Jak przywołać wiadomości e-mail w MS Outlook dla Windows?

Opublikowany: 2018-12-14

Umiejętność przywołania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook jest niezbędna, jeśli pracujesz w biurze. Nigdy nie chcesz wysyłać e-maili pełnych wstydliwych błędów, zwłaszcza do seniorów. To może sprawić, że będziesz wyglądać na niekompetentnego, a nawet sprawić, że twój menedżer będzie pytał, dlaczego cię zatrudnił.

Nawet seniorzy nigdy nie chcieliby zrujnować swojej reputacji, nieumyślnie naciskając „Wyślij” lub „Odpowiedz wszystkim” w niewłaściwej wiadomości. Znoszenie kpin i wstydu to coś, przez co nikt nigdy nie chce przechodzić.

Na szczęście wiele klientów/usług poczty e-mail zapewnia funkcję przywracania wiadomości e-mail. Tak, nawet po wysłaniu e-maila.

MS Outlook dla Windows jest jednym z takich klientów poczty e-mail z tą cenną funkcją. Oto, jak możesz użyć tej funkcji, aby zapisać zarówno swoją twarz, jak i pracę.

Przewodnik krok po kroku dotyczący przywoływania wiadomości e-mail w programie Outlook

Przywoływanie wiadomości e-mail w programie Outlook jest dość proste.

Wykonaj następujące kroki, a zobaczysz, jak przywrócić wiadomość e-mail w programie Outlook :

  1. Poszukaj wiadomości, którą chcesz przywołać, otwierając folder Elementy wysłane. Jako niedawno wysłana wiadomość e-mail znajduje się na górze listy.
  2. Kliknij dwukrotnie wiadomość e-mail, a otworzy się.
  3. Upewnij się, że jesteś na karcie Wiadomość (sprawdź górną część okna).
  4. Teraz znajdź menu rozwijane oznaczone „Działania”. Znajdziesz to obok opcji e-mail, „Reguły” i „Przenieś” na pasku zadań.
  5. Teraz, aby przywołać wiadomość, kliknij Akcje. Następnie kliknij Odwołaj tę wiadomość.

Pamiętaj, że te opcje są dostępne tylko wtedy, gdy masz konto Exchange. W niektórych organizacjach opcje mogą być faktycznie blokowane przez administratorów.

Aby zakończyć operację, wykonaj następujące kroki:

  1. Dostaniesz okno wycofania.
  2. Tutaj masz dwie możliwości: usunięcie nieprzeczytanych kopii wiadomości e-mail lub zastąpienie jej bardziej odpowiednią wiadomością.
  3. Funkcjonalność udostępnia opcję, która raportuje pomyślne lub nieudane przywołanie wiadomości e-mail dla poszczególnych odbiorców.Wybierz swoje preferencje przed kliknięciem OK.

Jeśli wybrałeś usunięcie wiadomości, proces został zakończony i udało Ci się uchronić przed potencjalnie kłopotliwą sytuacją.

Jeśli wybrałeś zastąpienie wiadomości, wykonaj następujące czynności:

  1. Po wybraniu opcji zastępczej wiadomości pojawi się nowy ekran, na którym można utworzyć nową wiadomość.
  2. Kiedy będziesz gotowy, wybierz „Wyślij”, a rozpocznie się proces przywracania.

Pamiętaj, że stary e-mail nie znika tylko po wysłaniu wiadomości przypominającej.

Co więc należy zrobić, aby stara wiadomość zniknęła? Cóż, odbiorcy powinni najpierw otworzyć wiadomość przypominającą przed otwarciem wiadomości e-mail, której nie chcesz, aby zobaczyli. Tylko wtedy zniknie niewłaściwy e-mail. Tak się dzieje, gdy przypominasz sobie e-maile, wysyłając wiadomość zastępczą.

Sprytną sztuczką, która ma na celu skłonienie odbiorców do otwarcia wiadomości przypominającej, jest zatytułowanie wiadomości przypominającej „PILNE”. Powinno to zmotywować odbiorców do jak najszybszego jej otwarcia.

Dlaczego przywoływanie wiadomości e-mail nie zawsze działa

Niestety proces przywracania wiadomości e-mail może nie działać poprawnie.

Biorąc pod uwagę superszybkie prędkości Internetu, które obecnie mamy, omyłkowo wysłany e-mail trafi do czyjejś skrzynki odbiorczej w ciągu kilku sekund. Jeśli odbiorca siedzi przy swoim biurku z otwartym klientem poczty e-mail, prawdopodobnie zobaczy go i otworzy szybciej, niż możesz go sobie przypomnieć.

