Come richiamare le email in MS Outlook per Windows?

Sapere come richiamare un'e-mail in Microsoft Outlook è fondamentale se lavori in un ufficio. Non vorrai mai inviare un'e-mail piena di errori imbarazzanti, specialmente ai tuoi anziani. Questo può farti sembrare incompetente e persino far chiedere al tuo manager perché ti ha assunto.

Anche gli anziani non vorrebbero mai rovinare la loro reputazione premendo involontariamente "Invia" o "Rispondi a tutti" sul messaggio sbagliato. Sopportare il ridicolo e la vergogna è qualcosa che nessuno vuole mai affrontare.

Fortunatamente, molti client di posta/servizi di posta elettronica forniscono la funzionalità per richiamare le email. Sì, anche dopo aver inviato l'e-mail.

MS Outlook per Windows è uno di questi client di posta elettronica con questa preziosa funzionalità. Ecco come puoi utilizzare la funzione per salvare sia la tua faccia che il lavoro.

Guida passo passo per richiamare le e-mail in Outlook

Richiamare le e-mail in Outlook è piuttosto semplice.

Segui questi passaggi e vedrai come richiamare un'e-mail in Outlook :

1. Cerca il messaggio che vuoi richiamare aprendo la cartella Posta inviata. Essendo un'e-mail inviata di recente, è in cima alla lista.
2. Fare doppio clic sull'e-mail e si aprirà.
3. Assicurati di essere nella scheda Messaggio (controlla la parte superiore della finestra).
4. Ora individua il menu a discesa con l'etichetta "Azioni". Lo troverai accanto alle opzioni e-mail, "Regole" e "Sposta" sulla barra delle applicazioni.
5. Ora, per richiamare il messaggio, clicca su Azioni. Quindi fare clic su Richiama questo messaggio.

Tieni presente che queste opzioni sono disponibili solo se hai un account Exchange. In alcune organizzazioni, le opzioni potrebbero essere effettivamente bloccate dagli amministratori.

Per completare l'operazione, procedi nel seguente modo:

1. Avrai una finestra di richiamo.
2. Qui avrai due opzioni: eliminare le copie non lette della tua email o sostituirla con un messaggio più appropriato.
3. La funzionalità fornisce un'opzione che segnala il richiamo riuscito o fallito dell'e-mail per i singoli destinatari.Seleziona le tue preferenze prima di fare clic su OK.

Se la tua scelta consisteva nell'eliminare il messaggio, il processo è completo e ti sei salvato con successo da una situazione potenzialmente imbarazzante.

Se la tua scelta prevedeva di sostituire il messaggio, procedi come segue:

1. Dopo aver selezionato l'opzione del messaggio sostitutivo, otterrai una nuova schermata per comporre il tuo nuovo messaggio.
2. Quando sei pronto, seleziona "Invia" e il processo di richiamo inizierà.

Tieni presente che la tua vecchia email non scompare semplicemente inviando il messaggio di richiamo.

Quindi, cosa si dovrebbe fare per far scomparire il vecchio messaggio? Bene, i destinatari dovrebbero aprire il tuo messaggio di richiamo prima di aprire l'e-mail che non vuoi che vedano. Solo allora l'e-mail sbagliata scomparirà. Ecco cosa succede quando richiami le email inviando un messaggio sostitutivo.

Un piccolo trucco ingegnoso per convincere i destinatari ad aprire prima il tuo messaggio di richiamo è intitolare il tuo messaggio di richiamo "URGENTE". Questo dovrebbe motivare i destinatari ad aprirlo il più rapidamente possibile.

Perché il richiamo dell'e-mail non funziona sempre

Sfortunatamente, il processo di richiamo dell'e-mail potrebbe non funzionare correttamente.

Considerando le velocità Internet super veloci che abbiamo attualmente, un'e-mail inviata per errore arriverà nella casella di posta di qualcuno in pochi secondi. Se il destinatario è seduto alla sua scrivania con il client di posta aperto, probabilmente lo vedrà e lo aprirà più velocemente di quanto tu possa ricordarlo.

E questo non è l'unico problema

Diversi altri fattori possono complicare le cose, tra cui:

• Qualsiasi email aperta non può essere richiamata. Tuttavia, il destinatario riceverà la tua e-mail di richiamo, informandolo che non intendevi inviare l'e-mail sbagliata.
• Il destinatario potrebbe disporre di filtri specifici che reindirizzano le e-mail ricevute in altre cartelle oltre alla cartella della posta in arrivo. Ciò rende impossibile il richiamo poiché funziona solo se l'e-mail è nella posta in arrivo del destinatario.
• Le email inviate alle cartelle pubbliche hanno un rischio maggiore di essere viste da tutti e una minore possibilità di essere richiamate. Non è necessario che tutti vedano l'e-mail perché sia ​​impossibile da ricordare. Un solo destinatario che lo tagga come letto renderà impossibile il richiamo.
• Questa funzione di richiamo di Outlook non funzionerà sulle e-mail inviate ad altri client di posta elettronica, come Gmail. Funziona solo per le e-mail inviate all'interno di Outlook. Pertanto, probabilmente vorrai limitare la comunicazione all'interno di Outlook per sicurezza.
• La funzionalità sarà problematica quando si tratta di versioni diverse di Outlook. Questo è il caso se utilizzi Outlook su dispositivi mobili con le impostazioni di Exchange ActiveSync. E peggiora ancora se il tuo cellulare è offline.
• Se il tuo PC ha problemi di prestazioni, sarà lento. Il tuo computer potrebbe non rispondere per un po', rendendo difficile il richiamo rapido di un'e-mail. Quindi, dovresti mettere a punto il tuo PC per le massime prestazioni, utilizzando uno strumento utile come Auslogics BoostSpeed.

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Cosa succede se il richiamo dell'e-mail non funziona? C'è qualcos'altro che può aiutare?

Hai sicuramente un'altra opzione rimasta: scrivi delle scuse sincere. È più probabile che le persone dall'altra parte capiscano la tua situazione e non si offendano.

Meglio ancora, puoi prendere misure precauzionali per evitare uno scenario del genere in futuro.

La migliore precauzione è ricontrollare le nostre e-mail prima di inviarle. Non avere mai fretta di inviare messaggi anche urgenti. Leggili due o tre volte.

E se ritieni di aver bisogno di una misura precauzionale ancora più completa, puoi impostare le tue e-mail in modo che ritardino l'invio. Per applicare queste impostazioni, attenersi alla seguente procedura:

1. Vai al file.
2. Seleziona Gestisci regole e avvisi.
3. Scegli Nuova regola.
4. Salta le condizioni e inizia dalla regola vuota. Questo ti assicura di coprire tutte le email.
5. Ora seleziona Rinvia la consegna di un numero di minuti.

Se le tue e-mail ritardano di qualche minuto, avrai tutto il tempo per riconsiderare l'invio. E probabilmente ti darà abbastanza tempo per ricordare quelli che hai inviato.

Ora sai come richiamare le tue email e cosa fare per evitare la situazione in futuro.