技術文書を使用して機能の採用を増やす方法

新機能はソフトウェアの革新を生かし続けますが、あまりにも頻繁に使用されません。ユーザーがそれらを認識していない場合、またはワークフローで使用する方法を理解していない場合、最も思慮深く適用可能な更新でさえ、フラットになる可能性があります。残念ながら、機能ディスカバリーは自動的に製品の採用につながりません。

伝統的に、製品マーケティングおよびサポートチームは、養子縁組の運転を主導し、製品内機能の発表、ソーシャルメディア、電子メール通知を使用しています。これらのタッチポイントは非常に重要ですが、パズルの一部にすぎません。

ドキュメントチームは、特にSaaS環境では、機能が完全に採用されているか無視されているかに影響を与えるために位置付けられています。効果的な技術文書は、機能がどのように機能するかを説明するだけではありません。ユーザーは、自信を持って機能に関与し、それを有意義に適用し、アクティブ化が本当に起こるためにそれから価値を導き出す必要があります。

これらの効果は、オンボーディングの改善、保持の増加、長期的な関与の構築の鍵です。

ドキュメントが採用を特徴とする鍵である理由

機能が文書化される方法は、多くの場合、ユーザーがそもそもそれを試しているかどうかを決定します。機能リリースは、ポップアップ、アプリ内のメッセージ、またはバナーで満たされる場合があります。これにより、好奇心が促されます。ユーザーが混乱やリスクなしに機能を使用できると確信している場合、好奇心が行動に変わります。それはトリッキーな部分です。

クリアドキュメントは、機能が何であるかだけでなく、ワークフローにどのように適合するかを説明することで障壁を削除します。特に、新しいユーザーや馴染みのない機能を探求するユーザーにとって、思慮深いガイドと製品内のツールチップは、複雑な概念をユーザーが試してみたい消化可能な新機能に変えるのに役立ちます。

さらに、ビデオオンボーディングはドキュメントに追加のブーストを追加します。それは、ユーザーが自分のペースで機能を発見するための自己ペースの低いストレス環境を提供します。ユーザーが新しいプロセスを通じて明確にガイドされると、価値から価値を削減し、ユーザーエクスペリエンス全体を改善します。

明確な指示は摩擦を減らします

混乱は活性化の敵です。ドキュメントが曖昧、時代遅れ、または過度に技術的な専門用語で満たされている場合、ユーザーはワークフローを劇的に改善できる場合でも、機能に関与する可能性が低くなります。複雑さは疎外を生み出します。

簡潔な、ステップバイステップの指示は、何か新しいことを試すのに必要な知覚された努力を低くします。また、ユーザーエラーのリスクを減らします。これは、SaaS採用の主要なブロッカーです。特定の機能の明確なハウツーガイドは、ユーザーが学習を制御できるように感じ、なじみのない機能を実験することを奨励します。

効果的な製品ドキュメントは本当の質問に答えます：

• 「この機能は何をしますか？」
  「なぜ私は気にする必要がありますか？」
• 「現在のワークフローで安全に使用するにはどうすればよいですか？」

トレーニングファーストの考え方は採用を加速します

ドキュメントは説明以上のことを行う必要があります。トレーニングする必要があります。

プロセスを説明することから、タスクと理想的な結果を実際にガイドすることに移行すると、関係することができる実際のコンテキストで機能を適用するのを手伝います。このトレーニング第一の考え方は、コンテンツの実現を支援するために重要です。受動的で退屈な読書の代わりに、ユーザーは実際の結果で積極的な学習に従事します。

UIの説明ではなく、ワークフローとユースケースに焦点を当てます。これにより、特に実験をためらうユーザーの間で、ユーザーの日々の作業に統合され、オンボーディングとユーザーの採用が加速されるようになります。

ビデオサプリメントは理解を向上させます

テキストのみのドキュメントは、必要ですが、常に全体像を描くとは限りません。 UIが多いまたは複雑な機能には、ビデオのみが提供できる追加のキックが必要です。

短いタスクベースのビデオまたはGIFを追加すると、ユーザーは想像するのではなく、機能を実行できるようになります。最終製品はテキストの前にあるため、ユーザーはテキストを解釈する必要はありません。