I to nie jedyny problem

Kilka innych czynników może skomplikować sprawy, w tym:

  • Żadna otwarta wiadomość e-mail nie może zostać przywołana. Jednak odbiorca otrzyma wiadomość e-mail o wycofaniu, dzięki czemu będzie wiedział, że nie zamierzałeś wysłać niewłaściwego e-maila.
  • Odbiorca może mieć określone filtry, które przekierowują otrzymane wiadomości e-mail do innych folderów poza folderem skrzynki odbiorczej. To uniemożliwia przywołanie, ponieważ działa tylko wtedy, gdy wiadomość e-mail znajduje się w skrzynce odbiorczej odbiorcy.
  • E-maile wysyłane do folderów publicznych mają większe ryzyko, że wszyscy je zobaczą, a mniejsze szanse na przypomnienie. Nie trzeba, aby wszyscy widzieli wiadomość e-mail, aby nie można było jej przypomnieć. Tylko jeden odbiorca oznaczy go jako przeczytany, co uniemożliwi przywołanie.
  • Ta funkcja przywracania programu Outlook nie działa w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych do innych klientów poczty e-mail, takich jak Gmail. Działa tylko w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych w programie Outlook. Dlatego prawdopodobnie zechcesz ograniczyć komunikację w programie Outlook, aby była bezpieczna.
  • Funkcjonalność będzie problematyczna w przypadku różnych wersji Outlooka. Dzieje się tak w przypadku korzystania z programu Outlook na urządzeniach przenośnych z ustawieniami Exchange ActiveSync. A jeszcze gorzej, jeśli Twój telefon komórkowy jest offline.
  • Jeśli Twój komputer ma problemy z wydajnością, będzie powolny. Komputer może przez chwilę nie odpowiadać, co utrudnia szybkie przywołanie wiadomości e-mail. Dlatego powinieneś dostroić swój komputer, aby uzyskać najwyższą wydajność, korzystając z przydatnego narzędzia, takiego jak Auslogics BoostSpeed.

ZALECANA

Rozwiąż problemy z komputerem za pomocą Auslogics BoostSpeed

Oprócz czyszczenia i optymalizacji komputera, BoostSpeed ​​chroni prywatność, diagnozuje problemy ze sprzętem, oferuje wskazówki dotyczące zwiększania szybkości i zapewnia ponad 20 narzędzi do pokrycia większości potrzeb związanych z konserwacją i serwisem komputera.

Auslogics BoostSpeed ​​jest produktem Auslogics, certyfikowanego Microsoft Silver Application Developer
DARMOWE POBIERANIE

Biorąc pod uwagę te wyzwania, ta cenna funkcja nie wygląda tak korzystnie.

Co się stanie, jeśli przywołanie wiadomości e-mail nie zadziała? Czy jest coś jeszcze, co pomoże?

Z pewnością masz jeszcze jedną opcję: napisz szczere przeprosiny. Ludzie po drugiej stronie są bardziej skłonni zrozumieć twoje położenie i nie obrażać się.

Co więcej, możesz podjąć środki ostrożności, aby uniknąć takiego scenariusza w przyszłości.

Najlepszym środkiem ostrożności jest dokładne sprawdzenie naszych e-maili przed ich wysłaniem. Nigdy nie spiesz się z wysyłaniem nawet pilnych wiadomości. Przeczytaj je dwa lub trzy razy.

A jeśli uważasz, że potrzebujesz jeszcze bardziej niezawodnego środka ostrożności, możesz ustawić opóźnienie wysyłania e-maili. Aby zastosować te ustawienia, wykonaj następujące kroki:

  1. Idź do pliku.
  2. Wybierz Zarządzaj regułami i alertami.
  3. Wybierz nową regułę.
  4. Pomiń warunki i zacznij od pustej reguły. Zapewnia to pokrycie wszystkich e-maili.
  5. Teraz wybierz opcję Odrocz dostawę o kilka minut.

Jeśli Twoje e-maile opóźnią się o kilka minut, będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby ponownie rozważyć ich wysłanie. I prawdopodobnie da ci wystarczająco dużo czasu na przywołanie tych, które wysłałeś.

Wiesz już, jak przypomnieć sobie e-maile i co zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji w przyszłości.