Jak zwiększyć przyjęcie funkcji dzięki dokumentacji technicznej

Nowe funkcje utrzymują innowacje oprogramowania przy życiu, ale zbyt często są niedostatecznie wykorzystane. Nawet najbardziej starannie zaprojektowane i obowiązujące aktualizacje mogą spaść płasko, jeśli użytkownicy nie są ich świadomi lub nie rozumieją, jak ich używać w przepływie pracy. Niestety odkrycie funkcji nie prowadzi automatycznie do przyjęcia produktu.

Tradycyjnie zespoły ds. Marketingu produktów i wsparcia zajmują się adopcją prowadzenia pojazdu, korzystając z ogłoszeń o funkcji produktu, mediów społecznościowych i powiadomień e-mailowych. Chociaż te punkty kontaktowe są niezwykle ważne, są tylko jedną częścią układanki.

Zespoły dokumentacji, szczególnie w środowiskach SaaS, mają wpływ na to, czy funkcja jest w pełni przyjęta, czy ignorowana przez użytkowników. Skuteczna dokumentacja techniczna nie tylko wyjaśnia, jak działa funkcja. Użytkownicy muszą z pewnością zaangażować się w funkcjonalność, zastosować ją znacząco i czerpać z niej wartość, aby aktywacja była prawdziwa.

Efekty te są kluczem do poprawy wdrażania, zwiększenia retencji i budowania długoterminowego zaangażowania.

Dlaczego dokumentacja jest kluczem do przyjęcia funkcji

Sposób udokumentowania funkcji często określa, czy użytkownicy próbują jej w pierwszej kolejności. Wydanie funkcji może być spotkane z wyskakującym, komunikatem w aplikacji lub baneru, co wywołuje ciekawość. Ciekawość następnie zamienia się w działanie, jeśli użytkownicy czują się pewni, że mogą korzystać z tej funkcji bez zamieszania i ryzyka. To jest trudna część.

Wyraźna dokumentacja usuwa bariery, wyjaśniając nie tylko, czym jest funkcja, ale jak pasuje do przepływu pracy. Zwłaszcza dla nowych użytkowników lub osób badających nieznane funkcje, przemyślane przewodniki i podpowiedzi w produkcji pomagają przekształcić złożone pojęcia w nowe strawne funkcje, które użytkownicy chcą wypróbować.

Dodatkowo, wideo na pokładzie dodaje dodatkowego zwiększenia dokumentacji. Zapewnia dla użytkowników środowisko o niskim stresie, aby odkryć funkcje we własnym tempie. Gdy użytkownicy są wyraźnie prowadzeni w nowym procesie, skraca czas do wartości i poprawia ogólną wrażenia użytkownika.

Jasne instrukcje zmniejszają tarcie

Zamieszanie jest wrogiem aktywacji. Jeśli dokumentacja jest niejasna, przestarzała lub wypełniona zbyt technicznym żargonem, użytkownicy rzadziej angażują się w tę funkcję, nawet jeśli może dramatycznie poprawić ich przepływ pracy. Złożoność powoduje wyobcowanie.

Zwięzie, krok po kroku instrukcje obniżają postrzegany wysiłek wymagany do wypróbowania czegoś nowego. Zmniejszają również ryzyko błędu użytkownika, który jest głównym blokerem w adopcji SaaS. Jasny instruktaż dla konkretnej funkcji pomaga użytkownikom poczuć kontrolę nad ich uczeniem się i zachęca ich do eksperymentowania z nieznanymi funkcjami.

Skuteczna dokumentacja produktu odpowiada na prawdziwe pytania:

• „Co robi ta funkcja?”
  „Dlaczego mam to przejmować?”
• „Jak mogę go bezpiecznie korzystać z moim obecnym przepływem pracy?”

Szkolenie pierwszego sposobu myślenia przyspiesza adopcję

Dokumentacja powinna zrobić więcej niż wyjaśnić: powinna się trenować.

Kiedy przechodzisz od opisania procesu do faktycznego prowadzenia użytkowników poprzez zadania i idealne wyniki, pomagasz im zastosować tę funkcję w rzeczywistych kontekstach, z którymi mogą się odnosić. Ten pierwszy trening jest kluczowy, aby pomóc włączaniu treści. Zamiast pasywnego, znudzonego czytania użytkownicy angażują się w aktywne uczenie się z prawdziwymi wynikami.

Skoncentruj się na przepływach pracy i przypadkach użycia, a nie wyjaśnienia interfejsu użytkownika. Pomaga to zintegrować funkcje z codzienną pracą użytkownika i przyspiesza wdrażanie i przyjęcie użytkowników, szczególnie wśród użytkowników, którzy wahają się eksperymentować.