視覚的なサプリメントは、誤解を減らし、製品への信頼を築きます。ユーザーが、慣れ親しんでいるリアルタイムコンテキストで機能がどのように機能するかを正確に確認すると、試してみる可能性が高くなります。さらに、途中でより少ない間違いを犯します。

短いビデオを作成することは、時間がかかり、複雑である必要もありません。 Camtasiaのようなオールインワンスクリーンレコーダーとエディターを使用して、ビデオを1か所で作成および磨きます。マルチトラックスクリーンレコーダーは、さまざまなトラックで画面、カメラ、オーディオ、カーソルをキャプチャします。つまり、すべてのトラックを個別に編集できます。これにより、将来または質問が発生したときにコンテンツを簡単に更新できます。

今すぐ画面を記録してください

Camtasia Webアプリを使用すると、数回クリックして画面を記録できます。ダウンロードなし、セットアップなし、キャプチャを開始します。

録音を開始します

アクセス可能なコンテンツは信頼を構築します

ユーザーが必要なときにドキュメントを見つけたり理解したりできない場合、機能は採用されません。フォームと言語の両方で、アクセス可能なコンテンツは、学習の旅の間にユーザーが見られ、サポートされていると感じさせます。

閉じたキャプション、動的テキスト、および転写産物は、ビデオで特に重要です。オーディオを使用できない、または使用したくないユーザーがまだ従うことができることを保証します。また、アクセシビリティは、直感的なセグメンテーションとクリーンナビゲーションで簡単に検索できるドキュメントを持つことを意味します。

目標は、ユーザーがどこにいるのか、そこから行くことで、ユーザーがドキュメントのレベルに到達するように作業させることではありません。アプリ内のガイダンス、コンテキストモーダル、および適切に配置されたチェックリストは、そのプロセスに役立ちます。ユーザーが間違いを恐れずに新機能を探求し、ユーザーのエンゲージメントと長期的な保持の増加を監視できるようにします。

早期教育は時間の時間を短くします

ヘルプを提供する前にユーザーが質問するのを待たないでください。

代わりに、ドキュメントは新機能を積極的に紹介し、コンテキスト化する必要があります。新機能のリリースの時点で、ドキュメントはすでにライブ、統合され、ユーザーがアプリ内およびウェブサイトで発見できる必要があります。

最も関連性が高い場所にヘルプコンテンツを配置します。機能ツールチップ、インタラクティブなウォークスルー、組み込みビデオなど、ユーザーがリアルタイムで適切なガイダンスを受け取るようにします。これにより、フラストレーションを最小限に抑え、活性化を加速し、機能全体の採用ファネルが改善されます。

採用が遅いという一般的なドキュメントの間違い

すべてのドキュメントが役立つわけではありません。場合によっては、従来の慣行は意図せずに摩擦を生み出します。製品の採用を傷つける最も一般的なブロッカーを探りましょう。

技術用語でユーザーを過負荷にします

正確性は重要ですが、ドキュメントは明確さよりも専門言語に優先順位を付けるべきではありません。これはユーザーを失います。

シンプルで利益駆動型の言葉遣いにより、ユーザーは簡単に感じられ、探索を促進します。 APIまたはバックエンドプロセスを詳細にする代わりに、ユーザーに対して機能が何をするか、そしてそれが問題のポイントをどのように解決するかに焦点を当てます。ドキュメントは、混乱を軽減するのに役立つはずであり、さらに追加するのではありません。

大きなマニュアルの奥深くに新機能を埋める

ユーザーが新しい機能情報を見つけるために密集したPDFまたは巨大な知識ベースで狩りをしなければならない場合、あなたはすでにそれらを失いました。

機能のアナウンスは、ユーザーが情報を見つけるための多くの手段を持っているように、複数の場所から非常に簡単に見つけられ、明確にマークされ、複数の場所からリンクされている必要があります。可視性に優先順位を付け、ウェブサイトに専用のセクションを作成したり、新しいリリースまたは最近更新された機能についてはアプリを作成します。

