจะได้รับหน้าต่างการเรียกคืน
- ที่นี่ คุณจะได้รับสองตัวเลือก: การลบสำเนาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านหรือแทนที่ด้วยข้อความที่เหมาะสมกว่า
- ฟังก์ชันนี้มีตัวเลือกที่จะรายงานการเรียกคืนอีเมลสำหรับผู้รับแต่ละรายสำเร็จหรือล้มเหลว เลือกค่ากำหนดของคุณก่อนที่จะคลิกตกลง
หากการเลือกของคุณคือการลบข้อความ แสดงว่ากระบวนการเสร็จสมบูรณ์ และคุณได้ช่วยตัวเองให้พ้นจากสถานการณ์ที่น่าอับอายได้สำเร็จ
หากการเลือกของคุณคือการแทนที่ข้อความ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- หลังจากเลือกตัวเลือกข้อความแทนที่แล้ว คุณจะได้รับหน้าจอใหม่สำหรับเขียนข้อความใหม่
- เมื่อคุณพร้อม เลือก 'ส่ง' และกระบวนการเรียกคืนจะเริ่มต้นขึ้น
โปรดทราบว่าอีเมลเก่าของคุณไม่ได้หายไปเพียงแค่คุณส่งข้อความเรียกคืนเท่านั้น
แล้วต้องทำอย่างไรให้ข้อความเก่าหายไป? ผู้รับควรเปิดข้อความเรียกคืนของคุณก่อนที่จะเปิดอีเมลที่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาเห็น จากนั้นอีเมลที่ไม่ถูกต้องจะหายไป นั่นคือสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณจำอีเมลได้โดยการส่งข้อความแทนที่
เคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดีในการให้ผู้รับเปิดข้อความการเรียกคืนของคุณก่อนคือตั้งชื่อข้อความเรียกคืนของคุณว่า "ด่วน" สิ่งนี้ควรกระตุ้นให้ผู้รับเปิดโดยเร็วที่สุด
เหตุใดการเรียกคืนอีเมลจึงไม่ได้ผลทุกครั้ง
ขออภัย กระบวนการเรียกคืนอีเมลอาจทำงานไม่ถูกต้อง
เมื่อพิจารณาถึงความเร็วอินเทอร์เน็ตที่เร็วมากที่เรามีในปัจจุบัน อีเมลที่ส่งโดยผิดพลาดจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของใครบางคนภายในไม่กี่วินาที หากผู้รับนั่งที่โต๊ะทำงานโดยเปิดโปรแกรมรับส่งเมลไว้ เขาอาจจะเห็นและเปิดได้เร็วกว่าที่คุณจะจำได้
และนั่นไม่ใช่ปัญหาเดียว
ปัจจัยอื่นๆ อีกหลายประการอาจทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อน รวมถึง:
- ไม่สามารถเรียกคืนอีเมลที่เปิดอยู่ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้รับจะได้รับอีเมลการเรียกคืนของคุณ ทำให้เขารู้ว่าคุณไม่ได้ตั้งใจจะส่งอีเมลผิด
- ผู้รับอาจมีตัวกรองเฉพาะที่เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่ได้รับไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ซึ่งทำให้ไม่สามารถเรียกคืนได้ เนื่องจากใช้งานได้เฉพาะเมื่ออีเมลอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับเท่านั้น
- อีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์สาธารณะมีความเสี่ยงสูงที่ทุกคนจะเห็นและมีโอกาสถูกเรียกคืนน้อยกว่า ไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเห็นอีเมลจึงจะจำไม่ได้ ผู้รับเพียงคนเดียวที่แท็กว่าอ่านแล้วจะทำให้จำไม่ได้
- คุณลักษณะการเรียกคืน Outlook นี้ใช้ไม่ได้กับอีเมลที่ส่งไปยังโปรแกรมรับส่งเมลอื่นๆ เช่น Gmail ใช้งานได้กับอีเมลที่ส่งภายใน Outlook เท่านั้น ดังนั้น คุณอาจต้องการจำกัดการสื่อสารภายใน Outlook ให้ปลอดภัย
- ฟังก์ชันการทำงานจะมีปัญหาเมื่อต้องจัดการกับ Outlook เวอร์ชันต่างๆ กรณีนี้จะเกิดขึ้นหากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ด้วยการตั้งค่า Exchange ActiveSync และจะยิ่งแย่ลงไปอีกหากโทรศัพท์มือถือของคุณออฟไลน์
- หากพีซีของคุณมีปัญหาด้านประสิทธิภาพ แสดงว่าคอมพิวเตอร์นั้นทำงานช้า คอมพิวเตอร์ของคุณอาจไม่ตอบสนองชั่วขณะ ทำให้ยากต่อการเรียกคืนอีเมลอย่างรวดเร็ว ดังนั้น คุณควรปรับแต่งพีซีของคุณเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์ เช่น Auslogics BoostSpeed
แก้ไขปัญหาพีซีด้วย Auslogics BoostSpeed
นอกจากการทำความสะอาดและปรับแต่งพีซีของคุณแล้ว BoostSpeed ยังปกป้องความเป็นส่วนตัว วินิจฉัยปัญหาฮาร์ดแวร์ เสนอเคล็ดลับในการเพิ่มความเร็ว และมอบเครื่องมือมากกว่า 20+ รายการเพื่อครอบคลุมความต้องการการบำรุงรักษาและการบริการของพีซีส่วนใหญ่
เมื่อพิจารณาถึงความท้าทายเหล่านี้ คุณลักษณะที่มีคุณค่าก็ดูไม่ค่อยมีประโยชน์เลย
จะเกิดอะไรขึ้นหากการเรียกคืนอีเมลไม่ทำงาน มีอะไรอีกไหมที่จะช่วยได้?
คุณยังมีทางเลือกอีกทางหนึ่งอย่างแน่นอน: เขียนคำขอโทษอย่างจริงใจ คนในอีกด้านหนึ่งมักจะเข้าใจสถานการณ์ของคุณและจะไม่ขุ่นเคือง
ยังดีกว่าคุณสามารถใช้มาตรการป้องกันเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวในอนาคต
ข้อควรระวังที่ดีที่สุดคือตรวจสอบอีเมลของเราอีกครั้งก่อนส่ง อย่ารีบเร่งที่จะส่งข้อความด่วน อ่านสองสามครั้ง
และถ้าคุณรู้สึกว่าคุณต้องการมาตรการป้องกันที่ครบถ้วนมากกว่านี้ คุณสามารถตั้งค่าอีเมลของคุณให้ล่าช้าในการส่ง หากต้องการใช้การตั้งค่าเหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ไปที่ไฟล์.
- เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน
- เลือกกฎใหม่
- ข้ามเงื่อนไขและเริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะครอบคลุมอีเมลทั้งหมด
- ตอนนี้ เลือก เลื่อนการจัดส่งเป็นจำนวนนาที
หากอีเมลของคุณล่าช้าไปสองสามนาที คุณจะมีเวลาเหลือเฟือในการพิจารณาส่งอีเมลอีกครั้ง และมีแนวโน้มว่าจะทำให้คุณมีเวลามากพอที่จะเรียกคืนสิ่งที่คุณส่งไป
ตอนนี้คุณรู้วิธีจำอีเมลของคุณและต้องทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ในอนาคต