Suplementy wideo poprawiają zrozumienie

Dokumentacja tylko tekst, choć konieczna, nie zawsze maluje pełny obraz. Obfite funkcje lub złożone funkcje wymagają dodatkowego kopa, które może zapewnić tylko wideo.

Dodanie krótkich filmów lub GIF-ów związanych z zadaniami pozwala użytkownikom zobaczyć funkcję w akcji, a nie wyobrażać sobie ją. Użytkownicy nie muszą interpretować tekstu, ponieważ produkt końcowy jest tuż przed nimi.

Suplementy wizualne zmniejszają błędną interpretację i budują zaufanie do produktu. Kiedy użytkownicy widzą dokładnie, jak działa funkcja w kontekście w czasie rzeczywistym, który znają, są bardziej skłonni do wypróbowania. Ponadto popełnią po drodze mniej błędów.

Tworzenie krótkich filmów nie musi być czasochłonne ani skomplikowane. Użyj rejestratora ekranu i edytora, takiego jak Camtasia, aby tworzyć i wypolerować swoje filmy w jednym miejscu. Wielokrotny rejestrator ekranu przechwytuje ekran, aparat, audio i kursor na różnych utworach, co oznacza, że ​​możesz edytować każdą ścieżkę indywidualnie. Ułatwia to aktualizację treści w przyszłości lub w miarę pojawienia się pytań.

Nagraj swój ekran już teraz

Dzięki aplikacji internetowej Camtasia możesz nagrać ekran w zaledwie kilku kliknięciach - bez pobrania, bez konfiguracji, po prostu zacznij przechwytywać.

Zacznij nagrywać

Dostępne treści buduje zaufanie

Jeśli użytkownicy nie mogą znaleźć ani zrozumieć dokumentacji, gdy jej potrzebują, nie będą przyjąć tej funkcji. Dostępne treści, zarówno w formie, jak i języku, sprawia, że ​​użytkownicy czują się widziani i wspierani podczas podróży do nauki.

Zamknięte podpisy, tekst dynamiczny i transkrypty są szczególnie ważne w filmach. Zapewniają, że użytkownicy, którzy nie mogą lub nie chcą korzystać z dźwięku, nadal są w stanie śledzić. Dostępność oznacza również posiadanie dokumentacji, która można łatwo przeszukiwać dzięki intuicyjnej segmentacji i czystej nawigacji.

Celem jest spotkanie z użytkownikami tam, gdzie są i stamtąd, a nie sprawić, by użytkownik pracował, aby dostać się do poziomu dokumentacji. Wytyczne w aplikacji, modery kontekstowe i dobrze umieszczone listy kontrolne mogą pomóc w tym procesie. Umożliwiaj użytkownikom eksplorację nowych funkcji bez obawy o błędy i obserwowanie, jak zaangażowanie użytkowników i długoterminowe retencja wzrosną.

Wczesna edukacja skraca czas do wartości

Nie czekaj, aż użytkownicy zadadzą pytania przed zaoferowaniem pomocy.

Zamiast tego dokumentacja powinna proaktywnie wprowadzać i kontekstualizować nowe funkcje. W momencie wydania nowej funkcji dokumentacja powinna być już na żywo, zintegrowana i wykrywacza dla użytkowników w aplikacji i na Twojej stronie internetowej.

Umieść treść pomocy tam, gdzie jest to najbardziej istotne. Pokazanie zawodowe, interaktywne instrukcje, wbudowane filmy i inne upewniają się, że użytkownicy otrzymują odpowiednie wskazówki w czasie rzeczywistym. To zminimalizuje frustrację, przyspieszy aktywację i ogólnie poprawi lejek przyjęcia funkcji.

Wspólne błędy dokumentacji, które powolne przyjęcie są

Nie cała dokumentacja pomaga. W niektórych przypadkach tradycyjna praktyka nieumyślnie powoduje tarcie. Przeglądajmy najczęstsze blokery, które zaszkodzą przyjęciu produktu.

Przeciążanie użytkowników za pomocą technicznego żargonu

Chociaż dokładność jest ważna, dokumentacja nigdy nie powinna priorytetowo traktować języka technicznego nad jasnością. To przegrywa użytkowników.

Proste sformułowanie oparte na korzyściach sprawia, że ​​użytkownicy czują się swobodnie i zachęca do eksploracji. Zamiast szczegółowo opisywać interfejsy API lub procesy zaplecza, skup się na tym, co robi funkcja dla użytkownika i jak rozwiązuje ich punkty bólu. Dokumentacja powinna pomóc złagodzić ich zamieszanie, a nie dodawać więcej.

Burowanie nowych funkcji głęboko w dużych instrukcjach

Jeśli użytkownicy muszą polować przez gęste pliki PDF lub ogromne bazy wiedzy, aby znaleźć nowe informacje o funkcji, już je straciłeś.

