Bagaimana cara mengingat email di MS Outlook untuk Windows?

Mengetahui cara mengingat email di Microsoft Outlook sangat penting jika Anda bekerja di kantor. Anda tidak pernah ingin mengirim email yang penuh dengan kesalahan memalukan, terutama kepada senior Anda. Itu bisa membuat Anda terlihat tidak kompeten, dan bahkan membuat manajer Anda mempertanyakan mengapa dia mempekerjakan Anda.

Bahkan para senior tidak akan pernah ingin merusak reputasi mereka dengan secara tidak sengaja menekan "Kirim" atau "Balas semua" pada pesan yang salah. Menahan cemoohan dan rasa malu adalah sesuatu yang tidak pernah ingin dialami oleh siapa pun.

Untungnya, banyak klien email/layanan email menyediakan fungsionalitas untuk memanggil kembali email. Ya, bahkan setelah Anda mengirim email.

MS Outlook untuk Windows adalah salah satu klien email dengan fitur berharga ini. Inilah cara Anda dapat menggunakan fitur untuk menyelamatkan wajah dan pekerjaan Anda.

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Memanggil Email di Outlook

Memanggil email di Outlook cukup mudah.

Ikuti langkah-langkah ini, dan Anda akan melihat cara mengingat email di Outlook :

1. Cari pesan yang ingin Anda ingat dengan membuka folder Item Terkirim. Menjadi email yang baru saja dikirim, itu ada di bagian atas daftar.
2. Klik dua kali pada email, dan itu akan terbuka.
3. Pastikan Anda berada di tab Pesan (periksa bagian atas jendela Anda).
4. Sekarang cari menu tarik-turun berlabel, 'Tindakan.' Anda akan menemukan ini di sebelah opsi email, 'Aturan' dan 'Pindah' ​​di bilah tugas Anda.
5. Sekarang, untuk mengingat pesan, klik Tindakan. Kemudian klik Ingat Pesan Ini.

Perhatikan bahwa opsi ini hanya tersedia jika Anda memiliki akun Exchange. Di organisasi tertentu, opsi tersebut sebenarnya dapat diblokir oleh administrator Anda.

Untuk menyelesaikan operasi, lanjutkan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Anda akan mendapatkan jendela penarikan.
2. Di sini, Anda akan mendapatkan dua opsi: menghapus salinan email yang belum dibaca atau menggantinya dengan pesan yang lebih sesuai.
3. Fungsionalitas menyediakan opsi yang melaporkan keberhasilan atau kegagalan penarikan email untuk masing-masing penerima. Pilih preferensi Anda sebelum mengklik OK.

Jika pilihan Anda adalah menghapus pesan, prosesnya selesai, dan Anda telah berhasil menyelamatkan diri dari situasi yang berpotensi memalukan.

Jika pilihan Anda adalah mengganti pesan, lanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

1. Setelah memilih opsi pesan pengganti, Anda akan mendapatkan layar baru untuk menulis pesan baru.
2. Saat Anda siap, pilih 'Kirim,' dan proses penarikan akan dimulai.

Ingatlah bahwa email lama Anda tidak hilang hanya dengan Anda mengirim pesan penarikan.

Jadi, apa yang harus dilakukan untuk menghilangkan pesan lama? Nah, penerima harus membuka pesan penarikan Anda terlebih dahulu sebelum membuka email yang tidak ingin mereka lihat. Hanya dengan begitu email yang salah akan hilang. Itulah yang terjadi ketika Anda mengingat email dengan mengirimkan pesan pengganti.

Trik kecil yang bagus untuk membuat penerima membuka pesan penarikan Anda terlebih dahulu adalah memberi judul pesan penarikan Anda “URGENT.” Ini harus memotivasi penerima untuk membukanya secepat mungkin.

Mengapa Penarikan Email Tidak Selalu Berfungsi

Sayangnya, proses penarikan email mungkin tidak bekerja dengan benar.

Mengingat kecepatan Internet super cepat yang kita miliki saat ini, email yang dikirim karena kesalahan akan mendarat di kotak masuk seseorang dalam hitungan detik. Jika penerima sedang duduk di mejanya dengan klien email terbuka, kemungkinan besar dia akan melihat dan membukanya lebih cepat daripada yang dapat Anda ingat.