視覚的なガイダンスの欠如

正直に言って、ほとんどの人はテキストだけを読みたくないので、あなたのドキュメントは例外ではありません。テキストだけで、特にUIの変更や段階的なワークフローを含む機能については、ユーザーを混乱させたり誤解させたりすることができます。

スクリーンショット、ビデオチュートリアルウォークスルー、またはインタラクティブなテンプレートで視覚的な支援を追加します。 Snagitのステップキャプチャは、これに最適なソリューションです。それは、あなたの側で作業せずに、詳細なスクリーンショットとテキストの説明を備えた段階的なガイドを作成します。プロセスをクリックするだけで、Snagitはクリックしてすべてを編集可能なドキュメントにまとめるたびにスクリーンショットを撮ります。

Snagitでスクリーンショットを注釈および編集します

プロのマークアップツールと強力な機能により、役立つ画像を簡単に作成できます。

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視覚補助具は理解を高速化し、使いやすさを向上させ、オンボーディングプロセスがスムーズに流れるようにします。

ドキュメントを通じて機能を採用するためのベストプラクティス

正しく行われると、ドキュメントは成長を刺激します。コンテンツを機能採用戦略の重要な部分にする具体的な方法があります。

短いタスクベースのガイドを作成します

ロングフォームのドキュメントにはその位置がありますが、製品の採用において簡潔に勝ちます。特定の現実世界のタスクや結果にヘルプコンテンツを集中させます。

これにより、ユーザーは、意図したワークフローに機能を使用する方法を正確に確認するため、すぐに新機能を適用するようにガイドします。誰もが自分自身を使用しているのを見ることができるように、該当する限り多くのユースケースを（理由の範囲内）カバーします。

ビジュアルとビデオウォークスルーを統合します

視覚補助具の不足はありません。注釈付きスクリーンショット、アニメーションGIF、ショートフォームビデオ、クリック可能なウォークスルーなど。可能性は無限です。

組み込みクイズ、ツールチップ、クリック可能なウォークスルーなどのインタラクティブな要素も、ユーザーのエンゲージメントを高め、各ユーザーのオンボーディングエクスペリエンスをパーソナライズするのに役立ちます。また、貴重な製品分析データも提供しているため、特徴の採用メトリックを追跡し、実際のユーザーの動作に基づいて変更を反復するのに役立つため、あなたにも利益をもたらします。

ハイライト機能の利点は、ハウツーだけでなく、利点があります

機能がどのように機能するかを説明するだけでなく、なぜ重要なのかを説明してください。なぜユーザーは時間をかけることを気にする必要があるのですか？

各機能をユーザーの目標に配置します。一般的な目標には以下が含まれます。

• 時間を節約します
• エラーを減らします
• タスクを自動化します

価値を前払いし、アクティブユーザーが新機能を試して、全体的な機能の採用率を上げることを奨励します。機能のアクティブユーザーの数を同じ期間中にログインまたはアクティブユーザーの総数で除算し、それを100倍にすることで、機能の採用率を計算できます。

Techsmithがチームがより良いドキュメントをスケーリングし、機能を採用するのを支援する方法

適切なツールを使用すると、誰でもリッチでインタラクティブなドキュメントを作成できます。本格的な生産チームは必要ありません。

Techsmithは、このタスクのために正確に構築されたいくつかの製品を提供しています。

Snagitは、視覚的なキックが必要なテキストベースのドキュメントに最適なソリューションです。注釈付きスクリーンショット、GIFを記録し、短い画面録音にキャプチャし、ステップバイステップのチュートリアルと特定の機能の視覚的なドキュメントに最適です。