Ogłoszenia funkcji powinny być bardzo łatwe do znalezienia, wyraźnie oznaczone i powiązane z wielu miejsc, aby użytkownicy mieli wiele możliwości znalezienia informacji. Priorytetyzuj widoczność i utwórz dedykowaną sekcję na swojej stronie internetowej lub w aplikacji dla nowych wydań lub niedawno zaktualizowanych funkcji.

Brak wizualnych wskazówek

Bądźmy szczerzy, większość ludzi nie chce czytać samego tekstu, a twoja dokumentacja nie jest wyjątkiem. Sam tekst może mylić lub wprowadzać w błąd użytkowników, szczególnie w przypadku funkcji obejmujących zmiany interfejsu użytkownika lub wrażliwe na krok.

Dodaj pomoce wizualne z zrzutami ekranu, przewodnictwami samouczków wideo lub interaktywnymi szablonami. Snagit's Capture jest idealnym rozwiązaniem do tego. Tworzy przewodnik krok po kroku ze szczegółowymi zrzutami ekranu i opisami tekstu bez pracy. Musisz po prostu kliknąć swój proces, a Snagit robi zrzut ekranu za każdym razem, gdy klikniesz i kompilujesz to wszystko w edytowalnym dokumencie.

Adnotuj i edytuj zrzuty ekranu z Snagit

Profesjonalne narzędzia do znaczników i potężne funkcje ułatwiają tworzenie przydatnych obrazów.

Spróbuj za darmo

Pomoce wizualne przyspieszają zrozumienie, poprawia użyteczność i zapewnia płynne procesy wdrażania.

Najlepsze praktyki w zakresie adopcji funkcji prowadzenia poprzez dokumentację

Po wykonaniu poprawnie dokumentacja stymuluje wzrost. Istnieją konkretne sposoby, które sprawiają, że Twoja treść staje się kluczową częścią strategii przyjęcia funkcji.

Utwórz krótkie przewodniki oparte na zadaniach

Dokumentacja długofalowa ma swoje miejsce, ale zwięzłość wygrywa w przyjęciu produktu. Skoncentruj swoją pomoc w zakresie konkretnych, rzeczywistych zadań lub wyników.

Przewodniki to do natychmiastowego zastosowania nowych funkcji, ponieważ zobaczą dokładnie, jak korzystać z tej funkcji do zamierzonego przepływu pracy. Obejmuj tyle przypadków użycia, ile mają zastosowanie (w granicach rozsądku), aby wszyscy mogli go zobaczyć.

Zintegruj wizualizacje i obserwacje wideo

Do wyboru nie brakuje pomocy wizualnych. Zrzuty ekranu z adnotacjami, animowane gify, krótkie filmy, klikalne instrukcje itp. Możliwości są nieograniczone.

Elementy interaktywne, takie jak quizy wbudowane, podpowiedzi lub klikalne instrukcje, również zwiększają zaangażowanie użytkowników i pomagają personalizować wrażenia wdrażania dla każdego użytkownika. Przynoszą ci korzyści, ponieważ dostarczają również cennych danych analizy produktów, które pomagają śledzić wskaźniki adopcyjne i iterować zmiany w oparciu o zachowanie rzeczywistego użytkownika.

Podświetl korzyści z funkcji, a nie tylko how-tos

Nie wyjaśnij tylko, jak działa funkcja, wyjaśnij, dlaczego ma to znaczenie. Dlaczego użytkownik miałby poświęcić czas?

Ustaw każdą funkcję wokół celów użytkownika. Wspólne cele obejmują następujące:

• Zaoszczędź czas
• Zmniejsz błędy
• Zautomatyzuj zadanie

Pokaż wartość z góry i zachęcaj aktywnych użytkowników do wypróbowania nowych funkcji i zwiększenia ogólnego wskaźnika przyjęcia funkcji. Możesz obliczyć szybkość przyjęcia funkcji, dzieląc liczbę aktywnych użytkowników funkcji przez całkowitą liczbę loginów lub aktywnych użytkowników podczas tego samego czasu trwania i pomnożając ją przez 100.

Jak TechSmith pomaga zespołom skalować lepszą dokumentację i przyjęcie funkcji

Dzięki odpowiednim narzędziom każdy może tworzyć bogatą, interaktywną dokumentację. Żaden pełnoprawny zespół produkcyjny.

TechSmith oferuje kilka produktów zbudowanych dokładnie do tego zadania.

Snagit to idealne rozwiązanie do dokumentacji tekstowej, która wymaga wizualnego kopnięcia. Uchwycić zrzuty ekranu, nagrywanie gifów, do krótkiego ekranu, idealne do samouczków krok po kroku i dokumentacji wizualnej określonych funkcji.