Dan itu bukan satu-satunya masalah

Beberapa faktor lain dapat memperumit hal-hal, termasuk:

• Setiap email yang dibuka tidak dapat dipanggil kembali. Namun, penerima akan menerima email penarikan Anda, membuatnya sadar bahwa Anda tidak bermaksud mengirim email yang salah.
• Penerima mungkin memiliki filter khusus yang merutekan ulang email yang diterima ke folder lain selain folder kotak masuk. Itu membuat penarikan tidak mungkin karena hanya berfungsi jika email ada di kotak masuk penerima.
• Email yang dikirim ke folder publik memiliki risiko lebih tinggi untuk dilihat oleh semua orang dan peluang untuk dipanggil kembali lebih rendah. Tidak perlu semua orang untuk melihat email agar tidak mungkin untuk diingat. Hanya satu penerima yang menandainya sebagai telah dibaca akan membuatnya mustahil untuk diingat.
• Fitur penarikan Outlook ini tidak akan berfungsi pada email yang dikirim ke klien email lain, seperti Gmail. Ini hanya berfungsi untuk email yang dikirim dalam Outlook. Oleh karena itu, Anda mungkin ingin membatasi komunikasi dalam Outlook agar aman.
• Fungsionalitas akan bermasalah ketika berhadapan dengan versi Outlook yang berbeda. Ini terjadi jika Anda menggunakan Outlook di perangkat seluler dengan pengaturan Exchange ActiveSync. Dan lebih parah lagi jika ponsel Anda sedang offline.
• Jika PC Anda memiliki masalah kinerja, itu akan menjadi lamban. Komputer Anda mungkin tidak merespons untuk sementara waktu, sehingga sulit untuk mengingat email dengan cepat. Oleh karena itu, Anda harus menyetel PC Anda untuk kinerja puncak, menggunakan alat yang berguna seperti Auslogics BoostSpeed.

DIREKOMENDASIKAN

Atasi Masalah PC dengan Auslogics BoostSpeed

Selain membersihkan dan mengoptimalkan PC Anda, BoostSpeed ​​melindungi privasi, mendiagnosis masalah perangkat keras, menawarkan kiat untuk meningkatkan kecepatan, dan menyediakan 20+ alat untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan pemeliharaan dan layanan PC.

Auslogics BoostSpeed ​​adalah produk dari Auslogics, Pengembang Aplikasi Microsoft Silver bersertifikat

DOWNLOAD GRATIS

Bagaimana jika penarikan email tidak berhasil? Apakah ada hal lain yang akan membantu?

Anda tentu memiliki satu pilihan lagi: tulis permintaan maaf yang tulus. Orang-orang di sisi lain lebih mungkin untuk memahami kesulitan Anda dan tidak tersinggung.

Lebih baik lagi, Anda dapat mengambil tindakan pencegahan untuk menghindari skenario seperti itu di masa depan.

Tindakan pencegahan terbaik adalah memeriksa ulang email kami sebelum mengirimnya. Jangan pernah terburu-buru untuk mengirim pesan bahkan yang mendesak. Bacalah dua atau tiga kali.

Dan jika Anda merasa membutuhkan tindakan pencegahan yang lebih lengkap, Anda dapat mengatur email Anda untuk ditunda saat mengirim. Untuk menerapkan pengaturan ini, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka File.
2. Pilih Kelola Aturan dan Peringatan.
3. Pilih Aturan Baru.
4. Lewati ketentuan dan mulai dari Aturan Kosong. Ini memastikan Anda mencakup semua email.
5. Sekarang, pilih Tunda Pengiriman dengan Jumlah Menit.

Jika email Anda tertunda beberapa menit, Anda akan memiliki cukup waktu untuk mempertimbangkan kembali pengirimannya. Dan itu kemungkinan akan memberi Anda cukup waktu untuk mengingat yang Anda kirim.

Anda sekarang tahu cara mengingat email Anda dan apa yang harus dilakukan untuk menghindari situasi di masa depan.