• ステップキャプチャは、ステップバイステップのガイドを作成します。しなければならないことは、プロセスをクリックすることだけです。 Snagitは各クリックをキャプチャし、数分で磨くことができる編集可能なテンプレートに挿入します。
• 矢印、コールアウト、ステップツールなどの注釈は、スクリーンショットにコンテキストと明確さを追加するのに最適です。これらは、ユーザーが作成した各ドキュメントからできるだけ多くの情報を取得するのに役立ちます。
• スマート編集は、ドキュメントが示す可能性のある機密情報を自動的かつきれいに曖昧にします。そうすれば、スクリーンショットに誤ってメール、番号、またはその他のPIIを送信することを心配する必要はありません。

Snagitで画面を記録します

Snagitは、画面で何が起こっているかを正確にキャプチャすることで、簡単な更新とハウツーを簡単に共有できます。

スナギットを取得します

Camtasiaは、オールインワンスクリーンレコーダーとビデオエディターでさらに一歩進んでいます。ビデオは、ユーザーが使用したい明確で理解できるドキュメントに不可欠です。

• マルチトラックレコーダーは、画面、マイク、カメラ、カーソルの録音を個別に編集可能なトラックに分離します。これにより、ゼロから始めることなく高速でターゲットを絞った編集を作成できます。これは、インタラクティブなUIの変更後にドキュメントを更新するときに特に役立ちます。
• ブランドテンプレートと再利用可能なレイアウトは、組織全体であなたの外観を一貫性に保ちます。動画の一貫性は、ユーザーがすべてのビデオでよりよくナビゲートできるようになる凝集性の外観を作成するために重要です。
• カーソルの編集は、チュートリアル中にカーソルを簡単にフォローできるようにすることで理解度を高めます。アニメーション、カーソルのハイライト、およびカーソルのスムージングをクリックすると、ユーザーがクリックしてどこに行くかを2回目の推測なしに簡単にフォローすることができます。

ビデオを編集する最も簡単な方法

時間を無駄にするのをやめて、Camtasiaの編集者が信じられないほどのビデオをこれまで以上に簡単に作成する方法を発見してください。

無料ダウンロード

スクリーンキャストは上のチェリーです。コンテンツを1か所で共有、整理、更新します。 ScreenCastを使用することにより、コンテンツを新鮮で集中化し、製品の更新に合わせて常にコンテンツを保持できます。

• ユーザーは、製品チームがリアルタイムで答えることができるさらなる明確化が必要な場合、途中でビデオを視聴し、途中でタイムスタンプのコメントを追加できます。より広範なシェアアウトの場合、この機能は非アクティブ化できます。
• コレクションは、ユーザーが必要なコンテンツを簡単かつ迅速に見つけることができるように、適切なフォルダーにビデオを保持します。

これらのツールは、製品チーム、ドキュメントクリエイター、マネージャーが洗練されたスケーラブルなリソースを作成できるようにします。以前のビデオ制作の経験は必要ありません、私たちは約束します！彼らは、あなたとあなたのチームの部分についての作業がほとんどなく、機能の採用を促進し、保持力を高める、よりダイナミックなメディアリッチなオンボーディングエクスペリエンスをサポートしています。

より明確なドキュメントにより、機能の採用が速くなります

技術文書は、もはや単なるサポート資産ではありません。保持、活性化、および長期的なユーザーの成功にとって重要です。

ヘルプコンテンツが簡単に見つけることができ、フォローしやすく、視覚的な補助が豊富な場合、ユーザーの信頼性を構築し、新機能の学習に投資する時間を短縮します。

効果的なドキュメンテーションは、採用を採用し、チャーンを減らし、製品チームとユーザーベースの関係を強化します。あなたのチームは、彼らが新機能を作ることに費やした作業を誇りに思っているので、ユーザーが機能がどのように成功するのかをユーザーに示すことで、それをすべて価値のあるものにしましょう。

Techsmithの一連のドキュメントツールを探索します。 SnagitのスクリーンキャプチャとCamtasiaの教育ビデオを使用すると、ユーザーが参照したいナレッジベースを作成することができます。

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シンプルな画面キャプチャから洗練されたビデオ編集まで、Techsmithには専門的な品質のコンテンツを作成するために必要なものがすべて揃っています。

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