• STEP Capture tworzy sekwencyjne przewodniki krok po kroku, a wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć swój proces. Snagit uchwyci każde kliknięcie i wstaw go do edytowalnego szablonu, który możesz polerować w ciągu kilku minut.
• Adnotacje, takie jak strzałki, obok siebie i narzędzie krokowe, świetnie nadają się do dodania kontekstu i jasności do zrzutów ekranu. Pomagają one użytkownikom uzyskać jak najwięcej informacji z każdej tworzonej dokumentacji.
• Smart Redact Automatycznie i czysto rozmywa wszelkie poufne informacje, jakie może pokazać dokumentacja. W ten sposób nie musisz się martwić o przypadkowe wysłanie e -maili, liczb lub innych PII na zrzutach ekranu.

Nagraj swój ekran za pomocą snagit

Snagit ułatwia udostępnianie szybkich aktualizacji i poradników, przechwytując dokładnie to, co dzieje się na ekranie.

Zdobądź snagit

Camtasia idzie o krok dalej z rejestratorem i edytorem wideo z ekranem. Filmy są niezbędne do jasnej i zrozumiałej dokumentacji, której użytkownicy będą chcieli użyć.

• Wielokrotny rejestrator dzieli nagrywania ekranu, mikrofonu, kamery i kursorów na indywidualnie edytowalne utwory. Pozwala to na szybkie, ukierunkowane edycje bez rozpoczęcia od zera, co jest szczególnie przydatne przy aktualizacji dokumentacji po interaktywnych zmianach interfejsu użytkownika.
• Szablony marki i układy wielokrotnego użytku utrzymują spójny wygląd w całej organizacji. Spójność w twoich filmach jest ważna, aby stworzyć spójny wygląd użytkownicy będą mogli lepiej nawigować z każdym filmem.
• Edyty kursorów zwiększają zrozumienie, dzięki czemu kursor jest łatwy do naśladowania podczas samouczka. Kliknij Animacje, wyświetlenia kursorów i wygładzanie kursorów ułatwiają użytkownikom śledzenie bez zgady, gdzie kliknąłeś i gdzie się udać.

Najłatwiejszy sposób na edytowanie filmów

Przestań marnować czas i odkryj, w jaki sposób redaktor Camtasia sprawia, że ​​tworzenie niesamowitych filmów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Bezpłatne pobieranie

Screencast to wiśnia na górze. Udostępnij, zorganizuj i aktualizuj swoją treść w jednym miejscu. Korzystając z ScreenCast, zawsze możesz zachować świeżość, scentralizowane i dostosowane do aktualizacji produktu.

• Użytkownicy mogą oglądać filmy i dodawać po drodze komentarze w czasie, jeśli potrzebują dalszych wyjaśnień, na które zespół produktu może odpowiedzieć w czasie rzeczywistym. Aby uzyskać szerszy udział, tę funkcjonalność można dezaktywować.
• Kolekcje przechowują filmy w odpowiednich folderach, aby użytkownicy mogli łatwo i szybko znaleźć potrzebną treści.

Wszystko, te narzędzia wzmacniają zespoły produktów, twórców dokumentacji i menedżerów do tworzenia dopracowanych, skalowalnych zasobów. Obiecujemy, że nie wymaga wcześniejszych wrażeń z produkcji wideo! Obsługują bardziej dynamiczne wrażenia w branży wdrażania mediów, które napędzają adopcję funkcji i zwiększają retencję przy niewielkiej pracy ze strony twojego i twojego zespołu.

Jaśniejsza dokumentacja prowadzi do szybszego przyjęcia funkcji

Dokumentacja techniczna nie jest już tylko aktywem wsparcia. Ma to kluczowe znaczenie dla retencji, aktywacji i długoterminowego sukcesu użytkownika.

Gdy treść pomocy jest łatwa do znalezienia, łatwa do naśladowania i bogata w pomoce wizualne, buduje pewność użytkownika i skraca czas, który inwestuje w naukę nowych funkcji.

Skuteczne ślady dokumentacji zawierają przyjęcie, zmniejszają odejście i wzmacnia związek między zespołami produktów a bazą użytkowników. Twój zespół jest dumny z pracy, którą włożyli w stworzenie nowej funkcji, więc zróbmy wszystko, pokazując użytkownikom, w jaki sposób ta funkcja może pomóc im odnieść sukces.

Przeglądaj pełny pakiet narzędzi dokumentacji TechSmith. Dzięki przechwytywaniu ekranu Snagit i filmom instruktażowym Camtasii na pewno stworzysz bazę wiedzy, o której użytkownicy będą chcieli się odnosić.

Szukasz profesjonalnego oprogramowania do nagrywania ekranu?

Od prostych przechwytywania ekranu po wypolerowaną edycję wideo, Techsmith ma wszystko, czego potrzebujesz, aby tworzyć zawodową zawartość.

Dowiedz się więcej